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1、房地產企業集團會務會議準備及會間管理規章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、目的規范會議管理，使公司經營活動中的各種會議，通過合理的組織能夠高效率、高質量的進行。2、制度文件的類別定義2.1 集團會議管理制度：是強制性要求執行，具有普遍適應性，且相對穩定性質的管理規定。2.2 集團會議管理作業規則：是指強制性要求集團員工執行的，但會根據企業經營環境和策略變化，而適時進行調整優化的作業管理類規定。2.3集團會議管理作業文本：是指要求集團員工使用，但員工可以依據實際狀況進行優化、帶指導性的作業管理類工具。3、會議基2、本目標要求3.1 會前：會議召集人/主持人須明確會議議題，并做好會務及會議資料準備；3.2 會中：會議主持人須把握會議方向，控制會議質量，實現會議既定目標成果；3.3 會后：會議召集人/相關人須負責會議紀要的形成，并跟蹤相關人員按會議紀要要求完成后續工作。4、會議準備4.1 會議計劃所有的會議召開前都應有會議計劃，重要和大型會議應制定書面 計劃(或方案)。會議計劃原則上應包括以下內容：會議名稱、會議主題、會議時間、會議地點、會議召集人（或部門）、會議組織、參會人員、會議內容、會議日程、會議議程、會議資料清單、會議籌備工作、會議費用預算等。 例行會議的會議計劃在第一次會議確定后，原則上不再變化，3、如 有變化，由會議召集人（或部門）臨時通知。小型或非正式會議，以上內容可以簡化，由會議召集人（或部門）決定。 XXXX集團固定會議一覽表是根據集團經營環境和策略 目標制定的會議計劃，定位為集團作業規則類的規定。 會議計劃（或方案），由會議召集人/部門擬定后，報分管領導（年 度會議報總裁和集團董事長，大型會議報集團分管會議管理的執行總裁）審批同意后執行。4.2 會議通知會議召開前，會議召集人/部門應提前通知參會人員，以便做好參 會準備。會議通知有口頭（直接或電話）和文字通知兩種形式，小型或非 正式會議可采用口頭通知；重要和大型會議則應采用電子文本或紙質文本的書面通知（提倡用電子文本）；例行會議除4、第一次和有變動時通知外，以后可不再通知。4.3 會議資料準備會議所需要文件由召集人/部門擬制，并報相關領導審核同意。重要專題或需研討的會議，研討報告或相關資料，會議召集部門 或會務組，須考慮參會人員閱讀及思考所需的合理時間提前發送或發放給參會人員。會議需參會人員準備發言稿或提供相關文件的，應在會議通知時 具體說明。4.4 會議行政事務準備會務籌備：在外地召開的集團重大會議，應成立會議籌備組，會議籌備組負責組織會務工作，并備齊會議所需會議用具；各地區公司/部門的會議，則由各公司/部門會議召集人，自行指定會務籌備人進行會前準備。會議室管理：行政事務組負責對會議室的使用進行管理，并負責編寫會議室使用5、規則。 行政事務組在接到會議室使用申請后， 應對使用做合理調配，防止使用上出現使用“重疊”現象 。 會務服務：會議室的衛生、茶水供應由行政事務部負責并提供服務。會議場地布置：包括音響效果、燈光效果、座位排列、幻燈片放映測試、廣告調幅排放等，集團重大會議由會議籌備組/行政事務組負責，一般會議由會議召集部門/人負責安排。 會議接待事務：包括交通安排、住宿安排、用餐安排、參觀安排、醫療準備等。集團重大會議由會議籌備組/行政事務組負責，一般會議由會議召集部門/人負責安排。 會議費用預算：會議召集人負責組織對會議費用進行預算，年度會議費用進入總裁辦費用預算，其他會議費用按會議召集人/部門進入部門的預算，6、各會議須嚴格將費用控制在預算范圍內。5、會間管理5.1 會前檢查會議前，尤其是重要和大型會議，會議召集人和會務組必須對會議的各 項準備工作進行全面檢查，包括所有參會人員是否都已通知，會議的文件是 否準備完畢，會場內的布置是否合乎要求，各種的會議設施、會議用品是否準備齊備，車輛是否落實，會議錄像、照相、新聞記者是否安排到位等，如發現問題，應立即采取補救措施。5.2 會議簽到 會議召集人/部門應準備好會議簽到冊，參會人員到會時應簽到。 各地區應有專門的會議記錄本對召開的會議進行簽到和記錄。5.3 會議紀律 參會人員須遵守會議議程和會議主持人的指令。 參會人員不得遲到、早退、中途無故退席；因故不能參7、加會議，必須向會議召集人/主持人請假。 5.3.3會議進行時，手機應設置為振動狀態，重要電話須接聽，應到會議室外接聽，嚴禁在會場內打電話。 5.3.4會議期間尊重他人，不打斷發言，不私下交談。5.4 會議組織會議召集人/主持人，須按會議目的與議程，及時糾正會議中的偏題發揮。控制會議達成會議目標和成果。 對會議做了充分準備及沒有進行會議準備的參會者，主持人要及時作出評估，以培育集團的執行文化。 會議召集人/主持人，須提倡精短、簡要到位的會議文化，控制會議時間，提高會議效率。 會議在進行問題研討時，會議主持人引導參會人員暢所欲言，形成開放、對立、統合的會議風氣。5.5 會議記錄 參會人員應自帶筆記8、本，并做好會議記錄。 有外部客戶的重要會議，會務組應為參會者準備好記錄本和筆。 重要和大型會議，會議召集人/主持人應指定專人做好會議記錄；若會議分組討論，還應安排專人記錄各組討論的結果。 會議記錄要求字跡清晰、內容完整，對會議的意見、結論或決定事項，必須準確、詳細地記錄。5.6 會議發言 5.6.1會議指定的發言人，應提前做好發言準備，需放幻燈片的演講稿，應提前交與會務組或會議秘書做放映準備。會議發言者應嚴格控制時間，除會議有安排時間外，一般發言不應超過10分鐘，力求使會議開得緊湊、高效。6、會后工作6.1 會議紀要 根據會議規定，應形成“會議紀要”/“決議”的會議，會議記錄人（由會議召集人指9、定）須在會議結束后的兩個工作日內，完成“會議紀要”/“決議”整理，并上報給相關領導審批簽發。 “會議紀要”/“決議”須在會議結束后，五個工作日內，按要求上載集團資訊文檔平臺/遞交相關部門。6.1.3會議紀要未經允許不得外傳，如有必要知會其他未參會人員，需簽發人同意。6.2 會議的貫徹落實參加會議的人員，應負責會議精神和內容的轉達與貫徹； 會議紀要/會議成果文件，須按要求由會議召集人或其指定人，送達相關人員、執行跟蹤人和執行監督人。 集團的年度會議及集團指定要求傳達的文件，各地區和職能部總經理是當然的傳達責任人。對于會議紀要/會議成果文件中的決定/決議/工作指令，執行跟蹤人須及時進行督辦，并將結10、果準確地向相關領導反饋。6.3 會議的品牌宣傳 對重大和大型的會議，集團品牌負責部門應安排錄像、照相、錄音，記錄會議的全過程。 對外有宣傳意義的會議，應邀請新聞記者參加，并跟進達成媒體的正面宣傳報道。6.4 會議檔案 會議完畢，根據會議類別，集團檔案管理負責部門、集團各職能部、各地區檔案管理部門、地區相關職能部，應遵循集團檔案管理制度，對會議的所有資料進行整理并歸檔。 會議資料包括：會議申請、會議計劃（方案）、會議通知、發言稿、會議文件、會議記錄、會議紀要（決定）及其他會議成果文件、會議費用清單等。 所有的會議成果文件，須按“XXXX集團固定會議計劃之會議成果文件表”的要求，上傳集團資訊系統。11、7、“固定會議計劃”作業規則7.1 集團固定會議計劃表是根據集團經營環境需求安排的會議計劃，定位為集團作業規則類的管理規定。 7.2集團固定會議計劃表內的會議安排,是強制性要求召開的會議，屬于指令性工作計劃，各相關部門和責任人必須遵照實施。（ 集團固定會議計劃表詳見附件一)7.3“集團固定會議計劃表”規定中的會議召開時間，會議召集人可根據參會人員的工作安排，在計劃時間區間內，選擇合適時間召開。7.4 會議計劃表中的“時間長度”欄的時間表述，會議主持人可作控制會議時間的參考，但非指令性要求時間，在計劃表中，僅作時間統計分析使用。7.5還沒有進入房產開發狀態公司，對不能按規定召開的會議，須上報執行12、標準調整申請，經集團分管的管理部門，批準后可按調整規定執行。7.6“集團固定會議計劃表”中會議參加人是指基本參加人員，會議召集人可根據實際情況需要，增加參加人員。 7.7參會人員相同和會議內容基本相同的周、月、季會議，重疊的時候可以選擇合并一起召開，但在會議紀要中須作說明，以免監督評估人產生誤解。 7.8集團各部、各地區公司，須依據“集團固定會議成果文件表”的要求，形成和按時上報，相應的“會議紀要”或其他會議成果文件。 7.9會議紀要/決定是傳達會議事項、工作安排、會議主要精神等的正式公文，具有要求強制性執行的效力。8、執行監督、執行評估及獎懲作業規則8.1 執行監督與工具執行監督分別通過：地13、區常董、執行跟蹤人、執行監督人、會議成果文件（會議紀要等）上載集團資訊系統、集團內部審計等，三個監督 人、兩個監督工具來運作。8.2 執行評估作業規則 8.2.1常董按集團固定會議計劃，對地區的會議制度執行進行督察，并通過“常董月報”對地區的會議執行結果進行評估。 8.2.2執行跟蹤人，對會議形成的紀要（決定），負有督促跟蹤完成工作 的責任，并通過集團績效考核路徑對經辦責任人/部門的工作效果 進行評估。 8.2.3執行監督人，具有對執行結果進行檢查的權力，并通過集團績效考核路徑對經辦責任人/部門和執行跟蹤人的工作效果進行評估。 8.2.4對于要求上載的會議成果文件（會議紀要等），知識管理部通過14、資訊系統記錄進行統計，并進行評估。 8.2.5集團的內部審計組通過對各地區、各職能部的會議成果文件（會議紀要等）的檔案管理（如會議簽到本/會議文件等)進行檢查，并對會議制度執行的結果進行評估。8.3 考核指標與獎懲作業規則 8.3.1會議制度的獎罰作業規則與集團的績效考核體系掛鉤。 8.3.2會議制度及規則的執行考核指標，以集團下達的“XX集團KPI指標表”為執行標準進行考核和獎懲。 8.3.3會議成果文件（會議紀要等）按規定上載集團文檔平臺，五天內內未完成上載，視違反制度，該會議沒有召開處理。9、附件與其他9則團固定會議計劃表詳見9.1集團固定會議計劃表作業規則附件一9.2“會議通知單”作業指導文本附件二。9.3“會議召開申報單”作業指導文本附件三。9.4“會議準備工作核對單”作業指導文本附件四。9.5 XXXX集團會議管理制度，由集團知識管理部編制，并負責解 釋與修訂，自頒布之日起執行。XXXX（集團）有限公司 20XX年7月1日