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1、建設公司工程材料申購報銷制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料申購、報銷制度 一、申購流程1、工程技術部（工程、整改類）1.1工程合同價款超過2萬（含2萬）元項目工程技術部需按項目管理制度制定材料總計劃；經總經理批準后交采購、財務;2萬元以下項目申購必須要有合同受理表或報價清單；1.2采購根據工程部（項目部）提供的材料總計劃編制采購總計劃,采購總計劃一式三份(總經理、財務部、留底);1.3工程項目部按施工進度需要,開出物料申購單報采購執(zhí)行采購作業(yè)；1.4申購單簽批權限：20000元以下由總經理簽批，20000元（2、含）以上由董事長簽批；1.5申購時間規(guī)定，原則上普通材料申購必須提前三天，其它材料由采購根據實際情況自行調整，但必須保證材料的正常供應；2、維保部（換件、維修類）2.1普通材料的申購：維保部在每月底之前提交下月常用維保材料計劃表，由維保部主管審核，總經理簽批后交采購；采購根據維保部提供的常用維保材料計劃表在當月采購計劃中體現,采購總計劃一式三份(總經理、財務部、留底);2.2臨時材料的申購：維保人員以經甲方確認的報價單或其它證明材料填寫申購單；2.3緊急材料的申購：維保人員在購買之前應以書面或口頭形式在采購處備案，備案需說明購買材料的名稱、型號、規(guī)格、價格、數量、用途的信息，采購有權核對價格，3、如審核超出正常采購價格10%的材料采購有權要求購買者做出解釋或由采購負責購買。超出正常價格20%的需報總經理核定。購買材料后應在2日內填寫申購單。2.4申購單簽批權限：由維保部主管審核總經理簽批；2.5申購時間規(guī)定，原則上普通材料申購必須提前三天，其它材料由采購根據實際情況自行調整，但必須保證材料的正常供應；二、供應商開發(fā)1、采購根據工程物資需要,選擇相應的供貨商,對供貨商提供物料的價格、質量、交貨周期、批次供貨能力、售后服務、付款周期等進行綜合評估,確定符合公司要求后納入合格供應商一覽表中,與之簽訂采購協議后進入實質性合作.2、采購需保證同一類材料有3-5家供應商,確保供應商間“公平、公正、4、公開”的良性競爭,保障我司用料需求.三、供應商選擇1、公司所采購的物料,須從被開發(fā)的合格供應商中選擇三家以上報價,采購員根據所采購材料的市場行情進行比價、議價,并從中挑選價格、品質、交期、服務等綜合條件均符合公司要求的供應商供貨.2、增加新物料時,應優(yōu)先考慮從合格供應商中采購,如不能從合格供應商中找到所需物料,采購須開發(fā)新的供應商,經批準后納入合格供應商一覽表中.四、采購作業(yè)1、采購根據相關部門提供的項目所需申購單及倉存數量對計劃進行核實,如遇可替代品時,與相關人員進行核實后,對計劃內的相應數量進行更改,計劃更改時,須有相關人員的簽字確認;2、采購根據申購單,核對采購計劃無誤后,對我司工程施工5、及日常所需物料下采購訂單,部分現場及零星物料,直接以物料申購單為采購依據.3、采購訂單至少包括以下內容:-供方名稱、聯系方式、-材料名稱、規(guī)格型號、-數量、單價、交貨期、交貨地點及結算方式.4、采購訂單由采購總監(jiān)審核并加蓋公司采購專用章后方可傳至供貨商處,訂單需同時復印一份交財務,以作應付供應商貨款時核實之需,原件由采購存檔保管.5、采購材料須在合格供應商一覽表中采購,因特殊情況不能從合格供應商中找到所需物料時,應按新供應商開發(fā)程序開發(fā)新供貨商.6、采購員按采購訂單確定的交期跟進物料到貨日期,并負責對材料質量問題與供貨商進行溝通.確保所采購物料按時、保質、保量到貨.因延誤交期并由此造成的其它附6、加損失,全部由供貨商承擔.7、所申購的材料需變更時,申購人需將具體的變更數量及相應的原因報告交部門負責人審核,經總經理審批后,由采購通知供貨商辦理退料手續(xù),盡量減少公司不必要的損失.如不能退貨的產生的損失應由相關責任人承擔。8、采購按采購訂單對供貨商供應的材料設備之規(guī)格型號、數量、單價及品質進行嚴格核對驗收,貴重設備需組織相關人共同核對驗收,確認無誤后開出入庫單，并做好材料帳目表與送貨單一起及時呈交至公司審核.若與采購訂單有出入,即通知采購部門確認何種原因,直至更正無誤為止。五、物料管理1、物控員或采購員根據采購訂單的規(guī)定,完成材料設備的接收、驗收、辦理入庫手續(xù)的全過程.貴重設備,需與技術負責7、人共同驗收.材料入庫必須有貨倉發(fā)出的正式入庫單并與采購訂單相一致的條件下方可入庫.入庫單是倉庫接收物料的唯一憑證.入庫單一式三聯、第一聯倉庫存根、第二聯財務、第三聯供貨商。2、材料出庫時，物控員或采購員根據領用人的領料單經相關負責人審批后發(fā)料，同時須做好相應的領用記錄和出入倉記錄，相應記錄須保存?zhèn)洳椋鰩鞎r,應按先進先出的原則執(zhí)行。3、物控員或采購員應每月定期盤存,并記錄備案,及時呈交至公司審核；倉庫的物料如有損失、盤盈、盤虧等都要向上級報告，分析原因，查明責任。4、物控員或采購員對材料使用過程實施監(jiān)控，杜絕材料使用過程中的人為浪費及損壞的情況發(fā)生.材料退倉時，項目部需開出退倉單，并保障材料的8、原始完整性，如有異常需要求相關人員注明原因，并將情況及時上報。5、采購員須將施工現場的呆廢料及不良物料定期清點，分析原因，開出報廢申請單，上報公司統一處理，未經上級批準，不得擅自處理。6、采購員每月中及次月初前必須提交材料帳目表、領料單、出庫單至公司,以作供應商應付帳款核對使用.六、相關記錄表格1、材料總計劃2、采購總計劃3、物料申購單4、入庫單5、出庫單6、合格供應商一覽表7、退貨單8、退倉單9、領料單10、材料帳目表采購作業(yè)流程圖工程部出材料總計劃 不同意總經理批準同意采購出采購總計劃同意不同意總經理批準同意計劃外需總經理批準項目部出物料申購單采購出采購訂單不同意總經理批準采購員跟進交貨進度倉庫管理員接收不合格項目部驗收合格入庫七、報銷流程1、所有購買材料費用需在財務要求的報銷時效內（三個工作日）辦理報銷手續(xù)（月結供應商除外）；2、報銷手續(xù)需有以下報銷材料：費用報銷單、申購單、材料發(fā)票、入庫單、出庫單、維保記錄卡等有效文字材料；3、報銷人應分項目填寫費用報銷單，應說明清楚費用內容。費用報銷原則上需有第二人證明，緊急材料的報銷還需有采購的確認。手續(xù)齊全后由報銷人交副總經理復核（復核內容包括事由是否正確、手續(xù)是否齊全），復核后交財務復核金額，最終交總經理審批。