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1、建設工程項目管理公司監理資料檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章 總則3第二章 資料管理的職責劃分與要求3一、資料管理職責劃分3二、資料管理要求5第三章 資料管理措施8第四章 資料歸檔管理制度8一、資料歸檔制度8三、資料保管制度10第五章 項目監理資料的組成與移交11一、項目監理資料組成11二、項目監理資料移交11附件一：資料借閱登記表；12附件二：公章使用登記表；12附件三：監理資料歸檔內容目錄表；12第一章 總則一、為規范工程項目監理文件資料管理工作，保證工程監理文件資料能夠完整、準確、安全2、和有效利用,根據GB/T50319-2013建設工程監理規范對監理文件資料管理規定，結合項目部工程實際，制定本制度。二、監理文件資料指工程監理過程中涉及的設計圖紙、合同文件、各類工程資料、成果資料、報表、會議紀要、往來文件、監理日志、旁站記錄等及國家標準、規范和上級文件等具有保存、查考利用價值的文字材料、圖紙、圖表、計算、影像等各種形式和載體的文件材料。三、本管理制度適用于監理實施階段的資料編制與管理，項目竣工后，應依據業主單位要求及相關部門要求進行歸檔和移交。第二章 資料管理的職責劃分與要求項目監理部負責統一管理本項目檔案管理工作，業務上受公司的指導與監督。一、資料管理職責劃分1、監理部各技3、術崗位人員1.1.監理部各技術崗位人員按照在項目監理過程中的職責分工，按時完成相關資料的簽認及整理，在審查無誤后交專職資料員管理。1.2.對專職資料管理員工作職責進行指導。2、專職資料管理員2.1負責各種文件的收發、登記及整理、借閱、保管工作。2.2做好本公司檢測儀器的借用登記和歸還登記。2.3做好會議記錄和各種文件資料的打印工作。2.4做好影像資料的整理存儲工作；電子檔資料要符合要求。2.5發放的圖紙、資料、函件必須留原件一份，連同發放清單一起存檔。2.6對各種工程資料進行科學規范的編號、登記、復印。2.7做好施工中各種檢查資料的整理和施工各階段驗收資料的整理。2.8負責工程技術資料的歸檔保4、存，并按重要性進行分類；應做到分類有序、查找方便、有追朔性。2.9及時清理作廢資料不被誤用。2.10做好監理部的圖集、標準、規范等書籍的存放、借閱工作。2.11相關部門借閱圖紙及工程資料，應報總監同意，登記相關借閱內容及時間，到期歸還時，須經雙方簽名確認。2.12協助現場監理員、專業監理工程師完善各種資料。2.13做好工程竣工資料的整理歸檔。2.14及時向本公司移交監理部資料并登記。2.15及時向建設單位移交監理部資料并登記。2.16協助建設單位和本公司有關竣工后備案工作。二、資料管理要求1、資料內容必須依照實際情況和有關技術規范及時和真實地填寫，做到原始資料齊全、準確、系統。分項工程每完工一5、項要收集整理一項，確保各種原始資料收集及時性，為分部及單位工程完工整理、匯編裝訂成冊做準備。2、各種施工原始記錄必須在施工現場和工序完成時同步進行，不得事后補填原始記錄。3、過程資料保存要求3.1自檢資料由施工單位保存；共檢資料原件由施工單位保存，監理單位僅存復印件（須注明原件在何處）；監理抽檢（含平行試驗）資料原件由監理單位保存，必要時施工單位保留復印件。3.2施工單位工地試驗室出具的試驗報告應加蓋工地試驗室試驗檢測專用章，分項工程完工后，有關該分項工程的試驗資料原件全部歸入分項工程完工資料，工地試驗室只保存復印件；項目監理部中心試驗室出具的試驗報告應加蓋監理中心試驗室試驗檢測專用章，試驗報6、告原件保存在分項工程監理抽檢資料中，中心試驗室只保存復印件。3.3各種內業資料、試驗資料必須編制相應的管理臺帳。4、分部分項工程檢驗資料是工程交工驗收的重要依據。對于承包人上報的分部分項工程檢驗資料，項目監理部應在7天內審查完畢并簽署意見。簽署合格意見后，項目監理部應及時將上述資料退還承包人，為竣工資料組卷做準備。與此同時，項目監理部應完成分項工程監理抽檢資料的整理并做好評定工作。對于審查不合格的資料，項目監理部應及時退還承包人要求其完善修正。5、項目監理部是竣工文件編制工作的監督者，完成責任范圍內的監理文件材料編制工作，且要監督所轄各合同段承包人竣工文件材料的編制工作，要切實保證竣工文件檔案7、的收集和編制質量。6、工程具備竣工驗收條件后21天內，承包人應按工程竣工驗收的有關規定和合同文件的約定向監理、業主申請竣工驗收并提供竣工資料。業主在收到該申請及符合相關要求的竣工資料后21天內，成立竣工驗收委員會，并通知政府有關部門，組織竣工驗收。若工程驗收通過，監理、業主應在驗收工作完畢后7天內向承包人簽發交接證書，同時辦理工程的移交工作。若工程質量達不到合同約定的標準，則項目監理部應根據竣工驗收委員會的意見，在驗收工作完畢后7天內向承包人發出不予驗收的指令，要求承包人對達不到合同標準的工程返工或修復，承包人完成上述工作后，應重新提出驗收申請。7、組卷原則（1）組卷的原則：組卷應遵循監理資料8、的自然形成規律，保持卷內文件 的有機聯系，便于檔案的保管和借閱。（2）監理資料可按建設工程項目、單項工程、單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。（3）案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內不應有重份資料；不同載體的資料一般應分別組卷。（4）案卷內資料的排列：文字資料應按事項、專業順序排列；圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列；既有文字又有圖紙的案卷，文字排前圖紙排后。8、資料編號系統說明1、 編號圖例-AA-BB 其中：XWGZ表示建設工程項目管理有限公司貴州分公司；表示資料類別，此處表示監理資料；AA表示資料中類別下分類編號； BB表示順序號。第三章 資料管理措施一、工程資料編制和整理9、應與建設項目同步進行。在工程實施階段，檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況。進行單位、分部、分項工程質量等級評定和單項工程驗收時，要同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量，并在驗收后，及時整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。二、建設工程資料的形成、積累、整理、歸檔工作應根據各崗位資料管理的職責要求，將工作的完成情況納入個人績效考核范圍。三、項目監理部應對承包人資料的編制和整理工作進行經常性監督檢查，對檢查中發現的不足項應要求其限期改正；整改不符合要求的，對應的分部分項工程不得進行中間計量。第四章 資料歸檔管理制度一、資料歸檔制度1、文件全部處理完畢后，已處10、理文件及“文件處理表”均應返還給辦公室文員。辦公室文員應做好以下兩方面的工作：1.1、對文件處理表進行收集、整理，作為各監理人員處理文件的原始憑證。1.2將文件處理表原件及來文原件一份交資料主管工程師及時歸檔。2、資料管理員應及時對來往文件原件（含發文稿及文件處理表）進行整理和歸檔。任何個人均不得保存應當歸檔的公文。3、歸檔范圍內的文件要根據其相互聯系（如監理工程師通知單和回復單）、特征和保存價值等不同類別制定不同分類大綱進行整理，保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項目的主要工作情況，便于保管和利用。4、來文應根據來文單位或文件類別進行歸檔編號和組卷，發文應根據發文路徑的不同分別來組卷歸檔。資11、料分類組卷詳見附件3：監理資料歸檔內容目錄表二、資料借閱制度項目監理部除應不斷熟悉并建立健全資料管理的有關規定外，還應建立完善的文件查閱登記制度。對于一般性文件，查閱時實行登記；對于有密級規定的重要文件，查閱時必須征得項目監理部領導的同意。具體如下：1、項目監理部設資料主管工程師、辦公室文員，負責對項目監理部的資料進行管理。2、 所有資料均入柜、上鎖，鑰匙由資料主管工程師保管，需要借閱資料的人員，應先向資料主管工程師申請，資料主管工程師查證所借資料在柜后，借閱人登記簽字后方能借出資料。3、借閱人的借閱時限到期卻未歸還圖書的，資料主管工程師應向其催要所借資料，借閱人因故不能按時歸還的，應向資料主12、管工程師解釋原因，資料主管工程師作以記錄。4、借閱人具有保管好所借資料的義務，發生所借資料丟失或資料嚴重破損的情況，借閱人應按新資料照價賠償或新購資料歸還，資料主管工程師負責監督、檢查。5、本項目所發資料（無需歸還），原則上僅發放一次，員工丟失所發資料的，應自行購買并不能因此影響工作和學習。三、資料保管制度1、根據監理檔案資料的重要性的不同，保管期限規定如下。1.1、建設監理文件資料中的項目監理機構和負責人名單、建設工程監理合同、監理規劃、監理月報中有關質量問題、監理會議中的有關質量問題、進度控制、質量控制、分包資質、監理通知、合同及其它事項管理、監理工作總結等需長期保存。1.2、建設監理文件13、資料中造價控制資料短期保存，時間三年。1.3、與建設工程監理有關資料中的工程質量檢驗記錄（土建工程、安裝工程）等記錄，需長期保存；其它資料保存期三年。第五章 項目監理資料的組成與移交一、項目監理資料組成項目監理過程中，所形成的需歸檔的監理文件材料詳見附件3：監理資料歸檔內容目錄表表中所列內容。二、項目監理資料移交1、項目監理部應在項目交工驗收后三個月內，根據竣工文件編制要求，分別向業主、接管單位移交經系統整理過的全部竣工文件材料。2、檔案資料移交應按監理合同要求執行。符合國家科技檔案標準格式的案卷目錄和卷內目錄構成。要求移交書內容應與實際檔案內容完全一致，移交書封面的簽章簽名應當俱全。此外，還14、應提交符合達標軟件要求的轉換目錄電子版一份。附件一：資料借閱登記表；附件二：公章使用登記表；附件三：監理資料歸檔內容目錄表；附件一：資料借閱登記表序號 資料編號借閱時間預計歸還時間 借閱人實還時間備注1234567891011121314151617注：此表必須填寫詳實，以打印表格形式保存，資料借閱時必須按此格式登記，未登記資料不予借出。附件二：公章使用登記表序號使用部門使用人簽名使用文件名稱使用日期批準人簽名備注123456789101112131415161718附件三： 監理資料歸檔內容目錄表（一類）序號文件類別文件編碼歸 檔 文 件保存期限控制分類備注公司業主檔案館一業主、設計、質監站15、業主、設計方資料及質監站資料一般以建設項目組卷（一）業主-01工程報建類資料1業主-01-01建設工程規劃許可證及附件臨時永久2業主-01-02建設工程施工許可證臨時永久3業主-01-03工程質量監督手續臨時長期（二）業主-02招投標文件及合同1業主-02-01工程施工招投標文件臨時長期2業主-02-02工程施工合同臨時長期3業主-02-03工程監理招投標文件臨時長期（三）業主-03業主函件短期（四）質監-04質量監督站文件短期長期（五）設計-05地勘設計文件1設計-05-01工程地質勘察報告臨時永久2設計-05-02各專業設計圖紙臨時長期3設計-05-03施工圖審查報告臨時長期審圖機構4設計16、-05-04設計變更及其它文件臨時長期5設計-05-05設計技術交底與圖紙會審紀要臨時長期（六）其它QT-06其它（建設項目防雷裝置設計審核、建設工程消防設計文件及備案憑證、沉降觀測報告）注：業主及設計方資料是指由業主或設計方產生或由其提供給監理的資料，一般屬于監理依據性資料，在監理過程中收集整理，項目結束后一般只在公司檔案室歸檔。業主及城建檔案館的資料由業主自行辦理。監理資料歸檔內容目錄表（二類）序號文件類別文件編碼歸 檔 文 件保存期限控制分類備注公司業主檔案館二監理監理部資料（一）監理-01監理前期資料一般以建設項目組卷1監理-01-01工程監理委托合同長期長期合同2監理-01-02項目17、監理機構、任命文件及人員名單、資格證書（復印件）長期長期機構設置3監理-01-03監理規劃短期長期監理規劃4監理-01-04監理實施細則短期長期監理規劃5監理-01-05項目監理機構總控計劃短期長期監理規劃（二）監理-02監理過程資料1監理-02-01監理通知書及回復單、監理聯系單、備忘錄和監理報告長期一般以建設項目組卷2監理-02-02第一次工地會議、監理例會及各類交底記錄、文件收發記錄短期3監理-02-03監理月報、監理日志、旁站記錄長期以單位工程組卷4監理-02-04工程質量或者生產安全事故處理文件資料短期5監理-02-05安全檢查記錄、安全生產責任制考核記錄及安全檢查評分匯總表、施工階18、段安全專項檢查表長期長期6監理-02-06工程延期報告、費用索賠報告及審批長期長期一般以建設項目組卷7監理-02-07涉及工程結構安全及使用功能的平行檢驗抽檢資料（包括見證取樣）長期長期質量8監理-02-08合同爭議、違約報告及處理意見長期長期合同9監理-02-09工程質量評估報告及驗收監理文件資料長期永久質量10監理-02-10監理工作總結報告長期長期11監理-02-11照片及電子影像資料長期永久12監理-02-12其它長期長期注：監理部資料主要是指在監理過程中由監理機構產生的資料，這部分監理資料驗收移交時對需向業主和城建檔案館移交的資料：1、房建及市政工程應按建設工程文件歸檔整理規范（GB19、/T50328-2001）第5條（工程文件的立卷）的要求進行組卷。卷內目錄、卷內備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統一采用建設工程文件歸檔整理規范附錄B、C、D、E式樣。2、公路工程按業主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求進行組卷。卷內目錄、卷內備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統一采用 公路工程竣工文件編制辦法的要求。業主沒有具體要求時，按公司公路工程竣工文件編制辦法執行。監理資料歸檔內容目錄表（三類）序號文件類別文件編碼歸 檔 文 件保存期限控制分類備注公司業主檔案館三施工施工報審類資料（一）施工-01安全類資料1施工-01-01現場安全質量管理組織機構、人員管理制度臨時臨時安全2施工-01-20、02危險性較大施工方案報審臨時臨時安全3施工-01-03起重機械設備安裝、拆卸方案及設備企業資質和安拆人員資格證書報審臨時臨時安全4施工-01-04三級安全教育匯總表及安全培訓資料臨時臨時安全5施工-01-05特種作業人員操作證及匯總表臨時臨時（二）施工-02施工類資料1施工-02-01施工組織設計、各專項施工方案報審長期長期以單位工程組卷2施工-02-02工程開工/復工報審表及工程暫停令長期長期進度3施工-02-03分包單位、供貨單位、試驗單位資質材料及報審表臨時長期分包資質4施工-02-04施工單位總進度、月（季）、周計劃及工程延期計劃報審臨時長期5施工-02-05工程計量、清單及支付文件21、臨時長期造價6施工-02-06工程變更、費用索賠、現場簽證單、技術核定單長期長期造價7施工-02-07施工技術交底記錄臨時長期以單位工程組卷8施工-02-08工程測量控制網的報驗及復測資料臨時長期9施工-02-09原材料、構配件、設備、器具、成品、半成品出廠質量合格證及試驗報告、報審資料臨時長期以單位、分部、分項工程組卷10施工-02-10新材料、新工藝、新技術、新設備國家認證材料和相關驗收標準的適用性審查報告以及報審臨時長期以單位、分部、分項工程組卷11施工-02-11隱蔽工程驗收記錄及匯總表臨時長期12施工-02-12有關專業技術總結（如樁基礎、軟基處理、主要結構施工技術等）長期長期13施22、工-02-13地基釬探記錄、樁基礎檢測報告長期永久質量以單位工程組卷14施工-02-14合同變更材料報審及資料長期永久質量15施工-02-15分部、分項、單位工程驗收記錄長期長期16施工-02-16竣工驗收備案表臨時長期17施工-02-17建設工程竣工驗收報告臨時長期以單位工程組卷18施工-02-18工程竣工決算報審表長期長期19施工-02-19其它有關驗收資料長期長期合同注：施工報審類資料是指一切由施工方產生需由監理方簽認的資料，是監理控制工作的重要體現，在監理過程中必須留一份在監理部。而項目結束時一般只在公司檔案室歸檔。業主及城建檔案館的資料由承包商辦理。 1上述三表中所列資料不一定完整，23、各項目可根據具體情況補充完善。2資料保管期限分為永久、長期、短期、臨時四種。永久指永久保存；長期指資料保管期限與工程使用壽命相同；短期指20年以下；臨時指項目完成工程驗收和竣工結算解除缺陷責任時，但一般最小不少于2年。移交擋案時不應把不同保存期的資料放在一個檔案盒內。3 房建工程與建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）相矛盾時，以建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）為準。 公路工程與業主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求相矛盾時，以業主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求為準。卷 內 目 錄序號文 件編 號責任者文件題名日期頁次備注卷 內 備 考 表24、本案卷共有文件、材料共 頁。其中：文字材料 頁，圖樣材料 頁，照片 張。說明：立卷人：年 月 日審核人：年 月 日案 卷 封 面檔 號 工程編號 案卷題名 編制項目監理部 編 制 日 期 密 級 保管期限 共 卷 第 卷 卷 盒 封 面檔 案 盒卷 內標 題起止時間自 年 月 日起至 年 月 日止卷內冊數保管期限全宗號目錄號案卷號項目監理部 案 卷 脊 背工程項目名稱檔案盒歸檔文件名稱第 盒共 盒監理檔案歸檔移交簽證表(樣表)項目名稱： 第 頁 共 頁 文件名稱檔案套數公司保存期限備注卷號冊號分冊號公司業主總監理工程師： 檔案移交經手人： 技術質量部審核人： 接收單位： 檔案接收經手人： 接收日期： 年 月 日