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1、環保工程股份有限公司經濟合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 總則1.1 為加強xx環保工程股份有限公司（簡稱“xx環保”）經濟合同管理，規范合同編制、審批、管理流程，最大限度避免可能產生的經濟糾紛，保護公司經濟利益,防范法律風險。根據經濟合同法及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。1.2 xx環保各部門對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。2合同管理制度的確定2.1合同管理制度由財務部統一制定，報總經理簽字批準后執行。2.2財務部對合同管理制度的執行情況進行監督檢查，發現問題提出調整建議2、并對整改結果進行跟蹤檢查。3合同管理3.1合同分類（一）銷售類合同：（由市場部負責）銷售合同；銷售代理合同；廣告合同。（二）工程類合同：（由工程部負責）各專業施工合同；工程監理合同；工程咨詢委托合同。（三）設計類合同：（由技術部負責）各專業設計合同。（四）物資采購類合同：（由生產計劃部負責）工程物料合同；設備采購合同；固定資產采購合同；銷售物料合同（五）投資并購合同（由投資發展部負責）投資合同并購合同新項目開發、咨詢委托合同（六）財務類合同：（由財務部負責）財務咨詢、顧問合同審計顧問合同法律顧問合同；融資、抵押擔保、借貸款合同、租賃合同；保險合同（七）行政人事類合同：（由行政、人力資源部負責）3、勞動雇傭合同；人力資源培訓合同房屋、倉庫和場地租賃合同；辦公用品合同；3.2 合同文本3.2.1合同文本采用公司統一版本，各部門簽訂合同時應盡可能采用公司標準合同文本。3.2.2 各類合同文本由法律顧問負責會同各部門編制，經公司總經理審批后執行。3.2.3 政府部門、壟斷行業須執行對方規范文本的，原則上執行對方規范文本。但必須通過補充條款等方式充分補充與公司合同標準文本之間存在差異的內容。（一）進行招標的工程合同，合同作為招標文件的附件，不得對規范條款進行修改，規范條款為投標單位必須接受條款。（二）非招標工程合同，規范條款原則不得做修改，但可根據工程實際情況經總經理批準批后修改。若有涉及法律問4、題的條款修改，須提交公司法律顧問審閱后修改。3.2.4 如公司尚未制定合同標準文本，可以延用以往的合同，各部門應盡快協商法律顧問制定相應的標準合同文本。4.5 當客觀條件發生重大變化、原有合同標準文本不再適用時，各部門應及時提出與法律顧問共同修改。3.3 合同編號為了便于合同管理和進行會計核算，所有簽定的合同必須統一編號，合同編號在編制合同時直接寫在合同首頁右上角。合同編號為合同登記、存檔、查詢、會計核算等使用的統一編號，由財務部合同管理人員負責連續編號，各部門在簽訂合同前主動向財務部合同管理員索要；因主合同的變更、解除等訂立的補充協議，按主合同類別編號（因補充合同中可能涉及其他類別的內容）；5、合同有關部門皆應采用統一編號。如果合同編號是對方提供的，合同簽訂后應由財務部的合同管理人員按照公司的編號原則重新編號。3.3.2 合同的編號合同編號法則（一）一般合同編號由以下號段組成：1、部門號：市場部代號：銷；工程部代號：工；技術部代號：技； 生產計劃部代號：計；財務部代號：財； 投資發展部代號： 投；行政、人力資源部代號：行；證券部代號：證2、簽約年份：位數2 ，如2009年編號即為093、類別號：二級分類，位數2*2,首位0101；公司合同按內容可分為6大類： 銷售合同，代碼為0101施工合同（包括建筑、安裝），代碼為：02，其中：建筑為0201；安裝為0202服務合同（包括規劃、設計6、勘察、咨詢），代碼為03，其中：“規劃”代碼為：0301；“設計”代碼為：0302；“勘查”代碼為：0303；咨詢”代碼為：0304；“其他”代碼為：0305材料設備采購合同，代碼為：0401營銷合同（推廣咨詢、戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷），代碼為：0501其他合同，代碼為：0601（編號目的：有利于財務部門計貼合同印花稅）3、序列號：即合同流水號，位數3，首位001。此序列號以年為單位，全公司統一編號。（編號目的：避免漏計合同，防止遺失合同） 如：09年財務部簽署一個財務審計合同，此合同是公司今年簽署的第一個合同，此合同編號應為：財字（2009）0305001號（7、二）項目合同編號組成：項目上的合同，如工程、采購合同，應在一般合同的編號的前部注明項目簡稱，以利于財務部門按項目進行成本會計核算。如：生產計劃部為新疆電石爐合同于2009年簽訂了一個設備采購合同，此合同是公司本年度簽訂的第6合同，那么此合同的編號應為：新電石計字（2009）0401006號3.4 合同的簽訂3.4.1 簽訂經濟合同，必須遵循合法性原則，即遵守國家的法律、政策及有關規定。3.4.2 簽訂經濟合同，必須遵循事前簽訂原則，即合同應在經濟事項發生前簽署，禁止各類業務未簽署合同即先行實施。3.4.3 經濟合同除金額較小的零星采購，原則上不超過3000萬元人民幣，即時清結外，一律采用書面格8、式，并必須采用統一的經濟合同文本。3.4.4 合同起草、談判與簽署的主要職能部門：工程部負責工期、質量等部分的起草、談判和合同簽署；技術部負責技術合同技術服務、轉讓、技術創新方面的起草談判和合同簽署；財務部協助銷售部、生產計劃部、技術部負責其中的合同價款、計價方式、付款方式等經濟部分的起草和談判。3.4.5簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定 代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經濟合同，確保所簽合同有效有利9、。3.4.6簽訂經濟合同，必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則。3.4.7簽訂采購經濟合同：必須遵循招標原則，本原則包括以下兩方面含義：3.4.7.1 采用招標方式確定合作方。除下列情況外的所有合同的合作方均應通過招標方式確定：（1）某項工程、產品業已經過公司審批確定了長期合作伙伴關系；（2）某些政府壟斷工程；(3)金額較小的經濟合同應按規定經公司有關負責人集體會簽批準后，可采用考察對比的方法確定合作方。3.4.7.2 擬簽合同正文及其補充協議（包括設計變更與現場簽證協議、保修協議等）、標書等，應作為合同不可分割的一部分。3.4.8 簽訂工程總承包合同310、.4.8.1要劃分成工程施工、設備銷售、技術開發和技術咨詢、服務合同（包括咨詢，安裝，調試）分別簽署。3.4.8.2由于各類經濟合同在稅收優惠政策上有所不同（詳見附件），所以應根據實際情況，在總承包額不變得情況下應盡量加大技術開發和技術許可轉讓合同的金額。3.4.8.3 由于技術開發合同在稅收上有較優惠的政策,所以技術局在對這類合同審核備案時要求：（一）技術開發合同要求有具體開發項目名稱（二）技術開發合同對技術開發內容要有具體的描述，著重描述本合同相對于以前所備案合同較為明顯的創新點（整體設計，各技術參數等方面）。3.4.9 簽訂經濟合同，必須遵循會簽、審批的原則。經濟合同的正式簽訂前，須按規11、定會簽有關部門并上報領導審查批準后，方能正式簽訂。3.4.9.1 一般合同的審批流程：由主辦部門經辦人填寫合同會審表經主辦部門負責人簽字后報有關部門和財務部門會簽，會簽后報公司總經理、董事長批示。3.4.9.2工程合同審批流程：由主辦部門經辦人填寫合同審批表，在征得有關職能部門同意（會簽）后上報分管副總、財務部門、財務總監、總經理審批；合同審批應按照合同的審批流程，審批流程如“圖一”所示。分管副總簽字主辦部門負責人簽字主辦部門經辦人寫合同審批表主辦部門確定合同格式法律顧問審核非標準合同財務部門簽字財務總監簽字總經理批示簽字董事長批示簽字（圖一） 對外簽訂經濟合同，除法定代表人外，必須是持有法人12、委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無權對外簽約，但經法人特別授權并發給委托證明書的例外。 所簽經濟合同，我公司至少保留兩份原件，一份正本原件交公司部檔案管理部門存檔，一份副本原件交財務部門付款監督執行。如果只有一份原件，原件交財務部，待合同執行完畢后交公司檔案管理部門存檔。合同會簽單留存公司財務部，財務部合同管理人員在監督合同會簽單（審批單）完成后方可在合同上加蓋合同專用章，完成我方合同簽訂工作。 合同經辦部門應在合同簽署后的三天內把合同正本原件（只有一份合同正本）或副本原件送交行財務部，合同執行完成后五日內把合同13、正本送交檔案管理部門存檔，已備隨時接受檢查。3.5 合同的內容合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。合同的經濟條款應包括但不限于以下內容：3.5.1 采購合同.1采購類合同：合同內容應注意：產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規 格、等級、花色、是否成套產品等；技術質量要求要明確、具體；數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；價金必須執行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、14、比例及計算方法。3.5.2 工程合同：.1工程合同一般采取總價結算辦法，在合同中應明確規定按“結算=合同價（或預算造價）+材料價差+設計變更+現場簽證+增加項目-減少項目+獎勵-罰款”確定結算總價。.2采用招標方式選擇合作方的，應以雙方確定的最終報價作為合同金額；如果是采用費率折扣方式確定合同價款，合同中應明確費用計取的依據、主材價格計取辦法，并規定合同雙方如何盡快核實施工圖預算確定合同價款，以及就確定后的合同價款簽署補充協議。.3設計變更及現場簽證：應在合同中規定設計變更及現場簽證的認定依據、結算核價辦法。.3工程總包合同 ：應注意劃分出技術合同，在合同中詳細闡述其技術創新點，以備財務人員到15、稅務部門辦理有關減免稅事宜。3.5.2.4 為了便于財務部進行收入確認，合同中應注明完成工程量雙方的確認方法，甲乙雙方或按月驗收簽字確認，或按分部分項工程完成驗收確認，或工程監理單位按月出具工程完工監理報告等。3.5.3 結算辦法：如果是電匯或匯票付款，合同中應注明收款人全稱、開戶銀行和帳號。合同驗收：合同應明確規定驗收辦法和驗收標準。3.5.5合同注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。 3.5.6 合同必須有雙方的簽字、蓋章方能生效。雙方原則上都必須使用合格的印章-合同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章；由雙方法定代表人，或持有法人委托書的法人委托人簽字，并注明合同有效期限。316、.5.7 簽訂經濟合同，除合同履行地在我住所所在地外，簽約時應力爭協議或合同由我方所在市、區、縣人民法院管轄。3.6 合同的履行3.61 合同的交底：在工程合同簽訂之后，一般要求至少就主體合同填寫xx環保合同摘要表發至各部門，并向生產計劃部、工程預算部、財務部等有關人員進行合同講解交底，說明工期、質量、工程范圍、付款方式、總分包關系等，以便各崗位人員協調、配合；金額較小的合同交底，可只填寫xx環保合同摘要表發送到相關部門的有關人員，以便執行。 3.6.2 合同的變更：如果合同價款可能調整，則應明確調整依據、調整方式（如何計價、總價如何最后確定等），并就設計變更與現場簽證的有效性、可控性作出明確17、規定。3.6.3 合同款支付：財務部門在收到經審批的xx環保付款審批單和合同收款方提交的合法發票5個工作日內（境外付款除外）支付合同款。合同款的支付流程如“圖二”所示經辦人填寫付款申請單總經理簽字主管副總 復核簽字財務管理部復核簽字財務總監簽字董事長簽字財務部開支票并登記經辦部門登記臺賬主辦部門經理簽字 圖二3.7 已生效合同的修改3.7.1 若因實際情況發生了變化或簽約時有些問題雙方未考慮到等原因，需要對已經通過公司合同審核程序并經合同雙方簽字認可已的合同進行修改，必須遵照如下程序。首先由公司簽約人填寫合同修改申請批準單，并按公司批準權限獲得適當的審核和批準（最終批準人必須為原合同的最終批準18、人）。然后，根據合同修改的內容確定以下但是不限于以下的方式修改方式：（一） 重新簽署合同，原合同作廢；（二） 簽署補充合同，對原合同進行修改，必須注明原合同被修改條款終止日及新補充條款生效日；（三） 直接在原合同上修改，在修改處合同雙方必須簽名蓋章； 工程結算要注意結算資料的及時整理、分類、歸檔、保存。 合同執行情況的評估主體合同等金額較大的合同執行完后，應由合同主辦部門對工期、質量、成本、配合等進行總結，并填寫xx環保合同執行情況評估表。3.8合同檔案的管理 合同簽訂一般一式四份，各部門根據需要確定簽訂的分數。合同簽訂相關部門根據合同條款加蓋“正本”、“副本”印章存放、分發。如果是由我方編制19、的合同，對方單位領取合同正、副本后，必須進行簽領手續。 公司留存的合同文本，各類合同正本（除勞動合同由人力資源部存檔）由財務部門存檔，副本由各主管部門存檔。合同執行期結束后，財務部造冊在規定的時間內將合同原件及其附件一并移交給公司檔案室保管。 原則上，公司各級管理人員不得隨意調閱合同原件。只能到本部門或有關部門查閱復印件。查閱、調閱和使用公司合同原件，必須經過公司主管副總經理的書面批準并辦理有關借閱手續后方可。下述情況可以查閱或調用合同原件：（一） 公司法律顧問或代理律師因為處理法律糾紛案件；（二） 董事會調查處理內部經濟糾紛事件；（三） 公司內控調查、檢查合同管理執行情況；（四） 注冊會計師20、辦理年度審計工作；（五） 合同使用部門丟失其保管的復印件；（六） 其他有關政府司法和行政部門因為處理經濟案件或勞動糾紛時。 “合同及合同章審批單”經批準后，簽約人方可在合同上簽字，并到財務部合同專用章管理員處加蓋合同專用章。合同專用章管理員應對照經審核批準簽字后的“合同及合同章審批單”，確認無誤后方可加蓋合同專用章。“合同及合同章審批單”未經適當的審核和批準，或批準人簽字模糊不清，合同專用章管理員不得在草簽的合同上加蓋合同專用章，合同不能生效。 3.9合同保密性 合同在編制、審批、履行期間，擁有合同文本的相關部門、個人不得向合同主體以外的第三人泄露合同條款。 擁有合同文本的各部門必須建立合同領21、用、借閱制度。對部門內員工領用、借閱合同的，應嚴格登記并申明保密制度。登記表見附件3。除合同檔案管理部門、財務部保存合同全文外，其他相關部門保存的合同文本復印件將隱去相關經濟條款。若相關部門、個人故意違反上述保密條款，一經查實將按公司制度予以處理。3.10 合同管理的檢查財務部、審計部每季度對各部門合同存檔、管理工作進行檢查。檢查主要內容為：合同存檔的完整性、合同存檔的保密性、領用、借閱的規范性。季度檢查后，將對檢查結果予以通報，對管理不規范的部門或責任人，將報請總經理、人力資源部按公司有關規定予以處理。4 政策和規定4.1合同在不同時期的原件，由公司文檔管理員、簽約部門文件管理員負安全保管責22、任。發生原件丟失或遺失、損壞時，應視嚴重程度對相關責任人予以必要的處罰。4.2 公司內控和各部門負責人應當定期或不定期對所有合同執行管理情況進行監督。發現合同管理中的問題必須立即提出整改措施，限期改正。檢查過程中，發現有瀆職情況或利用合同進行舞弊時，根據情節嚴重程度報公安機構處理。4.3公司經營管理層不得越權簽署或修改重大合同，違者董事會將按規定予以相應的處罰。涉及貪污舞弊等刑事犯罪者，將提交公安機關處理。4.4 公司在執行合同過程中，不得違反國家頒布的合同法有關規定。5 附則 本制度由財務部制定和解釋，并負責執行管理。自總經理簽字之日起生效。6 表格與記錄(暫無)7 附錄附件一：各類合同所享23、受的稅收政策A,設備銷售合同；交增值稅，稅率17%B，技術咨詢合同;交營業稅，稅率5%,要求技術成本在10%以上；C，技術服務合同：交營業稅，稅率5%,要求技術成本在30%以上：D,技術開發合同：免交營業稅，要求技術成本在40%以上；E,技術轉讓合同：免交營業稅，免交所得稅；附件二：表格表（1）xx環保合同審批表表（2）xx環保合同付款審批表表（3）xx環保工程合同摘要表表（4）xx環保工程合同執行情況評估表表（5）xx環保考察供應商結果審批表附加說明本制度由財務部門負責起草或修改。本制度起草人：吳忠林批 準： 王利品本制度由xx環保財務部門負責解釋。本制度于二八年 月 日第一次發布，二八年 月 日實施。