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1、房地產開發公司住小區項目部合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總則：為加強成本控制，強化對涉及經濟內容的合同、協議的過程管理，突出各部門、員工的責任和全員管理意識，制定本制度。一、合同訂立的相關規定：為促進項目對外經濟活動的開展，規范對外經濟行為，提高經濟效益，根據國家有關法律規定，特制定本管理制度。涉及經濟內容的合同和協議一經訂立，項目各部門應嚴格按照合同、協議內容履行和監督履行。關于合同的訂立做如下規定：1.1訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。1.2本制度所包2、含的合同有設計、施工、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。1.3公司由合同審算部全面負責合同管理工作，參與合同訂立、監督履行等工作。1.4訂立合同前，必須了解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格、資信的單位不得與之訂立經濟合同。1.5符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：1.5.1單筆業務達10000元的；有保證、抵押或定金等擔保的；我方先履行義務的。除公司總經理外，其他任何人必須取得總經理授權委托方能對外訂立10萬元以上的書面經濟合同。1.6經濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等）、數量和質量、價款或者酬金、履行的期限、地點、方式和違約責任等主3、要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。1.7合同簽訂流程：由業務對口的相關部門了解、掌握邀標或投標單位的資格、資信等情況，與審算部門一起擬定合同文本，憑經濟合同會審表（見附件一）按規定的流程，經經辦部門負責人、合同審算部、財務總監會簽，最后由合同審算部匯總報經營副總、總經理審定批準，并加蓋公章或合同專用章合同生效。重大合同事項必須經公司主管法務工作的副總出具相應的法律意見，合同方能簽署。1.8公司總經理對合同的訂立具有最終決定權。1.9取得總經理授權委托的執行副總有權對外訂立10萬元以內的書面經濟合同。合同訂立前，執行副總召集各部門經理（設計、工程、合同審算、財務、物4、業）共同評議并經確認后即可簽訂，可以不經過總經理及其他副總評議，但執行副總應告知總經理。1.10價款在10萬元以上的合同協議的簽訂，由執行副總主責，執行副總召集各部門經理（設計部、工程部、審算部、財務部、物業公司）共同評議并經確認后，再召開總經理會議經總經理及各副總共同評審并經確認后，方可簽訂。1.11價款在1萬元以內（包含1萬元）的小型合同協議的簽訂，主責部門有權自行簽訂，但在簽訂前必須向執行副總匯報具體情況并經各相關部門（設計部、工程部、審算部、財務部、物業公司）共同評審確認，確認后方可簽訂。1.12凡牽涉尾保將來要移交物業公司的項目，合同訂立時必須有物業公司參與，并且必須同時簽署一項尾保5、協議，尾保協議的簽署人必須由三方共同簽字蓋章。1.13變更或解除合同依照合同的訂立流程，經經辦部門、財務部門、法務主管領導等相關職能部門負責人，項目總經理審核通過。1.14我司變更或解除合同的通知和雙方的協議應當采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同章。1.15有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知，必須在三天內向公司經營副總、總經理匯報并通知主管法務工作的領導。1.16有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向項目經營副總、總經理匯報并通知主管法務工作領導。1.17變更或解除合同的文書作為原合同的組成部分或變更部分，與原合同有同樣法律效力，納入本制度規定的管理范圍。1.18經6、辦部門、合同審算部門和財務部門應將每一合同單設一臺帳，分別按合同履行情況和收付款情況一事一記。1.19流程中各審核意見簽署于經濟合同會審表，經濟合同會審表作為合同審核過程中的記錄和憑證由辦公室及合同審算部在合同蓋章后留存并及時歸檔。（合同審算部按公司確定的規范對合同進行統一分類、編號、登記）。1.20合同文本原則上我方至少應持二份原件，原件由辦公室、合同審算部留存，復印件由財務、工程等經辦部門分存。二、合同款支付的相關規定：2.1合同、協議規定的對外付款一律先由合同、協議所涉及的業務主責部門和主責人按照合同、協議的規定提出付款申請，經該主責部門負責人審核簽字后交由項目合同審算部門審核并簽署意見7、，然后經辦部門報請財務總監和經營副總審核無誤后再報請總經理審批簽字并支付。（付款審批單見附件二）2.2提出付款申請的主責部門和主責人應當說明應付款金額和相對應的付款理由，對合同、協議的義務人所履行的合同義務的工作量和質量負有審核義務（工程部應編制一份工程驗收單并及時履行驗收簽字程序）。2.3合同審算部門依據合同、協議對義務人應付款額的合理性負有審查義務，合同審算部不能夠自行審查的，可以委托公司所簽訂委托的審計機構審查，但應及時、有效，不能影響現場的工作和造成付款違約。（1萬元以上的付款原則上合同審算部應參加驗收核量工作）。2.4財務部門對是否符合項目的用款計劃和付款憑證的合法性及付款的合理性負8、有審查義務。2.5財務部門依據合同履行收、付款工作，對具有下列情況的業務應當拒絕付款：應當訂立書面合同而未訂立書面合同的；收款單位與合同對方當事人名稱不一致的；收款單位不能及時提供與業務內容相符的稅務發票的。 2.6付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。2.7經營副總依據財務狀況審核各項付款，為了有效利用資金，經營副總有權依據經營情況和我司財務狀況在合同約定范圍內合理調整付款比例。2.8付款程序：對方提出付款申請（附付款證明材料：料單或進度證明）、經辦人接受申請并交審算審核、審算簽署意見（同意）、經辦人填制付款單、索取發票、部門經理（主管領導）簽字、財務9、審核、財務總監簽字確認、付款。具體實施細則如下：2.8.1每筆付款必須嚴格按照審批簽字程序辦理，經辦人根據合同執行情況及時提出結算（階段性結算、總結算）首先經辦人填寫付款審批單由主責部門負責人簽字，并注明付款緣由，再由項目確立的審核部門負責人審核簽字，然后有相關部門經理審核簽字，最后由項目領導審批。（付款審批單見附件二）2.8.2每筆付款（凡簽有合同或協議的）必須注明合同或協議名稱、類別、編號（按照合同審算部統一編號）2.8.3無論是工程款材料款還是零星工程款的支付，必須嚴格按照合同協議中付款條件的相關約定范圍內執行。2.8.4無論是工程款、材料款還是零星工程款、進度款的撥付必須提供相關部門（10、工程部、監理、承包方）共同審核確認的形象進度證明文件（材料進場明細）、審算部門出具的工程量審核確認單。2.8.5無論是工程還是零星工程辦理結算付款時，除必須提供相關部門（審算部、工程部、設計部等）出具的結算單外 ，還必須出具由相關部門（工程部等）提供的竣工驗收單、材料驗收單、凡交付物業公司的項目必須由物業相關人員的簽收證明。2.8.6付款在履行簽字程序過程中，相關部門負責人簽署的意見必須明確表達部門的態度，嚴禁使用“同意XX人或XX部門意見”等模糊詞語。2.8.7無論工程、材料購置還是零星工程簽署合同或協議時必須注明含稅價款，無特殊情況必須開具相關稅票（或代開稅票）。2.8.8每筆付款在付之前11、，必須要求提供齊在此之前所付款項的稅票，結算款付款時必須開齊全部工程款或零星工程款的稅票。主責人為經辦部門和經辦人。三、上述制度相關于各部門責任的規定3.1合同作為項目對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守秘密。3.2部門經理（主管領導）：負責監督執行涉及本部門的合同3.3合同審算部：監督合同洽談過程、審核合同合法性、合理性、監督合同執行情況、審核付款申請及證明材料的真實性、控制付款進度及比例。3.4：經營副總、財務總監：審核合同合法性、合理性、監督合同執行情況、審核付款申請及證明材料的真實性，控制付款進度及調整付款比例。3.5財務部：審核發票、執行付款、記錄付款情況、及時結算。3.12、6經辦部門：經辦人根據合同實際履行情況及時召集監理、履約對方、審算部驗收核量并履行簽字手續，手續齊全后提出結算申請（階段性結算、總結算）并報合同審算部。3.7因故意或重大過失而給項目造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。3.8流程中的各主責部門和主責人疏于審核造成項目損失的，應由主責部門負責人和主責人連帶承擔相應的經濟責任。3.9流程中的主責部門和主責人怠于履行審查和審核義務的，造成付款違約的，視違約責任大小由責任人和責任部門主管連帶承擔相應的經濟責任。四、說明：1、 今后項目將會依據合同管理過程的實際情況，繼續細化完善本制度。2、 本制度的解釋權在項目財務部、合同審核部。3、 本制13、度由項目經理辦公會決議通過后執行。附件一 經濟合同評審記錄項目、合同名稱： 合同編號合同訂立過程：. 經手人：部門評審意見負責人簽字公司領導評審意見：評審時間： 年 月 日附件二 款撥付審批單編號項目名稱收款單位合同價款結算價質保期限截止到 年 月 日質保金已付款余 款附件：形象進度說明（有 無 ） 材料設備清單（有 無 ）竣工驗收單 （有 無 ） 材料設備驗收單（有 無 ）移交物業項目物業接收單（有 無 ） 結算單 （有 無 ）合同約定的付款條件及履約情況說明： 經辦人 年 月 日撥付金額大寫： 仟 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分工程部審核意見：工程部經理 年 月 日審算部審核意見：審算部經理 年 月 日財務部審核意見：財務總監 年 月 日項目副總意見：經營副總 年 月 日項目總經理審批意見：總經理 年 月 日本表一式三份，經辦部門、審算部、財務部各存一份。