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1、電力建設工程企業物資采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資采購管理制度1 范圍本標準適用于公司承建項目的物資計劃采購管理。公司控股、參股及全資子公司的物資采購原則上參照本辦法執行。2 規范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。Q/AEPC.G04-7 項目資金管理辦法Q/AEPC.G07-7 采購驗證程序Q/AEPC.G17-18 物資統計管理制度3 術語和定義下列術語和定義適2、用于本文件。3.1項目物資總量需求計劃項目部依據該項目各類主要物資的合同量和合同價、當期市場價編制的全工程物資需求量、需求金額、需求時間及供應方式計劃。是公司及項目部組織物資供應的總量控制依據，是編制工程項目計劃成本的主要依據。3.2年度物資需求計劃分為公司年度物資需求計劃和項目部年度物資需求計劃。項目部年度物資需求計劃是根據項目物資總量需求計劃以及年度施工進度計劃編制的年度物資需求量、需求金額、供應方式及需求時間計劃。公司年度物資需求計劃是在各項目年度物資需求計劃的基礎上匯總而來。年度物資需求計劃是控制物資采購成本、編制資金需求計劃的重要依據。3.3施工圖材料預算 施工圖材料預算是備料計劃，3、是編制A、B類物資申請計劃和C類物資采購計劃的直接依據；是審核、發放施工物資的直接依據。該預算編報的準確性和及時性直接決定工程的成本高低和進度快慢。3.4物資申請計劃由項目部物資科依據施工圖材料預算編制的以A、B類物資為對象、按月定期上報公司的物資需求量及需求時間計劃。物資申請計劃是公司物資管理部編制采購計劃的直接依據，它的及時性和完整性是施工物資及時訂貨和集中采購目標實現的決定因素。3.5公司月度物資采購計劃物資管理部依據各項目部物資申請計劃編制的月度采購計劃。公司月度物資采購計劃是指導A、B類物資招議標活動和簽訂購貨合同的直接依據，是公司向各項目供應物資的直接依據。它的及時性、準確性是決定4、各項目所需物資及時訂購、及時到位的決定因素。3.6項目部物資采購計劃由項目部物資科根據施工圖材料預算按月編制的以C類物資為對象的物資需求量、需求時間和供應方式計劃。C類物資月度采購計劃是指導C類物資的合同簽訂和市場采購的直接依據。它的及時性和準確性是滿足工程需用的地方建材及另星物資供應的決定因素。3.7A類物資用于工程實體，對工程質量有直接影響，占工程成本比重較大的建筑工程主材、安裝工程裝置性材料及設備性材料。范圍界定詳見公司物資分級目錄。3.8B類物資用于或輔助用于工程實體，可以批量大宗采購、通過定額消耗管理來控制的消耗性材料。范圍界定詳見公司物資分級目錄。3.9C類物資用于工程實體受地域及5、批量影響不宜集中采購的主材和裝置性材料、工程臨建材料、消耗性材料及零星物資。范圍界定詳見公司物資分級目錄。4 職責4.1 物資管理部a) 審核項目物資總量需求計劃；b) 審核各項目年度物資需求計劃，編制公司年度物資需求計劃；c) 平衡庫存，編制公司月度物資采購計劃；d) 負責制定公司物資采購策略、采購原則；e) 編制A、B類物資采購計劃；f) 負責審查、建立、管理物資合格供應廠（商）庫；g) 負責審查、建立、管理評標專家庫；h) 組織物資采購的招標活動，組織采購合同的洽談和簽訂并組織物資配送；i) 建立C類物資價格體系和集中采購配送網絡；j) 負責價格管理，科學預測市場價格信息；k) 核定物資6、采購資金的支付。4.2 質量管理部a) 參與物資采購活動；b) 組織A、B類采購物資技術協議的簽訂。4.3 合同管理部參與A、B類物資采購活動；4.4 工程管理部把物資計劃納入多項目、多資源計劃管理體系。4.5 財務資產部a) 參與物資采購活動。b) 審核物資采購資金計劃，及時撥付所需資金。4.6 監察部a) 法律顧問對采購合同條款進行審核；b) 負責簽訂廉政協議，并對物資采購活動過程實施監督。4.7 專業工程公司從專業成本控制的角度全方位參與本專業的物資采購活動。4.8 項目部4.8.1 項目經理a) 審核批準項目物資總量需求計劃；b) 審核批準項目部年度物資需求計劃；c) 審核批準物資申請7、計劃；d) 審批本項目自行采購的C類物資采購計劃；e) 參與本項目部由公司集中招議標供應物資的采購控制活動。4.8.2 項目總工（副經理）a) 負責工程所需物資施工圖材料預算審批工作；b) 負責本項目采購物資技術協議的審批工作。4.8.3 工程部負責施工圖材料預算的審核。4.8.4 合同科 負責施工圖材料預算量的審核的控制。4.8.5 專業科a) 參與編制總量物資需求計劃和年度物資需求計劃；b) 負責施工圖材料預算的編制；c) 負責編制本項目采購物資技術協議；d) 參與本項目本專業物資采購控制活動。4.8.6 物資科a) 組織編制并審核工程物資總量需求計劃；b) 組織編制并審核年度物資需求計劃8、；c) 編制A、B類物資申請計劃和C類物資采購計劃；d) 參與本項目A、B類物資采購活動；e) 負責公司暫時無法實行集中采購配送的本項目C類物資采購。5 采購原則及方式、方法5.1 采購原則公司物資采購供應實行“統一歸口、分級管理、統購分銷”的原則。在公司和所屬各項目部兩個層面實行物資分級集中采購管理，分級詳見公司物資分級目錄（附錄B）。A、B類范圍物資由物資管理部負責組織招議標或比價采購；無法實行集中采購配送、由公司授權采購的C類物資由項目部負責組織比價采購。5.2 采購方式5.2.1 戰略采購：四大管道、高中壓閥門、高中壓管件、保溫材料、電纜、水泥等物資由各項目部根據工程需要提出物資申請計9、劃，公司物資管理部匯總平衡后，提出具體的采購策略，報公司分管領導審批后組織實施。采購頻次原則上每個項目12次。5.2.2 定期采購：其余A、B類物資，公司實行定期集中采購。5.2.3 應急采購：由于下述等原因，項目部通過電話、傳真等手段征得公司物資管理部同意并經授權后，項目部實施物資應急采購。a) 技術或設計上臨時更改且急需用的物資；b) 突發事件搶修所需的物資；c) 因現場保管和安裝丟失的設備配件；d) 日常采購：未實行集中采購配送的C類物資中由項目部按采購計劃組織日常采購。5.3 采購方法5.3.1 邀請招議標采購：一次性采購金額達5萬元以上的物資采購。5.3.2 比價采購：主要指C類物資10、中的一次性采購金額5萬元以下的物資采購（某一供貨商的當月發生單筆5萬元以下物資供貨總額不得超過10萬元）。6 物資采購流程6.1 編制項目物資總量需求計劃6.1.1 在工程項目開工前，依據工程承包合同、施工圖紙、施工進度計劃、當期物資市場價格、同類機組歷史資料等，項目部物資科組織編制項目物資需求總量計劃。工程物資總量需求計劃表見附錄C。項目物資需求總量計劃要明確物資的需求量、需求時間，供應方式（甲供、乙供、進口、雙包）。項目物資總量需求計劃的編制深度要達到概算深度。工程物資總量需求計劃的物資范圍是用于工實體的主要物資，包括周轉性材料。6.1.2 項目物資總量需求由物資科計劃人員編制，項目物資科11、長審核，項目經理批準，報公司物資管理部審核，公司物資管理部報工程管理部備案。6.2 編制年度物資需求計劃6.2.1 每年12月25日前，項目部物資科組織工程科及各專業科，依據項目施工組織設計、項目年度施工進度計劃、項目物資需求總量計劃、施工圖紙等，編制下一年度物資需求計劃。年度物資需求計劃表見附錄D。項目年度物資申請計劃的編制深度要達到預算深度。6.2.2 項目年度物資需求計劃，由項目物資科計劃人員編制，項目物資科科長審核、項目經理批準，報公司物資管理部。6.2.3 公司物資管理部匯總各項目年度物資需求計劃，編制公司年度物資需求計劃。公司年度物資需求計劃由物資管理部總計劃編制，物資管理部部長審12、核，公司分管總經理批準，報工程管理部備案。6.3 編制月度物資計劃6.3.1 施工圖材料預算6.3.1.1 專業科依據施工圖紙及施工進度計劃及時編制施工圖材料預算。施工圖材料預算表見附錄E。施工圖材料預算的“定額數量”欄直接填入圖紙設計數量，“計劃數量”欄根據作業指導書等內容，計算并填入實際需用數量。6.3.1.2 施工圖材料預算由專業科技術員編制，主任工程師和項目工程科審核，項目部合同科再次審核數量是否準確。項目總工批準，報項目物資科。6.3.2 物資申請計劃6.3.2.1 項目物資科材料計劃人員依據施工圖材料預算，平衡項目庫存后，編制A、B類物資申請計劃，物資科科長審核，項目經理審批，報公13、司物資管理部。6.3.2.2 為保證物資集中采購實施，戰略性物資的申請計劃應在圖紙到位距使用期36個月上報，主要物資應在圖紙到位后距使用期提前一個月上報，物資申請計劃表見附錄F。6.3.2.3 物資申請計劃（見附錄F）由項目部在每月1、15日前按月度上報公司物資管理部。6.3.2.4 各項目部應加強物資計劃管理，按規定的職責，及時、準確申報物資采購計劃。規定時間以外項目部確需申報物資申請計劃，由項目物資科編制補充物資申請計劃（見附錄H），經項目部物資科科長審核，項目經理審批后，上報公司物資管理部。6.3.3 物資采購計劃6.3.3.1 項目物資科計劃人員依據施工圖材料預算，平衡庫存后（包括對照14、二三類材料集中采購配送清冊），不足部分及時編制C類物資采購計劃，物資科科長審核，項目經理審批。物資采購計劃要明確物資的需用時間、供應時間，項目物資采購計劃，應于每月底匯總上報公司物資管理部，物資采購計劃表見附錄G。6.3.3.2 公司物資管理部依據各項目物資申請計劃，綜合平衡公司及各項目庫存后，編制月度物資采購計劃，物資部部長審核，公司分管副總經理審批，組織物資招議標采購，物資采購計劃表見附錄G。6.4 組織采購6.4.1 A、B類物資一次性采購金額達5萬元以上的物資采購，公司物資管理部報公司主管領導審批后組織招議標采購，5萬元以下的比價采購，具體執行Q/AEPC- M WZ01物資招標實施辦15、法。6.4.2 對使用量相對集中、一次性采購達5萬元的C類物資，由公司物資管理部在項目所在地適時組織招標，公司物資管理部簽訂合同，項目部物資科組織供應。6.4.3 對使用時間較長而又經常發生的物資，如：電線、油漆、一般性工器具、五金等由公司物資管理部組織招議標，參照有關辦法，確定供貨廠商，實行寄售。6.4.4 暫未實行集中采購配送、的經項目經理批準的C類物資，項目部物資科進行比價采購。6.5 采購合同的洽談和簽訂6.5.1 除特種裝置性材料和非標加工件以外的A、B類物資，物資管理部應在接收物資申請計劃之日起7天內完成招議標、與供應廠商洽談和簽訂合同、以及向相關項目部傳遞合同副本等活動。6.5.16、2 對于一些需求數量難以一次確定、需求時間跨度較大的物資，可以根據招標結果，同時依據施工需求，向供應單位分期下達訂單（分期分批簽訂采購合同）。6.5.3 一次性采購超過1萬元以上的C類物資，項目部物資科組織與供貨廠商洽談確定價格，提交公司物資管理部確認并與其簽訂采購合同。6.5.4 符合應急采購條件、由公司物資管理部授權項目部采購的屬A、B類范圍的物資采購，項目部物資科在實施采購后，立即將草簽合同文本報公司物資管理部一份備案并轉換為規范合同文本。6.5.5 采購合同下列主要條款應逐條填寫，不得為空。a) 標的：訂購物資或加工對象，應填寫明確、詳實、規范；b) 數量：數量單位應使用法定計量單位，17、不宜使用英制、市制（除特殊情況下）。個別產品需注明正負合理尾差，自然損耗等。數量精確，嚴禁類似一批或大約等概念出現；c) 產品標準及質量：產品有國家或行業標準，在合同中寫明國家或行業標準，沒有上述標準則寫明地方或企業標準，同時寫明對其驗收的具體方式；d) 價款：合同中的產品價格，按招標及比質比價結果填寫，采購單的價格可按市場行情或同類產品的價格雙方協商確定合理的價格，合同總價要大寫，字跡清楚，不得涂改；e) 履行期限、地點和方式：履行期限是指交貨和支付貨款的具體日期，應規定明確、具體，不能含糊不清，履行地點為具體交貨的場所，亦應明確規定。履行方式包括由何方負責運輸，具體運輸方式， 運輸包裝費用18、由何方承擔，都應一一加以具體明確。6.5.6 洽談合同時，要向賣方說明我公司已實施職業安全健康和環境管理體系，并將我公司管理體系有關要求通報給賣方，提請賣方關注。共同討論賣方產品對職業安全健康和環境的影響因素，在滿足設計、質量等要求的前提下，盡可能選擇無危害或危害較小的產品。6.5.7 對在運輸和使用中可能產生的危害和環境因素應在合同中約定控制方案。例如，對化工危險品的包裝、運輸要明確規定要求，包裝物如對環境有重大污染或對人體有危害的，應要求廠商采取措施并將包裝物在用后回收。6.5.8 洽談簽訂合同時，如果采購的物資在使用過程中，有對環境和人體有危害因素，應在合同里注明，要求廠商提供產品使用說19、明書；必要時，約定廠商在現場指導使用。6.6 采購物資技術協議的簽訂6.6.1 根據采購物資的技術要求，在簽訂A、B類物資采購合同的同時，由物資管理部組織，質量管理部負責，與供貨廠商簽訂技術協議。6.6.2 根據采購物資的技術要求，在簽訂C類物資采購合同的同時，由項目物資科組織，項目部專業科負責，與供貨廠商簽訂C類物資技術協議。6.7 采購物資的運輸、交接6.7.1 A、B類物資由公司物資管理部組織運輸送達現場，或在合同內規定，由供貨廠商直接送達現場，交項目部物資科辦理入庫手續。6.7.2 項目部自行采購的C類物資由項目部物資科負責采購入庫，或由供貨廠商送達入庫。6.7.3 實行寄售的物資，由20、項目部物資科與供方商定每批交貨數量，雙方辦理交接手續后，物資科代為保管；多余物資在保持其質量和原包裝完好前提下，退回相關供貨廠商。7 采購物資驗證項目部物資科負責公司及項目部采購物資的到貨驗證工作，具體執行Q/AEPC.G07-7-XX采購驗證程序。8 采購物資統計項目部物資科負責本項目各類物資的匯總統計工作，物資管理部負責匯總各項目部物資采購消耗數據，并據以加工、分析，具體執行Q/AEPC.G17-18-XX物資統計管理制度。9 采購資金的計劃和支付管理9.1 項目部物資科每月1日、15日根椐A、B類物資申請計劃和C類物資采購計劃當月預計消耗總量，結合同期市場價格，計算出當月需用采購資金總額21、，填入公司項目資金管理辦法規定的“材料采購月度資金計劃匯總表”，按時報公司物資管理部。9.2 公司物資管理部根據各項目物資科報送的“材料采購月度資金計劃匯總表”，匯總成公司“材料采購月度資金計劃匯總表”，報公司分管副總經理批準后，送公司財務資產部。9.3 公司財務資產部依據“材料采購月度資金計劃匯總表”的實際發生金額，每下月初將實際物資采購資金撥入財務物資專戶（該金額以低于項目合同科提供的依據當月計劃完成工作量計算出來的材料費總額為前提）。9.4 物資管理部依據資金到位情況，結合所有物資當月實際采購情況分別承付物資欠款。 9.5 由于貨款支付時間及時與否對物資采購價格有直接影響，部分材料如能及22、時付款對降低材料采購成本有顯著成效，特殊物資須及時付款方能購買，此類物資貨款支付方式將采取特殊政策。10 考核與獎懲公司物資管理部定期對項目部物資計劃采購管理情況進行檢查和考核，并依據考核結果按公司規定給予獎懲，考核內容：10.1 物資申請計劃的及時性按補充物資申請計劃采購金額/物資申請計劃采購金額計算。10.2 物資申請計劃的準確性當月庫存金額不大于下月計劃完成工作量應含材料費*1.2。10.3 應急采購物資的比率按項目部應急物資采購金額/項目部A、B類物資采購總金額計算。10.4 專業材料成本降低率以單位或分部工程施工周期為準，季度內完工單位（或分部）工程項目材料消耗金額/季度內完工單位（23、或分部）工程項目材料預算金額不得為負。附錄A（規范性附錄）物資采購流程專業科工程科項目部物資科物資管理部公司分管領導施工圖材料預算表Y訂貨合同技術協議 實施采購實施采購NYNNYY審批審批組織招議標、比價采購組織招議標、比價采購Y審批審批物資采購計劃表編制C類物資采購計劃匯總、編制A、B類采購計劃A、B類物資申請計劃表審批審核起 始編制施工圖材料預算NN審批YYY編制A、B類物資申請計劃NN招標文件訂貨合同技術協議結束編號：WZ-GL-02附錄B（規范性附錄）公司物資分級目錄類別序號物資大類具體種類A類1鋼材鋼筋、型鋼、有色金屬及其制品2木材成材 3水泥各類袋裝、散裝水泥及減水劑、粉煤灰4建筑24、工程設備采暖、通風、空調、照明、消防設施、廠區采暖加熱站設備5冷卻塔附件冷卻塔填充料6保溫材料保溫材料、耐酸材料、耐火材料、防火封堵材料7閥門、管件8電纜、導線電纜（含臨建用電纜）、電線、導線、共箱母線、離相母線9橋架電纜橋架10風門及補償器風門及金屬、非金屬補償器11化工材料油漆、涂料B類12周轉性材料鋼模板、金屬腳手管、道木、木模板、竹模板13化工材料氬氣、液態氧、酸洗藥品14焊接材料電焊條、焊絲15工具單價500元及以上電動、起重工具C類16建筑工程材料地方建材及除A類界定以外的建筑工程主材17安裝工程材料除A類界定以外的裝置性材料18臨建工程材料除電纜及鋼材19消耗性材料及零星物資零星25、物資及除B類界定以外的消耗性材料附錄C（規范性附錄）物資總量需求計劃表格式編號:WZ-GL-019 工程物資總量需求計劃 工程項目：序號物資名稱規格型號單位需求量供應方式需求時間合同價市場價價差單價金額單價金額批準： 時間： 審核： 時間： 編制： 時間： 編號：WZ-GL-020附錄D（規范性附錄）年度物資需求計劃表格式 年度物資需求計劃 工程項目：序號物資名稱規格型號單位需求量需求時間供應方式合同價市場價價差單價金額單價金額批準： 時間： 審核： 時間： 編制： 時間：編號:WZ-GL-01b附錄E（規范性附錄）施工圖材料預算表格式 XX建設第一工程公司 施工圖材料預算表編制單位： 工程項26、目：單位工程（或分部分項）： 圖冊系統號：序號物 資 名 稱型號規格及參數材質及技術要求單位定額用量計劃用量需用時間批準： 合同科： 工程科： 專業審核： 專業編制： 編號：WZ-GL-021附錄F（規范性附錄）物資申請計劃表格式物資申請計劃表工程項目： 編號：序號物資名稱規格型號材質及技術要求單位數量單位（或分部）工程名稱需用時間備注批準： 時間： 審核： 時間： 編制： 時間：編號：WZ-GL-022附錄G（規范性附錄）物資采購計劃表格式物資采購計劃表編制單位：序號物資名稱型號規格材質及技術要求單位數量采購方式單價金額單位（或分部）工程名稱使用單位需用時間備注批準： 時間： 審核： 時間： 編制： 時間：編號：WZ-GL-021附錄H（規范性附錄）補充物資申請計劃表格式（補充）物資申請計劃表工程項目： 編號：序號物資名稱規格型號材質及技術要求單位數量單位（或分部）工程名稱需用時間備注批準： 時間： 審核： 時間： 編制： 時間：