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1、房地產開發公司檔案借閱、銷毀及移交管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx房地產開發有限公司檔案管理制度一、總則1、為了規范房地產公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于本公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權歸開發部，開發部負責本制度的修訂完善。二、檔案管理架構1、管理部門房地產公司設立檔案室，隸屬于開發部，負責人為張海祥，主管為杜宜東，檔案管理員為吳偉相、潘子怡。檔案管理員負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。2、各部門資料管理公司所2、屬各部門必須設兼職的資料管理員，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案統一管理。各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理，定期向公司檔案室移交保管。三、公司檔案范圍公司建檔范圍確定為：1、公司成立、變更、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；2、公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；3、財務、會計及其經營管理方面的文件材料；4、項目開發證件原件及其復印件的文件材料；5、項目開發過程所產生的文件材料；6、政府批文、信息、情報方面的文件材料；7、各地塊、建筑工程相關圖紙的文件材料；8、各類刻錄、拷貝地形圖碟片的文件材料。四、檔案管理工作1、檔案材料的收集3、（1）建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；（2）對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；（3）及時催辦理完畢的文件上交回收，定期檢查齊全后整理立卷歸檔。2、檔案的歸檔、立檔與管理（1）確定立檔單位，依據檔案來源、時間、題目、內容順序分成若干層次和類別。歸檔前將資料分類，分組放置在待辦檔案盒內。檔案封面應逐項按照規定寫清文件題名，而且題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。檔案盒內文件沒有題名的，由檔案人員根據內容擬定題名。（2）檔案文件材料按照永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份備用。檔案文件4、材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。（3）檔案分類各級名稱經確定后，應編制檔案登記目錄表和電子目錄，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作，并且定期對檔案進行整理。五、檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續：（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書5、面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批準。4、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的檔案銷毀清冊，報公6、司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。檔案銷毀清冊需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。（三）移交1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章7、移交時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報行政部備案后，與本制度具有同等效8、力。（二）本制度自印發試行之日起執行。附表檔案員職責1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、9、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。6、每年進行一次檔案清理，編制或更新檔案保管手冊做好文件索引，以便查找。檔案庫房管理工作人員崗位責任制 一、熱愛本職工作，全面了解和掌握檔案室情況。二、對本單位檔案室保管的檔案科學分類、排列、編號，要排列整齊，與存放索引相一致。三、定期檢查和核對檔案內容和數量，以及存放的順序和位置，做到心中有數。四、搞好檔案室的清潔衛生，室內要適時投放和更換防蟲藥物，嚴禁蟲、鼠害發生。五、室內嚴禁煙火和存放易燃、易爆、易腐等物品，設置防火器材，定期檢查防火、防水、防盜等安全設施，使設施保持完好狀態。六、根據季節變化，及時掌握檔案室溫濕度，堅持測定溫濕度和填寫測試記錄表七、及時采取防光、防塵等措施，以減少對檔案的損害，定時期抽查檔案保管情況，及時掌握檔案的破損、褪變程度和數量及其原因。八、嚴格遵守機要保密制度，非檔案室人員未經許可不準入室，進入時須由管理人員陪同。九、嚴格各項規章制度，堅持檔案收進、移出登記，統計制度，堅持調卷、歸卷的登記、查點、注銷手續。