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1、建設公司高速公路工程檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理規章制度，為了規范高速公路段第十合同段的工程竣工文件資料編制和檔案整理，全面、系統、準確、及時地完成竣工文件資料編制工作，提高工程建設管理水平，結合我標段工程實際情況，制定了以下檔案管理辦法。一、各級部門的責任1、項目經理檔案責任負責指定專門檔案負責人進行責任考核；批復上級來文；組織開展檔案檢查；對違規事件進行處罰。2、工程部檔案責任負責現場資料的收集；施工資料的填寫、編制；整理并移交。3、試驗室檔案責任負責實驗、檢驗資料的編制、填寫、整理。并2、移交檔案室。4、質檢部檔案責任負責質檢資料的編制、填寫、整理。并移交檔案室。5、安全部檔案責任負責有關安全資料編制并移交檔案室。6、合約部檔案責任制責任負責計劃資料的編制、填寫、整理。確保工程計量順利。7、檔案室檔案責任負責檔案資料的整理，移交。二、各級管理人員職責1、組長職責(1)、負責組織檔案管理方案的編制工作；(2)、負責檔案管理方案的審查工作；(3)、組織檔案資料的檢查工作；(4)、負責上級來文的批復安排工作；(5)、負責組織對各管理人員檔案管理工作的考核工作。(6)、負責檔案管理專項費用的落實工作。2、副組長職責(1)、負責檔案管理方案的編制工作；(2)、負責組織各級檔案的歸檔工作；3、(3)、實施檔案資料的檢查工作；(4)、負責組織對各管理人員檔案管理工作的考核工作；(5)、負責檔案管理制度的落實工作；(6)、組長不在時負責上級資料檢查的接待工作。3、工程部長職責(1)、負責組織現場工程師對現場資料的編制工作；(2)、負責現場施工資料的簽證工作；(3)、負責本部人員資料任務的分配及檢查工作；(4)、負責對本部資料的復核工作；(5)、負責對本部各管理人員檔案管理工作的考核工作。(6)、負責本部檔案管理物資的申報，保管工作；(7)、落實本部檔案管制度；(8)、配合上級資料的檢查工作。4、工程部資料員職責(1)、負責工程部施工資料的輸錄工作；(2)、負責原始資料，施工資料的保管及4、報送工作；(3)、負責本部檔案管理物資的保管工作；(4)、負責來文的保存工作；(5)、負責原始資料，施工資料的臺帳匯總工作，隨時備查。5、質檢部長職責(1)、負責對現場檢查資料的編制工作；(2)、負責現場施工資料的簽證工作；(3)、負責本部人員資料任務的分配及檢查工作；(4)、負責對質檢資料的復核工作；(5)、負責對本部各管理人員檔案管理工作的考核工作。(6)、負責本部檔案管理物資的申報，保管工作；(7)、落實本部檔案管制度；(8)、配合上級資料的檢查工作。6、質檢部資料員職責(1)、負責質檢部質檢資料的輸錄工作；(2)、負責資料的保管及報送工作；(3)、負責本部檔案管理物資的保管工作；(4)5、負責來文的保存工作；(5)、負責原始資料，施工資料的臺帳匯總工作，隨時備查。7、試驗室主任職責(1)、負責對現場檢查資料的編制工作；(2)、負責試驗資料的簽證工作；(3)、負責本部人員資料任務的分配及檢查工作；(4)、負責對試驗資料的復核工作；(5)、負責對本部各管理人員檔案管理工作的考核工作。(6)、負責本部檔案管理物資的申報，保管工作；(7)、落實本部檔案管制度；(8)、配合上級資料的檢查工作。8、試驗室資料員職責(1)、負責試驗室試驗、質檢資料的輸錄工作；(2)、負責資料的保管及報送工作；(3)、負責本部檔案管理物資的保管工作；(4)、負責來文的保存工作；(5)、負責原始資料，施工資料6、的臺帳匯總工作，隨時備查。9、綜合辦公室主任職責(1)、負責本部人員資料任務的分配及檢查工作；(2)、負責對本部各管理人員檔案管理工作的考核工作。(3)、負責本部檔案管理物資的申報，保管工作；(4)、落實本部檔案管制度；(5)、配合上級資料的檢查工作。10、綜合辦公室職責(1)、負責文件的收發及送簽和發送工作(2)、負責資料的保管及報送工作；(3)、負責本部檔案管理物資的保管工作；(4)、負責來文的保存工作；(5)、負責原始資料的臺帳匯總工作，隨時備查。11、安全主任職責(1)、負責安全管理資料的編制工作；(2)、負責安全月報的上報工作；(3)、負責本部人員資料任務的分配及檢查工作；(4)、負7、責對人員、物資安全資料的復核工作；(5)、負責對本部各管理人員檔案管理工作的考核工作。(6)、負責本部檔案管理物資的申報，保管工作；(7)、落實本部檔案管制度；(8)、配合上級資料的檢查工作。(9)、負責檔案室安全措施的落實工作。12、檔案室專業網絡管理員職責(5)、負責各部門電腦、辦公設備的養護與維修工作；(5)、保證網絡正常運行；(5)、負責網絡物資的申請和保管工作；13、檔案室歸檔員職責(1)、收集、整理施工、質檢、安全資料；(2)、協助資料的輸錄工作；(3)、負責原始資料，施工資料的保管及報送工作；(4)、負責本部檔案管理物資的保管工作；(5)、負責來文的保存工作；(6)、負責原始資料8、，施工資料的臺帳匯總工作，隨時備查。14、檔案室歸檔員職責(1)、收集、整理施工、質檢、安全資料；(2)、協助資料的輸錄工作；(3)、負責原始資料，施工資料的保管及報送工作；(4)、負責本部檔案管理物資的保管工作；(5)、負責來文的保存工作；(6)、負責原始資料，施工資料的臺帳匯總工作，隨時備查。三、內業資料管理措施1、內業資料管理(1)、建立技術資料管理責任制，健全各類資料的管理辦法；(2)、熟悉和掌握HQS及HCS軟件運用；(3)、嚴格按照總工批準的發放范圍下發各種技術資料，確保施工中使用現行有效版本；(4)、據上級有關部門的通知精神，及時下發技術資料的補充、修改、代替和廢止使用情況的通報9、，使相關人員了解和掌握技術資料變化情況。2、內業資料收集、編制、移交(1)、施工過程中，嚴格按照有關要求及時填寫和簽認各種報表記錄、日志，對已成型的各種資料做好收集、整理、歸類、保存工作，確保其真實、完整；(2)、由專職資料員組織相關技術人員以單位工程為基礎，按驗收標準及建設單位的要求做好各種技術資料的編制、描繪、組卷；(3)、配齊編制竣工文件所必須的計算機、打印機、繪圖儀、曬圖儀等設備，編制人員領會、掌握竣工文件的編制辦法和原則，熟悉現場施工情況、熟練掌握CAD等軟件的應用；(4)、竣工文件配套完成后，按驗標要求進行全面自檢；(5)、自檢合格后，提出竣工驗收報告，說明本工程完成情況、驗收準備10、情況、以及申請辦理竣工驗收的具體日期等，報送建設單位；(6)、按建設單位要求，在正式驗收前編制好全部竣工文件、工程技術總結和工程經濟總結，提交的份數必須滿足有關規定。3、具體保證措施(1)、施工中本道工序無檢查證及相關技術資料不允許進入下道工序；(2)、施工技術資料由工班技術員、質檢員編寫，換手復核，技術主管審定，確保資料的真實準確；(3)、施工階段的工程照片，作為資料歸檔備案；(4)、每天記錄現場施工時所發生的工作量、人工、機械使用、施工部位、材料設備進出場、質量問題產生原因、補救辦法及天氣情況等內容；(5)、建筑物測量定位復核記錄、隱蔽工程驗收記錄、中心試驗室出具的各種試驗報告、各種材料質11、量證明、施工組織設計、施工日志、技術復核記錄、各種程檢證等技術資料及時準確歸檔。四、內業資料管理制度1、各部門資料必須真實，無弄虛作假，每發現一處部門領導罰款200元，資料員罰款100元。2、各部門及現場工程師對所經手的各類資料必須在當天整理完畢（包括電子文檔）并及時交檔案室存檔。違者每發現一次部門領導罰款200元，資料員罰款100元。3、各現場工程師必須真實的做好當天的施工日記，次日交檔案室存檔，違者每發現一次現場工程師罰款200元。4、部門移交資料必須由部門領導復核簽字，否則每次罰款300元。5、各部門及辦公室必須認真對待，如果因為部門資料導致被業主罰款，則罰該部門每次500元。附帶責任由12、領導決定。6、內業原始資料和整理資料未按要求采用文件盒及時歸檔，每次罰歸檔員300元。7、接收上級來文者，接到文件后應及時交領導審批，并及時下達領導批示，整理納入合同管理。確保明確，隨查隨有。如應下達不及時導致誤事，每次罰款200元。8、計劃部門應及時整理計量資料，確保工程計量順利。違者每次部門罰款400元，9、所有資料必須及時找主管部門及領導簽證9、故意破壞檔案室設施及安全者，每次罰款300元并賠償設施費用。10、檔案整理必須分類明確，查找時一目了然。違者每次罰款300元。11、檔案整理室應杜絕火種，違者每次罰款300元。五、檔案室安全規定 1、檔案室是機密部位，非工作人員未經批準，不得隨便13、進入室內。非檔案工作人員，因工作需要進入者，須經檔案負責人允許并在檔案人員陪同下方可進入。2、各類資料進入檔案室，必須嚴格登記、借還制度，機密資料、檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發生。 3、保持日常清潔工作，保持檔案室空氣流通，做好防潮、防火、防蟲、防盜、防霉工作。嚴禁放易燃易放、易爆及受潮霉變物品。 4、嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸煙。 5、室內設手提式滅火器。6、門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節日要特別加強看護，確保安全。7、采用鐵制檔案柜，其防水、防火、防蟲性能較好。8、配備專業網絡管理員。配置殺毒軟件。9、每天輸錄資料用移動硬盤拷貝，防止電腦被盜。三、辦公設14、備為保證檔案資料順利編制，項目部采購了辦公設備。辦公電腦10臺；激光打印機3臺；掃描儀2臺；2臺數碼相機； 2部辦公網絡；檔案柜12組。附件2 高速公路段第十合同段竣工文件編制人員序號姓名手機職 務QQ號碼或郵箱備 注1項目經理 2總工程師3質檢部長4合同部長合同部5工程部長工程部6測量工程師工程部7橋梁工程師工程部8試驗室主任試驗室9資料員試驗室10試驗室副主任試驗室11資料員試驗室12資料員安全部13隧道工程師工程部14隧道工程師工程部資料員辦公室歸檔資料員15材料員材機部附件3:竣工文件編制人員工作網絡圖組員：宦途飛羅壽梅 鐘敏達試驗室、測量）組長：張學錄(項目經理)組員：趙祥虎 曾聯金趙永安 （工程部）組長：張學錄(項目經理)組員：萬德新 耿毅 付有榮 （安質、合同）組長：張學錄(項目經理)組員：鄧紅梅 全志濱 （辦公室、機務部）組長：張學錄(項目經理)組長：李曙光(項目經理)副組長：孫紅強（檔案分管領導）組長：張學錄(項目經理)組員：毛四萍（歸檔資料員）