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1、建設工程公司存貨內部控制制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章總則3第二章崗位分工4第三章材料入庫5第四章倉儲與保管控制6第五章材料內部調撥7第六章存貨的處置8第七章存貨盤點10第八章監督和檢查11第九章附則12第十章附件13第一章 總則第一條 為了促進集團公司及下屬事業部內部控制建設，規范事業部行為，加強企業內部監督和管理，提高企業經營效益；為了加強對事業部存貨的內部控制和管理，保證存貨的安全，根據中華人民共和國會計法和內部會計控制規范基本規范等法律法規，結合集團的經營管理特點，特制定集團存貨內部控制制度2、（以下簡稱“本制度”）。第二條 適用范圍：本制度適用于集團建安行業事業部，其他性質的單位可以參照執行。第三條 本制度的存貨是指建筑安裝行業各事業的項目部在施工過程中所需耗費的各種材料物資。第四條 存貨內部控制的基本任務：根據本制度完善企業內部控制的機構建設，建立和健全企業內部控制的實施規則，監督和檢查事業部對公司各項制度的執行情況，防范和化解各類風險，為企業的運營提供良好的內部環境。第五條 存貨內部控制的基本要求：事業部和個人必須嚴格遵守企業內部控制制度的各項要求，促進各項內部控制工作的順利進行，明確責任，相互配合，并接受各級領導部門的檢查和監督。第二章 崗位分工第六條 存貨業務涉及眾多部門和3、環節，需要實行嚴格的內部控制辦法，對不相容職責加以分離。存貨業務需要分離的不相容崗位職責主要有：1. 負責采購業務與驗收、保管業務人員的職責相分離。2. 生產計劃編制與計劃的復核人員及審批人員的職責相分離。3. 貨物采購、儲存和使用與存貨賬務記錄人員的職責相分離。4. 存貨的盤點應由負責保管、使用、記賬職能的人員以及與這些職能獨立的其他人員共同進行。5. 存貨采購、驗收人員職責相分離。第七條 事業部應當配備合格的人員辦理存貨業務。辦理存貨業務的人員應當具備良好的職業道德和業務素質。第八條 事業部應當建立存貨業務的授權批準制度，明確授權批準的方式、程序和相關控制措施，規定審批人的權限、責任以及經4、辦人的職責范圍和工作要求。嚴禁未經授權的機構或人員辦理存貨業務。第九條 審批人應當根據存貨授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理存貨業務。對于審批人超越授權范圍審批的存貨業務，經辦人有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。第十條 事業部應當制定科學規范的存貨業務流程，明確存貨的取得、驗收與入庫，倉儲與保管，領用、發出與處置等環節的控制要求，并設置相應的記錄或憑證，如實記載各環節業務的開展情況，確保存貨業務全過程得到有效控制。第三章 材料入庫第十一條 本流程涉及對外采購的各種材料的入庫環節，其控制目標是： 保證材料入庫5、前，各相關部門做好充分的準備，并對入庫材料進行及時的檢驗，確保入庫材料質量合格、數量正確，確保及時正確地記錄倉庫臺帳。第十二條 項目部現場材料管理部判斷材料是否需要檢驗，對所有需要檢驗的材料必須嚴格檢驗，確保材料的質量和數量。第十三條 項目部現場材料管理部在收貨時應嚴格檢查該批貨物單據是否齊全，包括材料驗收報告或免檢物資清單，并核實發票內容是否和貨物相符。第十四條 材料入庫流程說明：1. 物資管理部根據材料運抵情況，編制入場通知書，并將其提交項目部現場材料管理部門。2. 材料管理員依據材料需求計劃判斷該批材料是否為計劃內，為計劃內則安排庫位；否則，進一步確認是否為批準的計劃外采購：是則安排庫位6、，否則進入步驟10。3. 材料管理員判斷到貨材料類別是否屬于免檢，是則進入步驟6；否則申請技術管理部對材料進行檢驗，進入步驟4。4. 技術管理部根據檢驗申請，對材料進行質量、數量等方面的檢驗，有需要時進行采樣檢驗和實驗室分析。5. 技術管理部根據檢驗結果判斷材料是否合格，是則填寫并提交“材料驗收報告”；否則進入步驟10。6. 材料管理員安排材料入庫，核對入庫材料數量并填寫“材料入庫單”。7. 材料管理員根據“材料入庫單”登記倉庫臺帳。8. 材料管理員每月底編制“材料移動報告”，并將其提交給事業部的物資管理部。9. 事業部的物資管理部匯總各項目部提交的材料移動報告，并將匯總的結果提交事業部的財務7、部入賬。材料入庫流程結束。10. 材料管理員通知物資管理部采購員材料退貨或協調解決。11. 采購員與相應供應商協商，決定是退貨還是協調解決。12. 采購員更新供應商檔案。該流程結束。材料入庫流程詳見附件一第四章 倉儲與保管控制第十五條 本流程適用于各種庫存材料的出庫環節。本流程的主要控制目標是：確保材料及時準確地出庫，滿足工程施工的需要；同時減少各施工單位多領、錯領材料的情況。第十六條 材料管理員應嚴格執行控制流程，根據施工預算定額發料，減少相關使用部門多領錯領現象；不得多領及一次性領出，應按計劃即用多少領多少；當領料申請數量超過施工預算定額時，進入計劃外審批流程，同時開展責任考核。第十七條 8、發料時，需要材料管理員與領料員雙方同時核實材料的數量和質量。第十八條 材料管理員發出材料當日應根據領料單編制耗料表，并將耗料表與現場收料員簽字后的領料單核對。核對無誤后，材料管理員應更新相應的倉庫臺帳，保證當日入賬有據可查。第十九條 物資管理部定期與項目部現場材料管理部門核對耗料表以確保存貨記錄的準確性。第二十條 材料出庫流程說明：1. 施工部根據工程進度，填寫并提交領料單。2. 物資管理部審核領料單并判斷其是否為預算定額內的領料。如是預算定額內領料，則材料管理員查閱倉庫臺帳，判斷庫存是否能滿足需要；如不是預算定額內領料則申請相關主管審批。3. 材料管理員查閱倉庫臺帳，判斷庫存是否能滿足領料要9、求。庫存能滿足領料要求時，材料管理員發料并在領料單上簽字，同時編制耗料表；否則，材料管理員填寫并提交缺料單，進入材料采購流程或內部調撥流程。4. 現場收料員收料并在領料單上簽字，將簽完字后的領料單提交材料管理員。5. 材料管理員核對簽字后的領料單和耗料表，更新倉庫臺帳。6. 現場收料員每月月底根據材料的收存和使用情況編制材料移動報告，并將其提交給事業部的物資管理部。7. 事業部的物資管理部匯總并向財務部提交材料移動報告。8. 財務部根據提交的材料月度報告的匯總情況入賬。材料出庫流程結束。材料出庫流程詳見附件二第五章 材料內部調撥第二十一條 本流程適用于本事業部不同的項目部間的材料調撥。 本流程10、的控制目標是：確保項目部間材料調撥的順利實現。第二十二條 事業部的物資管理中心在收到項目部的材料調撥申請時，應確定是否為物資管理中心所管理的物資，如不是則應及時協調調出方，以確認材料內部調撥的可行性，否則應及時申請采購。第二十三條 材料調出方在調出材料的同時應編制材料調出單以確認調出材料的數量和質量。第二十四條 材料調入方和調出方都應編制材料入庫單與材料出庫單，并提交財務部以供入賬。第二十五條 材料內部調撥流程說明：1. 項目部根據工程需要，填寫材料調撥申請，提交物資管理中心審核。2. 物資管理中心審核調撥單，如果該材料為物資管理中心保管則交倉儲部門，進入步驟3；如果為項目部保管則交相應項目部11、，進入步驟7。3. 倉儲部門檢查庫存情況，看庫存量是否滿足調撥申請，以決定是進行內部調撥還是外部采購，如果進行內部調撥則進入下一步驟；否則進入材料采購流程。4. 物資管理中心編制材料調撥單并將材料調撥單由交倉儲部門辦理調撥。5. 倉儲部門根據材料調撥單向申請單位調撥材料并編制材料出庫單，將材料出庫單交事業部財務部門進行賬務處理。6. 項目部材料管理員根據材料調撥單驗收材料并編制材料入庫，項目部會計人員根據材料入庫單入賬。7. 調撥申請方填寫并向事業部的物資管理部提交材料調撥申請。8. 事業部的物資管理部接受申請并與調出方協調材料調撥的可行性。9. 調出方物資管理部檢查庫存情況，決定是否調撥材料12、。是則編制并提交材料調撥單；否則，通知調撥申請方，調撥申請方進入材料采購流程。10. 調出方材料管理員根據調撥單調撥材料并編制材料出庫單，要求領料人員在材料出庫單上簽字。11. 調出方材料管理員將材料出庫單提交本項目部財務部入賬，調出方該流程結束。12. 調入方材料管理員驗收調入材料，核對材料調撥單并編制材料入庫單。13. 調入方材料管理員將材料入庫單提交本項目部財務部入賬，調入方該流程結束。材料內部調撥流程詳見附件三第六章 存貨的處置第二十六條 項目部負責工程余料的處理工作，事業部物資管理中心應敦促并協助項目部對材料類型、當前市場價格、倉儲成本等進行經濟測評，確定余料處理方式。第二十七條 余13、料處理控制程序如下：1. 工程結束，項目部清點余料，編制余料清單，交事業部物資管理中心。2. 事業部物資管理中心相關人員與財務、倉儲、物資部門人員組成評估小組評估小組根據材料類型、當前市場價格、倉儲成本等進行經濟測評。3. 事業部物資管理中心根據測評結果決定保留或對余料進行處置，分別編制保留余料清單和處置余料清單，報由財務總監審批。4. 財務總監對保留余料清單和處置余料清單進行審核，通過則將保留余料清單與處置余料清單報由主管副總審批；否則則返回步驟3。5. 主管副總對保留余料清單和處置余料清單進行審核，通過則將已審批通過的保留余料清單和處置余料清單交項目部；否則則返回步驟3。6. 項目部將余料14、連同已審批通過的保留余料清單和處置余料清單交事業部物資管理中心統一處理。7. 事業部物資管理中心審核所承接的余料是否與已審批通過的保留余料清單和處置余料清單所載一致，若一致則將保留余料交與倉儲保管部門保管，由財務部門進行相關賬務處理，同時根據處置余料清單處置余料，經行公開競賣銷售并將相關單據傳遞給財務部門，進入貨幣資金收款流程；否則則返回步驟6。余料處理流程祥見附件四。第二十八條 事業部的物資管理部接受報廢申請后，應組織技術管理部實施必要的技術鑒定。報廢申請部門在收到報廢通知后，應該及時處理報廢材料并向財務部提供相應資料，以供其審核、入賬。第二十九條 材料報廢流程說明：1. 項目部的物資管理部15、門根據材料報廢情況編寫并提交報廢申請。2. 事業部的物資管理部接受報廢申請并組織技術管理部實施必要的技術鑒定。3. 事業部技術管理部門進行技術鑒定并提交技術鑒定報告。4. 事業部的物資管理部根據技術鑒定報告判斷是否符合報廢標準，是則存檔并下達報廢通知；否則，拒絕項目部的報廢申請。5. 報廢申請部門的物資管理部收到報廢通知后，判斷報廢材料是否可用于銷售，是則銷售報廢材料并向財務部提交相應資料，否則處理報廢材料并向財務部提交相應資料。6. 財務部審核，入賬；材料報廢流程結束。材料報廢流程詳見附件五。第七章 存貨盤點第三十條 本流程適用于物資管理部門按照盤點制度，定期對倉庫中現有存貨進行清點核實。本16、流程的控制目標是：確保定期盤點制度的實施，確保賬實相符，加強對各種庫存材料的管理和控制，以降低庫存材料缺損的風險。第三十一條 事業部的財務部應定期組織盤點，根據年度盤點計劃制定并下發盤點通知。第三十二條 項目部物資管理部門在收到盤點通知后，應檢查是否有其他單位寄存物資，有的話，應將寄存物資放入特殊區域并進行標識。第三十三條 盤點小組應與被盤點部門核對并確認盤點清單。第三十四條 存貨盤點流程說明：1. 事業部財務部門按照年度盤點計劃, 制定并下發盤點通知。2. 事業部物資管理部門組織并確定盤點小組成員，下發盤點通知。3. 項目部物資管理部門按照盤點通知確定盤點范圍和人員并檢查是否有其他單位寄存物17、資，有則將寄存物資放入特殊區域并進行標識。4. 盤點小組監盤并進行相應抽查。5. 盤點小組根據盤點情況，匯總并編制盤點清單。6. 盤點小組與被盤點部門核對與確認盤點清單，并將確認后的盤點清單提交事業部的物資管理部門。7. 事業部物資管理部門匯總各項目部提交的盤點清單，存檔并提交財務部門。8. 事業部財務部門審核物資管理部門匯總并提交的盤點清單，處理盤虧、盤盈，入帳。存貨盤點流程結束。存貨盤點流程詳見附件六。第八章 監督和檢查第三十五條 為了保證實物數量和成本計算正確，系統的反映實物收發存儲情況，財務部門應設置實物總賬，比如外購實物、自制實物、委托加工實物、包裝物、低值易耗品等賬簿。同時，按照各實物、用品的品名、規格和存放地點設置明細賬，并與實物采購部門的實物賬和倉庫部門的保管卡定期核對，做到賬賬、賬卡相符。第三十六條 對于本期到貨的實物，也應與付款金額進行核對，保證存貨記錄準確。第三十七條 財務人員匯同材料保管部門每年定期對實物進行盤點，以保持存貨賬實相一致，保證會計記錄的正確性。第九章 附則第三十八條 本制度由集團財務部編制，解釋權、修改權歸集團財務部。第三十九條 本制度經集團公司董事會審核批準后，自公布之日起實施。第十章 附件附件一：材料入庫流程附件二：材料出庫流程附件三：材料內部調撥流程附件四：余料處理流程附件五：材料報廢流程 附件六：存貨盤點流程