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1、建設股份公司文件下發工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的為進一步完善公司文件管理，讓公司文件的下發更加規范、合理，從而提高公司下發文件的質量和提升下發文件的效率，特制定本制度。 二、適用范圍 本制度適用于公司各部門的文件下發工作。 三、管理責任 1、綜合辦是公司文件的統一管理部門，主管本公司并負責指導各部門的文件下發工作。2、 公司各部門在文件管理中必須嚴格執行公司相關保密規定，確保公司信息安全。 四、 發文規則 1、公司文件的下發由相關部門起草，未涉及跨部門事項的文件，歸各部門管理，由部門經理及分2、管領導審核后，呈交總經理審閱批準之后生效；涉及跨部門事項的文件，發文部門起草后，應先征求相關部門意見，并經相關分管領導審核后，呈交總經理審閱批準后生效。 2、綜合辦設立專門人員對公司文號及發文格式進行管理。批準生效后的文件原件及電子檔備份由綜合辦存檔，并統一編制文號，最后將修訂好的電子文檔或書面文檔發至相關部門，并保存發文記錄。五、文件格式1、文件一律采用A4或B5型號的紙張打印，頁面邊距按標準版面。 2、主標題（又稱一級標題）為二號宋體（加粗）；二級標題為三號黑體；三級標題為三號宋體加粗；正文均為三號宋體。 3、所有正式的下發文件要求統一編號，各部門代字如下： 副總辦 xx總字 綜合辦公室 3、xx辦字 工程部 xx工字 市場經營部 xx市字 財務部 xx財字 人力資源部 xx人字 六、文件的校正程序 先由相關出臺文件的責任部門起草，綜合辦負責初步編制文件，公司文件若需修改，由相關部門提出書面意見，經相關領導審閱批準后，由綜合辦按規范進行修改。修改之后的文件經綜合辦統一以電子文檔或書面形式發往相關部門。無保留價值的原書面文件需送還綜合辦，由綜合辦統一銷毀。 七、文件審批程序1、公司的文件采取逐級審批的程序，應將擬制的文件報送直接上級審核。2、公司領導審批后，再由綜合辦統一發放至相關部門。3、文件審核（批）的重點是：是否需要行文；是否符合公司的規章制度；是否應與有關部門協商、會簽；文種4、使用、公文格式、文字表述是否符合本制度規定等。4、公司頒布的規章制度以及涉及公司全局的文件，正式發文前應先經總經理審核，由總經理簽字或蓋章確認。八、文件發放辦法1、按各部門、各級領導職權劃分的規定，各級領導負責簽發職權范圍內報送的文件。2、有關規章制度、管理辦法以及關系公司全局的文件由總經理簽發。 3、法律文件由法定代表人或法定代表人授權的人員簽發。3、 文件在公司領導簽字或蓋章后生效。5、文件發放人員負責本部門的發文工作，對于公司全部發文，要進行登記，即填寫發文登記表。6、文件收發人員應將原件進行歸檔管理，將文件的復印件發至抄送部門,并將相關文件電子版上傳到公司群共享。九、收發效率與管理1、公司綜合辦負責公司的文件發放工作，所有針對公司全部人員下發的文件一律由綜合辦人員進行登記，即填寫發文登記表。2、文件發放人員必須盡職盡責，在發文的各個環節都要嚴格登記手續，使文件的流轉方向和辦理過程一目了然。3、文件收發人員應在收文后一小時之內將文件及時送達各收文部門（個人），不得在手中積存，以免造成辦公效率低下。4、文件審核人、審批人原則上應在24小時內將所交批文件簽署意見并批轉或交辦。5、所有辦畢文件都應立卷歸檔。附：本制度最終解釋權歸公司綜合辦。本制度自頒布日起生效。