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1、建設公司工程項目投標管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 項目投標管理制度1 目的為規范項目投標、投標文件制作檢查、投標保證金的繳納、退回、項目方案的制作檢查流程，明確各環節的工作職責，特制定本制度。2 適用范圍 公司所有的項目投標和項目方案的制作。3 定義3.1 投標：是指法定代表人或者項目授權人等相關人員在項目開標日，攜帶投標文件、公司證件等資料，參與采購方（含政府采購中心或招標代理公司）組織的開標過程。3.2投標文件：指按照采購方發出的招標文件的要求，制作、準備的投標文書、公司資料及其它所有要求提交的資料。2、4 職責4.1業務拓展部業務人員：A.按照項目信息采集表的要求，通過與采購方溝通獲取、現場勘察等方式，提供相應的信息資料給標書制作員；B.根據標書制作員的要求，及時補充相關的準確信息。C.負責招標項目的報名（需要報名時）。參與開標，必要時作為公司的授權代表參加開標。D.負責投標保證金退還手續的辦理。E.項目中標后，主導與業主方簽訂項目合同。F.項目運作總結。G.若項目中標，協助運營部項目進場（主要是與業主方的銜接協調）。5.2 業務拓展部標書制作員：A.根據項目的具體情況，向業務員提供項目信息采集表。B.了解當地的最低工資標準和社會保險繳納標準，為項目報價收集素材。C.根據項目開標的各時間節點3、，組織投標文件的制作。基本原則是在開標日前兩個工作日完成標書的制作和裝訂（特殊情形如采購變更等情況除外）。對于項目方案的制作，要在業務員要求日期的前兩天，完成電子文檔的定稿。D.根據制作投標文件和項目方案的需要，技術方案制作人員或者報價人員，要親臨作業現場進行勘察，確保技術方案有針對性，能有效決解作業區域實際存在的問題，使技術文件和報價貼合實際（報價基準由業務員提供業主預算為基準）。E.投標保證金匯出手續的辦理，退還的跟進和協調。F.投標時所需要的公司原件借出、移交和歸還手續的辦理。在開標現場，投標授權代表人要做好公司原件與開標組織方的移交，收回時要現場確認原件的數量、是否完整或損壞。G.項目4、中標后，根據運營部的需要，整理好相關的資料給運營部，以方便運營部的進場準備工作。H.項目總結。4.3 財務部A.項目投標報名費、投標保證金的支付。B.投標保證金退還的確認。C.中標服務費的支付D.履約保證金的支付。E.履約保證金退還的確認。F.投標文件、項目方案制作及投標過程中發生費用的支付或者報銷。G按月收取業主方支付的保潔作業服務費。4.4 運營部A.項目中標后，履約保證金支付手續的辦理及退還手續的辦理和跟進。B.向業務拓展部提交進場需要的資料清單。C.組織項目進場，項目運營。D.關注業主對環衛現場要求的更新，爭取多獲得先進標段等榮譽證書。4.5 綜合管理部A.保存公司所有的證照、資質證書5、榮譽證書、業績合同、中標通知書等資料的原件。B.對保存的公司原件進行臺帳管理，對于需年檢和有有效期的，要在臺帳中注明到期時間，并根據各證照年審、換證所需要的時間，提前做好各證照的年檢和換證工作，確保所有公司證照都處在有效期內。車輛行駛證的年檢，由使用部門自行負責。C.原件的借出和歸還登記、查驗等管理工作。5 工作內容5.1 項目方案5.1.1 獲取項目信息業務員根據所獲取的信息，填寫項目信息采集表，并注明方案需要完成的時間，經業務部負責人簽字審核后，發給標書制作員。標書制作人員對項目信息采集表進行核對，對于信息遺漏或不完整、不清楚的，與業務員溝通及時補充完整。5.1.2 作業區域的現場勘察業6、務員要對作業現場進行勘察，若業務員認為有必要讓標書制作人員進入現場勘察的，業務部可邀請相關人員進行現場勘察，所產生的費用由業務承包費用中承擔。勘察現場時應詳細填寫現場勘察記錄表。5.1.3 項目方案的制作標書制作人員收到業務員的項目信息采集表和現場勘察記錄表后，確認信息收集和現場勘察的信息全面、完整。開始制作項目方案。 A.根據業務部要求的時間，填寫標書、方案制作進度跟蹤表，確保方案制作穩步推進。B.投標主管每天確認方案制作的實際進展是否與標書、方案制作進度跟蹤表計劃的進度一致，一旦方案制作受阻或者滯后，應立即解決。要求方案電子版本最終定稿日期，比業務員要求的日期至少提前兩天。 C.方案的制作7、中，所有用到的掃描電子文檔，必須采用彩色掃描，圖片應清晰、完整。同類的掃描文檔前面，必須編輯所放文檔的目錄，如在放置公司榮譽證書掃描件前，先編輯所要放置榮譽證書的目錄，圖片放置順序與目錄順序一致。文檔的編排序號，按照ISO：9001質量管理體系中關于文件編寫序號規則要求編排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2.方案成型時，商務部分、技術部分和報價部分，正文內容選用12號宋體字，標題選用18號宋體加粗字體，副標題選用16號宋體加粗字體。D.方案電子文本的檢查分為三個層次：自查、互查和總查。自查：就是負責商務、技術、報價的人員，對自己所負責制作的內容進行自檢、自糾。互查：就是自己檢查別人制作8、的內容，即商務負責人檢查報價內容，技術負責人檢查商務內容，報價負責人檢查技術內容。總查：方案的電子文稿成型后，對完整的方案進行檢查。總查由投標主管進行。E.檢查記錄 互查和總查的結果，要詳細記錄在標書、方案檢查記錄表中，檢查人和責任人都需簽名確認。對于檢查發現的問題，相應的負責人要立即進行糾正。 F.方案經審核后，交標書制作員打印裝訂。5.1.4 方案的打印和裝訂 A.方案批量打印裝訂前，應先打印一份，進行檢查：a.有無空白頁。b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。c.頁碼是否完整。d.打印顏色是否正常，紙質是否符合要求。e.以上各項均符合要求，再根據需要的份數進行打印。B.業務員要對方案詳細閱讀9、，以方便回答業主方針對方案提出的問題。5.2 投標文件5.2.1 投標信息的獲取 對于業務部前期跟進、運作的項目，業務員要在即將掛網公示的前夕，通知標書制作員具體掛網公示時間，以方便跟進。5.2.2 項目報名A.項目掛網后，標書制作員要根據報名的截止日期，立即與部門領導溝通確定授權代表，并根據招標公告的要求準備報名所需要的資料。 B.如果報名需要帶相關的原件，由標書制作員向管理部辦理原件借出手續：借出原件的名稱、份數、使用地點、使用人、借出日期等，借出經辦人和借證人均需簽字存檔。C.標書制作員在郵寄原件給業務員時，應附上原件清單和份數，并簽名，且預留業務員簽收和回寄簽名的位置。D.業務員收到報10、名資料和所需要的原件后，立即報名購買招標文件。招標文件分為紙質文件和電子文檔，業務員收到電子文檔后，應第一時間發給投標主管。在報名資料快遞來不及的情況下，投標主管可安排人員把資料送去報名。5.2.4 投標文件制作5.2.4.1制作標書、方案制作進度跟蹤表 A.投標主管根據招標文件上注明的開標日期，填寫標書、方案制作進度跟蹤表，要求標書電子版本最終定稿日期，比開標日期至少提前兩個工作日。B.投標主管每天確認標書制作的實際進展是否與標書、方案制作進度跟蹤表計劃的進度一致，一旦方案制作受阻或者滯后，應立即解決。確保標書制作穩步推進。5.2.4.2閱讀招標文件在收到業務員的招標文件后，負責商務、技術和11、報價的人員應人手一份，認真閱讀招標文件。6.2.4.3標書的制作要求A.標書商務負責人員要特別關注：a.對參與投標公司的資質要求、評分標準中商務部分的要求。b.投標保證金的數量、到賬日期要求、匯款要求。c.需要帶到開標現場的原件。d.授權委托書、法人身份證明書、開標一覽表、承諾書等證明材料的封裝要求、提交方式。E.標書正、副本的份數、裝訂方式、密封要求等。f.其它與商務標制作有關的要求。g.投標保證金的匯出，商務負責人負責投標保證金匯出手續的辦理，并跟進到賬情況。 B. 標書技術負責人要特別關注：a. 車輛的數量和排班要求；人員的數量和排班要求。b. 車輛、人員作業時間的要求。c. 作業內容的12、要求d. 作業質量的要求。e. 道路情況的說明和現場勘察資料。f. 關于作業和管理、質量的要求。g. 其他與技術標制作有關的要求。 C.標書報價負責人要特別關注：a. 要求的人員、車輛數量。b. 車輛作業時間、人工保潔時間的要求。c. 工人待遇、福利的要求。d. 作業質量的要求。e. 其他與報價有關的要求。5標書制作中所有用到的掃描電子文檔，必須采用彩色掃描，圖片要清晰、完整。同類的掃描文檔前面，必須編輯所放文檔的目錄，如在放置公司榮譽證書掃描件前，先編輯所要放置榮譽證書的目錄。圖片放置順序與目錄順序一致。文檔的編排序號，按照ISO：9001質量管理體系中關于文件編寫序號規則的要求編排，如1、13、1.1、1.2；2、2.1、2.2.方案成型時，商務部分、技術部分和報價部分，正文內容選用12號宋體字，標題選用18號宋體加粗字體，副標題選用16號宋體加粗字體。5.2.4.4標書的檢查標書的檢查分為電子文檔的檢查和紙質文檔的檢查兩部分A. 標書電子文檔的檢查 電子文本的檢查分為三個層次：自查、互查和總查。自查：就是負責商務部分、技術部分、報價部分的人員，對自己所負責制作的內容進行自檢、自糾。互查：就是自己檢查別人制作的部分，即商務負責人檢查報價部分，技術負責人檢查商務部分，報價負責人檢查技術部分。總查：方案的電子文稿成型后，對完整的方案進行檢查。總查由投標主管進行。B. 檢查記錄 互查和總查14、的結果，要詳細記錄在標書、方案檢查記錄表中，檢查人和責任人都需簽名確認。對于檢查發現的問題，相應的負責人要立即進行糾正。5.2.4.5標書的打印投標主管安排專人負責標書的打印，并安排相應的人員協助。A.紙質文檔的檢查a.有無空白頁。b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。c.頁碼是否完整。d.打印顏色是否正常，紙質是否符合要求。e.以上各項均符合要求，再根據需要的份數進行打印。B.標書的簽字、蓋章a. 在彩色打印的標書的每一頁進行蓋章。b. 在蓋章的同時，把需要授權代表和法人簽字的地方按順序簽字。簽字的地方，要加蓋公章。c. 簽完字、蓋好章后，要逐頁的再檢查一次，確定無誤后，根據正、副本數量的要求進15、行彩色復印。每本標書的封面都要蓋章，并需要蓋騎縫章。以上檢查的結果記錄在標書、方案檢查記錄表中，并簽字確認。5.2.4.6標書封裝A. 根據招標文件中關于正本、副本、開標一覽表、法人授權委托書、法人身份證明書等的包裝要求，對標書進行包裝。包裝要求方正、整齊、美觀。B. 按照招標文件的要求貼上封條。封條的書寫要符合招標文件的要求。C. 封套上所有縫的位置，都要蓋上騎縫章。D. 對于開標時需要的原件，若招標文件有包裝的要求，要按要求包裝。若沒有具體要求，包裝要能充分保護證件。里面要附上原件的清單，包裝外面要貼上公司名稱、項目名稱等信息。5.2.4.7標書的運輸標書和原件的運輸時應用行李箱裝好，避免16、標書在箱內移動。同時還應帶上公章、牛皮紙、封條、雙面膠等物品備用，在標書個別地方運輸損壞時修復。5.3 開標A. 參與開標時，授權代表應至少提前半小時到達開標現場，辦理相關手續。B. 唱標時，對各參與單位的報價，應做好詳細的記錄。C. 退還原件時，要當場核對確認，防止原件丟失和損壞。在開標過程中，授權代表對原件負責。5.4 原件的退還開完標后，授權代表要把原件還給標書制作人。簽收人與授權代表要當面確認。簽收人回公司后，將原件還給管理部。管理部經辦人確認簽收后，需在原件借出記錄表上簽字。5.5 投標保證金的退還及履約保證金的支付開標結束后，應安排專人負責跟進投標保證金的退還，并建立臺帳跟進。對于17、沒有中標的標段，跟進人應于招標結果公示后第二個工作日，咨詢投標保證金的退還手續。若需要去現場辦理退還手續的，則要求業務員前去辦理。跟進人要及時與財務溝通，確認投標保證金的到賬情況。對于中標的標段，若采購方要求將投標保證金轉為履約保證金。則有幾個原則：a.甲方寫收據的付款方要是本公司。b.運營部補寫相同金額的履約保證金付款申請單給財務部，財務做調賬處理。c.需補交的履約保證金部分，由運營部辦理支付手續。5.6 總結開標結束后，業務拓展部要組織總結。5.6.1中標情況的總結A. 報價的比較和分析B. 技術、商務亮點的地方和可以繼續改進的地方。C. 把總結形成記錄。5.6.2 未中標情況的總結A. 18、未中標的原因分析a. 報價b. 技術c. 商務d. 標書裝訂、包裝。e. 其他f. 預防和改進辦法g. 形成記錄h. 預防和改進的實施i. 效果確認6.責任分擔6.1 商務負責人A. 對方案、標書商務部分負責。B. 對標書裝訂、包裝、密封負責。C. 對投標保證金的匯出和退還負責。D. 對原件的準備、借出、歸還負責。E. 對所檢查的內容負責。6.2 技術負責人A. 對技術部分負責。B. 對所檢查的內容負責。6.3 報價負責人A. 對報價負責。B. 對所檢查的內容負責。6.4 業務拓展部負責人對整個部門按流程運作負責。7. 相關記錄7.1項目信息采集表7.2現場勘察記錄表7.3標書、方案制作進度跟蹤表7.4標書、方案檢查記錄表