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1、建設工程公司檔案接收、整理及移交管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司檔案管理制度細則 為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。 一、總則 （一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。 （二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司2、合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。 （三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。 二、檔案部門設置及其職責 （一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為： 1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。 2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。 3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。 4、辦理領3、導交辦的其他有關檔案業務工作。 （二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是： 1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。 2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。三、檔案接收與整理 (一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面： 1、行政部： A、公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等； B、與總部及其他單位往來發文； C、行政管理方面，包括： 1）辦公用品管理、采購、出車及4、維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復的記錄等； 2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續、員工資料等。 3、企劃部：A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；C、年度季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；D、市場調研方案、搜集的客戶資料等。 4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容。5、客服部：主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客5、戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄 。 6、裝備部、工藝部、數字部：主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產品研發數據等。 其中數字部機房重要文件備份、集成軟件開發源代碼等。7、財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等 8、市場部：有關營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。 以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知總經理辦公室，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。6、（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限 需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發文，人事方面的各種文件，財務報表、賬冊、資產核算，合同及司法文書等。永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、 來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、 設計師排單，倉庫管理方面的材料進出登 記、核算、保管，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面7、的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等。三年（三）檔案編號方法 1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發利用。 2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為： 行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF 裝備部：ZB 工藝部：GY 數字部：SZ 市場部：SC 財務部：CW 企劃部：QH 倉管部：CG 3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以中國人民抗日戰爭紀念館反法西斯勝利70周年項目為例，其項目大類編號為：8、201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發展，現內部崗位編制并不復雜且部門管理統一，對內制度/規范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規范性文件均需要編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務部為例： 編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務報表）其中201601為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務9、憑證等等類推），XXX為其他編號。（四）歸檔方法及要求 1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實內容和歷史進程。 2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規劃計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統計報表、預決算歸入針對年度）。 3、按要求填寫卷內目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。 4、對破損的10、文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程 （一）歸檔時間。各部門不涉及工程項目的材料，應根據材料性質不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數字部、客服部日常管理的材料），應在每月底之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。 各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料統一移交總經理辦公室，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。11、 （二）檔案移交。各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內經部門主管簽字后移交總經理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一周內經部門主管簽字后將檔案材料移交總經理辦公室。檔案經總經理辦公室主管人員驗收合格后，填寫檔案移交清單，雙方履行簽字手續，辦理移交。 根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統計 （一）公司設置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處12、理。 （二）建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統計年報。六、檔案借閱管理 （一）總經理辦公室根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。 （二）建立檔案借閱及保密制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。 1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。 2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱13、重要文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。 3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經本部門主管、總經理辦公室主管人員及總經理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經批準不得復印檔案。 （四）調閱重要及秘密檔案只可在總經理辦公室調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手14、續。七、檔案鑒定、移交、銷毀 （一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，總經理辦公室統計檔案庫內各檔案的情況表。 （二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在總經理或總經理助理的統一領導和主持下，由總經理辦公室和與所鑒定檔案相關的業務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。 （三）凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經理辦公室永久保存。 八、檔案保密 （一）總經理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應在安全的環境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。 （二）不準向無關人員提供或泄漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案內容。 （三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫。 （四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。 （五）發生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。