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1、海外裝飾工程企業檔案科學管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為使公司檔案管理科學化、規范化、現代化，參照國家檔案管理的有關規定并結合公司實際，特制定本制度。第一章 檔案管理范圍凡公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種門類、各種載體的文件、資料、圖紙、錄音錄像帶、磁盤、光盤及有關實物等，均屬于檔案管理的范圍。它包括公司在政務綜合、行政管理、經營管理、工程項目、規劃設計、法律事務、財務管理、人事管理、采購管理、安全生產管理、客戶管理等方面的證照、方案、決議、計劃、總結、通知、報告、紀要、請示、報表、賬簿、憑證2、批復、圖紙、合同、協議書、說明書等。第二章 檔案管理分工一、公司檔案實行“集中管理、分級負責”的原則。二、總經辦公室為公司檔案的主管部門，負責對公司檔案的統籌管理及檔案系統的維護工作。三、因檔案類別不同，公司檔案按以下辦法分工管理：1、總經辦公室行政主管負責公司綜合檔案的管理（包括收集、分類整理、編目、保管、提供利用及對過期或無保存價值的檔案提出銷毀建議等，下同），另有規定的密級檔案除外。2、財務部會計負責會計檔案的管理，具體辦法按公司財務管理制度的有關規定執行。3、總經辦公室人力資源主管負責人事檔案的管理，具體辦法按公司人事管理制度有關規定執行。4、營銷部負責公司客戶檔案的管理。5、安全生3、產部負責公司安全生產、安全監控、消防安全等檔案的管理。6、采購部負責市場詢價、供應商比選等檔案的管理，具體辦法按公司采購管理制度執行。7、除上述檔案資料外，其他檔案資料由各部門行政主管負責前期管理并定期向總經辦公室行政主管移交檔案。四、未經總經室批準，任何個人不得將公司或關聯單位涉及機密的文件、資料等向他人傳閱或向外傳播。第三章 檔案移交一、檔案移交期限 1、部門當年的報批文件，由各部門行政主管暫行保管，并于次年三月份一次性移交檔案室。電子報批文件由總經室指定人員列明清單后刻錄成光盤，隨同書面報批文件移交檔案室。2、公司在工程項目和經營管理中形成的重要文件資料，包括各類證照、上級主管部門的批文4、及各種合同、協議等，經辦人應及時整理，于簽訂或審批后三個工作日內移交檔案室，部門可復印備份存查。3、公司在項目管理中形成的項目綜合資料，于相關業務辦理完畢后5個工作日內移交檔案室。4、項目設計委托書及設計單位提交的項目工程設計方案等規劃設計檔案在項目完成后兩個月內，一次性移交檔案室。5、項目工程結算或竣工檔案在項目完成后二個月內，一次性移交檔案室。對于后續簽訂的零星工程結算或者竣工檔案，應于簽訂后十五個工作日內移交檔案室。二、檔案移交要求1、各部門向檔案室移交的紙質文書檔案必須字跡清楚工整，使用公司正式文件的紙張、格式，須符合公司規范化文件管理要求，禁止用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水筆書寫。歸檔的文5、件材料要完整、系統、準確，一般應為原件。特殊情況只有復印件的，歸檔復印件需注明原因，并保證該復印件的清晰以及內容與原件的一致性。2、各部門向檔案室移交的照片檔案和實物檔案，都應附有相應的文字說明。3、各部門向檔案室移交的電子文件必須真實、完整、有效，載體應清潔、無劃痕、無病毒，并為加密狀態，載體或包裝盒上應貼有標簽，標明內容、密級、目錄等需要說明的資料。4、各部門向檔案室移交合同或協議時，移交部門須同時移交合同或者協議簽訂對方公司的營業執照（年審有效期內）、企業資質證書（如有）、法定代表人身份證等復印件（須加蓋公司公章），法人代表證明書原件。屬委托授權人簽字的，還須移交法人代表授權委托書原件，6、受托人身份證復印件（須加蓋公司公章）。6、設計部須在項目完成后，由行政主管將完整的資料移交檔案室，所移交的檔案須經設計部的相關專業設計師及規劃設計部負責人簽字確認。7、工程管理部須向政府城建檔案管理部門移交工程項目竣工檔案的，應按其要求辦理檔案移交。8、工程管理部須在辦理工程竣工結算后,由行政主管將兩套完整的工程竣工圖移交檔案室，所移交的每張竣工圖都須經工程管理部的相關專業工程師及工程管理部負責人簽字確認。三、檔案移交程序1、各部門向檔案室移交檔案時，應將所有移交檔案資料匯總齊全，經辦人應填寫檔案移交表（見附件一）經部門負責人簽字確認后辦理移交手續，并由總經辦公室主任負責監督移交。2、公司向外7、單位移交檔案時，經辦人應填寫移交清單，經部門負責人、總經辦公室主任、分管副總經理審核，報總經理審批后，方可辦理移交手續，并由總經辦公室主任負責監督移交。第四章 檔案分類整理與編目一、公司及各部門負責檔案管理的人員應將歸檔的資料及時進行分類整理。檔案的整理應遵循文件材料形成的基本規律，保持文件材料之間的有機聯系，做到分類科學，劃分保管期限準確，便于保管和利用。二、檔案分類1、公司檔案根據其重要程度和保存價值，分為永久和定期（30年、20年、15年、10年等）兩種保管期限；2、根據密級程度，分為絕密、機密、秘密、普通四種密級；3、根據檔案產生的業務范疇或載體形式，分為13大類，采用統一的分類編號。8、具體參照檔案分類表（見附件二）執行。4、公司檔案采用8位字符編號，具體規定如下：XXXXXXXX檔案順序號：001-999檔案分類三級類目(若無用00代替)檔案分類二級類目 檔案分類一級類目編號舉例：“K-02-05-001”指“聲像檔案類目下的第一次文體活動的錄音錄像檔案。”“C-02-00-008”指“經營管理類目下的第8份合同協議檔案。”三、總經辦公室行政主管負責將整理完畢的檔案用標準裝具進行裝訂、排列、裝盒后，編制案卷目錄、卷內文件目錄。四、總經辦公室行政主管負責將電子版檔案的光盤磁盤進行防磁化及防病毒處理，粘貼光盤磁盤類檔案標簽（見附件三），并在專門的裝具中依序存放后，填寫光盤磁盤類9、檔案登記表（見附件四）二份，一份隨光盤磁盤保存，一份備查。五、為實現檔案管理現代化的目標，總經辦公室行政主管應將所有目錄錄入“文檔系統公共文件柜項目文檔系統共享信息檔案目錄”中。第五章 檔案保管一、檔案室應保持整潔，嚴禁存放易燃易爆物品、食品和其它雜物，杜絕一切不安全因素。二、檔案裝具應符合有關標準，案卷應按一定規律分門別類進行存放、排列，做到整齊有序，并建立標識和索引。三、檔案保管應采取防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蟲等保護措施，最大限度地延長檔案的壽命。四、密級檔案須置于專用的檔案柜并上鎖，檔案柜鑰匙由專人負責保管。五、檔案的定期檢查 1、總經辦公室行政主管每年12月30日對所有檔案檢查10、清點一次，內容包括檔案總數、每份檔案、附圖、附件是否齊全，擺放順序是否正確，裝具是否完好，有無霉變、蟲蛀現象等。2、檢查完畢，填寫檔案定期檢查清點登記表，并形成年度檔案定期檢查清點報告，報總裁審閱。3、電子版檔案每年抽查一次、每2年復制一次，以保證存儲數據的可靠性。第六章 檔案借（查）閱及復制一、 公司員工借（查）閱檔案時必須填寫借（查）閱檔案審批表（見附件五），經審批后方可借（查）閱：1、普通檔案，經總經辦公室主任批準后可借（查）閱；2、秘密檔案（會計檔案除外），由總經辦公室主任審核簽字，經分管副總經理批準后可借（查）閱； 3、機密或絕密檔案（人事檔案除外），必須經負責此類檔案的部門負責人初11、審并加簽意見，總經辦公室主任、分管副總經理審核，總經理批準后方可查（借）閱或復制。4、人事檔案、會計檔案的借閱，分別參照公司人事管理制度、財務管理制度中相關規定執行。二、歸還檔案時，總經辦公室行政主管必須認真檢查、核對，確認無損壞后方可履行歸還登記。三、其他關聯公司一般情況下只可查閱檔案，不可借閱。若特殊情況需借閱，須填寫借（查）閱檔案審批表，按本章第一條要求完成審批手續后方可借閱。對于電話查詢檔案的情況，總裁辦公室行政主管應對查詢內容進行權衡后視情況給予答復，如有疑問可向相關上級請示后，再予以回復。四、當員工需要復制檔案資料時，對普通檔案的復制，總經辦公室行政主管應對檔案內容進行權衡后予以把12、關，對秘密級及以上檔案的復制，經部門負責人、總經辦公室主任、分管副總經理審核，報總經理審批后予以辦理，并做好相關記錄。五、員工借（查）閱檔案時，必須確保檔案的安全與秘密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉借，不得損毀或遺失，不得電傳檔案。六、員工借閱檔案必須及時歸還，借出時間一般不超過兩周。若借出檔案到期未歸還，總經辦公室行政主管需及時催還；需繼續借用者，必須辦理續借手續；歸還時，總經辦公室行政主管須當面核對簽收。對借閱時間超過擬歸還日期，經口頭或電話催還后仍未歸還或仍未辦理續借手續的情況，總經辦公室行政主管應填寫檔案室檔案資料催還單（見附件六）給借閱者所在部門（單位），由部門（單位）負13、責督促其辦理歸還或續借手續。七、員工借出重要檔案原件時，須將借出的檔案資料復印一份，交檔案室備查。員工如需取走不再返還檔案室的檔案資料時，必須填寫取用檔案申請表（見附件七），經分管副經理審核后，報總經理批準，并將此檔案資料復印一份交檔案室后，方可取走原件。八、調離公司或申請離職的員工，須清理歸還所借的檔案資料，并經總經辦公室行政主管簽字后，方可辦理調離或離職手續。九、如檔案發生遺失，遺失人應填寫遺失檔案處理審批表（見附件八），經部門負責人和總經辦公室主任審核后，報總經理批示。第七章 檔案的鑒定與銷毀一、每年12月，總經辦公室行政主管對已過保管期限或確無留檔必要的檔案資料提出銷毀申請，由總經辦公14、室組織各部門相關人員對擬銷毀的檔案資料進行鑒定后，將擬銷毀的檔案資料名稱以書面形式經總經辦公室主任、分管副總經理審核后，報總經理審批。二、總經辦公室行政主管根據總經理審批意見，將批準銷毀的檔案資料進行清理、匯總，并在總經辦公室主任的監督下進行銷毀。會計檔案、人事檔案的鑒定與銷毀按公司相關制度規定執行。第八章 附 則一、本制度經公司董事長批準后生效，自公布之日起執行。二、本制度修改權歸公司董事會，解釋權歸公司總經室。附件一 XXXX海外裝飾工程有限公司檔案移交表移交單位/部門移交至移交檔案明細 經辦人：移交單位/部門負責人意見總經辦公室主任意見總經理審批意見移交雙方移交經辦人日期總經辦公室行政主15、管日期監交人備注：該表格原件由接收單位檔案管理人員存檔，復印件由移交部門/單位經辦人或檔案管理人員存檔。附件二XXXX海外裝飾工程有限公司檔案分類表一級類目編號二級類目編號三級類目編號密級保管期限政務綜合類A綜合性文件01秘密永久行政管理類B行政綜合01普通30年報批文件02紙書類01秘密永久電子文件類02會議紀要03工作計劃、總結04普通10年后勤事務05普通10年其它類06普通定期經營管理類C經營決策01絕密永久合同協議02機密/秘密證、照類03秘密其它類04秘密設備儀器類E機器及其它設備01普通永久器具、工具、家具0210年運輸工具03永久電子設備0410年會計檔案類F會計憑證類01秘密16、15年會計賬簿類0215年財務報告類03永久其它類04永久/定期人事管理類G總經室01人事檔案01機密永久培訓資料02普通考核資料03秘密其它04普通總經辦公室02同上同上同上財務部03成本管理部04工程管理部05設計部06采購部07安全生產部09其它類10機密永久采購檔案類H供應商資料01機密永久商品定價類02機密永久日常采購檔案03普通定期營銷檔案類I營銷策劃類01秘密永久客戶檔案類02機密廣告類03普通其它類04秘密安全生產類J安全管理類01秘密/普通永久/定期消防管理類02監控管理類03其它類04聲像檔案類K照片01領導類01普通永久榮譽類02永久業務活動類03永久會議類04永久文體活17、動類05永久其它類06定期錄音錄像02領導類01普通永久榮譽類02永久業務活動類03永久會議類04永久文體活動類05永久其它類06定期光盤磁盤03領導類01普通永久榮譽類02永久業務活動類03永久會議類04永久文體活動類05永久其它類06定期實物檔案類L獎牌01秘密永久獎杯02秘密獎狀03普通錦旗04普通榮譽證05普通法律事務類M法律文書01秘密永久訴訟檔案02秘密附件三XXXX海外裝飾工程有限公司光盤磁盤類檔案標簽光盤磁盤編號資料編號名 稱份 數刻錄時間刻錄人備 注備注：此標簽直接黏貼于載體上。附件四XXXX海外裝飾工程有限公司光盤磁盤類檔案登記表序號光盤磁盤編號資料編號名稱刻錄人刻錄時間歸18、檔時間總份數總數據量計算機運行支持軟件名稱運行硬件環境移交人備注備注：光盤磁盤登記表一式兩份，一份隨光盤磁盤存檔，一份總經辦公室行政主管存檔備查。附件五XXXX海外裝飾工程有限公司借（查）閱檔案審批表借閱單位/部門借閱人借閱日期檔案密級檔案資料名稱 借 閱 審 批借閱原因借閱單位/部門意見擬歸還日期年 月 日 時總經辦公室主任：分管副總經理：總經理：歸還注銷歸還日期年 月 日 時歸還人簽收人附件六XXXX海外裝飾工程有限公司檔案室檔案資料催還單部門： 貴部員工_借閱的以下檔案資料已超過檔案資料歸還期（兩周），請貴部督促其辦理歸還或續借手續。發函時間收函時間發函經辦人收函經辦人所借資料： 總經辦公室主任（簽名）： 所在部門意見：部門負責人(簽名)：附件七XXXX海外裝飾工程有限公司取用檔案申請表填表日期：年月日經辦人部門職務借取檔案資料名稱借取原因： 經辦人：借閱人部門意見： 部門負責人：總經辦公室意見：行政主管： 主任：分管副總經理審核意見：總經理審批意見：附件八 XXXX海外裝飾工程有限公司遺失檔案處理審批表填表日期：年月日借閱人部門職務遺失檔案資料名稱遺失原因： 借閱人：遺失檔案借閱人所在部門意見： 部門負責人：總經辦公室意見：檔案室是否存有復印件是 否行政主管： 主任：相關部門意見： 相關部門負責人：總經理意見：審批人：處理結果抄送：