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1、建設集團有限公司文件信息系統管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件管理制度1.目的為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用XX網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。2.適用范圍適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。3.職責3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標2、準有關內容。3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責XX網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。3.7各職能部門識別出適用的法律法規3、標準規范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業管理部上傳到XX網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行管理。并以交底、傳閱或組織學習等形式向相關人員傳達。4.工作程序編制審核審批發放接收學習執行修訂換版作廢4.1 文件編制、審核和審批 企業管理4、部編制企業綜合管理手冊，組織討論，董事長審批。 公司職能部門編制本系統的管理手冊，企業管理部組織討論，總經理審批。 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細則、作業指導書等管理性文件，由部門領導審核，經相關部門會簽，公司分管領導審批。 分公司編制的管理規定、制度等文件，由主管經理審核，分公司經理審批。 項目部編制的施工組織設計、專項方案、交底等技術性文件按照有關法規和施工組織設計及專項施工方案管理辦法中的審批要求進行管理。 對內審報告、管理評審報告、會議紀要等記錄性文件按照各系統管理手冊中要求進行審批。電子文件起草完成后，分管領導在紙張文件原稿上審批，文件管理部門留存原稿。4.2 文件的接5、收和發放4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦，并與互聯網連接，設置一個固定的郵箱地址或QQ號碼，向公司企業管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。4.2.2企業管理部定期發布各部門、分公司的郵箱地址或QQ號碼，文件發放均以該郵箱地址為收件人，分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址，并以此郵箱地址為收件人進行文件發放。4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員，每天必須查看郵箱，在5日內完成文件的傳遞工作。4.2.4各職能部門規章制度方面的文件按照企業管理部確定的郵箱地址進行發放，并向公司相關領導發放一份紙質文件。4.2.5日常通知類文件可在XX網頁上公布，對需要在6、網上發布的文件，經分管領導審批后，由編制部門通過企業管理部在公司網頁上發布，網管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門，防止沒有接到通知延誤工作。各職能部門及各單位收到電子文件后，要及時給發文部門回復確認文件收悉情況。4.2.7企業管理手冊、規章制度文件或需企業管理保密的電子文件，以郵件形式發放，或在XX網頁上設置公司內部文件平臺，設置密碼，只有公司內部人員方可登陸。4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后，文件管理員填寫文件傳閱處理單交主管領導審閱，如需傳閱或轉發，批注傳閱或發放范圍，傳閱人員簽注姓名和時間，轉發的文件填寫文件發放記錄。4.2.9分公司主管領導在文件傳閱處理單上標注電7、子文件的發放范圍，文件管理員以發放組群形式發放，做好文件發放記錄，收到電子郵件后，接收方要進行回復確認，發放方在文件發放記錄中打鉤確認。4.2.10分公司接到電子文件后，及時向項目部發放。對沒有連接網絡或無電腦的項目部可將文件進行拷貝或打印成紙張文件進行發放。發放部門（科室）填寫文件發放記錄，接收人簽字。4.2.11各有關部門、單位可將所需文件從網頁或郵件中下載，復制到本地電腦專項文件夾中，建立文件接收記錄方便查找。文件管理員對文件修訂過程進行跟蹤，確保使用文件處獲得有效版本。2企業管理手冊分為受控和非受控，提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態進行管理，提供給建設單位或社會有關部門的文件8、為非受控版本。3凡對體系運行具有關鍵作用的崗位，都應得到或學習適用文件。4 接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學習文件有關內容，并做好會議紀要。4.3文件的評審在管理評審輸入資料中，各職能部門對主管的文件提出評審意見。 企業管理部每年對管理性文件組織評審，需修訂或更新的在企業管理手冊中進行修改。4.4文件的修訂、更新、作廢文件起草部門對電子文件進行修訂時，重新起草文件，并用紅顏色字體標明修改部位，經審批后，標明原文件作廢或修訂狀態，進行發放。 對文本文件修改時，填寫文件更改通知單，經審批后按照原文件發放范圍發放。4.4.3當文件修訂或更新時，及時進行發放管理，通知原文件管理員更換原有9、文件。4.4.4 文件作廢時，在紙張文件上注明“作廢”，作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出，在文件接收記錄中標識作廢。4.5 文件的存檔4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件，人事任免文件打印5份紙質文件，分別由人力資源部留一份，個人檔案裝一份，用人單位存一份，辦公室留存兩份。分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件，進行傳閱、學習并存檔。4.6網頁的維護企業管理部負責對公司網站進行維護，確保網絡暢通。企業管理部積極宣傳公司網站，在各種雜志、文件中體現公司網址。4.7文件的編號和排版 公司文件分為企業管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。 公司紅10、頭文件按照傳統文件編碼由經理辦公室統一編號。（如晉四建字號） 公司便函文件編碼由經理辦公室統一編號。（如晉四建函號）黨委文件、工會文件紅頭采用本系統的編號方法。各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設置。分公司文件編號采用SJ/F-20。4.8文件管理的其他要求各部門報刊、信件由專人領取分發。凡屬領導親啟的函件，要交領導拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封，對外來已拆封的文件拒絕簽收。4.8.2搞好企業內外文件、信件的收發和傳遞工作。對急件隨接隨送，立即處理，不得積壓拖延時間。做到登記清楚，不丟失，不拆封，收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件，收發登記后再予分發。4.8.3凡以企業名義發11、出的文件，要按文稿格式擬稿。經分管領導審查同意簽字后，由辦公室主任核稿登記打印，核準無誤后方準發出。文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿，并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。4.8.5除中心組學習及黨政聯席會會議等重要會議的紀要外，其它會議紀要以電子版文件形式下發，由文件起草部門按照公司企業管理部公布的各部門、各單位郵件地址發放，在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后，要及時給發文部門回復確認文件收悉情況。除存檔的紙張文件外，均應使用已單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關領導的紙質文件。公司、分公司、項目部對接收到的建設單位、監理單位、政12、府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行編目管理，并及時向相關部門傳遞信息。所有的會議紀要均要寫明時間、地點、主持人、參加人、請假人及缺席情況，要寫明會議主要內容及會議安排事項。所有文件均應反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內容。5.記錄.1 文件接收記錄.2 文件發放記錄.3 文件傳閱處理單.4 文件更改通知單6.流程圖.1文件收發工作流程圖文件接收記錄 單位（部門）： 編號：序號文件名稱及文號接收時間份數/形式復制份數來文單位備注文件發放記錄單位（部門）： 編號：文件名稱文件編號文件形式/發放方式發放人序號份數接收單位接收回復/接收人簽字發放日期備注收文傳閱處理單單位（部門）13、： 編號：來文單位及時間： 年 月 日文件名稱： 字 號擬辦和批示：傳閱簽字：處理結果：文件更改通知單 單位(部門)： 編號：序號文件名稱所在章節原文內容修改后內容提出部門批準人修訂時間修訂狀態附件一XX集團有限公司文件晉四建字20 號關于的通知：（主送單位與正文都用三號仿宋）。 附件：1、 2、 年月日（日期用漢字將年、月、日標全，零寫為“”）抄 送：、紅頭文件頁面設置（頁邊距：上下2.6厘米，左右2.8厘米），文件頭上面空三行，三號字單倍行距，文件頭用60號紅字，字體是華文中宋，字符縮70%，間距緊縮3磅。文件頭下面空一行寫發文字號，發文字號下面空二行劃紅線（中間）紅線下空一行寫文件標題（二號黑體）。附件二XX集團有限公司 建函20 號（正文三號仿宋）。 年月日文件頁面設置：（上下2.6厘米，左右2.8厘米）附件下面空一行寫文件頭，文件頭字體華文中宋初號，英文三號加粗，標題二號黑體，函號、正文、日期三號仿宋（日期用漢字，零寫為“”）。附：文件收發工作流程發文辦公室蓋章相關單位、部門文件登記辦公室存檔主管領導閱示相關單位、部門閱辦辦公室分送辦公室主任批閱辦公室簽收、登記外來文件收文文件起草部門下發辦公室打印二份相關部門會簽 相關單位、部門負責人簽署意見填文件審批會簽單相關單位、部門擬搞辦公室、起草部門保存原件并存檔辦公室編號公司總經理/主管領導審批八日