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1、建設(shè)集團(tuán)工程項目檔案工作各項規(guī)章制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 檔案修改、復(fù)制制度一、修改已歸檔的科技文件材料，必須是該項目本身的改變才能修改，另外的工程采用時不得修改。二、修改科技文件材料，一律采用“杠改”即修改后必須保持原來圖樣及技術(shù)文件材料的完整，不得將圖形或尺寸擦掉和更改圖號而用到其它新的工程上，具體要求是：1、修改程度較大而不能在原有底圖上修改時，業(yè)務(wù)部門可到檔案室借底圖曬蘭圖。在蘭圖上修改，重新描繪底圖、曬制蘭圖，然后將新的底圖蘭圖及修改理由單交檔案室歸檔，原底圖作廢，新蘭圖與原有蘭圖一同保存。2、2、修改程度不大時，可由業(yè)務(wù)部門填寫“修改理由單”到檔案室調(diào)出蘭圖和底圖進(jìn)行修改，并在修改處加裝置修改人名章和修改日期。3、修改文字材料，同修改圖紙一樣處理。三、檔案室有責(zé)任監(jiān)督技術(shù)檔案的修改工作，所有科技人員應(yīng)嚴(yán)格按制度辦事，不得隨意更改檔案。四、本單位新建或改建工程需利用底圖復(fù)曬蘭圖時，應(yīng)登記在“底圖復(fù)制登記薄”上。五、外單位利用底圖復(fù)制蘭圖，要持注明復(fù)曬理由、份數(shù)的正式介紹信，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)。檔案管理制度 1、經(jīng)常檢查檔案庫房內(nèi)溫度和濕度，并作好記錄。做好冬季保暖、夏季降溫、防潮工作。2、定期施放防潮、防蟲、防鼠藥物，并經(jīng)常檢查藥品使用效果，防止檔案受潮、受損。3、經(jīng)常檢查防火、防盜設(shè)施的完3、好情況，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告。4、檔案在任何情況下，均應(yīng)避免陽光直射。5、經(jīng)常對借出的庫存檔案的使用保管情況進(jìn)行重點或全面檢查，并作好記錄，以備查考。如發(fā)現(xiàn)檔案變質(zhì)或破損，要及時采取措施搶救。檔案利用制度1、積極開展以技術(shù)檔案為主的提供利用工作，堅持面向基建、生產(chǎn)和科研工作，面向基層，面向工程技術(shù)人員為主，經(jīng)常了解其需求情況，積極、主動、及時、準(zhǔn)確地提供檔案，為各項工作服務(wù)。2、根據(jù)需要編制必要的檢查工具和參考資料，以利檔案借（查）閱利用工作。3、建立檔案利用登記薄，將利用時間、目的、作用及效果等作好登記。必要時，對利用效果進(jìn)行現(xiàn)場了解、調(diào)查。4、收集、匯編歷年重要統(tǒng)計資料，以利參考。檔案保密制4、度1、嚴(yán)格遵守保密守則的十條規(guī)定。2、嚴(yán)格執(zhí)行松藻煤電公司檔案歸檔范圍及保管期限，不得私自銷毀檔案。3、不得允許非工作關(guān)系的閑雜人員進(jìn)入檔案室。4、離開檔案室必須關(guān)門，并確認(rèn)鎖牢后方可離去。檔案柜隨開隨鎖，其鑰匙不得帶出檔案室。5、經(jīng)常檢查警鈴和門窗完好情況，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告。6、借（查）閱標(biāo)有密級的材料，必須經(jīng)廠保密委員會批準(zhǔn)，并辦理有關(guān)手續(xù)。立卷歸檔制度1、嚴(yán)格按“歸檔范圍”和“國標(biāo)”要求進(jìn)行歸檔立卷，做到文件、資料歸檔完整、分類準(zhǔn)確，立卷質(zhì)量構(gòu)合標(biāo)準(zhǔn)。2、各單位、部門必須按時、按質(zhì)、按量向檔案室移交應(yīng)歸檔的有關(guān)文件材料，以保證歸檔文件的準(zhǔn)確完整。任何單位、部門或個人，不得將檔案材料據(jù)為5、己有，私自留存。3、一般資料歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔二至三份，一份存檔單獨保管，其余作為日常借（查）閱使用。4、歸檔材料必須作到線條、字跡清楚，不得將鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫材料作為歸檔件。5、凡以集體名義外出參觀學(xué)習(xí)、參加會議所得材料，屬歸檔范圍的必須交廠檔案室統(tǒng)一歸檔。檔案借閱制度1、凡我廠機(jī)關(guān)工作人員，因工作需要借（查）閱本部門業(yè)務(wù)范圍有關(guān)檔案，經(jīng)檔案員同意即可；凡2、嚴(yán)格履行檔案借（查）閱登記手續(xù)。3、本廠檔案一般不對外，如有特殊情況，必須持有有關(guān)單位正式介紹信，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借（查）閱。4、借出的檔案材料必須妥善保管，不得私自涂改、污損、翻印、轉(zhuǎn)借，不得遺失，并嚴(yán)格遵守保密紀(jì)6、律。5、借閱期以一周為限，到期必須歸還，如需繼續(xù)借用，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。6、歸還檔案時，雙方應(yīng)詳細(xì)檢查資料是否齊全、完整、污損，并當(dāng)面予以注銷。檔案室防火制度1、嚴(yán)格遵守消防規(guī)定，不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙、烤火、堆放易燃、易爆物品，防止火種帶入室內(nèi)。2、對配備的消防器材，按要求安放在規(guī)定位置，不準(zhǔn)任意損壞，并經(jīng)常檢查，一旦發(fā)現(xiàn)失效、損壞，必須及時向保衛(wèi)科反映。3、認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握消防知識，做到“三懂”，即懂得要庫房存放物資的火災(zāi)危險性；懂得預(yù)防措施；懂得補救初起火災(zāi)的方法。做到“三會”，即會報警，會使用滅火器材，會補救初起火災(zāi)。4、注意清除室內(nèi)雜物，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案鑒定銷毀制度1、成立廠檔7、案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組（成員另發(fā)文明確），負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。2、每次鑒定都要寫出鑒定報告，在卷內(nèi)備考表中注明鑒定意見，由鑒定組長簽名，并標(biāo)明鑒定日期。3、根據(jù)本廠實際，不定期地進(jìn)行檔案鑒定工作，具體時間由鑒定小組確定。4、檔案鑒定工作的要求：保證劃定管理期、密級準(zhǔn)確、檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，鑒定中若發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整等，應(yīng)及時完成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補充。5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司批準(zhǔn)，并報送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。銷毀檔案時必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。檔案庫房管理制度1、對所保管的檔案按分類大綱分類排放，排列整齊有序。2、確保庫房安全，庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火、庫房實行統(tǒng)一管理、8、鑰匙要有專人負(fù)責(zé)，集中存放，不準(zhǔn)隨身攜帶，庫房門窗要及時關(guān)閉上鎖。3、庫房內(nèi)不準(zhǔn)存放易燃易爆品及其它物品，庫房內(nèi)應(yīng)具備有消防器具，必須保證檔案的安全。4、對所保管的檔案要定期檢查清點，對已破壞和模糊的案卷文件、圖紙、資料要做到及時修復(fù)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)問題及時請示處理。5、庫房內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生，要做好防潮、防蟲、防火、防塵、防光，要常通風(fēng)，保持庫內(nèi)干燥，并做好室內(nèi)溫、濕度記錄。檔案資料驗收管理制度1、有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室派人參加科技成果評審會議，基建工程竣工驗收會議和各種設(shè)備開箱驗收工作。2、檔案工作人員參加有關(guān)會議的任務(wù)是檢查相應(yīng)的文件資料的完整、系統(tǒng)、正確性，否則有權(quán)建議有關(guān)單位延遲驗9、收及使用。3、在召開會議之前，有關(guān)部門或?qū)I(yè)人員，務(wù)須將有關(guān)文件資料按歸檔的要求準(zhǔn)備就緒。4、企業(yè)文件材料歸檔的基本要求是：歸檔的文件材料必須完整。歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。會計檔案管理制度1、根據(jù)會計檔案集中統(tǒng)一管理的原則，廠財務(wù)科及多經(jīng)公司財務(wù)部門應(yīng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)當(dāng)年會計檔案的整理、裝訂成冊和立卷，在會計年度終了后，由各財務(wù)部門入庫保管，并編造清冊一式兩份，一份部門自留，一份交綜合檔案室備查。2、財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須近期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案，全部移交會計檔案庫，不得乘虛而入地封包10、保存。財務(wù)檔案人員必須近期點收；不得推諉拒絕。3、會計檔案類別，按順序號整理裝訂成冊，加上封面，注明類別名稱、年度、月份、起止頁數(shù)。4、會計檔案應(yīng)合理組卷，案卷標(biāo)題明確，卷內(nèi)目錄表、檔號和案卷均用鋼筆書寫，填寫內(nèi)部完整，字跡工整、整潔。5、會計檔案特別是原始憑證，原則上不外借，確因工作需要借閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)科負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的指定內(nèi)容給予查閱、抄錄或復(fù)制，并進(jìn)行查借登記，查借完畢及時歸還，如有拆散損毀、丟失或涂改檔案者，視輕重，追究當(dāng)事人責(zé)任。6、會計檔案的保管，做到裝訂結(jié)實，存有有序，取用方便，做好防潮、防塵、防盜、防火、防蟲工作，安全保管。7、按照會計檔案保管期限，到期應(yīng)進(jìn)行鑒定工作對應(yīng)銷毀11、的檔案按照“檔案銷毀辦法”規(guī)定辦理。8、會計檔案的保管期限分為定期、永久兩類。定期保管期限為3年、5年、10年、25年五種。檔案管理員崗位責(zé)任制1、在廠辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)人事、文件、財務(wù)、技術(shù)資料檔案全面管理。2、貫徹上級有關(guān)檔案的方針政策和規(guī)定。3、擬訂檔案管理的有關(guān)工作制度與辦法。4、接收人事、文件、財務(wù)、技術(shù)資料的入庫、編號與存檔工作。5、按制度規(guī)定負(fù)責(zé)提供有關(guān)資料。6、負(fù)責(zé)承辦文件的銷毀與登記工作。7、負(fù)責(zé)檔案的防火、防盜、防蟲、防潮工作。8、遵守保密規(guī)則，執(zhí)行保密制度。9、積極參加政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，遵守勞動紀(jì)律，搞好團(tuán)結(jié)協(xié)作。10、負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。兼職檔案員職責(zé)1、對發(fā)12、給本單位的文件資料進(jìn)行收集登記，進(jìn)行整理，按要求移交給綜合檔案室。2、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案文件的安全，不得丟失。3、刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，并加強(qiáng)與檔案部門經(jīng)常聯(lián)系，做好檔案工作。4、負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門外出人員按檔案規(guī)定將會議的文件及資料按時歸檔。5、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法及有關(guān)檔案工作的指示，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。“三納入”、“四參加”制度“三納入”1、應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)工作計劃；2、應(yīng)將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；3、應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制。“四參加”1、檔案部門人員應(yīng)參加產(chǎn)品定型會。2、檔案部門人員應(yīng)參加科研課題鑒定會；3、檔案部門人員應(yīng)參加設(shè)備開箱驗收會；4、檔案部門人員應(yīng)參加基建工程竣工驗收會。