建設公司工程項目檔案規范管理制度.docx
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編號:798254
2023-11-14
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1、建設公司工程項目檔案規范管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 工程項目檔案管理制度一、目的為規范公司的工程項目檔案管理,防范與控制合同風險,有效地保護和利用檔案,維護公司的合法權益,特制定本規定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規定所指工程項目檔案是指過去和現在,公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括:中標通知書,工程承包合同,合同附件,勞務分包合同,專業分包合同,采購合同,工程預(結)算書,工程設計圖紙,工程施工圖紙,往來公函,傳真,會議記錄,委托書,開工報2、告,請款報告,技術資料,主要設備材料估檢報告,施工記錄驗收報告,竣工報告等。三、資料員及其職責部門經理指定專人負責檔案管理工作(即資料員),資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其主要職責包括:1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料;2、檔案材料的保管;3、檔案材料的查借閱、催還;4、項目結束后與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位,分別立卷,一項目一卷。2、在工程項目的招投標階段開始立卷,收集該項目有關資料歸檔管理。3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累,整理和及時移交歸檔,移交檔案文件時,資料員3、必須在檔案移交清單上進行登記。4、在檔案的首頁設卷內文件目錄,并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息(見附表二)。5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”,主要內容包括:合同標的價金,對方單位,聯系人,重要日期備忘,應收工程款記錄等,該項工作由資料員負責,項目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統排列編號,確定保管期限,編制檔案目錄(卡片),按一定次序排列和存放。2、每月對檔案進行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文,符合文件格式。2、必須齊全完整,裝訂整齊,并適當管理。3、傳真件應復印一份歸4、檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀,防丟失,保證檔案的安全。2、所有檔案應專柜存放,加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂,不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續,經項目經理簽字同意,方可帶出,用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等,不能隨意亂放,以免遺失。4、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告項目經理及時處理。九、有下列行為者,視情節輕重,給予違紀處分,若構成犯罪依法追究刑事責任:1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界5、提供、抄摘檔案。3、涂改、偽造檔案。4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善,而造成公司損失。5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。附件一工程技術資料參考目錄1、開工報告、施工現場質量管理檢查記錄2、圖紙會審紀要、設計變更、洽商記錄3、施工組織設計(施工措施)4、技術交底、技術復核5、工程定位測量、放線記錄、復核記錄6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告(鋼筋、水泥、磚、防水材料等)7、施工試驗報告及見證檢測報告8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄9、施工記錄0、預制構件、預拌混凝土合格證1、地基基礎、主體結構驗收記錄及抽樣檢測資料2、檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄3、單位(子單位)工程質量竣工6、驗收記錄4、施工日志、地質勘察報告5、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告(回填土試驗報告)6、砂漿配合比通知單7、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定8、混凝土配合比通知單9、混凝土(試塊) 抗壓強度試驗報告及評定(同條件養護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄)0、商品混凝土出廠合格證、復試報告1、鋼筋接頭(焊接)試驗報告,焊條(劑)合格證2、水池滿水試驗記錄3、建筑物沉降觀測記錄4、結構吊裝記錄5、現場施工預應力記錄6、工程質量事故處理記錄7、管道、配件出廠合格證及進場檢(試)驗報告8、管道、設備強度試驗、嚴密性試驗記錄9、系統清洗、灌水、通水、通球試驗記錄0、進場電器材料、設備出廠合格證及試驗報告)1、設備調試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄2、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄3、單位(子單位)工程質量控制資料核查記錄4、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄5、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄6、單位(子單位)工程觀感抽查記錄7、竣工驗收報告8、竣工驗收證書上述資料目錄供各施工單位(項目部)參考使用附件二案卷封面式樣施工技術資料檔 案 號:共 卷 第 卷工程名稱:編制單位:編制日期: