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1、房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度附調(diào)閱單編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 檔案管理制度xxxx房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。為了加強檔案管理，特制定本制度，請各部門執(zhí)行。1.0檔案的基本程序包括檔案的收集，整理，簽定，保管，銷毀，統(tǒng)計，檢索，編號，利用，這九道工序是檔案工作的整體。他們之間相對獨立，但又相互制約。2.0歸檔范圍：公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實2、物等都必須立卷、歸檔。具體分類：2.1辦公文件包括公司的各種請示和批復(fù)文件、各種申請文件（如：用印申請文件）、公司對外發(fā)文（公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結(jié)、匯報、簡報、通知等文件）、注冊年檢資料、驗資文件、融資資料、法律事物、處理糾紛等具有保存價值的文件2.2證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書，證書、證明等。2.3法規(guī)性文件：包括上級頻發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2.4企業(yè)的重大決議：包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材3、料會議記錄等。2.5計劃性文件：包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃營銷計劃、財務(wù)計劃等2.6總結(jié)性文件:包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單向性工作總結(jié)調(diào)查報告等2.7批示性文件：包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等以及企業(yè)各類任命工作指示等。2.8憑證性文件：包括企業(yè)各部門上報的在日常活動中形成的原始記錄和憑證、如財產(chǎn)狀況房屋銷售、合同書、協(xié)議書、意向書等原始記錄和文本。2.9匯報性文字資料：包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言，匯報或發(fā)布的各類文書資料。2.10聲像制品資料：包括企業(yè)及下屬各部在其經(jīng)營活動或4、政治，文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)，考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料錄音資料，影片資料等。2.11題贈性資料：包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞書畫，工藝制作等。2.12工程檔案：立項文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設(shè)計文件，開工審批文件，招投標(biāo)文件，工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，工程財務(wù)文件，工程竣工驗收文件，竣工圖等從立項到竣工的具有保存價值的全過程系統(tǒng)資料。2.13會計檔案：有關(guān)會計工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計劃、總結(jié)、報告、合同以及往來文書都應(yīng)歸檔。會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料可由會計部門自行歸檔。2.13人事檔案：人事檔案由5、部門自行立卷、歸檔、管理。3.0公司設(shè)置檔案管理員，檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。4.0檔案的收集，就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中起來。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各類材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案進行整理，立卷，歸檔。各部門在規(guī)定的歸檔時間，把整理審定完畢的檔案資料，進行歸檔。4.1移交檔案要填寫檔案移交清單（見附件2），6、移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。歸檔的文件資料必須完整，真實，準(zhǔn)確。4.2公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總裁辦。公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總裁辦。合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總裁辦。凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在3日內(nèi)遞交總裁辦立卷歸檔，對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。5.0文件質(zhì)量要求5.1 字跡清楚、圖物相符、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。請示和批復(fù)，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。5.2 永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料，一律用7、碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆。5.3 復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。5.4 錄音、錄像資料應(yīng)保證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由，時間，地點，主要人物，背景，攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，原件，清晰，完整。5.5各類實物檔案(獎品，獎杯，錦旗，證書，牌匾，饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損6.0機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。6.1絕密檔案包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。6.2 機密檔案包括：（1） 財務(wù)資料；（8、2） 公司重要會議紀(jì)要；（3） 公司經(jīng)營情況；（4） 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；（5） 技術(shù)資料；（6） 金額在10萬-100萬元的合同。6.3秘密檔案包括：（1） 重要項目資料；（2） 項目合同協(xié)議。7.0檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：7.1永久保存：（1） 公司章程；（2） 股東名簿；（3） 股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；（4） 公司證照；（5） 各級批文；（6） 印鑒；（7） 公司年度經(jīng)營計劃；（8） 公司年度經(jīng)營總結(jié)；（9） 年度財務(wù)報表；（10） 技術(shù)資料；（11） 不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；（12） 人事資料；（13） 大9、型活動圖片、音像資料；（14） 其他核定須永久保存的文書。7.2十五年保存：（1） 會計憑證；（2） 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限 按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)7.3五年保存：（1） 期滿或解除的合同協(xié)議；（2） 完結(jié)后的項目方案；（3） 其他經(jīng)核定須保存五年的文書。7.4一年保存：（1） 部門工作計劃及工作總結(jié)；（2） 完結(jié)后的部門請求報告；8.0檔案的借閱8.1檔案主要供本企業(yè)利用，一概不得外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。8.2各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形10、成檔案的部門批準(zhǔn)，方可借閱。8.3檔案的借閱者應(yīng)負責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印，復(fù)制，翻印，不得擅自拆散，調(diào)整，抽取，污損，不得轉(zhuǎn)借。8.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印，照片，重印副本，摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對，與原告無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。8.5檔案一般不得借出，如有特殊情況，可以短期借閱，最多為5天，但必須辦理借閱手續(xù)，填寫調(diào)閱單（附件1），如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。8.6檔案管理員和借閱利11、用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。8.7企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無誤后簽字后，才能調(diào)離。8.8有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予（）處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任: (1)毀損,丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 (2)擅自向外界提供,抄摘企業(yè)檔案 (3)涂改,偽造檔案 (4)未及時上報歸檔者9.0檔案清理。9.1檔案管理人員應(yīng)隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀、腐蝕。定期通風(fēng)、防潮。9.2對破損檔案及時進行修補。10.0檔案的銷毀10.1公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。10.2對超過保存期12、限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案形成部門共同鑒定，按規(guī)定銷毀。10.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保存價值時，再行銷毀，以免誤損。10.4銷毀文件必須在指定的地點進行，并指定專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將文件作為它用，或做廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。銷毀冊應(yīng)永久保存。xxxx房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 xx年4月9日印發(fā) 附件1檔案調(diào)閱單 填表日期：類別調(diào)閱部門調(diào)閱人檔案內(nèi)容摘要調(diào)閱用途調(diào)閱期限自 年 月 日起至 月 日，計 日復(fù)印張數(shù)/份數(shù)借出日期檔號歸還日期備注保管人簽章附件2： 檔 案 移 交 目 錄第 序 號題 名張數(shù)期限密級備注移交人： 接收人： 年 月 日