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1、房地產開發公司工程資料歸檔及保管管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1目的1.1為了建立健全集團公司開發項目工程資料管理，完整、準確、系統地管理好工程資料檔案，充分發揮工程資料檔案在投資、開發工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務。1.2工程資料是指整個建設項目從前期、開工、施工、竣工及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。2工程資料的歸檔范圍2.1對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存2、價值的各種載體的資料，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。2.2工程資料的具體歸檔范圍應符合建設工程文件歸檔范圍和保管期限表的要求。3工程文件材料的質量要求3.1工程資料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備（不能代簽或打印）。3.2復印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應符合規定的質量要求。3.3工程資料應為原件，復印件必須注明原件的存放地，經辦人并加蓋原件存放單位的公章。3.4工程資料的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。3.5工程資料的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。4工程施工過程中的資料檢查：工程部資料員在工程3、施工過程中不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監理單位的質量驗收和安全資料，及時檢查資料是否按國家質量/安全驗收規范、地方主管部門相關文件要求編制，與施工現場是否同步，原材料、試件等是否按規范留置、送檢，發現有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監理單位及時補齊。必須檢查的施工階段：項目開工前；基礎、主體等各分部工程驗收前；竣工驗收前二個月。5工程資料的接收：5.1遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術文件、來文、圖紙、資料）由部門資料員統一接收，并應填寫工程資料接收記錄和收文登記表。5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應登記。5.3對接收的工程資料，4、必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。5.4對接收的工程資料應及時建立工程資料接收總登記臺賬和分類臺賬（簿式臺帳和電子臺帳）。5.5對各單位提供的不符合規定的檔案資料文件，資料室有權退回歸檔單位，歸檔單位應按資料室的有關要求進行整改，直至提交符合規定要求的歸檔資料。5.6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關歸檔規定者，不能進行工程決算、工程款支付，各項工程款的付款必須由資料室對竣工資料簽收合格后支付。5.7工程檔案在工程項目竣工驗收后一個半月內由施工單位向建設方提交完整、準確、并經各參建方有關負責人簽章的工程技術檔案資料。5.8施工方要按合同約定的份數移交工程竣工資料到5、公司資料室，在取得資料室資料員接收資料的確認簽字后，才能與公司成本部、財務部進行結算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存查。5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關規定和標準的，資料室有權不接收。5.10凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的，資料室有權追查。6工程資料的發放6.1分發外單位和部門的工程資料（工程技術文件、發文、圖紙、資料）由部門資料員統一辦理。6.2呈送上級單位的工程資料由工程部（項目部）確定發放單位、部門及份數。6.3工程部分發的圖紙資料應編制圖紙資料分發清單，分發的圖紙資料至少預留一份，連同圖紙資料分發清單原件6、存檔。6.4為避免工程資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定專人領取，并電話或書面通知部門資料員，剖門資料員填寫圖紙資料發放領取登記表。7設計變更、工程聯系單管理規定7.1設計變更、工程聯系單統一由部門資料員按設計變更、工程聯系單中所指定的部門及時分發并建立簽收記錄。7.2設計變更、工程聯系單原件一律及時歸檔保存。8工程資料的保管8.1及時將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。8.2歸檔的資料要完整、系統、準確。8.3資料按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”7、工作，檔案柜必須加鎖。8.5保存的工程資料每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理。9聲像資料管理辦法9.1工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、影片、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。9.2公司應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。9.3照片檔案要求技術要求建設工程聲像檔案歸檔內容是指整個工程建設過程，從原貌、施工到竣工驗收等一系列活動中，用照片、錄像等形式現場采集的有保持價值的工程聲像素材以及后期整理成果。錄制、拍攝的內容必須真實、準確、完整，與實際工程相符。應按照工程施8、工順序進行拍攝，保持畫面之間的有機聯系。工程項目如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標示清楚，各單位工程的內容應保持完整和連續。工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應選擇質地良好的產品。（1）照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，無污染，被攝主體不能有明顯失真變形現象。（2）照片規格為6英寸光面彩色照片，無需過塑，同時附照片對應的元數據光盤和文字說明。照片文字說明包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。（3）數碼照片應當使用不低于800萬像素的數碼相機拍攝，圖像格式為JPEG格式，不能進行壓縮、修改、添加、合成、挖補等編輯處理9、（為提高畫面質量、增強畫面效果所做的技術后期處理除外）。手機拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。 編制要求分類：同一工程項目內按照建設程序、問題等進行分類。排列：按照分類方案，結合時間和重要程度等進行排列。編號：照片號是固定和反映每張照片在整個工程項目照片中的代碼，同一個工程項目的照片應連續編號，從“1”開始按順序編號。入冊：應按照分類、排列順序將照片固定在芯頁上，組成照片冊。應使用國家規定的標準照片冊。說明：分單張照片說明和組合照片說明兩種。(1)單張照片說明的格式：每張照片要對應填寫一張著錄卡片，采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下： 照片號（底片號）：即照片的編號 參見號：由檔案保管單10、位填寫 題 名：簡明概括、準確反映照片的基本內容 時 間：用8位阿拉伯數字表示，如 地 點：工程所在地點 攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位(2)每張照片要對應填寫一張著錄卡片，題名的正確書寫：工程名稱（棟、標段）十部位（詳細施工內容）(3)組合照片說明的填寫:一組（若干張）聯系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片總說明。組合照片總說明應概括揭示該組照片所反映的主要信息內容及其他需要說明的事項。總說明中應指出所含照片的起止張號和數量。組合照片一般不宜越冊。(4)照片冊卷內目錄卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。(5)照片冊脊背卷盒封面無須填寫，照片夾脊背的“案卷號”欄留空。“題名”欄填寫業主11、和工程名稱，“年度”填寫移交時所屬年份，脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。裝具：使用符合GB/T 11821-1989/2000標準的6英寸照片檔案冊。照片說明、卷內目錄、照片檔案冊脊背統一用黑白激光打印機打印。9.4視頻檔案要求技術要求工程錄像檔案資料應當主題明確，主題明確、內容真實、連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩。專題片一般按整個項目時間順序制作。（1）工程錄像檔案資料應當使用專業級別攝像機，配以合適穩固的腳架，記錄信號為數字方式，清晰度在2k（19201080像素）以上。（2）錄像檔案資料應配有相應的文字說明，反映錄制時間、地點、內容、人物、背景及拍攝者。建設工程聲像檔案素材全部做完后，12、應填寫聲像檔案卷內目錄。錄像資料需剪輯，根據工程項目等級制作成工程簡介視頻短片或專題片，視頻短片配解說字幕、背景音樂，專題片還須人工配音。字幕、圖像畫面要同步準確。視頻短片或專題片輸出格式為高清格式，像素19201080，編碼格式為HD H.264 MPEG-4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。需提交工程項目簡介的Word文檔，簡明、系統、完整介紹工程項目所在的地理位置（原址、原貌）、前期工作、重要工序、主體結構、施工工藝、竣工后外觀、周圍環境、建筑、設計等特色以及建設、施工、管理活動中的重大事宜。編制13、要求目錄著錄。采集的視頻素材電子文件格式應采用AVI格式，刻錄成數據光盤，在光盤標簽面和光盤盒正面噴打標簽，標簽內容包括：公司名稱、工程名稱、編制日期等。卷內目錄。視頻素材光盤應根據錄制內容制作卷內目錄，將不同時段錄制的內容逐段反映到卷內目錄中。卷內目錄由序號、錄制時間、內容、錄制者、備注組成。附表：工程等級劃分（房建）工程等級拍攝內容及數量歸檔內容備注一級拍攝工程全過程。照片90張，錄像素材帶拍攝時間120分鐘，并制作項目專題片一部。照片及說明、照片光盤；錄像素材帶、視頻光盤；專題片。房建：建筑面積10萬市政：工程造價1000萬元二級拍攝工程全過程。照片數量60張，錄像素材帶拍攝時間60分鐘14、。照片及說明、照片光盤；錄像素材帶、視頻光盤房建： 10萬建筑面積1萬市政：1000萬元工程造價100萬元三級重點拍攝竣工以后的工程現狀，每個單位工程拍攝不少于10張照片。照片及說明、照片光盤房建：建筑面積1萬市政：工程造價100萬元10工程資料借閱制度10.1借閱技術資料，須填寫借閱申請單，經部門領導簽字同意后方可借閱，借閱時要填寫借閱登記表，歸還時部門資料員要對其檢查之后方可歸檔。10.2絕密文書、技術資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門領導同意，剖門資料員只能按其范圍、要求、內容提供利用。10.3外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹15、信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管領導同意方能借閱。10.4借閱的資料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等，借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密，未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能將檔案內容公開，如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。10.5借閱時間在一周以內，如需繼續使用可辦續借手續，對特殊情況需較長時間利用的要經主管領導批準，但年末要將所借資料交回，進行清點、核對后重新借出。對長期借閱不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，部門資料員要通知借閱部門負責人負責人催還。10.6凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病16、住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回，否則不能辦理調離手續。11工程資料的歸檔移交11.1工程資料移交前按項目所在地檔案管理機構要求分類裝訂成冊。11.2工程前期規劃審批資料在審批階段完成后交公司檔案室歸檔管理。11.3工程資料在工程竣工驗收備案后，交公司檔案室歸檔管理。12本制度由公司工程部負責解釋。13附表建設工程文件歸檔范圍和保管期限表工程檔案接收記錄發文登記表收文登記表工程檔案借閱登記表工程檔案借閱申請表圖紙資料發放領用登記表工程檔案接收記錄序號接收文件名稱份數原（復印）件經辦人接收日期備注發 文 登 記 本日期發文標題收文單位發送日期歸檔卷號備注字號收 文 登 記 本日期收文標題發文單位收文日期歸檔卷號備注字號工程檔案借閱登記表序號文件名稱借閱人借閱日期歸還日期借閱天數備注工程檔案借閱申請表經 辦 人所在部門日 期借閱文件名稱借 閱 原 因借 閱 日 期返還日期復印份數借閱部門領導簽字工程部領導簽字備 注 工程檔案借閱申請表經 辦 人所在部門日 期借閱文件名稱借 閱 原 因借 閱 日 期返還日期復印份數借閱部門領導簽字工程部領導簽字備 注圖紙、資料發放領用登記表文件標題發放范圍發 放 記 錄單 位數量原（復印）件領取日期領收人備注