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1、物業管理有限公司行文管理制度及發文程序編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 目 錄目的1.適用范圍2具體要求3發文程序4注意事項51. 目的：為規范公司行文管理，結合公司實際，制定本規定。2. 適用范圍：公司行文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題、指導或商洽工作的重要工具。主要包括決定、通知、報告、請示、批復、意見、會議紀要及總公司需要的各種文件材料。3. 具體要求：3.1 總公司行文實行統一管理。行文要做到規范、準確、及時、安全，圍繞具體的事情和問題行文，各職能部門和項目公司要克服空泛其談、官僚主義和不負責2、任的文風。3.2 各職能部門和項目公司的有關員工，對行文中涉及公司應保密的事項，必須嚴格執行保密紀律，有關保密的具體規定詳見公司的保密管理制度。3.3 行文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。保密文件應按相關規定起草打印審閱歸檔，有關保密的具體規定詳見公司的保密管理制度。4. 公司發文的程序：4.1 經辦人擬定草稿報部門主管審核4.2 發往公司內部的文件經部門主管審核后發出，發往公司以外的文件報總經辦及相關部門主管審批，經總經理審批后簽發，具體規定詳見公司有關制度。5. 起草行文過程中應注意以下事項：5.1 內容符合國家的相關法律法規政策。5.2 立意要明確，中心突出，觀點正確3、。反映情況要客觀公正，實事求是，材料可靠，針對性強。5.3 行文用語要準確、簡明、精煉、得體，條理清楚，層次分明，結構嚴謹，語法規范。5.4 人名、地名、物名、引文及時間、數字要具體準確。專用名詞第一次出現時要寫全稱。5.5 審批時要把好關：事實關、文字關。5.6 文件校對應以草稿為準，正確使用校對符號，盡可能糾正文件打印中各方面的技術性問題。6. 公司發文，由總經辦統一編排文件字號、期號，具體規定詳見文檔管理制度。7. 用紅字頭紙發文，只適用于需遵照執行的制度、規定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用普通黑字打印。公司所有正式發文一律在文件末頁日期處蓋章。8. 公司所有發文歸檔，辦公室4、不再收存手寫底稿，改為收存用B5紙或A4紙打印的文件正本。有領導指示的，還應附上批復件。在文件下方要有主題詞，要注明報、發、送單位或領導、打印人、校對人、打印日期、文件份數。9. 公司所有文件的發放、領取、一定要有登記、簽收手續。10. 總經辦負責上級行政管理部門、總公司及各職能部門、項目公司文件的收取、傳送、呈辦、催辦、立卷、歸檔。11. 上級行政管理部門、總公司及有關單位來文，由總公司辦公室統一負責。具體程序如下：11.1 文員收文后應先做好歸類、登記，然后送交總經理助理11.2 總經理助理根據文件內容簽分，文員再分別送有關部門主管閱示。11.3 總經理批示給有關部門主管的文件，文員要及時送達有關部門主管閱畢簽字后，由總經辦收回歸檔。11.4 需由有關部門、項目公司閱辦的文件，根據有關負責人的批示，將文件送有關承辦部門或項目公司11.5 承辦部門或項目公司辦完后，文員將文件收回存檔。12. 各部門、項目公司負責人對送來的公文要及時閱批，急件當天批復，一般文件三天以內批復。各部門、項目公司閱批公文應仔細認真，閱畢要簽名并注明日期。需要簽署具體意見的要把意見明確具體。