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1、消防設備公司工程材料采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、 材料及采購的定義：1.1材料的定義：本制度中的材料是指工程建設所需的材料設備（含定額中的未計價材料）。1.2采購的定義：按采購主體不同分為自行采購和委托采購（認質認價）。2、 采購的前期準備：2.1供應商名錄的建立：采購部收集供應商并對其進行整理和篩選，以直接生產廠商或生產廠商的辦事處、省級總代理作為主要供應商，原則上不與中間商進行業務往來，以利在采購過程中降低成本，并建立供應商庫。2.2市場調查：2.2.1在工程項目設計時，采購部應適時開展工程2、材料的市場調查，熟悉掌握消防工程所需材料設備價格行情，以便項目開工時的不時之需。2.2.2對大宗材料設備的市場調查,如煙機、水泵、電纜、鋼材等重點材料設備的市場調查，可深入到生產廠家去進行實地考察，以掌握其真實情況；對本地市場缺少的材料設備的市場調查，可到外地材料設備市場去進行調查，以便了解更多的市場行情。2.2.3市場調查應堅持眼見為實，耳聽為虛的調查原則，做到多看、勤跑、多問、少聽廠家、經銷商吹噓，防止被廠家或經銷商欺騙，切實掌握好所需材料設備的第一手資料。2.3數據分析：2.3.1在開展市場調查的同時，應及時將市場調查中了解掌握到的各種資料記錄下來，分門別類地建立各種材料設備信息資料數據3、庫。2.3.2根據各種材料設備信息數據分析結果，將各生產廠家的材料設備質量標準、價格高低、技術性能、服務質量、環保指標和市場態勢排出順序，提交總經理決策和工程技術部門進行質量把關。2.4初步報價：2.4.1根據工程建設進度，采購部應及時通知材料設備生產廠家或地級總代理進行初步報價。2.4.2初步報價后，可允許材料設備生產廠家、地級總代理重新報價，但重新報價原則上只能低于前次報價。2.4.3初步報價后，應注意檢查報價單位的資質、執照、稅務登記證、機構代碼證、產品質量合格證或地級總代理授權證等原件，防止不具備投標報價資格的單位或個人叁與報價，并要求其留下相關資料及證照復印件備查。2.4.4在各種材4、料設備初步報價后，應及時對初步報價進行匯總，建立好材料設備資料庫并打印成冊備案。資料庫應包括各種材料設備的生產廠家、品牌、 商標、規格尺寸、型號大小、單價、數量、總額、質量標準、技術性能、廠家地址、供貨方式、運輸方式、地級總代理和廠家聯系人姓名及住址與聯系方式等相關內容。2.5確定入圍單位： 根據初步報價及相關信息，采購部對所需材料設備按照貨比三家的原則和市場供應無保障的品牌；剔除質量標準不高、性能比低、服務質量差、環保指標和市場供應無保障的廠家；保留品牌好、質量優、價格合理、服務質量好的材料設備廠家和地級總代理參加投標，報總經理或項目負責人確定入圍單位。為防止入圍單位投標時串標或圍標，在確定5、入圍時應考慮其地域范圍，即同等條件下可選擇不同地域的生產廠家和地級總代理商作為入圍單位。2.6擬定標底：招標文件應明確招標方式、招標開始時間、截止日期、開標方式和確定中標單位的條件、原則及合同的主要條件。2.7招標投標：投標報價后，采購部對各單位的投標投價進行開標，開標時應重點對比分析各投標單位的單位、總價、服務承諾、付款方式、優惠條件、材料設備質量；排出中標候選單位的順序；列出優惠條件、服務承諾等相關內容。開標后，可對中標候選單位的報價作進一步的議價。同時，應進一步細談付款方式、優惠方式及服務承諾與質量保證等條件；大宗材料設備必須進行多次或多輪議價，以便進一步壓縮其利潤空間，爭取更多的優質服6、務，以便確定價更廉、物更美的材料設備和地級總代理為中標單位。2.8洽談簽訂合同：付款方式須堅持貨到工地一周內只支付該批貨款的50%60%，施工完畢經驗收合格付足總貨款的95%，留5%的貨款作為質保金，質保期滿后付清。如材料設備是根據工程項目進行須定制的，但又不能調作它用的材料設備可適當少量（一般性10%）的定金，但定金不能超過該材料設備合同金額的20%（個別特殊設備臨時確定），第一批貨物結算時定金須一次性抵為貨款。裝卸運輸費有產品、運輸保險費用由供方承擔，需方（公司）不承擔任何除投標報價外的其他任何費用。供方所供材料設備的質量標準、技術性能均須達到國家規定的相關標準要求。交貨方式由供方送貨到工7、程項目工地，運輸方式由供方自行確定。交貨時間由我方以傳真或電話形式給供方明確；每批次的交貨數量由我方根據工程進度和所需材料計劃以傳真或電話通知形式給供方明確。當與中標單位洽談好合同主要條款后，應將該合同交法政部進行修改，重要或金額較大的合同需送法律顧問審查把關，再呈送總經理審查修改。材料設備采購合同經總經理審核修改打印一式貳份，由供方先行簽字蓋章，再交公司法人代表簽字，法政部蓋公章后方可生效。所有材料設備采購合同須存檔原件至法政部。采購部要建立材料設備匯總登記表。匯總登記表須載明該合同的主要條款、合同總額及付款方式等內空，每簽訂一個合同和每一次付款應及時進行登記，以便隨時掌握材料設備采購及時付8、款情況。3、 供應計劃的管理措施：3.1.1工程部根據工程進度提出采購下單表，由施工單位項目負責人、工程部負責人審查，交采購部對下單量進行復查后報公司分管領導與總經理審批。3.1.2采購部將公司分管領導、總經理審批后的采購下單表作為采購控制計劃，并將該單按一式貳份在采購部、工程部各備案一份。3.1.3采購部的材料設備供應應嚴格按照該下單表執行。具體分部下單，由工程部根據需要，提前37個工作日，將分批次下單計劃交采購部執行。如果在實際供應過程中發生量的增加，由工程部辦理補充計劃，按以上第4.1.1及第4.1.2條規定報審后，采購部按補充計劃執行。3.1.4若因控制計劃有誤，造成供應材料設備未完全9、使用完，采購部有義務在未污染損壞包裝及材料設備本身的情況下將多余的供應材料按照合同約定的內容退貨，并督促供應商將應退款及時退還公司。如因污染損壞包裝及材料設備本身無法退貨造成損失的，由該項目負責人承擔。 4、材料設備現場驗收管理措施：4.1.1材料設備進場的驗收由工程技術人員和材料員負責。在材料設備驗收時，驗收人員必須認真查驗每批材料設備是否達到國家質量標準備和技術性能要求；要查驗每批供貨是否有出廠合格證、生產許可證、供貨證明、產品使用說明和質量保證書或保修期限；要重點查 驗材料設備的規格、型號、數量，并做現場記錄；要根據材料設備上的防偽電話查驗該材料設備是否是假冒偽劣產品；材料員還必須拿回每10、批材料設備的出廠合格證、生產許可證、產品使用說明書和生產廠家的其他相關資料及材料設備的備（配）件、專用工具等，以供工程峻工驗收辦理竣工手續。 4.1.2供應商的送貨單必須由驗收人簽字方可作為結算依據的附件。送貨單一式叁份，分別由驗收人員留存一聯、供應商留存一聯、采購部留存一聯。4.1.3驗收交貨中如發現材料設備質量標準、技術性能、規格、型號不合符國家規定標準，則必須拒絕驗收，并要求供方運出工地，確保嚴禁將不合格產品用于工程建設，由此造成損失和責任由供方承擔。4.1.4工地運送的所有材料設備必須填寫公司專用的材料設備移交單，該單應由公司采購部、倉庫核查簽字，總經理批準后由材料驗收人員根據移交單上11、面清單與現場材料接收人進行移交并簽字。材料設備移交單一式貳聯，一聯留存工程部、一聯留存采購部。5、現場材料堆放標識、檢驗管理措施：5.1采購部負責人應不定期會同工程部、監理公司檢查施工單位的材料設備庫房，對現場材料設備使用情況進行必要的檢查，并形成材料設備現場抽檢記錄表。6、竣工驗收：6.1所有材料設備安裝施工完畢后，均須組織竣工驗收，采購部應及時通知供方派人參加檢查驗收。6.2只有通過最終檢查驗收合格的材料設備，方可按該材料設備購銷合同規定支付其應支付的材料設備款項；但必須留足該材料設備購銷合同總額的5%作為質保金，待質保期滿后再行支付。7、監督檢查及考核：7.1公司對采購與付款內部控制的執12、行情況進行監督檢查，由總經理組織督查。考核內容包括：7.1.1采購與付款過程中是否有重在差錯、違法亂紀和舞弊現象；是否存在與供應商或內部串通違規采購現象。7.1.2合同簽訂及管理執行情況。是否存在擅自簽訂、變更和延續合同、訂單等事項，是否存在違反招投標規定，是否有應簽訂合同協議而未簽訂合約等違反合同法等國家法律法規和公司規章制度等。考核按公司采購部各崗位職責任務，并結合本制度執行及督查結果執行。考核指標包括定性指標和定量指標。定性指標包括以上所述的監督檢查內容，定量指標包括供貨及時率、質量合格率、存貨庫存量及存貨周轉率、貨物短缺率、用戶滿意率、材料設備成本計劃控制率等。7.2處罰規定：如采購人員或采購管理人員利用采購工作之便存私舞弊，與供應商或內部串通違規采購或收取回扣、或哄抬物價的，責任人須承擔其相應的經濟賠償責任；造成重大損失的，除追究其經濟責任外，依相關規定解除其勞動關系，直至追究其法律責任。 采購工作人員玩忽職守，其采購的材料設備嚴重不符合工程建設質量標準，造成重大經濟損失或人員傷亡的，該擔刑事責任的由責任人承擔其應負的刑事責任。8、本制度經公司總經辦研究審定后正式執行；公司日常辦公用品的采購不在本制度執行范圍內。9、本制度解釋權歸采購部。消防設備有限公司