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1、房地產開發集團行政中心綜合辦公室公文管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 通 則第一條：集團公文是指集團在行政管理和經營管理中形成的具有法定效力和規范體例格式的公務文書。公文行文應堅持簡明、實效原則。公文的處理應做到規范、準確、及時、安全。 第二條：公文管理是指公文的發文、公文的收文以及公文的存檔管理。第三條：集團常用的公文種類有：請示、報告、批復、通知、通報、決定、函、會議紀要等。第四條：公文的格式一般由文頭（集團行政中心綜合辦公室）、秘密等級、急緩程度，發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、發2、文單位名稱、發文日期、印章、主題詞、抄送、抄報、印發機關、印發份數等部分組成。第二章 公文發文管理 第五條：集團的發文管理是指公文的擬稿、審稿、簽發、打印、校對、印發。第六條：集團重要的行政管理文件、經營管理文件、財務管理文件、人事任命、處理決定等需要以集團名義發文的文件，均應按照集團綜合辦公室標準業務流程以紅頭文件的形式發送抄報相關部門；集團各職能部門一般不對外行文，凡是對外行文一般都以集團名義發出；請示和報告一般應逐級上報，請示應該一文一事。第七條：公文的擬稿應符合國家相關的法律政策，符合行業規范，符合集團的基本制度和規范；公文擬稿應觀點明確、層次分明、文字通順簡練、引用準確。第八條：公文3、由擬稿部門負責人進行審稿，必要時可征詢相關部門意見并呈報有關領導閱示，公文擬定后，送交領導簽批時，必須填寫文件簽批單。第九條：集團公文分為四個層面：集團文件，專業部門業務文件。集團文件涉及到保密事項的在審批時必須注明密級、保密期限及知曉范圍。第十條：集團文件主要指以集團名義發布的涉及集團整體工作的重要文件，主要有集團內部管理文件、對外函件、人事文件、日常行政文件等共四類文件，前三類文件均已紅頭文件的形式印發，集團紅頭文件需經董事長簽批后方可印發。發文格式應依照通則中的格式盡量全面。集團日常行政文件發文以便函形式（格式見附件一）發出，由行政中心總監簽發。第十一條：專業部門文件指集團各部門發布的針4、對專項業務，只在專業體系內執行的文件。此類公文核稿審定之后，送交主管副總經理簽發，以便函形式（格式同日常行政文件）發出，抄報總裁、副總裁、各公司總經理、綜合辦公室，抄送相關部門。編號按部門名稱第一字編號，如XX集字、XX集審字、XX集財字等。第十二條：公文的校對。各種公文，一律由擬稿部門進行校對，校對人應簽名確認，校對工作必須做到準確無誤，原稿與樣稿一致，必須改動時，應征得核稿人認可，需做重要改動時，必須經過原簽發人簽字同意；不經校對的文稿文印人員不予印發。第十三條：公文的印發。凡以集團名義印發的文件、以綜合辦公室名義印發的文件均應由綜合辦公室核照文件簽批單，手續齊全后印發；會議紀要一般不用加5、蓋印章。第十四條：公文印發后，應及時發布或及時報送相關領導、相關部門。公文發送時，應予以登記，注明發文字號、發文日期、文件標題、密級、發往單位、份數等。第三章 公文收文管理第十五條：公文的收文管理是指公文的簽收、登記、閱批、承辦、催辦、歸檔。第十六條：公文的簽收。凡發給集團、集團綜合辦公室及外部單位的文件均由綜合辦公室政務秘書簽收、拆封；凡發給集團總裁的文件由總裁秘書簽收并轉呈；凡發給集團副總裁的文件由集團綜合辦公室政務秘書簽收、登記并轉呈；發至各職能部門的文件，由各部門兼職文秘簽收，酌情拆處，其中屬主送集團的公文，應及時送至綜合辦公室，按程序登記處理。簽收的來文屬秘密文件范疇的依照集團行政中6、心綜合辦公室保密制度進行來文處理。第十七條：公文的登記。所有公文收文應予以登記、編號，注明收文日期、密級、文件來源、標題、頁數、分送情況（承辦單位）和督辦記錄。第十八條：凡發給集團、集團綜合辦公室及外部單位的來文均應由綜合辦公室文員填寫“集團來文處理單”后，呈交行政中心總監閱批批轉，或向上一級進行批示，或批請有關職能部門限期辦理和閱知。凡發給各職能部門的文件，由各職能部門根據文件內容酌情分呈集團相關領導閱批。凡需集團研究和批復的文件，由各職能部門提出擬辦意見分請有關領導批示和批請有關部門辦理。第十九條：承辦部門在收到應辦文件后，應及時予以登記并處理，指定承辦人，必要時擬定辦理方案，與相關部門及7、時協調溝通，在規定期限內辦理完畢，并將辦理結果及時反饋給批示領導。在文件承辦過程中如出現問題，應及時通過文秘部門向領導反映。第二十二條：凡經集團綜合辦公室及各文秘部門登記、呈交閱批的文件，集團綜合辦公室以及集團各相關部門的文員對簽收的文件負有催辦責任，應及時了解各承辦部門對文件的承辦情況，并及時將承辦結果轉呈各有關領導。凡報送集團總經理的文件，總經理秘書負責文件的登記、轉閱、催辦等工作。第四章 公文的存檔第二十三條：集團和各項目部所有正式發文的文件均應分類存檔。存檔時應包含公文的擬稿、公文簽批單，兩份正式文印稿等相關資料。第二十四條：集團的收文在處理完畢之后應分類進行存檔，存檔時應包含收文原稿8、來文處理單、領導的審批意見、承辦部門的辦理結果等相關資料。第二十五條：集團綜合辦公室和各項目部的其它文件資料如會議資料、項目資料、音像資料等應分項按類進行整理存檔，在每年年初進行歸檔整理時，不屬于集團檔案管理制度所定義的歸檔范圍的文件檔案，可視情況進行銷毀，銷毀時應整理編目并填寫“文件檔案銷毀審批單”（見附件四），呈交有關領導批準后銷毀。第二十六條：集團綜合辦公室及各職能部門存檔的文件資料應每年定期進行分類歸檔的全面自查，歸檔工作由集團文秘人員和職能部門檔案員協作進行，歸檔后的文件依照集團的檔案管理制度進行管理。 第二十七條：本制度的最終解釋權歸屬集團綜合辦公室。第二十八條：本制度自頒布之日9、開始執行。附：1、便函形式公文 2、集團公文格式 3、文件檔案銷毀審批單密級 XX 字 號小二號宋體加粗 簽發人：仿宋三號仿宋三號加粗文件標題XXXX（主送單位）XXXX（正文）仿宋三號仿宋三號 部門名稱（印章） 年 月 日仿宋三號抄報（抄送）：密級仿宋二號XXXX房地產開發集團有限責任公司文件 XX 人字 號 簽發人：宋體小二號仿宋四號文件標題XXXX（主送單位）XXXX（正文）仿宋四號仿宋四號 集團XXXX （印章） 年 月 日仿宋四號抄報：抄送：密級仿宋二號XXXX房地產開發集團有限責任公司文件 XX 財字 號 簽發人：宋體小二號仿宋四號文件標題XXXX（主送單位）XXXX（正文）仿宋四號仿宋四號 集團XXXX （印章） 年 月 日仿宋四號抄報：抄送：文件檔案銷毀審批單部門/單位申請人申請日期文件題名(文件目錄可附后)銷毀原因部門文員部門經理主管副總經理 總經理