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1、房地產開發有限責任公司合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合 同 管 理 制 度第一章 總 則第一條 為了規范合同管理工作，避免減少因合同管理不當造成的損失，提高合同決策的效率和質量，促使承辦人員自覺地依法簽訂合同，嚴格地履行合同，根據國家有關法律、法規，并結合公司的實際情況制訂本制度。第二條 合同是指以西安xx房地產開發有限責任公司的名義對內簽訂的勞動合同及其對外簽訂的各種合同、協議、契約等。合同履行的法律證據是指公司合同管理執行過程中所產生的具有法律效力的文件、信函、傳真、E-mail、圖紙、憑證單據、2、運輸單據、還款或付款計劃、工程量確認單等。第三條 本制度適用于西安xx房地產開發有限責任公司及其控股的子公司。第四條 合同管理實行總經理負責制、分級管理和總經理辦公室歸口管理原則，并實行承辦人制度、審核會簽制度和重大合同備案制度。第五條 職責：1、經理辦公室負責起草各合同管理辦法并負責監督執行；2、法律顧問為簽訂合同提供法律咨詢、業務指導，并審查有關部門的合同是否合法、明確、完整、規范，必要時參加合同簽訂工作；3、各部門負責建立本部門合同管理臺帳；在合同履行過程中，發現問題應及時報告部門負責人、經辦人,認真分析、解決。第二章 合同管理機構及其職責第六條 總經理辦公室為合同的歸口管理，負責建立企3、業的合同統計臺帳，對各業務機構合同管理進行規范、指導、監督、考核；協助各部門承辦人員處理合同糾紛，辦理有關合同的簽證、公證、協商、調解、仲裁、訴訟等有關事宜。西安xx房地產開發有限責任公司管理中心及其業務機構負責本業務分工范圍內的合同管理工作。第七條 合同管理工作的主要內容：1、建立健全西安xx房地產開發有限責任公司合同管理制度；2、保管西安xx房地產開發有限責任公司及其控股子公司的法定代表人身份證明、法定代表人授權委托書；3、監督合同的依法、依程序簽訂；4、監理合同管理檔案，對合同進行登錄、統計、保管及例行報表；5、監督檢查合同的履行；6、其他合同管理工作。第八條 合同承辦人：1、每一件合同4、需要法定代表人或業務機構確定一主要承辦人；2、承辦人應對自商約起至合同履行完畢的全過程負責，須依法及本制度進行工作，履行期間出現任何與合同有關的問題及時與有關部門及其法律顧問進行協商。 第九條 合同范本條款 合同應包括以下內容：1、合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話，法定代表人姓名、職務，代理人姓名、職務、聯系方式；2、簽約的目的和依據；3、標的；4、數量和質量，包括檢測標準和方式；5、價款或酬金，包括支付方式；6、履行地點、期限和方式；7、爭議解決方式；8、違約責任；9、變更或解除條件；10、根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款；11、正副本份數、存放地點5、；12、生效的時間和條件；13、約定的聯系方式和書面通知的送達方式；14、附件名稱；15、簽約地點和日期；16、簽約各方開戶銀行和賬號；17、簽約各方公章或合同專用章；18、法定代表人或代理人簽章。第十條 范本產生法務部（或者行政部）與相關業務部門經過認真討論研究，確定規范文本，并報公司總經理（或者董事長）批準，然后備案。第十一條 范本定期修改在使用范本的過程中，應根據公司的實際情況每三月進行檢查一次，決定是否需要更新。第十二條 參照適用 對客戶提供的合同文本，應對照合同規范文本進行修訂，防止遺漏關鍵條款。第十三條 范本的突擊修改當法律、行政法規作出變動導致原有范本與之相抵觸時，應立即著手進行6、修改，擬定新的合同范本。 對于有國家或行業標準或示范文本的，應當優先適用。第四章 合同的審查與簽訂第十四條 資質審查在簽訂合同前，應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和審查：（1）主體資格合法：具有在有效期內年檢的營業執照，其核載的內容與實際相符。（2）欲簽合同標的應符合當事人的經營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、登記、資質證書。（3）由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明。（4）具有相應的履約能力：具有支付能力或生產能力或運輸能力等。必要時應要求出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。（5）具有履約信用：過7、去三年重合同、守信用，無違約事實，現時未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。 合同承辦人應根據審查結果提出審查意見書，并與有關真實資料一同送合同管理機構核驗。 合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應與其簽訂合同；必須簽訂合同時，應要求其提供合法、真實、有效的擔保。其中，企業以保證形式作出擔保的，其擔保人必須為具有代償能力的獨立經濟實體，并應對擔保人按前款規定進行審查。 上述所列各種文件為合同不可缺少的組成附件，其文本為復印本時，須加注“與原件核對無誤”字樣，并由核對人簽字。 第十五條 談判重大合同談判，應有法律顧問和商務技術等專業人員參加。 第十六條 合同原件管理合同除即時清結者外，一8、律采用書面形式。當事人協商一致修改、補充的合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。 運輸單、工程單、調撥單、任務單（書）、預算單（書）等一類文件可以作為合同的組成部分，但不得替代合同。 第十七條 合同起草注意事項合同的起草應由己方或以己方為主承擔，語言應嚴謹、簡練、準確。對于合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設?？罱忉?。合同涉及數字、日期要使用大寫，并且須注明是否包含本數。合同文本己方需要正本、副本各一。除特殊情況外，合同文本應當使用正式文本打印或印刷文本。第十八條 合同起草注意事項法定代表人授權委托代理人簽訂合同時，必須簽署授權委托書，且須明確委托權限和期限，禁止使用“全權代理”一類9、的文字。涉及下列合同時，被代理人須進行單獨一次性特別授權：（1）擔保合同；（2）資產抵押、租賃、轉讓、出售、收購合同；（3）投資合同、股東協議、出資協議；（4）企業合并、兼并、聯營合同；（5）需要授權的其他合同。第十九條 合同的審查合同簽訂之前，承辦人應將合同草案及與合同有關的證明材料提請本業務機構、財務機構、審計機構、法律機構按順序審核后，報送法定代表人簽訂合同。 業務機構、財務機構、審計機構、法律機構在審查合同草案時，可根據需要，要求承辦人提供與合同有關的補充證明材料。 業務機構及財務、審計機構、法律機構應對審核的合同簽署意見出具審核意見書；不具備各審核機構審核意見書的合同草案，法定代表人10、可拒絕簽署。第二十條 業務機構需審核的具體內容業務機構對合同審核的內容如下:1、合同的經濟性： （1）市場需求情況屬實； （2）市場需求預測可靠、合理； （3）投入產出核算經濟、準確。2、合同的技術性： （1）工程技術依據真實、可靠； （2）技術措施完備、可行； （3）技術標準和參數科學、真實、可行。3、合同的可行性：（1）整體項目技術具有可靠性；（2）經濟效益或社會效益具有真實性；（3）資產、資金使用效果的財務可行性；（4）具有可操作性。4、合同的安全性：（1）涉及的知識產權已采取相應的保護或限制措施；（2）無損本公司商譽、商業秘密及其他利益。5、業務機構認為必須審核的其他內容。（1）合同簽11、訂對象為個人時，合同文本中須注明該簽訂人身份證號碼及家庭住址，并在合同簽訂時檢驗其身份證原件。（2）合同簽訂對象為公司時，需驗證該公司是否為合法存續企業，合同簽訂人是否為該公司的法人代表或持有合法的授權委托書。（3）合同文本中必須有明確的合同起止日期.（4）合同的印章名稱應與簽訂的單位名稱一致。（5）合同爭議解決盡量規定為我公司所在地的仲裁委員會或法院。（6）合同文本部分，注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。（7）合同正文部分，產品名稱應具體標明型號、規格、數量、生產廠家等；技術質量要求明確、具體；數量要明確計量單位等；運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確12、；賬款結算方式、價錢金額必須按照國家規定的規范寫法約定明確；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。（8）在合同結尾部分，雙方都必須使用合格的印章公章或合同專用章。任一方不得使用財務章或業務章等不合格印章，同時注明合同有效期限第二十一條 審計機構、財務機構需審核的具體內容審計機構、財務機構對合同的審核內容包括：1、資金、財產的合法性：（1）資金來源合法，資產的所有權明確、合法；（2）資金使用和資產動用的審批手續合法；（3）資金、資產的用途及使用方式合法。2、價款、酬金和結算的合理、合法性：（1）價款、酬金的確定正確合理、合法；（213、）資金結算、酬金支付方式明確、具體、合法；（3）與資金、資產等有關的其他事項。3、索賠條款的合法性。4、審計機構、財務機構認為需審核的其他內容。第二十二條 法律機構需審核的內容法律機構對合同的審核內容如下。1、合法性：（1）主體合法，簽約各方具有簽約的權利能力和行為能力；（2）內容合法，簽約各方意思表示真實、有效、無悖法律、法規、政策及計劃，無規避法律的行為，無顯失公平的內容；（3）形式合法；（4）簽約程序合法。2、嚴密性：（1）條款齊備、完整；（2）文字清楚準確；（3）設定的權利和義務具體、確切；（4）相應手續完備；（5）相關附件完備;（6）附加條件適當、合法。3、可行性：（1）資信可靠，有14、履約能力；（2）擔保方式切實、可靠。4、合同承辦形式審核：（1）承辦人無誤；（2）符合規定程序；（3）各審核部門審核意見書齊備；（4）合同文本文字無誤，正副本及附件份數齊備。第二十三條 監督行政管理部根據其職責范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結果進行監督。 第二十四條 合同承辦人審核承辦人向有關機構提交合同草案時，應預留2-5個（含本數）完整工作日供其審核，特事特辦之合同審查除外。 各審核機構遇特殊情況需延長審核時間時，應向承辦人申明理由并征得同意，且延長后累計審核時間最長不得超過7個（含本數）完整工作日。涉外合同的審核時限累計最長不應超過15個（含本數）工作日。第二十五條 合同草案的修改各15、審核機構在審核合同草案時，如發現重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審核意見書中予以明確并提出修改意見。需要修改時，應連同全部文件退還承辦人。承辦人修改之后應重新申請審核，審核期限重新計算。法律機構結束審核后，應將法律意見書、其他審核機構意見書連同草案退還合同承辦人，由合同承辦人報送法定代表人審核簽署。第二十六條 合同承辦人的責任承辦人應對其提供的材料的真實性負責。否則，公司有權作出 對公司造成的實際損失范圍內的處罰。第二十七條 保密義務在合同審核過程中，承辦人、審核人、總經理、查閱人以及其他接觸合同的人負有合同保密義務，不得向公司其他人員和公司外人員泄露有關合同中的商業秘密。第二十八條 承辦人根據業16、務的實際情況，可以向總經理提請增加該合同的評審環節。第五章 合同簽章和存檔第二十九條 合同蓋章合同審批后，由合同主辦部門持另一方已加蓋公章的合同原件送交公司法定代表人或授權代理人簽字，最后交行政部加蓋合同專用章（并加蓋騎縫章）。印章的使用按用印管理辦法辦理。第三十條 合同檔案管理由合同承辦人將簽訂合同（包括文件）原件送交行政部存檔管理。對于各部門在合同執行過程中簽約方發生的與合同相關的附件、文書、圖表、送貨、提貨、托運、驗收、發票憑證、貨款的承付、托收憑證、產品的質量標準、樣品或相關報告、傳真、E-mail等都應妥善保存，并整理編號，建立臺賬管理。 行政部建立合同檔案。每一份必須有一個編號，不17、得重復或遺漏。對于每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同履行的情況記錄，變更、解除合同的協議（包括文書、傳真、E-mail等），均應妥善保管。 對重大合同，企業要注意備案，方便查詢。業務部門需要查詢或復印合同原件，須經過主管部門和總經理同意后方可查詢或復印，行政部門對復印的合同加蓋“與原件核對無誤”專用章。第六章 合同執行與監督第三十一條 合同執行監督任何人發現對方不履行或不全面、不適當履行合同時，應立即通告承辦人，承辦人應在法定或約定期限內以法定或約定方式向對方提出異議。異議文件須經法律顧問審核，并報法律機構備案。收到對方履行異議時，承辦人應在法定或約定期限內以法定或約18、定的方式予以答復，答復文件須經法律顧問審核，并報法律機構備案。第三十二條 合同集體監督任何員工如果發現合同主辦部門和相關人員在簽訂和執行合同過程中有損害公司利益的行為，均有權利和義務向公司領導或行政部舉報。第三十三條 合同的監督獎勵各單位可對合同管理工作中作出成績者及避免或挽回經濟損失者予以表彰和獎勵。第三十四條 應收賬款應以承辦人員自清為原則,在必要的階段由公司清債人員協助清理。承辦人員辦理移交及大的貨款債權糾紛可由清債人員監督、跟蹤、處理。第三十五條 各承辦人員與清債人員密切配合,就應收賬款針對不同情況進行清理,以盡快使合同得以完全履行。 1、承辦人員應經常與用戶核對賬目，凡有應收賬款的單19、位，每年出具對賬單或還款書面計劃不得少于一次。 2、該求助于法律的，承辦人員應主動書面提出，并提供相關書面資料（如合同、發票、收款單、還款計劃等法律憑證）。 3、債務人無力償還，又面臨破產、歇業的可能，承辦人員應積極采取措施，如以貨抵款（業務員自行變賣，現款交財務），手續做到合法、齊全。與有關大的企業，可簽訂財產抵押協議，以免造成不必要的損失。 4、對新發展的用戶，做到帶款提貨；有關老用戶做到前款不清，后貨不發。第三十六條 視實際情況，在年底，由各部門合同管理員將本部門合同進行整理，將已執行完畢的合同整理移交檔案室集中管理。第三十七條 合同責任追究有下列情形之一，情節嚴重并造成重大經濟損失或擴20、大經濟損失的，應對責任人予以通報批評或行政處分；構成犯罪的由司法機關追究刑事責任。（1）不按本辦法規定簽訂合同的；（2）簽訂有重大缺陷或無效合同的；（3）審核人員無正當理由延誤審核的；（4）因審核人員疏忽未審出合同缺陷的；（5）未依法律和本辦法規定變更或解除合同的；（6）丟失合同文本及相關文件的；（7）提供虛假資料的；（8）超越權限或濫用授權簽約的；（9）未按規定進行授權或轉委托的；（10）發生糾紛后，隱瞞或不及時向有關機構匯報或不及時采取措施的；（11）有關法律性文件未經審核的；（12）應當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的；（13）在合同簽訂過程或旅行中，與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的21、；（14）泄露合同意向、商業秘密或有關機密的；（15）使用非法手段簽訂合同的。利用經濟合同進行犯罪活動，或出現刑法規定情節構成犯罪的，由司法部門追究刑事責任。 合同糾紛的處理第三十八條 任何人在合同履行過程中發現合同有糾紛跡象，應迅速及時向承辦人反映，經業務部門領導同意及時與法務機構聯系，并按照以下提示迅速收集下列有關證據：（1）合同文本，包括合同附件、變更或解除的協議、有關電報、信函、圖表、視聽材料等；（2）有關的票據、票證；（3）有關質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等；（4）證人證言；（5）其他有關材料。第三十九條 合同糾紛委托代理以仲裁或訴訟方式解決糾紛時，承辦人應向法律機構確定代理人、訴訟方案等，并向法定代表人報告。第四十條 強制執行對方當事人逾期不履行生效協議、裁決、判決時，承辦人應及時向法律機構匯報，并經法定代表人同意，向人民法院申請強制執行。第四十一條 合同糾紛處理完畢，合同承辦人員對糾紛處理的全過程形成書面材料，向部門負責人或總經理匯報后，與合同統一存檔備查。 第四十二條 本制度由西安xx房地產開發有限責任公司管理中心負責解釋。第四十三條 本辦法自 年 月 日起執行。