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1、建設公司系統會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為規范建設系統的會議管理工作，保障各級會議按要求準時、有效開展，重視會議經營的管理模式；第二條 確保會議經營的效果，及時追蹤會議決議落實情況，提高建設系統各層級人員的工作責任感。第三條 正確引導各公司按標準的會議管理辦法及流程來進行會議經營。 第二章 會議要求第四條 會議應根據實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協調公司內部各方面關系、解決問題、安排部署工作。第五條 會議應注重質量，提高效率。會前應做好充分準備，做到充分溝通，心中有數；對議而2、不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。第六條 講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。 第七條 嚴格會議紀律。會議主辦部門應加強會議管理，做好會議安排；與會人員應認真準備、準時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會。第八條 本制度適用于建設系統所有會議； 第三章 會議的類型及安排第九條 各公司辦公會議1、召開時間：由各公司自行安排，保證至少一次；2、參加人員：公司總經理、部門主管及有關人員3、并作會議簽到表；3、會議形式：自定；4、會議主題：公司各部門向總經理做工作匯報及由總經理傳達相關工作指示；5、會議記錄：會議紀要由各公司辦公室生成、經總經理審核由行政部門存檔備查；第十條 各公司專題會議1、工程質量會議；2、安全生產會議；3、財務管理會議；4、行政管理會議等；5、所有會議都要做好會議簽到表，形成會議記錄、經總經理審核由行政部門存檔備查。第十一條 管理機構條線會議1、召開時間：每月的25日30日之間；2、參加人員：管理機構各條線職能部門，各公司相應條線的部門負責人（年終總結會議要求全員參加）；3、會議形式：條線負責人主持，主講，各公司條線對應部門可自由發表意見或工作建議；4、會議4、主題：根據每月進行的條線檢查情況進行通報，要求及時改進，及時傳達新的工作要求及信息，并及時總結管理機構各條線管理制度的落實情況，及時發現執行過程中出現的問題，以便匯總后進行必要的修正；5、會議記錄：每次條線會議的會議紀要由管理機構各條線職能部門生成，并落實檢查會議決議的執行情況。責任單位要按時整改，否則將移交監察中心處理。第十二條 管理機構職能部門負責人周例會1、召開時間：每周六下午13：30（特殊情況可以調整）；2、參加人員：管理機構各職能部門負責人，并邀請總裁、副總裁顧問參加會議；3、會議形式：由辦公室主任主持，各職能部門負責人主講；4、會議主題：總結各部門一周以來的工作運轉情況，將發現的5、問題及出現的工作困難匯總后在會議上提出，共同探討解決方案，提高管理機構整體的管理技能，真正發揮指導與監督職能；5、會議記錄：每次周例會的會議紀要由行政管理中心負責生成，由總裁助理檢查各部門工作落實情況。第十三條 管理機構辦公會議（含臨時擴大會議）1、召開時間：原則上一季度一次，臨時會議視實際工作情況定；2、參加人員：A、管理機構總裁、副總裁、各職能部門負責人、總裁助理、秘書；B、各公司總經理；C、各公司相關條線負責人列席會議（臨時擴大會議需參加）；3、會議形式：管理機構副總裁主持，總裁主講，各公司總經理、職能部門負責人進行工作匯報；4、會議主題：及時總結各公司工作進展情況，管理機構下達重要工作6、指示或工作指標，形成決議后執行；5、會議記錄：每次辦公會議的會議記錄由行政管理中心生成，相關事項由各職能部門負責人分頭落實，總裁助理負責監督落實。 第十四條 公司營銷會議1、召開時間：每周六上午9:00-11:00舉行，2、參加人員：營銷中心全體人員（包括駐外分公司人員），總裁根據需要出席。3、會議形式：營銷總經理主持，各部門員工進行工作匯報。營銷總經理因故不能出席時，授權副總或者總經理助理主管主持。4、會議主題：通報市場情況，對營銷信息進行分析，總結上周工作，布置下周工作重點。5、會議紀要：由營銷中心文員負責會議記錄，議定事項形成公司營銷會議紀要，由總經理助理起草，總經理審核后，報總裁審批總7、監或其他會議主持人簽發，副本送行政管理中心備案。同期，由營銷總經理主持，對全體人員進行培訓、考試和考核。第十五條 各部門例會1、召開時間：由各部門自行安排（每周一次），或由各部門負責人根據工作需要決定，但必須服從公司統一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。2、參加人員：部門全體員工參加。3、會議形式：部門例會由各部門負責人主持4、會議內容： 部門負責人傳達公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本月工作安排；與會人員討論有關事項；部門負責人提出部門下周工作要點、具體安排和有關要求。5、會議紀要：部門例會由部8、門負責人指定一名員工負責記錄，會議記錄應載明會議主持人、議題、發言概要、工作要點及時限要求。第十七條 總經理常務會議 總經理辦公會議 各公司月度會議第十六條 公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。第四章 會議計劃與統籌第十七條 每月28日前，管理機構行政管理中心應與各公司及職能部門協調確定下月計劃召開的各類公司級會議，統一報總裁審批后，編制公司月度會議計劃，于月底前發放給各公司領導及各職能部門負責人。第十八條 凡管理機構行政管理中心已列入月度會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時會議時，會議主辦部門應提前2天完成會議提議和報批手續，并報請行政管理中心調整會議計劃。未經行政管理中9、心同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。第十九條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：管理機構辦公會議（含臨時擴大會議、公司專題會議、管理機構條線例會、公司營銷會議、各部門例會）。第二十條 因處置突發事件而召集的緊急會議不受本規定限制。第五章 會議準備第二十一條 會議通知遵照以下規定： 1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由會議主辦部門按計劃表直接通知參會人員；2、屬下列情況之一者，按“誰主辦，誰通知”的原則進行會議通知：2.1未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；2.2雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議10、資料、會務安排等作特別說明；2.3其它主辦人認為應另行通知的情況。 3、會議通知期一般應提前一天以上通知對象為與會人和會務服務提供部門； 4、會議通知形式一般為電話和郵件形式通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知。第二十二條 會議的其它準備工作遵照以下規定： 1、會議主辦部門應提前準備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）；落實并布置會場，準備好會議所需的各種設施、用品等； 2、管理機構召開的各類會議服務統一歸口行政管理中心負責。 3、各部門召開會議需用8樓或11樓會議室的，應向行政管理中11、心書面提出，由行政管理中心統籌安排。第六章 會議組織第二十三條 會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則第二十四條 會議主持人須遵守以下規定： 1、主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。 2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。 3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。 4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議12、決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。 5、主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。 第二十五條 參會人員須遵守以下規定： 1、應準時到會，并在會議簽到表上簽到； 2、會議發言應言簡意賅，緊扣議題； 3、遵循會議主持人對議程控制的要求； 4、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言； 5、遵守會議紀律，不遲到、早退、中途離場。特殊情況不能參加會議者需其他與主辦方聯系并說明理由，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場； 6、參加會議時需穿好工作服佩戴工號13、牌并做好會議紀錄。第七章 會議記錄第二十六條 公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄并確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要； 2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣；4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；5、負責會議考勤記錄，并報會議主持人核準；6、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。第八章 會議記錄的發放、傳閱、歸檔第二十七條 公司級會議記錄的發放或14、傳閱范圍由會議主持人確定，并由行政管理中心存檔備查；第二十八條 各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，同時將一份副本送行政管理中心統一歸檔備查；第二十九條 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。第九章 會議跟進第三十條 會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定； 第三十一條 會議跟進的依據以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；第三十二條 會議記錄形成審批通過后，管理機構會議由行政管理中心、各公司由其行政事業部第一時間上傳信息平臺，并且每季度15、進行裝訂，按年度存檔；第三十三條 公司級會議紀要需用紅頭文件形式下發各公司簽收，并將每次的決議進行記錄、匯總、存檔，作為年度管理機構管理制度修改、更新的依據。第三十四條 總裁助理負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當事人工作的依據；第三十五條 部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。 第十章 會議的保密第三十六條 與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外泄露。第三十七條 會議議決事項，應嚴格保密，除按規定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。第三十八條 故意泄漏、傳16、播會議有關情況的，視負面影響的大小做出相應處罰。第十一章 管理權責和處罰第三十九條 行政管理中心負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。第四十條 會議主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。第四十一條 遲到、早退、缺席 1、遲到：參會人員在會議規定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到； 2、早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;3、缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。第四十二條 處罰 1、無正當理由遲到、早退每次處100元的罰款； 2、無正當理由缺席每次處以200元的罰款；3、凡因17、通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。第十二章 附則第四十三條 本制度由管理機構行政管理中心負責解釋。第四十四條 凡本制度未明確規定的獎懲，按獎懲管理制度有關規定執行。第四十五條 本制度自頒布之日起執行，之前相關制度同時廢止。附件一： 會議通知 謹定于XX年XX月XX日午XX時XX分 于 XXX召開XX 會議，請準時參加！隨本通知送提案書 X份，若有提案請填寫后于開會前提交。此致 XXXX部 具體事宜請與 先生（女士）聯系地址：電話：召集人附件二：會議考勤表會議簽到表會議名稱會議時間會議地點序號姓 名簽 名簽到時間備 注123456789101112131415161718、181920212223241、會議實行簽到制度，不準代簽、補簽，否則一律按缺勤處理。2、本考勤表會議結束后交行政管理部門留存，并作為績效考核和處罰的依據。3、缺席、病假、遲到、早退、事假請注明在備注欄。附件三：會議紀要會 議 紀 要建設系統（2013）1期 簽發人： 時 間：2013.X.X 上午00：0000：00 地 點：參會人員：缺 席：主 持： 記 錄：會議內容： 主題詞：會議紀要發 送：各部門負責人存 檔：行政管理部門（XXX部門）附件四：會議追蹤表序號決議呈報事項責任人預計完成時間實際完成狀況實際完成時間未完成原因1234567891011121314151617181920-簽收回執單單位接收內容負責人簽字