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1、建設公司工程材料管理制度及流程圖編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料管理流程制度 為推動公司實現責任成本制度,加強成本管理和控制,減少各部門之間的重復勞動,建立一個暢通的作業流程來規范、評價、考核各部門之間的業績，以建立材料管理作業流程。 一、建立材料采購計劃 采購部門按照生產部門的年、季、月生產計劃，按照各規格產品的定額消耗量和現有的材料庫存量，編制年、季、月采購計劃，經采購主管審核后，報送財務部門。二、采購合同的管理采購部門根據采購計劃，工藝部門提供的供應商或原有的供應商，簽定采購合同，原則上，每份合同應進行評2、審。具體按ISO-9000文件處理。 合同的保管 經過鑒定的合同，采購部門交財務部一份，并對合同進行歸檔保管，對A類合同一般保存五年，B、C類合同保存三年。三、 料的采購流程1、 生部門編制請購單生產部門根據生產計劃，編制預先編號的請購單，經生產主管鑒字確認后，送采購部門。請購單一式三聯，第一聯生產部門留存，用以備查，第二聯交采購部門，第三聯交財務部門（由采購附送）。2、 制訂購單采購部門收到經過鑒字的請購單后，經采購主管批準，編制預先編號的訂貨單，訂貨單中應注明所采購的材料名稱、數量、單價、金額及供應商名稱。在編制每張訂貨單時，采購部門應確定最佳的供貨來源，最佳的材料庫存量。訂貨單一式四聯，3、第一聯為采購部門所執，用以編制訂貨薄，第二聯為供應商，第三、四聯分別為基地倉庫、檢驗部門。采購部門對供應商的選擇，同樣按材料分為A、B、C三類，對A類供應商應從初選、樣品試機、小批、中批、大批試用達到合格后，納入合格的供應商名單，從中進行選擇，辦理采購事宜。3、材料驗收貨物到達后，倉庫根據檢驗部門提供的“材料檢驗報告“和采購部門的訂貨單，對合格的材料進行驗收，材料驗收后，倉管員應對已收貨的每張訂貨單編制預先編號的收貨單一式五聯，作為驗收和檢驗材料入庫的依據，收貨單第一聯為倉庫自留，用以登記材料明明細帳，第二聯為供應商所執，第三、四為采購部門用以確認材料驗收，其中第四聯經采購鑒字確認后，連同材料4、匯總表，送財務部門作為記帳依據，第五聯為基地財務統計收入材料明細。 采購部門每十天對驗收入庫的材料、收貨單、供貨發票和收貨匯總表經鑒字確認后，一起交財務記帳，每月25號止，采購部門將每月收入材料進行匯總后，編制“材料匯總表“，并附上每個供應商的付款憑單，經采購主管鑒字確認后，交財務用以記帳和付款之用。 當倉庫的實收數與應收數不一致時，采購部門應訊速查明原因，屬于合理損耗，在收貨單中予以注明，如屬于采購的原因，應承擔相應的責任，如屬供應商少發貨，由采購進行交涉。3、 對不合格材料的處理只有當對方讓步或回用的材料在不影響產品的質量時，才得使用，采購需辦理“回用材料申請表“一式兩份，應注明材料名稱、5、規格、數量及回用理由，交質檢部門鑒署回用或退回。 每月末或次月初，總部財務與采購部門對“收入材料匯總表“進行核對，基地財務對收入材料、領用材料編制“材料進、耗、存表“交總部財務進行記帳核對。材料購進流程圖 生產部門 采購部門 檢驗 倉庫 基地財務 總部財務 請購單 請購單 第1聯登記 核對 材料購進 材料明細 （13聯） （23聯） 明細帳 明細帳 第1聯自留 訂貨單 訂貨單3聯 收貨單 收貨單 （14聯） 檢驗報告 （15聯） 第5聯 核對 第2聯登記 核對 收貨單 訂貨明細 第3聯 材料匯總表 收貨單4聯 材料進 供方發票 耗存表 訂貨單3聯 四、 新產品開發的材料采購及試制費用1、 新產6、品從開發立項到批量試制程序具體按ISO有關文件處理。2、 在財務方面（1）、安排新產品試制費用，作好新產品試制的成本核算。（2）、提供新產品試制費用的季度執行情況。（3）、提供新產品試制經濟分析報告。3、 新產品試制的經費管理（1）、新產品試制的經費來源，由每年銷售收入的千分之三計提。（2）、新產品試制經費的申請和使用研發部門主管填寫“研發費用預算明細表“，對費用金額，計劃用款報主管科室審批。（3）、新產品試制樣機、批量的試制費用 材料的采購成本列入試制費用，對批量試制發生的直接人工，部分制造費用同時列入新產品試制的生產成本。（4）、對試制費用的控制 對新產品樣機試制，批量試制的經費核算和控制7、，財務部門按月或季匯集試制經費的執行情況，對超出的試制經費由研發部門主管提出“研發經費追加預算明細“，報經主管科室審批。新產品試制材料采購及經費使用流程 研發部門 采購部門 生產部門 財務部門 倉庫調研立項 開發年計劃 年度資金計劃 月度計劃 月度資金計劃 預算明細表 新產品試制訂貨單 入庫單 對照 樣機試制 領料單 領用明細表 鑒定報告（可行） 批量試制 新產品試 工時記錄表 制成本表 五、 材料發出流程由于公司以委托加工的形式進行成本核算，因此材料管理從材料購進明細在總部財務核算，而實際庫存材料在基地，所以中間環節有一個虛擬的原材料庫，在這里只是財務的帳務處理問題。在材料采購入庫，領發視同8、從采購到生產一條線。1、 經營性生產的材料發出（1）、生產部門根據生產計劃，開出“申領料單“，并列明材料名稱、規格和數量，到倉庫申請領料。（2）、倉庫人員接到申領料單后，根據現有的庫存情況，填制預先編號的“發料單“一式五聯，第一聯自留，用作登記材料明細，第二聯為領料人執存，第三聯為基地統計員用作統計材料耗用，第四聯為基地財務編制“材料耗用明細表“并將該表審核后發往總部財務，作為成本核算依據，第五聯為總部財務，對開具的發料單有倉庫人員，領料人員的鑒字。（3）、到每月25號止，生產車間對領用而實際未用的材料，須辦理假退料手續，“退料單“為一式五聯，其傳遞與發料單一致。2、 研發領用材料（1）、研發9、部在試樣或批量試制時，由研發人員開出預先編號的申領單到倉庫領料。（2）、倉庫人員接到申領料單后，開出預先編號的領料單一式四聯，第一聯為倉庫登記材料明細，第二聯為研發領料人員帶回，第三聯為基地財務編制“研發費用領料明細“發往總部財務，第四聯為總部財務作記帳的依據。經營性生產領料流程基地生產部門 基地倉庫 基地財務 總部財務 生產計劃 發料單3、4聯 申領料單 發料單 材料消耗明細 材料進、耗 存明細表 材料明細帳 核對 （采購部門如何參與？）3、 委外加工領料流程如果公司基地生產能力有限，委托外單位進行加工的情況下，其發出材料的處理如下：（1）、生產部門根據銷售計劃和生產計劃及產品的庫存量，編制10、“委外加工申領料“單一式兩聯，一聯自留，第二聯到倉庫申請領料。（2）、倉庫人員接到審批后的“委外加工申領料單“后，填制預先編號的“發料單“一式四聯，第一聯倉庫留存，用以登記材料明細，第二聯為委外單位所執，第三聯為運輸送貨到委外單位鑒收后，交總部財務作記帳依據，第四聯為基地財務統計后編制“材料耗用明細表“。（3）、在加工過程中，如有退料，可填制“委外加工材料退料單“。如果退料不多，用“委外加工材料領料單“紅字代替。分別經倉庫、生產部門有關人員鑒字后，按“委外發料單“順序傳遞。委外加工發料流程生產部門 倉庫 運輸 基地財務 總部財務 發出材料明細 委外加工 委外加工 隨材料加工 委外加工材料 申領11、單 發料單 單位鑒收 核對 明細表 材料明細帳 核對 （采購部門如何參與 ？）六、 材料調撥、銷售、報廢的流程1、材料的調撥基地之間的材料調撥，應有生產計劃部門和采購部門的安排，對調撥方倉庫人員應根據計劃部門的申請單，開具“材料調撥單“一式五聯，并有倉庫人員、計劃部門、采購人員、質檢人員等鑒字認可，材料調撥收方根據對方的“材料調撥單“開具“材料調撥入庫單“一式五聯，第一聯為倉庫入帳，第二聯為發出方財務入帳，第三聯為總部財務入帳依據。調撥材料流程生產計劃 發出材料方 收入材料方 總部財務 部門 倉庫 財務 倉庫 財務 申請調撥單 調撥單 發出材 調撥入 收入材 料明細 庫單 料明細 材料收 存明12、細 2、材料的銷售 公司以委托加工形式為主要發成本核算程序，對部分分公司（如溫州分公司）采取獨立核算形式，由于材料采購在總部，所以對材料作為總公司先銷售給分公司，另一方面，有少量的材料對外出售，其開式為，對分公司材料銷售由生產計劃部門協調采購部門編制材料耗用明細，由采購部門協助供應商直接送至分公司，只是所有的入庫單據、供方發票由采購送到總部財務記帳，而出售給分公司的材料作為總部的其他業務收入。對于直接出售給外部的零星材料，經過審批后，到基地倉庫辦理出庫手續和其他事宜。3、材料的清理報廢程序在材料清查中，結部分材料已被毀損，已失去使用價值，須辦理材料的報廢手續，倉庫人員填制“材料報廢單“經生產部13、門、質檢部門確認后，報財務作帳務處理。但對生產已領用報廢的材料，除責任人賠償外，直接進入生產成本。七、 材料庫存余額的管理1、正常儲存材料的管理生產、采購、財務部門應對材料成本建立在保持穩定經營所需一定數量材料存貨的同時，使材料總成本最小，尋求最優的存貨量及定貨時間。公司的材料分A、B、C三類，所以管理重點放在A、B兩類，這兩類占用較大的材料儲存成本，尤其A類為重點進行管理，建立經濟定貨量模式。而生產經營建立在持續、均衡為前提，根據年生產計劃，產品的定額消耗來確定年定貨成本，根據公司目前的資金狀況，確定每種材料的單位儲存成本，那么，就可以確定每年的定貨次數。 因此，對材料存貨的期末庫存確定在經14、濟定貨量的范圍，而且材料存貨量和成本都是按計劃進行，則儲存成本和定貨成本則達到最小，在平時的材料存貨管理尋求使總的占用成本最小，來確定正確的經濟定貨量。2、對超儲材料存貨的管理對超過經濟定貨量的材料，一是限制采購部門暫時采購，二是查明超儲材料原因所在，進行必要的處罰，對長期超出經濟定貨量，而未使用的材料，進行出售，對長期不用的材料，同樣進行出售，以減少資金的浪費。在以后的材料管理中，材料從開始購進超過三個月未使用或使用很少的，在材料報告表中將顯示黃色，超過六個月的，將顯示紅色，以警示管理者。3、材料的盤點公司的材料數量的盤存方法為永續盤存制，對材料的清查盤點，應編制“材料盤存表“，公司對材料每15、半年一次進行詳細盤點，其中對A類材料基地每月應進行詳細盤點，對B類材料進行抽盤，盤點時由生產、采購、財務組織人員參與盤點，并按盤點表的要求進行詳細記錄。盤點結束后，財務部門根據盤點表的記錄與帳面記錄進行核對，找出并查明盤盈、盤虧的原因，財務進行相應的帳務處理。4、材料價格的管理（以后再談）5、 材料存貨跌價準備的處理公司每半年一次對材料存貨進行全面清查盤點，由于材料存貨遭受毀損，全部或部分陳舊，其銷售價格低于成本等原因，使材料成本不可收回的部分，將提取材料存貨跌價準備。材料存貨跌價準備的計提采用備抵法，提取材料存貨跌價準備年入當期損益，當存在以下情況之一時，將材料成本余額全部轉入當期損益。（116、）、已霉爛變質的材料存貨（2）、已過期且無轉讓價值的材料存貨（3）、生產中已不在需要，并且已無轉讓價值的材料存貨（4）、其它足以證明已無使用價值和轉讓價值的材料存貨八、 材料存貨的帳務處理1、 總帳科目的設置總部財務的設置有：（1）、材料收入有：原材料、應交稅金、應付帳款等（2）、材料發出有：原材料、委托加工物資（3）、材料調撥有：原材料、其他應收款、其他業務收入、應交稅金、其他業務支出等2、 購進材料的帳務處理由采購部門提供入庫單，供方發票等單據，借記：原材料、應交稅金，貸記：應付帳款等3、 領用材料的核算（1）、基地生產車間領用 由于公司的成本核算采用委托加工方式，月末將“原材料”帳戶的余17、額全部轉入“委托加工物資”科目，“委托加工物資”按基地設置后，再按材料明細進行設置。即：借記：委托加工物資，貸記：原材料，最后根據實際的材料耗用量，計算委托加工成本，最終將轉入庫存商品，即：借記：庫存商品，貸記：委托加工物資。4、 新產品開發領用材料的核算 對樣機試制領用的材料直接計入“管理費用研發費用”，對批量試制領用的材料，計入“委托加工物資”，最后轉入“管理費用研發費用”。5、 委外加工領用材料的核算 對委外加工領用材料，借記：委托加工物資，貸記：原材料，其核算同基地核算相同。6、 對調撥、銷售、報廢材料的核算（1）、調撥出庫的材料，借記：其他應收款，貸記：其他業務收入和應交稅金，同時按其他業務收入的金額，沖減相應的原材料，即：借記：其他業務支出，貸記：原材料。（2）、銷售材料的帳務處理為，借記：其他應收款，貸記：其他業務收入和應交稅金，同時沖減相應的原材料，借記：其他業務支出，貸記：原材料。（3）、對報廢材料的帳務處理為：在未查出原因前，借記：待處理財產損溢，貸記：原材料，查明原因后，再作相應的帳務處理。7、 材料跌價準備的帳務處理對計提的材料跌價準備，借記：管理費用存貨跌價準備，貸記：存貨跌價準備。