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1、機電工程企業整體文件檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件檔案管理制度一 總則 目的： 為使公司的文件檔案管理系統化、標準化、規范化，提高辦公效率，特制定本制度。 范圍： 本制度適用于XXXX機電工程有限公司所有文件檔案管理。二 文件分類 公司內文書分類主要分為A類機要文件、B類重要文件、C類普通文件三類。（一） 機要文件 （A類）1. 公司營業執照、工商稅務登記證、組織機構代碼證、工商變更登記材料、合同書、專利證書、不動產權利書等特別重要的原始文件；2. 公司董事會、經營層會材料，包括會議通知、會議材料2、會議記錄（紀要）、會議決議及任務督辦書等；3. 公司級年度工作計劃、工作總結及相關材料；4. 財務類各種對內統計報表、各類單據；5. 公司內重要的核心技術檔案、技術成本預算等；6. 所有涉及保密工作的文件資料；7. 其他有所定義的機要文件。（二） 重要文件（B類）1. 外來文件：政府部門發來的與本公司生產經營相關的文件、各類標準、法律法規、顧客提供的技術文件、供方的文件等；2. 公司對外的正式發文，包括紅頭文件、請示匯報等；3. 與公司經營管理相關的各類統計報表；4. 合同類文件：各類銷售合同、采購合同、合作協議書、備忘錄等；5. 質量管理體系文件：質量手冊（包括質量方針和質量目標）、程序文3、件、質量記錄、作業文件等；6. 技術文件：技術標準、規程規范、圖紙、工藝文件、作業指導書、任務書、協議書、驗收標準、評審意見等。7. 行政類文件：規章制度、行政管理辦法、公司內部規章制度等；8. 人事類文件：各類人事檔案、勞動合同、保密協議等；9. 公司內部會議相關材料：會議通知、領導講話稿、決議、會議記錄（紀要）、發放/回收記錄等；10. 各部門的工作計劃、總結等；11. 本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、音像資料等；12. 以公司名義參加的，由政府、各類社會團體召開的各類會議、培訓材料；13. 各種形式的涉密文件，包括涉密的呈批文件、會議記錄（紀要）等；14. 公司內4、部培訓的課件，包括PPT和其他相關的文字、音像材料。（三） 普通文件（C類）1. 各部門非涉密呈批文件。2. 各部門內部非涉密會議的會議記錄（紀要）。3. 公司內部培訓的課件，包括PPT和其他相關的文字、音像材料。4. 公司的簡報、內刊。5. 公司購買的各類圖書、報紙、雜志。6. 其他公司定義的普通文件。三 文件制作規定 凡公司內的公務文件，除有特殊規定外，一律依照本規定制作。（一） 紅頭文件1. 紅頭文件適用于以公司名義對外、對內的正式發文；2. 以紅頭文件形式對內下發的文件具有極強的執行要求，凡接到文件的公司或部門應嚴格按照文件內容執行；3. 紅頭文件的格式須嚴格按照公司的規定制作，具體格5、式要求如下：3.1 紅頭文件模板請參見附件MK/WJ-01紅頭文件模板；3.2 用紙要求：標準A4紙；3.3 字號要求：標題用3號宋體加粗，正文用4號宋體；3.4 文件要素標識：3.4.1 發文字號：由發文機構代字、年份和序號組成，用4號宋體，居中排列。機構代字反映發文公司或部門的性質，如“明科司發”是XXXX機電工程有限公司發文，“明科系統部發”是XXXX機電工程有限公司系統部發文；年份置于六角括號 中，用阿拉伯數字標出全稱，如XX年，不能簡化為“12”；序號是發文的流水號，保持1位虛位，如第01號。3.4.2 簽發人標識：僅是在上報的公文中才出現。簽發人姓名平行排列于發文字號右側。發文字號6、于行首居左空1字，簽發人姓名于行尾居右空1字，用4號宋體字。3.4.3 標題要求：一般由發文機關、發文事由和文種組成。標題用3號宋體字加粗，可分1行或多行居中排列；回行時，要做到詞義完整（不能把完整的詞拆開）。3.4.4 正文要求：是文件的主體部分，正文的內容要準確，鮮明、完整地表達發文件意圖、目的和要求。正文用4號宋體字，文中數字、年份不能分行。3.4.5 附件要求：是正文內容的組成部分，與文件正文具有同等效力。應在正文末尾下空1行，左空2字，用4號宋體字表明“附件”，后標全角冒號和附件名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應與正文一起裝訂。3.4.6 成文日期：是文件生效的時間，是文件的一項重7、要內容。成文日期和落款用4號宋體字。為了加強其準確性，成文日期要用漢字（一二三四五六七八九）書寫，例如二一二年四月十五日。3.4.7 主題詞：是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞語。用4號宋體字，詞目之間空2字，一般不超過5個主題詞。3.4.8 文件發送：分為主送、抄送和抄報三種形式。主送，是主要收受文件的機關，指上級部門向同級部門或下級部門發送文件；抄送，是指除主送機關之外需要知曉公文內容的其他機關；抄報，是下級部門向上級部門或領導發送文件。（二） 請示呈批文件1. 用于向上級領導呈報文件。一般情況下，向上級領導呈報文件時都應以呈批文件的形式上報，若文字內容太多，或有表格等其他文件8、時，則以呈批文件附件的形式上報；2. 呈批文件模板見附件MK/WJ-02請示呈批文件模板。（三） 任務督辦書1. 主要用于公司領導對各部門下達重要任務時使用；2. 承辦部門應按照時間節點要求，將任務執行情況反饋至督辦部門；3. 任務督辦書模板見附件MK/WJ-03任務督辦書模板。（四） 其他文件格式1. 其他文件格式參照公司已經下發的格式要求執行；2. 若無具體格式要求，可自行確定行文格式。注意：報公司領導的各類文件內容不得任意涂改。四 文件的收發規定1.公司所有外來文件行政人力部指定專人負責收發、傳遞、登記及保管工作。2.公司內部文件由各部門自行負責文件的收發、傳遞、登記及保管工作。3.收文9、負責人在接受文件時應檢查文件的完整性，對于不完整的文件應要求并督促來文單位/部門予以補齊。4.收文負責人應將收到的文件及時交部門主管查閱，由部門領導視其重要程度決定是否報上一級主管領導審批。5.對于需要向上一級領導呈報的收文，應由收文部門附來文處理單，向上一級領導呈報。6.收文負責人應將收到的文件進行分類登記，設立專門的收文薄以備查。7.收文薄中應注明收文日期、類別、來文單位、題目、需送達部門/個人、簽收人、移交人等基本要素。8.接到與公司經營管理相關的外部來電，應在重要電話接聽登記表上做好記錄，并與相關部門做好內容交接。9.收文負責人應正確地判斷文件的緊急程度，及時予以傳遞，不得延誤。10.10、收文負責人在傳遞文件至各部門時，各部門收文人員應在收文薄上簽收，并寫明簽收時間。五 文件的審批 1.各類須經過各級領導審批后方可執行的文件需先填寫請示呈批文件。 2.根據文件牽涉范圍提交各級領導審批。 3.領導對于不符合制作要求或有疑問的文件有權將其退回，各部門應根據要求重新呈報。 4.在文件呈報過程中，若相關部門或各級領導提出疑問，呈報部門應負責收集反饋信息，并將反饋信息以書面形式說明后，再向上一級領導呈報。六 發文上級主管部門需以正式文件形式向下級或相關部門發文時，應遵循以下流程：（一） 第一步：相關人員起草文件。擬稿人根據工作需要以公司或者部門名義擬制文件，文件起草完畢后，附來文處理單，11、交與部門主管審核。紅頭文件發文采用發文稿紙。（二） 第二步：部門主管審核。部門主管對文件進行初審，審查文件內容是否與發文意圖相吻合，并于發文稿紙上簽寫審核意見。（三） 第三步：辦公室負責人復核。對文件進行再審核、校正，負責人應認真查閱文件格式是否符合以及文字是否存在錯別字等明顯錯誤和漏洞。檢查無誤后由擬稿人將文件打印出來，辦公室負責人人在發文稿紙上簽寫意見和建議并同文件呈報分管領導審核批示。（四） 第五步：公司分管領導或授權人審批通過后，擬稿人再根據擬發份數打印相應數量的文件，加蓋公司公章，文件交由相關人員發送，并歸口于行政人力部存檔管理。七 文件執行情況反饋 公司及部門對于需要定期反饋執行情12、況的文類、反饋形式及格式應明確做出規定，并嚴格按照時間節點統計完成情況，及時反饋給上級領導。 1.各部門內部的信息反饋流程由各部門自行確定。 2.由各部門向公司反饋的文件執行情況，必須經各部門負責人簽字后報至公司相應的督辦部門。八 檔案管理 1.公司應設置專門的檔案室，對公司的機要文件、重要文件統一歸檔管理。普通文件原則上由各部門自行歸檔管理。 2.非檔案管理人員未經許可，不得進入檔案室。 3.檔案室要做好安全防范措施，確保檔案的安全。 4.各部門盡量指定固定人員負責管理本部門的文件材料。 5.歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司內部在日常經營管理中所形成的各種有保存價值的文件材料都要按本制度13、的規定，分別立卷歸檔。 6.文件呈報部門和各經辦人應保證經辦文件的完整性， 各種附件一律不準抽存。若有電子文檔，應連同電子文檔一起交至檔案管理人員處存檔。 7.文件承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整，各類公文上的附件一律不準抽存。事情辦結后及時交文件管理員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 8.凡以公司名義印發的文件（含正件與附件、請示批復、轉發文件等）一律由行政人力部統一收集管理。 9.一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作過程中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。 10.檔案管理人員應及時將收到的歸檔文件按照檔案類別予以存檔，并在歸檔14、文件登記表上做好記錄。 11.存檔的文件材料均應齊全完整。在歸檔的每份材料中，應將每份文件的正文與附件、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起，不得分開。 12.原則上存檔的文件按年度歸檔。 13.存檔的文件應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；其他文件材料依其形成規律或特點，保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。 14.存檔的文件應按排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角標注頁號，背面有文字的在左上角標注頁號。15.存檔管理員應將收到的存檔文件按類目進行整理并編號，根據規定的格15、式逐件填寫存檔文件目錄。 16.存檔的文件在卷宗內應按目錄進行排列，以便查找。 17.機要文件和重要文件一律存在保險柜或帶鎖的文件柜中。 18.保存期限。機要文件永久保存，重要文件保存十年，普通文件保存五年。 九 借閱 1.借閱文件檔案時，檔案管理人員必須在檔案借閱登記表上登記。 2.借閱機要文件（A級）必須填寫檔案借閱申請單，經總經理或其授權人簽字批準后方能借閱。 3.借閱重要文件（B級）必須寫檔案借閱申請單，經各部門分管副總簽字批準后方能借閱。 4.機要文件和重要文件的案卷一般情況下不允許帶出公司，必須帶離公司的，需經總經理或其授權人簽字批準，并由其所屬部門負責人負責監管。 5.借閱期限不16、得超過三天，到期必須歸還，如果需要延期歸還應辦理續借手續。 6.借閱檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。否則，公司將根據情節予以行政和經濟處罰，若違反國家相關法律法規，公司將依法追究當事人的法律責任。 7.借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，須經有審批權限的領導批準，并由檔案管理人員備案。 8.借閱的檔案交還時，必須當面交接清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告檔案主管部門領導及借閱人員所屬部門領導，并根據情節嚴重性予以行政和經濟處罰。十 復印件的管理 1.機要文件及重要文件的復印件必須由檔案管理人員加蓋復印件印戳，注明使用范17、圍、有效期等信息。 2.檔案管理員負責對機要及重要文的復印，其余人員不得私自復印或留存。十一 銷毀 1.保存期滿后，對于沒有必要繼續保存的文件，應及時予以廢除或銷毀。 2.檔案保管部門對保管期滿，擬銷毀的檔案提出存或毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，由檔案形成部門和檔案管理人員共同鑒定檔案，提出銷毀或續存的初步意見，分別送檔案形成部門領導進行初審。送交檔案形成部門進行初審的擬銷毀案卷的清冊，必須經各部門分管領導簽字同意方可生效。 3.經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并在銷毀清冊上詳細注明。 4.銷毀檔案必須指定專人負責。機要文件和重要文件檔案銷毀時，必須由兩人（或兩人以上）監督銷毀，18、并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期， 監銷人必須簽字以示負責。 5.檔案銷毀清冊及有各級領導審批簽字的書面報告必須立卷歸檔統一保管。十二 附則 1. 本制度由公司行政人力部負責解釋。 2. 本制度自發布之日起實施。 3. 相關表格序號名稱MK/WJ-01紅頭文件模版MK/WJ-02請示呈批文件模板MK/WJ-03任務督辦書模板MK/WJ-04來文處理單模板MK/WJ-05收文薄模板MK/WJ-06重要電話接聽登記表模板MK/WJ-07檔案調閱登記表模板MK/WJ-08檔案借閱申請單模板MK/WJ-09歸檔文件登記表模板MK/WJ-10檔案銷毀審批表模板MK/WJ-11檔案銷毀清冊模板M19、K/WJ-11發文稿紙模板MK/WJ-01 紅頭文件模板XXXX機電工程有限公司文件XX第號 關于的通知/決定/意見xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx附件：1、 2、 公司XX年四月一十五日主題詞： 主送： 抄送：報送：校對： （共印份） MK/WJ-02 請示呈批文件模板請示呈批文件存檔編號： 存檔日期：呈 批 人部 門日 期XX年 月 日緊急程度一般 急 加20、急密 級一般 秘密 機密 絕密主 題尊敬的公司領導：敬請領導批示！部門意見部門負責人意見：簽名： 日期：分管領導意見：簽名： 日期：相關職能部門意見簽名： 日期：公司意見常務副總意見：簽名： 日期：總經理意見： 簽名： 日期：超權限審批董事長（或董事長授權人）意見：簽名： 日期：MK/WJ-03 任務督辦書模板任務督辦書 編號： 發 文部 門日 期任務主題任務內容要求附 件執行部門負責人督辦部門督辦人主 送抄 報簽收記錄MK/WJ-04 來文處理單模板來文處理單存檔編號： 存檔日期：收文日期收文部門文件摘要標題：編號：來文單位：文件附件：發文日期：文件處理收文部門意見：分管領導意見：公司領導意21、見：存檔信息交存檔人： 存檔日期： 年 月 日MK/WJ-05收文薄模板 收 文 薄 第 頁順序號收文日期來文單位編號密級文件標題份數送達部門/個人簽收人移交人MK/WJ-06 重要電話接聽登記表模板重要電話接聽登記表來電時間來電單位/個人來電內容來電處理方式來電號碼MK/WJ-07 檔案借閱登記表模板檔案借閱登記表借閱時間檔案編號檔案名稱合同類別方式借閱部門借閱人簽字部門負責人簽字歸還日期行政部簽字備注采購銷售其他借閱復印MK/WJ-08 檔案借閱申請表模板檔案借閱申請表編號：借閱部門：借閱人：借閱時間：借閱檔案名稱：借閱事由：借閱檔案： 原件 （ 份） 復印件（ 份） 是否帶離公司：是 否22、檔案離司期間，其保管及使用責任均由借閱人負責。借閱期限：部門負責人：分管領導：總經理：檔案歸還： 原件 （ 份） 復印件（ 份）歸還人及日期：接收人及日期：MK/WJ-09 歸檔文件登記表歸檔文件登記表序號文 件（資料） 名 稱文件編號或份（冊、卷）數歸檔（移交）時間送交人接收人123456789101112MK/WJ-10 檔案銷毀審批單模板檔案銷毀審批單編號：申請部門：申請人：申請時間：擬銷毀檔案名稱：擬銷毀檔案編號：擬銷毀份數擬銷毀時間：銷毀原因及方式：銷毀負責人：監銷人：檔案室意見：檔案歸屬部門意見：部門負責人意見：分管領導意見：公司意見常務副總意見：總經理意見：超權限審批董事長意見：處理結果MK/WJ-11 檔案銷毀清冊模板檔案銷毀清冊序號檔案名稱編號份數銷毀原因銷毀時間備注12345678910111213MK/WJ-12 發文稿紙模板發 文 稿 紙編號：文 號日 期編 號緩 急密 級簽發：會簽：主送：抄送：擬稿單位：擬稿：核稿：印刷：校對：份數：標題：附件：主題詞：