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1、建設公司物資采購及出入庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 說明：本制度主要適用于公司內部生產物資以及非生產物資的采購管理以及出入庫管理。其目的是為了規范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強企業物資采購以及物資出入庫的監督與管理。相關管理制度：生產物料管理制度、辦公用品管理規定等。制度中涉及到的附件內容，例如采購計劃單、請購單、領料單、入庫單、出庫單等，詳見物料采購管理或者項目采購管理中相關管理工具。1、總則1.1為了規范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強企業物2、資采購的監督管理，特制定本制度。 1.2本制度是公司物資采購管理的基本規范，適用于公司物資的采購以及出入庫管理。 1.3采購部應當根據市場信息做到比質、比價采購，同時，在付款方式上，做到貨到付款，或分期付款，減少采購風險。 2、采購部職責以及工作原則 2.1采購部崗位職責 （1）負責物資采購管理制度和內部各崗位職責的制定； （2）負責物資采購員、計劃員及檔案管理員的監督與管理；（3）負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂及保管； （4）負責物資采購的詢價、議價、比質、比價； （5）負責本部門按時、保質、保量地完成所需各項物資的采購工作； （6）負責管轄范圍內的衛生、安全工作。 （7）負責做好各3、項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發的各種文件； （8）負責建立采購物資臺帳、借款明細帳及公司應付帳款，定期與財務部對帳并協助實施物資盤點。 2.2物資采購原則 （1）未經審批的物資一律不得采購； （2）倉庫內的庫存物資應優先使用； （3）建立合格供應商名錄時，采購遠近搭配的原則； （4）采購物資時，應盡量通過銀行結算，減少現金結算； （5）在比價過程中，嚴格執行同類產品比質量，同樣質量比價格，同樣價格比服務的原則，擇優確定采購單位； （6）對于先試用的物資，必須由使用部門出具試驗報告，并由審批后，方可采購。 （7）盡量避免當日使用，當日采購，一定要做到提前采購。3、物資采購管4、理 3.1物資采購一般規定3.1.1為節約采購成本，公司實行按月上報采購計劃。采購部編制采購計劃時，要從實際工作出發，避免盲目提報物資采購計劃，避免物資積壓損失。3.1.2公司各部門要按程序報物資采購計劃，在每月的 日前向采購部報下月的采購計劃，然后由采購部匯總后統一上交公司經理辦公室。3.1.3各部門提供的需采購物資的規格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負責 %的經濟損失，所在部門承擔 %；同時，采購部有權拒絕采購型號不完整的物資。 3.1.4物資采購時必須嚴格按照采購原則、采購計劃進行采購，做到不錯訂、不漏訂，及時準確地做好物資貨源的落實工作。簽訂物資采購合同時，要嚴格5、執行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數量、規格型號、價格、質量標準、交貨期、交貨地點、結算方式、運費承擔、包裝、運輸、驗收方式、經辦人經濟責任以及其它需要明確的事項。一般情況下，按照公司標準合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問聯系后，再簽定合同。 3.1.5物資采購時，如使用單位出具的原材料出現短缺現象，采購部應征求使用單位意見，在使用單位同意，并簽字確認后方可采購使用單位愿意接受的代用品，否則，出現后果由采購部負直接責任。 3.1.6采購部未能及時完成的采購任務，應及早報主管生產副總經理說明原因，擬定補救措施。 3.1.7生產物資采購計劃單、非生產物資采購計劃單一式 聯，各部6、門審核簽批齊全后，必須交到每聯上的指定部門，以便統計核對。3.2物資請購3.2.1生產物資的請購：由采購部采購人員針對需采購的物資，依公司存量管理基準、用料預算、參酌庫存情況，進行市場摸價、貨比三家后，如實逐項填寫“生產物資采購計劃單”，并按“計劃單”下方所設會簽部門依次審核簽批后，將“計劃單”分交給相關部門統計備查。具體流程如下：部門采購員編制生產物資采購計劃單 部門負責人 財務科 總經理 部門采購員 交財務科和辦公室統計采購。3.2.2非生產物資的領用及請購：非生產物資的領用由各部門依照本部門的實際需求，每月初預報，填寫非生產物資申領計劃單，經相關部門依次審核簽批后，交由采購部門進行匯總采7、購后，憑審核簽批手續齊全的非生產物資申領計劃單向物資管理部門領用。非生產物資的申領與采購流程如下：部門人員編制非生產物資申領計劃單 部門負責人 財務科 總經理 辦公室統計 采購部按匯總好的申領計劃，編制非生產物資采購計劃單 財務科 總經理 交辦公室統計采購。3.2.3緊急請購：對于緊缺、急用物資，應至少提前2日、持相關部門及總經理核批后的“物資采購申請單”與采購人員取得聯系，以便及時備貨、保證使用。如遇總經理外出，由請購部門電話請示總經理同意后，如實逐項填寫“物資采購計劃單”，并在備注欄注明原因，方可采購，凡緊急請購的物資，必須在1-2天內補辦審批手續。具體流程如下：部門采購員編制生產物資采購8、計劃單 部門負責人電話請示總經理同意后 部門采購員 1-2天內按“物資采購計劃單簽批流程”補批手續。3.3采購程序3.3.1采購員在采購時對同一種商品應至少比價三家以上。3.3.2采購員通過電話、傳真“詢價單”、Email、實地考察等方式進行尋價、比價、議價。3.3.3采購員要如實、認真、工整、逐項填寫“物資采購計劃單”中的各項目，不得虛填，不得空項，無法填寫的應在“備注”欄內注明。3.3.4總經理對比價項進行核查、審查完畢后在非、生產物資采購計劃單上的“總經理審批意見”欄確認合適供應商，并在下方“總經理”處簽名。(此條僅對重要原材料或是數量金額較大的訂單)4、物資驗收入庫管理4.1 物資驗收9、入庫一般規定4.1.1采購人員辦理完采購手續后要及時跟蹤物資的入庫情況。物資入庫時，采購人員要協同保管人員與交貨人、使用部門主管或質量管理部門辦理驗收手續，核對清點物資名稱、規格、質量、數量是否與計劃、合同及購貨憑證相符，檢查包裝封印是否完好，計量物資按凈重驗收，保管人員和采購人員應按驗收單上的要求簽字，以履行其職責。4.1.2倉庫保管人員在驗收過程中發現的問題，要及時通知物資使用部門和物資采購人員，并同時做出記錄備案，分清責任，責任不清時嚴禁驗收入庫。4.1.3驗收中的不合格物資，嚴禁接受，如出現工作失誤或故意驗收，保管人員負全部經濟責任。4.1.4采購人員對款已付而貨未到，或貨到發票未到，10、應及時通知對方經辦人，盡快查實情況。4.2物資驗收入庫程序 庫管員對物資的數量、品種、規格、供貨方等對應非、生產物資采購計劃單進行驗收，核實無誤后開具入庫單并在入庫單上簽字作為入庫及驗收合格依據。對于急用生產物資，庫管員須到現場進行入庫驗收，并依照物資出入庫規定流程辦理出入庫手續。具體流程：采購員或供應商送貨到庫 庫管員與非、生產物資采購計劃單核對驗收無誤后開具入庫單 部門負責人核實入庫單簽字 庫管員入賬。4.3采購物資的發票入賬流程發票 庫管員將入庫單附在發票后 部門負責人在發票上簽字 財務部 總經理 財務入賬 。5、物資出庫管理（本部分也可以單獨列出，企業根據實際需求擬定）5.1物資出庫一11、般規定5.1.1物資的領用、發放，需按“先進先出，計劃供應，節約用料”的總原則進行發料，發貨時要堅持一核對、二簽字、三記帳、四盤點的程序，對違反發料原則造成物資失效、霉變、大料小用、優材劣用以及差錯等損失，保管人員承擔全部經濟責任。5.1.2各部門領用材料時，必須填制“領料單”，由經辦人和部門負責人簽字，倉庫保管員按簽字后的領料單開出庫單進行發貨，并將領料單附在出庫單的后面，填寫出庫單時必須按出庫單規定的格式填寫完整。5.1.3保管人員應嚴格遵守先辦理領料手續后出貨的原則，嚴禁先出貨后補辦手續和白條發貨。5.1.4各部門領用材料時，應嚴格按照部門領料單規定的內容和要求填寫，不準在領料單上作任何12、改動，如填寫錯誤必須重寫。5.1.5各種物資材料的轉讓和外售時，需經公司分管領導和總經理審批，（經辦人按購入物資成本，（含運費，采購費用等）另加管理費，進行對外報價），倉庫保管人員憑財務部收款憑證，方可辦理出庫手續。5.1.6辦公用品的領用：各部門在領用辦公用品時，一律憑部門月底填寫的辦公用品申請表中明細，由辦公室主任審批，辦理領用登記手續。5.1.7生產用原料、勞動工具、維護材料（包括設備配件等）的領用：領用部門負責人審批，領用后做登記管理，工具統一采用“交舊領新”制。5.1.8物資出庫后倉庫保管員要及時登記賬簿，倉庫保管員按月要與成本會計核對賬目，確保貨物數量準確無誤，成本會計按月向財務部13、填報物資進、銷、存月報表，財務部相關人員要協同保管員和成本會計每月對貨物進行實地盤點，做到賬賬相符，賬物相符，賬卡相符，卡物相符。5.1.9所有發料憑證、原始單據應由保管人員妥善保管，按月裝訂，發料憑證、原始單要按財務制度的保管時間和銷毀程序辦理，不可丟失，否則，應承擔全部經濟責任。5.1.10退庫的材料范圍包括生產任務完成或竣工多余物資；借領、借發物資；車間小庫多余物資。退庫時，物資必須完好，物資退庫單與原領料單內容要相同，物資退庫時保管員要認真進行驗收，因物資質量不合格退庫，必須進行技術鑒定，出示有充分數據的檢查證明方能退庫，以便與生產廠家交涉退貨。5.1.11對超儲物資應積極調劑，正常存14、儲物資一般不予調劑，凡對外調劑的物資必須由物資采購人員申請，分管領導或總經理審批，其他任何人無權處理。5.1.12嚴禁將物資借給外單位（個人）使用，違者罰款 元，同時追回外借物資，追回物資磨損、損壞的，由責任人按價賠償。5.2物資出庫程序5.2.1領用部門必須持有符合規定、符合制度、簽字齊全的領料單前往倉庫領用。5.2.2倉庫保管員嚴格執行憑領料單發貨，領料單上所列領用各項（貨物名稱、數量等），必須與非生產物資申領計劃單、生產物資采購計劃單上所列各項完全一致，核實無誤后方可發貨。領用流程如下：使用部門填制領料單 部門負責人簽字 庫管員核實開出庫單發貨臺賬登記。6、附則6.1本制度解釋權歸屬本公司，由 部門具體負責解釋與修訂。6.2本制度自動列入公司規章制度序列中。6.3本制度自總經理簽字后即生效。 簽發人：日 期：