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1、建設集團公司合同管理制度附流轉單及標號規則編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 青島xx建設集團有限公司合同管理制度為防范市場風險與法律風險，提高企業經濟效益，避免因合同簽訂、履行過程中的不規范行為導致糾紛的發生，依據中華人民共和國合同法、中華人民共和國建筑法等相關法規，結合我公司實際情況，制定本管理制度。1、適用范圍：1.1各部門、各項目部以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。1.2訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。1.3我公司對外簽訂的所有建設工程施工合同、勞務分2、包合同、物資設備采購供應合同等，均適用本管理制度。2、主要人員、部門職能2.2公司總經辦是公司合同管理機構，負責合同的上報、歸檔、借閱、登記及合同格式文本、法人授權委托書的發放和管理工作。2.3法律顧問的職責負責修訂和完善公司合同管理制度；2.3.2負責制訂公司自用合同的格式文本；2.2.3負責組織有關合同管理的法律知識講座和培訓；2.2.4負責解答合同簽訂、履行等方面法律問題，配合業務部門參與合同的洽談；2.2.5會同公司有關部門對重大、重要合同進行評審；2.2.6監督、檢查各部門合同簽訂、履行、管理情況；2.2.7參與合同糾紛的調查處理，制定解決方案；2.3公司經營部負責建設工程施工合同洽3、談、簽訂工作。2.4項目經理部負責建設工程合同、材料設備買賣合同的具體履行工作，并承擔以下職責：2.4.1負責宣傳、貫徹有關法律、法規和規章，組織學習所在工程項目的各類合同，做好合同交底工作；2.4.2履行合同中規定的職責，監督分包工程的進度及工程質量；2.4.3監督材料、設備的驗收；2.4.4負責所在項目所有合同的日常管理工作，收集、記錄、整理和保存與合同有關的協議、函件，辦理工程變更和簽證，并及時提交公司工程部；2.4.5收集、整理索賠資料，書寫索賠報告。如有需要，可設立索賠小組，負責索賠工作。2.4.6監督所在項目各類合同的履行情況，發現問題及時向公司工程部報告。2.5公司工程部負責建設4、工程分包合同、勞務分包合同的組織簽訂工作，負責監督、檢查各工程項目的合同履行情況；指導項目部完成其合同管理的相關職責。2.6資產管理部根據公司大宗物資集中采購管理辦法規定，負責大宗物資、材料、設備合同的洽談、簽訂工作。2.7公司財務部負責根據合同條款及履行情況收、付款項。2.8公司各部門負責人負責該部門的合同管理工作，有條件的應指定專人負責具體工作。2.9印章管理人員在辦理合同訂立、變更、解除等事宜使用印章時，負責根據已簽字的合同流轉單用印。嚴禁在空白文本上蓋章，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章；嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章，如有例外需要，須經總經理批準。單份合同文5、本達二頁以上的須加蓋騎縫章，并由授權代理人在合同文本每頁右下角簽署。合同用印應使用合同專用章；項目部用章由總經理辦公室統一刻制，項目部不得對外簽訂合同。3、合同的簽訂3.1授權委托公司實行法定代表人授權委托制度，簽訂合同應先取得授權委托書，并在授權范圍內簽訂合同，合同簽字蓋章前必須經過公司法律顧問審核確認。對外訂立經濟合同的授權委托分固定期限委托和業務委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業務委托的授權方式。授權委托書經法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。3.2合同主體的審查3.2.1訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進6、行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的合同。3.2.2授權代理人簽署前前，應審查對方經辦人（或授權代表）代理權限，審查對方經辦人提供資料的真實性與合法性。3.2.3簽訂建設工程施工合同要重點審查業主的項目立項文件、招標文件，以確定發包人的主體資格；審查項目資金落實程度及業主以往合同履約情況，以確定業主的履約能力。3.2.4簽訂分包合同要重點審查承包人的營業執照規定的經營范圍、資質等級、管理能力和實際業績。3.2.5公司一般不與自然人簽訂合同，確有必要簽訂合同，應經總經理同意。3.3合同的形式3.3.1訂立合同，除即時付款收貨的簡單小額7、經濟事務外，應當采用書面形式。符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：a. 單筆業務金額達一萬元的；b. 有保證、抵押或定金等擔保的；c. 我方先予以履行合同的；d. 有封樣要求的；e. 合同對方為外地單位的；3.3.2“書面形式”是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文（包括電報、傳真、電子郵件等）。3.3.3除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的應當使用示范文本，無示范文本的應在法律顧問的指導下制作合同文本。合同文本應具備以下主要條款：標的（指貨物、勞務、工程項目等），數量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約8、責任等，經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。3.3.4合同文本上應注明名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬號。國家格式化或者公司擬定的格式合同由經辦人按合同紙上的要求填寫。重要合同由法律顧問負責擬稿。3.4建設工程施工合同的簽訂3.4.1合同洽談前，公司經營部必須按本制度3.2條的規定對發包人的綜合情況進行考察。建設工程施工合同中投標中標的項目，要審查業主的招標文件、我方的投標書、中標書、紀要、往來函等文書，召集有關部門認真組織合同洽談準備會，制定談判的原則和方案。3.4.2合同洽談過9、程中，對于涉及擔保、預付款、各類保證金等費用較大的項目，應重新提交公司法律顧問進行評審。3.4.3合同主要條款商定后，經營部門負責起草文本，附合同相關資料提交相關部門（法律顧問、工程部、財務部等）進行會審后，報公司負責人或授權代表批準簽字。3.4.4合同經雙方簽字、蓋章后，按法律法規規定或合同約定必須辦理簽證、公證、備案手續的，由經營部負責辦理。3.4.5按規定須經有關部門批準、登記才能簽訂或生效的合同，必須辦理批準或登記手續。3.5勞務（專業）分包合同的簽訂3.5.1合同洽談前，公司項目部必須按本制度3.2條的規定對分包人的綜合情況進行考察。3.5.2項目經理部在符合分包方條件的企業中進行招10、（議）標工作。公司工程部對招標文件、評標辦法及合同條件進行審查，并對招標工作進行監督。3.5.3勞務（專業）分包隊伍中標后，在征得業主同意（若建設工程施工合同有此約定）后，由項目經理部根據公司合同流轉程序與分包方簽訂分包施工合同。3.6材料設備采購合同的簽訂材料設備采購合同由采購部門根據合同要求與供應方進行洽談，擬訂合同條款，交法律顧問、工程部、財務部會審后簽訂。3.7其他合同的簽訂其他合同由主辦人員與對方當事人商談后擬好合同條款，參照上述流程審批簽訂。3.8會審及法律顧問審查會審由經辦人向總經辦提出口頭申請，總經辦根據合同內容組織會審，一般安排在公司周例會時間進行。3.9法律顧問有疑義的合同11、條款，經辦人應予全面解釋。對公司法律顧問提出的修改意見，經辦人應予重視，并協商完善。應公司法律顧問的要求，經辦人有責任補充相關材料。4、合同文本的管理4.1對方已簽字蓋章的合同，印章管理人員根據已簽字的合同流轉單用印后，經辦人須直接將我方合同隨合同流轉單交總經辦合同管理人員。對方未簽章的合同，我方用印后，經辦人須將合同文本復印件隨合同流轉單交總經辦合同管理人員留存。合同正式簽訂后3個工作日內，經辦人須將我方合同正本交總經辦，替換出原復印件。4.2總經辦合同管理人員接到簽章的合同后，按公司確定的規范辦理合同統一編號及登記手續，并根據合同性質復印并分發給財務及其他相關部門留存。非書面合同代用單也視12、作書面合同，統一予以編號。4.3合同履行完畢后，履行部門應將與合同有關的補充協議、會議紀要、傳真、電話記錄、簽證、索賠報告、合同臺帳等全部資料及時移交公司總經辦。4.4公司總經辦應當做好合同文本及相關資料的歸檔工作，并定期將合同管理情況報告公司管理層。5、合同的變更、解除5.1合同訂立后，在履行過程中，經辦人員應及時掌握合同執行情況，對涉及合同履行中的變更、解除等重要事項，應及時匯報，并依合同簽訂流程履行審核手續。5.2在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。我方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規定的期限內13、作出書面答復。5.3變更或解除合同的，應當采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準、登記、備案手續的，應由合同經辦部門依法及時辦理，特殊情況下可提請公司總經辦在法律顧問指導下及時辦理。5.4存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同：5.4.1因不可抗力致使不能實現合同目的；5.4.2在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；5.4.3對方遲延履行主要債務，經催告后在合同期限內仍未履行；5.4.4對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的；5.4.5法律規定的其他情形。5.5公司任何人員不得擅自以公司名義變更或解14、除合同。確須變更或解除時，由合同經辦人查明原因，提出意見，經批準簽訂的部門或負責人審核后，認為已出現了5.4條規定的情形的，應及時提交公司法律顧問審查并處理相關后續事宜。5.6變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發的要求，掛號寄發或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由總經理辦公室保管。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理范圍。合同變更后，合同編號不予改變。5.7作廢的合同應依上述流程履行手續，并將所有份數合同隨附，最后由總經理辦公室歸檔。6、合同的履行6.1公司按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義15、務。6.2合同履行中發生的情況應建立合同履行執行情況臺帳。業務部門和財務部門應根據合同編號設立，每一合同設一臺帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。6.3有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同的組成部分，合同履行部門應及時整理、妥善保管。6.4在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。向對方當事人交付重要資料、發票時應由對方當事人出具收條，履行合同付款時應由對方當事人出具收據，公司原則上只開具限制性抬頭的轉帳支票，不允許以現金形式支付。6.5合同履行過程中，若出現履約困難、我方或對方違約或可能違約的情況，經辦人或相關經手人應即時提交公司法律顧問處理16、。6.6財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：6.6.1. 應當訂立書面合同而未訂立書面合同；6.6.2. 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。6.7付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。6.8在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字，再轉財務審核付款。7、考核與獎懲7.1公司、所屬各分公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司利益，保守合同秘密。7.2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟17、損失的，予以獎勵。7.3合同經辦人員出現下列情況之一的，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：7.3.1在合同簽訂、履行過程中收受賄賂，與他人惡意串通，損害公司利益；7.3.2在合同簽訂、履行過程中，嚴重玩忽職守，導致公司遭受經濟損失的；7.3.3未經授權批準或超越授權簽訂合同；7.3.4為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書；7.3.5應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同；7.3.6遺失重要證據；7.3.7發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；7.3.8合同專用章、蓋章的空白合同，授權委托書遺失未及時報告；7.3.9未履行規定手續擅自在對方出具的書面文件18、上簽字而給公司造成損失的；7.3.10其他違反本管理制度的。7.4公司職員在簽訂、履行合同過程中違反刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。8、附則8.1合同份數按照合同當事人數確定，每個當事人一份，我方合同交總經理辦公室存檔。8.2本制度自下發之日起生效實施，原青島xx建設集團有限公司合同管理辦法同時廢止。附件：1、合同簽訂、變更、解除、作廢流程2、合同流轉單3、合同編號規則 附件1合同簽訂、變更、解除、作廢流程1、建設工程施工合同流 程：主體審查起草文本會審總經理審批與對方簽訂辦理公證、備案等手續公司內部備案主辦部門：經營部 經營部 經營部 經營部 經營部 總經辦協辦或涉及部門： 工程部19、 經營部 財務部 財務部 法律顧問 工程部及相關項目部2、勞務分包合同流 程：主體審查招（議）標會審（大額合同總經理審批）與對方簽訂公司內部備案主辦部門：項目部 項目部 工程部及項目部 項目部 總經辦協辦或涉及部門 工程部 經營部 項目部 財務部 財務部 法律顧問 工程部3、材料設備合同流 程：與供方洽談擬訂合同條款會審（大額合同總經理審批）與對方簽訂公司內部備案主辦部門：資產管理部 資產管理部 資產管理部 資產管理部 總經辦協辦或涉及部門： 工程部 資產管理部 財務部 財務部 法律顧問 工程部與相關項目部4、其他合同流程：主辦人洽談擬定條款報部門經理審批或預審法律顧問審查（大額合同總經理審批20、）簽訂公司內部備案總經辦、財務部、合同簽訂部門 附件-1青島xx建設集團有限公司合同流轉單部門： 經辦人： 日期： 備注： 合同名稱： 合同主要事宜：1、對方單位名稱： 2、合同標的及數量、質量： 3、合同金額： 4、合同期限：5、合同履行地點： 6、其他： 合同的份數、附件及相關文件： 部門（或項目）經理： 日期： 工程部經理： 日期： 財務經理： 日期： 法律顧問： 日期： 總經理： 日期： 說明：1、 本流轉單適用涉及合同訂立、變更、解除、作廢等事宜；2、 部門（或項目）經理、工程部經理、財務部經理、法律顧問、分管副經理、總經理根據各自權限審核、簽字；3、 印章保管人依據本單位的簽字情況21、用印、勿需印章使用單；4、 本流程中必須隨時附合同稿及有關文件，凡審核同意者同時在其中一份合同正本上簽字，以此作為財務處理的依據；5、 有關人員所簽字的合同由財務歸檔，合同流轉單和備份合同或復印件由總經理辦公室歸檔；6、 合同文本資料一欄填寫合同的份數和包括的附件及相關文件等資料。附件-2青島xx建設集團有限公司合同流轉單部門： 經辦人： 日期： 備注： 合同名稱： 合同主要事宜：1、對方單位名稱： 2、合同標的及數量、質量： 3、合同金額： 4、合同期限：5、合同履行地點： 6、其他： 合同的份數、附件及相關文件： 部門（或項目）經理： 日期： 經營部經理： 日期：工程部經理：日期： 財務經22、理： 日期： 法律顧問： 日期： 總經理： 日期： 說明：7、 本流轉單適用涉及合同訂立、變更、解除、作廢等事宜；8、 部門（或項目）經理、工程部經理、財務部經理、法律顧問、分管副經理、總經理根據各自權限審核、簽字；9、 印章保管人依據本單位的簽字情況用印、勿需印章使用單；10、 本流程中必須隨時附合同稿及有關文件，凡審核同意者同時在其中一份合同正本上簽字，以此作為財務處理的依據；11、 有關人員所簽字的合同由財務歸檔，合同流轉單和備份合同或復印件由總經理辦公室歸檔；12、 合同文本資料一欄填寫合同的份數和包括的附件及相關文件等資料。青島xx建設集團有限公司 附件3合同編號規則合同編號采用名稱代碼 年份 序號的規則。編號總長度為十一位，其中名稱代碼的長度為四位，年份的長度為四位，序號的長度為三位。如果xx園林工程的名稱代碼為 ，那么xx園林工程2004年簽訂的第八份合同的編號為 。非書面合同代用單的編號規則同正式合同。合同分類名稱代碼表合同分類代碼路橋、市政工程園林工程其他合同