建設公司監理文件檔案管理制度.doc
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2023-11-14
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1、建設公司監理文件檔案管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章 檔案管理制度第一節 監理資料的管理制度依據建設工程監理規范(GB/T50319-2013)、建設工程監理文件資料管理規程(DB37/T 5009-2014)、山東省地方標準建筑工程施工技術資料管理規程(DBJ14-023-2004)、國家標準建設工程文件歸檔整理規范(GB/T50328-2001)制定公司監理資料管理制度。總監理工程師為項目監理部資料的總負責人,并指定專職或兼職資料員具體管理;1、監理資料應滿足“整理及時、真實齊全、分類有序”的要求2、;2、監理資料填寫應使用黑色、藍黑墨水或黑色圓珠筆;3、各專業工程監理工程師應隨著工程項目的進度負責收集、整理本專業的監理資料,并于每月編制月報之后次月5日前將資料交于資料管理員存放保管;4、資料管理員應按時驗收各專業的監理資料,并按分類、各專業建立案卷盒(袋),按規定編號整理,做到存放有序、整齊;5、對于已歸檔資料員的監理資料,如果項目監理部人員需要借用,必須辦理借用手續,用后及時歸還;其他人員借用需經總監同意,辦理借用手續,資料員負責收回;6、在工程竣工時,由總監理工程師組織項目監理人員對監理資料進行整理、裝訂,監理資料在移交公司檔案資料部門前必須由總監理工程師審核簽字;7、監理資料整理合3、格后,報送公司檔案資料部門辦理移交、歸檔手續(包括監理部軟盤);8、公司檔案資料部門對各項目部負有指導、檢查的責任。總工程師為公司的監理檔案總負責人。第二節 監理文件檔案資料收文及登記記錄內容:文件名稱、文件摘要信息、文件發放單位(部門)、文件編號、收文人員簽字。要求:所有收文應在收文登記表上進行登記;各項內容填寫和記錄真實完整;用碳素墨水填寫。表-1序號文件名稱摘要信息發放單位文件編號收文日期收文人員第三節 監理文件檔案資料傳閱與登記項目監理部總監理工程師或其授權的監理工程師確定文件、記錄是否傳閱,并在傳閱紙上認真填寫。表-2文件名稱收發文日期責任人(總監)傳閱期限至傳閱人員李某某(簽字)王4、某某(簽字)趙某某(簽字)第四節 監理文件資料發文與登記發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名,對蓋章工作應進行專項登記。所有發文按監理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼,并在發文登記表上登記。發文應留有底稿,資料管理人員應及時將發文原件歸相應的資料盒(袋)中,并在目錄清單中予以記錄。表-3編碼文件名稱摘要信息發文日期接受文件單位名稱接收人接受日期第五節 記錄資料分類存放資料管理人員應根據本項目部規模規劃各資料盒(袋)內容。文件檔案資料應保持清晰,不得隨意涂改記錄,文件整潔、不破損。基本內容及編號(暫定)1、合同文件(A類)(1) 委托監理合同(含招投標文件)(2) 建設工程施工合同(3)5、 工程分包合同、各類建設單位與第三方簽訂的涉及監理業務的合同(4) 有關合同變更的協議文件(5) 工程暫停及復工文件(6) 費用索賠處理的文件(7) 工程延期及工程延誤處理文件(8) 合同爭議調解文件(9) 違約處理文件2、勘察、設計文件(B類)(1) 可行性研究報告(2) 設計任務書(3) 工程測繪資料、地形圖(4) 工程地質、水文勘察報告(5) 測量基礎資料(6) 施工圖及說明文件(7) 圖紙會審有關記錄(8) 設計交底有關記錄及會議紀要(9) 工程變更文件3、監理工作指導文件(C類)(1) 工程項目記錄大綱(2) 工程項目監理規劃(3) 監理實施細則(4) 監理機構編制的其他文件4、施工6、工作指導文件(D類)(1) 施工組織設計(2) 分部施工方案(3) 分項施工方案(4) 季節性施工方案(冬季、雨季)5、資質資料(E類)(1)總包單位資質資料及人員上崗證(2)分包單位資質資料及人員上崗證(3)材料、構配件、設備供應單位資質資料(4)工程實驗室資質資料6、工程進度文件(F類)(1)工程開工報審文件(2)工程進度計劃報審文件(3)工程竣工報審文件(4)其他有關工程進度控制的文件7、工程質量文件(G類)(1)建筑材料、構配件、設備報審文件(2)施工測量放線報審文件(3)施工試驗報審文件(4)有見證取樣送檢試驗報審文件(5)分項工程質量報審文件(6)分部、單位工程質量報審文件(7)工7、程質量問題處理記錄及質量事故處理報告(8)其他有關工程質量控制的文件8、工程造價審批文件(H類)(1)工程施工概預算報驗資料(2)工程量申報及報批資料(3)工程預付款報批文件(4)工程款報批文件(5)工程變更費用報批文件(6)工程竣工結算報批文件(7)其他有關工程造價控制的資料9、會議紀要(I類)(1)第一次工地會議紀要(2)監理例會會議紀要(3)專題工地會議紀要(4)其他會議紀要文件10、監理報告(J類)(1) 監理周報(2) 監理月報(3) 監理專題報告11、監理工作函件(K類)(1) 監理工程師通知單、回復單(2) 監理工作聯系單12、工程驗收文件(L類)(1) 工程基礎、主體結構等中間8、驗收文件(2) 單位工程驗收記錄(3) 工程竣工預驗收報驗表(4) 工程質量評估報告(5) 工程竣工驗收備案表及竣工移交證書13、監理日記(M類)(1) 項目監理日志(2) 監理人員監理日記14、監理工作總監(N類)(1) 階段工作小結(2) 監理工作總結15、監理工作記錄文件(O類)(1) 監理巡視記錄(2) 旁站檢查記錄(3) 監理抽檢記錄(4) 監理測量資料16、工程管理往來函件(P類)建設、設計、施工等單位部門文件17、監理內部文件(Q類)技術性、法規性、管理性文件第六節 監理文件檔案資料歸檔一、監理檔案的組卷應執行山東省城市建設檔案館的統一規定。二、監理檔案待驗收、移交和管理:1、總9、監理工程師組織監理資料的歸檔整理工作,負責審核并簽字驗收;2、工程竣工驗收后1月內總監理工程師負責將監理檔案送公司總工程師審閱,并于監理單位檔案管理人員辦理移交手續。3、存檔的監理檔案需要借閱時應辦理借閱和歸檔手續。4、一般工程建設檔案保存期至少為工程保修期結束后一年,超過保存期的監理檔案,應經公司總經理批準后銷毀,但應有記錄。5、臨沂市城市建設檔案館有要求時,應按有關規定執行。三、文件保存1、建設單位保存文件(1)監理規劃(2)監理實施細則(3)監理總控制計劃文件(4)監理月報中的有關質量問題文件(5)監理會議紀要中的有關質量問題文件(6)工程開工、復工審批表(7)工程開工、復工暫停令(8)10、不合格項目通知(9)質量事故報告及處理意見(10)工程竣工結算審核意見書(11)有關進度、質量、造價控制的監理通知(12)工程延期報告及審批(13)費用索賠報告及審批(14合同爭議、違約報告及處理意見(15)合同變更材料(16)監理專題總結(17)監理月報總結(18)工程竣工總結(19)質量評估報告2、監理單位保存文件(1)短期保存文件監理規劃、監理實施細則、監理部總控制規劃、監理專題總結、月報總結(2)長期保存文件監理月報中的有關質量問題:工程開工、復工審批表;工程開工、復工暫停令;不合格項目通知;質量事故報告及處理意見;有關進度、質量、投資控制的監理通知;工程延期報告及審批;費用索賠報告及11、審批;合同爭議、違約報告及處理意見;合同變更材料;工程竣工總結;質量評估報告。3、送檔案館文件(1)監理規劃、監理實施細則(2)監理月報中的有關質量問題文件;監理會議紀要中的有關質量問題文件(3)工程開工、復工審批表;工程開工、復工暫停令(4)不合格項目;質量事故報告及處理意見(5)工程延期報告及審批文件;合同爭議、違約報告及處理意見;合同變更材料(6)工程竣工總結;質量評估報告第七節 監理文件檔案資料借閱、更改與作廢項目監理部存放的文件和檔案原則上不得外借,如有需要,應經過總監理工程師同意,并辦理借閱手續。監理文件的更改,應由原制定部門相應責任人執行;文件檔案換發新版時,應由信息管理部門負責將原版本收回作廢。