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1、房地產企業工程項目建設材料采購過程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料采購過程控制程序1. 目的保證所采購的材料、設備和服務價格合理并符合規定的質量要求及工期要求。2. 適用范圍適用于公司房地產開發所需的由建材供應部負責采購的材料、設備和服務。3. 引用文件3.1 GFP6-3材料供應商控制程序3.2 GFP6-4材料（設備）選型清單確定程序3.3 GFP9-1項目總體計劃控制程序3.4 GFP10-1材料（設備）檢驗及檢驗狀態控制程序*3.5 GFP13-1不合格控制程序3.6 GFP15-1材料貯存搬運2、控制程序 4. 定義4.1大型設備：指電梯、空調設備、電氣設備、水處理設備等。4.2材料：指大型設備以外的其它建筑材料。5. 職責5.1總經理負責：審批大型設備、金額大于100萬元（含100萬元）的報價表（見GFP6-5-F4）和合同章使用審批表（見GFP6-5-F1）；審批材料付款申請表（見GFP6-5-F5）。5.2主管副總經理負責：審批總額大于等于30萬元、小于100萬元的報價表及審核大型設備及總額大于等于100萬元的報價表；審批金額大于等于30萬元，小于100萬元及大型設備的合同章使用審批表；簽訂大型設備及金額在30萬元（含30萬元）以上的材料的訂貨合同；負責合同更改不了及退不了貨時的3、處理；審核材料付款申請表。5.3建材供應部經理負責：審核工程材料采購計劃；審批金額在1萬元（含1萬元）以上、小于30萬元的報價表；審核大型設備及總額大于等于30萬元的報價表；審核所有合同章使用審批表；簽訂金額在1萬元（含1萬元）以上、30萬元以下材料的訂貨合同；審核材料付款申請表。5.4材料采購主辦負責：編制工程材料采購計劃；記錄合同談判要點、起草材料訂貨合同及合同章使用審批表；負責簽收工程材料采購通知單（見GFP6-5-F3）并轉發至采購員；簽訂金額在1萬元以下的材料訂貨合同；審批金額在1萬元以下的報價表；審核金額在1萬元（含1萬元）以上報價表；所有合同的前期談判及參與所有合同的談判；材料退4、貨、合同更改的聯系；材料進貨的統計；參加材料復檢；審核材料付款申請表。5.5采購員負責：填制報價表及采購，并對所采購的材料/服務質量進行驗證；協助材料采購主辦進行材料進貨的統計；參加并聯系供應商有關人員參加材料復檢；填寫材料付款申請表。5.6工程部項目施工負責人負責制訂工程材料采購范圍（見GFP6-5-F2）、工程部施工副經理、經理審批。5.7行政部計劃督辦負責審批工程材料采購計劃。5.8計劃財務部經理負責：在合同章使用審批表上簽署資金運作情況意見，在審批通過后的合同上蓋合同章。5.9總會計師負責：審核材料付款申請表。6. 資格或培訓執行本程序無需特別的資格和培訓。7. 程序7.1材料采購范圍5、的制訂工程部項目施工負責人根據施工合同中材料供應的相關條款，征詢建材供應部材料采購主辦意見后，填寫工程材料采購范圍，明確由建材供應部采購材料的名稱、質量、用途等，經工程部施工副經理審核后，報工程部經理審批。7.1. 2工程部施工副經理將審批通過后的工程材料采購范圍轉發至建材供應部材料采購主辦。 7.1.3 工程材料采購范圍的填寫、審批應在施工合同簽定后兩周內完成；當采購范圍有變化時，應按規定確定新的工程材料采購范圍，并在采購前一個月發至建材供應部。7.2材料采購計劃的制訂材料采購主辦根據建筑材料（設備）選型定板通知單（見GFP6-4-F4）、工程材料采購范圍、項目總體計劃，中國最龐大的下載資料6、庫編制工程材料采購計劃，報建材供應部經理審核、主管副總經理審批。建材供應部材料采購主辦將審批通過后的工程材料采購計劃送工程部施工副經理及預決算室主管備案。7.3工程材料采購范圍變更時，按7.1和7.2條的規定執行，項目總體計劃變更時，按7.2條的規定執行。7.4采購采購前期準備材料采購主辦根據采購范圍及采購計劃審核工程材料采購通知單（見GFP6-5-F3）無誤后簽收，匯報建材供應部經理，根據建材供應部經理安排，將工程材料采購通知單發至采購員。采購員根據工程材料采購通知單，視采購金額不同情況按如下方法處理：a.采購金額小于0.1萬元的材料，可從認可供應商一覽表（見GFP6-3-F5）中選一家供應7、商。b.采購金額大于等于0.1萬元，小于1萬元的材料，除獨家生產或獨家代理外，應從認可供應商一覽表中選至少二家供應商進行報價。c.采購金額大于1萬元（非大型設備）的材料，除獨家生產或獨家代理外，應從認可供應商一覽表中選至少三家供應商進行報價。d.大型設備如電梯、中央空調設備等，應從認可供應商一覽表中至少選三家進行報價，在總經理決定下可采用招標方式。采購員將供應商報價填寫于報價表，視采購金額不同情況按如下方法處理：a. 金額少于1萬元的，送材料采購主辦審批；b. 金額大于等于1萬元，少于30萬元的，送材料采購主辦審核、建材供應部經理審批；c. 金額大于30萬元（含30萬元）小于100萬元的，送材8、料采購主辦、建材供應部經理審核、主管副總經理審批；d. 大型設備及金額大于100（含100萬元）的，送材料采購主辦、建材供應部經理、主管副總經理審核、總經理審批。采購合同的簽訂材料采購主辦負責所有訂貨合同的前期談判，參與所有訂貨合同的談判，負責記錄合同談判要點，并將合同談判要點中合同工期及合同價及時通知預決算室主管。根據材料采購通知單、審批后的報價表：a. 材料采購主辦負責金額小于1萬元的訂貨合同的談判；b. 建材供應部經理負責金額大于1萬元（含1萬元），小于30萬元的合同的談判。c. 主管副總經理負責大型設備及金額大于30萬元（含30萬元）的合同的談判。7.4.2.3材料采購主辦根據談判好的9、合同要點，于談判后2個工作日內起草訂貨合同后，按以下幾種情況進行辦理（審批時間：建材供應部經理、計劃財務部經理均不超過0.5個工作日，主管副總經理、總經理均不超過1個工作日）：a. 金額小于1萬元的訂貨合同，由材料采購主辦中國最龐大的下載資料庫簽訂，并填寫合同章使用審批表，報建材供應部經理審批，計劃財務部經理簽署意見后蓋合同章；b. 金額大于1萬元（含1萬元），小于30萬元的合同，由建材供應部經理簽訂；由材料采購主辦填寫合同章使用審批表，報建材供應部經理審批，計劃財務部經理簽署意見后蓋合同章；c. 大型設備及金額大于30萬元（含30萬元），小于100萬元的合同，由主管副總經理簽訂；由材料采購主10、辦填寫合同章使用審批表，報建材供應部經理審核，主管副總經理審核，計劃財務部經理簽署意見后蓋合同章；d. 大型設備及金額大于100萬元的合同，由主管副總經理簽訂；由材料采購主辦填寫合同章使用審批表，報建材供應部經理、主管副總經理審核，總經理審批，計劃財務部經理簽署意見后蓋合同章；合同簽訂蓋合同章后，由材料采購主辦負責將合同原件送資料室存檔，并送一份復印件至預決算室主管、計劃財務部經理備案。材料的進貨、搬運、入庫、貯存、出庫、檢驗、移交材料的進貨由采購員根據訂貨合同負責實施。材料的搬運、入庫、貯存、出庫按GFP15-1材料貯存搬運控制程序進行。材料的檢驗按GFP10-1材料（設備）檢驗及檢驗狀態控11、制程序進行。7.4.4不合格材料的處理按GFP13-1不合格控制程序進行。補貨及退貨處理同類品種材料的補貨按如下程序辦理：a. 因設計變更原因而補貨，由工程部填寫工程材料采購通知單和補貨申請單（見GFP6-5-F7），經工程部施工副經理、設計副經理審批后，交由建材供應部安排采購。b. 若不是因設計變更原因而補貨，第一次補貨由工程部填寫補貨申請單，經工程部施工副經理審批后，連同相應的工程材料采購通知單發給建材供應部安排采購；第二次補貨，補貨申請單需提交主管副總經理審批，其他程序同上；第三次補貨，補貨申請單需提交總經理審批，其他程序同上。材料數量減少分以下三種情況：a.合同簽訂前，將報價表中總額減12、少后，再按和規定辦理。b.合同簽訂后，材料未生產出來前，材料采購主辦與供應商協商更改合同。c.合同簽訂后，材料已生產出來或材料已運到公司倉庫或工地，材料采購主辦則盡量與供應商聯系退貨，如退不了，則視責任情況經建材供應部經理簽署意見后，報主管副總經理處理。材料的品種更改分以下三種情況處理：a.合同簽訂前，再按和規定辦理。b.合同簽訂后，材料未生產出來前或生產出來未發貨前，材料采購主辦與供應商協商取消合同，若取消不了合同，則視責任情況經建材供應部經理簽署意見后，報主管副總經理處理。c.合同簽訂后，材料已生產出來或材料已運到公司倉庫或工地，材料采購主辦則盡量與供應商聯系退貨，如退不了，則視責任情況經13、建材供應部經理簽署意見后，報主管副總經理處理。材料剩余的處理材料剩余時，材料采購主辦負責聯系退貨，若退不了，則視責任情況經建材供應部經理簽署意見后，報主管副總經理處理。7.5合同款項及搬運費用的支付合同款項的辦理由采購員根據訂貨合同中有關要求，填寫材料付款申請書，并報上級領導審批，搬運費用按公司有關財務規定進行辦理。（一般情況審批時間：材料采購主辦、建材供應部經理、計劃財務部經理、總會計師均不超過1個工作日，主管副總經理、總經理均不超過2個工作日；急件審批時間：材料采購主辦、建材供應部經理、財務部經理、總會計師合計不超過1個工作日，主管副總經理、總經理合計不超過2個工作日）。7.6違約處理及補14、救措施違約按訂貨合同中有關規定追究違約責任。因供應商違約(例如無法供貨或供貨不合格等)的補救措施由材料采購主辦負責提出，報建材供應部經理審核后報主管副總經理審批。7.7材料進貨的統計材料進貨的統計由采購員協助，材料采購主辦負責，詳細統計已進材料的品種、數量、規格、價格及費用承擔單位、付款情況，并將其填入材料采購月報表（見GFP6-5-F8），于次月5日前報建材供應部經理、預決算室主管、財務部、主管副總經理各一份。7.7.2信息員根據材料采購月報表將應扣施工隊材料款的各類材料進行統計并及時錄入工程材料應扣款匯總表（見GFP6-5-F6），每月3日前打印該表交材料采購主辦審核后，于當月5日前報建材15、供應部經理、預決算室主管、財務部、主管副總經理各一份。8. 記錄8.1合同章使用審批表原件由建材供應部兼職資料員移交檔案室永久保存，復印件由材料采購主辦保存至工程材料采購完成后一年。8.2建筑材料（設備）選型定板通知單、工程材料采購范圍原件由材料采購主辦負責保存至工程材料采購完成后一年。8.3工程材料采購計劃原件由建材供應部經理保存至工程材料采購完成后2年，復印件由材料采購主辦、采購員保存。8.4工程材料采購通知單、補貨申請單、報價單原件由材料采購主辦負責保存至工程材料采購完成一年后移交檔案室永久保存，復印件由采購員保存。8.5材料訂貨合同原件一份由檔案室永久性保存，一份由建材供應部經理保存至16、工程材料采購完成一年后移交檔案室永久保存，復印件由材料采購主辦、計劃財務部、預決算室保存。8.6 材料付款申請書原件由計劃財務部兼職資料員永久保存，復印件由采購員、材料采購主辦保存至采購完成后半年。 8.7材料采購月報表原件由材料采購主辦負責保存至工程材料采購完成一年后，移交檔案室保存。 8.8工程材料應扣款匯總月報表由材料采購主辦負責保存至工程結算完一年后，交檔案室保存。9. 附件9.1. GFP6-5-F1合同章使用審批表9.2. GFP6-5-F2工程材料采購范圍9.3. GFP6-5-F3工程材料采購通知單9.4. GFP6-5-F4報價表9.5. GFP6-5-F5材料付款申請書9.17、6. GFP6-5-F6工程材料應扣款匯總表9.7. GFP6-5-F7補貨申請單9.8. GFP6-5-F8材料采購月報表GFP6-5-F1.2合同章使用審批表 編號：合 同 名 稱日期用 途 說 明經 辦 人部門經理意見主管副總經理意見總經理意見計劃財務部經理意見備 注：當合同為工程材料采購合同時：1金額在30萬元以下的，由建材供應部經理審批；2金額大于30萬元（含30萬元），小于100萬元的，由主管副總經理審批；3大型設備及金額大于100萬元（含100萬元）的，由總經理審批。附：合同GFP6-5-F2.3工程材料采購范圍 第 頁，共 頁 下清單中所列材料由建材供應部負責采購。項目名稱： 18、編號：序號材料名稱生產廠家材料編號規格質量用途說明備注 工程部項目施工負責人日 期：建材供應部材料采購主辦日 期：工程部施工副 經 理日 期：工程部經理日 期：說明：1.本表一式三份，工程部、建材供應部各存一份。 2.本表中材料名稱、質量、用途說明、序號必須填寫，其它各項未確定前可不予填寫。GFP6-5-F3.1工程材料采購通知單 編號：項目名稱具體內容序號材料名稱生產廠家材料編號規格質量數量用途說明進貨日期123456委托單位簽字日期監督單位工程部簽字（蓋章）日期接收單位建材供應部簽字（蓋章）日期備注GFP6-5-F4.1報價表 編號： 日期：材料名稱材料規格單位數量用途說明供應商名稱單價總19、價備注擬選定供應商名稱及說明：中國最龐大的下載資料庫采購員材料采購主辦建材供應部經理主管副總經理總經理說明：1、總價1萬元以下，由材料采購主辦審批。 2、總價大于等于1萬元、少于30萬，由建材供應部經理審批 3、總價大于等于30萬、小于100萬元，由主管副總經理審批； 4、大型設備或總價大于100萬，由總經理審批。附：各供應商報價表。GFP6-5-F5.1材料付款申請書 編號：用 途合同名稱合同編號收款單位名稱收款單位開戶行收款單位帳號合同造價第一次付款第二次付款第三次付款本次付款金額累計付款金額付款比例 % % %采購員材料采購主辦意見建材供應部經理意見主管副總經理意見計劃財務部經理意見總會20、計師意見總經理意見董事長意見備注附：開箱驗貨單共 頁；委托單共 頁。GFP6-5-F7.1補貨申請單補貨原因（第 次）補貨內容序號材料名稱生產廠家材料編號規格質量數量進貨日期12345工程部施工副經理意見 簽名： 日期：設計變更說明 工程部設計副經理： 日期：主管副總經理審批 簽名： 日期：總經理審批 簽名： 日期：說明： 凡屬設計變更原因而造成的補貨，經工程部施工副經理、設計副經理簽字后即可下單；凡屬計算誤差而造成的補貨，則第一次由工程部施工副經理審批，第二次由主管副總經理審批，第三次由總經理審批。GFP6-5-F8.1材 料 采 購 月 報 表 年 月 第 頁 共 頁序號進貨日期材料名稱規21、格型號單位單價數量金額委托單編號收貨單位使用項目及地點費用承擔單 位付款情況經辦人合 計說明：此表一式四份，每月5日前報建材供應部、預決算室、財務部、主管副總經理各一份。制表：日期： 審核（材料采購主辦）：日期：GFP6-5-F6.2工 程 材 料 應 扣 款 匯 總 表截止日期： 年 月 日 第 頁 ，共 頁序號開箱驗貨單編號工程項目名稱施工單位材料名稱規格型號單位進貨單價金額結算單價結算金額經辦人備注中國最龐大的下載資料庫說明：1.結算金額即應扣款金額。 2.匯總款包括截止日前發生的所有應扣款項。 3.此表一式四份，每月3日前報建材供應部、預決算室、財務部、主管副總經理各一份。制表（信息員）：日期： 審核（材料采購主辦）：日期：