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1、房地產公司檔案建檔、編號借閱、銷毀制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度總 則一、 依據中華人民共和國檔案法和建筑安裝工程資料管理規程的有關規定，并結合吉林省鉅城地產投資有限公司（以下簡稱：公司）實際情況，特制定本制度。二、 公司檔案是公司從事房地產開發、經營與管理活動中形成的全部歷史記錄，包括有保存價值的各種文字記錄、圖紙、圖表、聲像以及實物等。三、 公司檔案管理工作是同公司各項經營活動密切相關的，是公司基礎管理工作的重要組成部分，是維護公司經濟利益、合法權益的一項工作。因此，公司各級領導必須重視和2、加強檔案管理工作，任何部門和個人不得私自保存應歸檔的文件資料。檔案管理原則四、 公司檔案堅持集中統一管理的原則，公司所有檔案由行政部負責統一歸檔管理（財務檔案除外），確因工作需要，經有關領導批準后，各部門可留存復印件。五、 檔案管理人員要堅持原則，鉆研業務，并為公司保守秘密。檔案的范圍六、 公司檔案范圍：（一）、公司設立、變更、登記等方面的資料；（二）、公司股東會、董事會、監事會形成的資料；（三）、公司經營管理、生產技術管理方面的資料。包括但不限于：1、公司內部規章制度、管理辦法；2、公司在項目立項、手續辦理、規劃設計、招標采購、工程建設、竣工驗收、市場營銷、設備維保等階段性或專項工作中形成的3、資料圖紙、規程標準、檢驗記錄、研究決議、簽批記錄、會議記要等； 3、公司與合作單位的合同、協議、往來文件、信函、傳真，律師意見及建議； 4、公司各階段或各專項工作中，獲得的政府主管部門的批復、批件、證書或有關領導的批示、指示等； 5、公司外來文件，包括：收文、法律、法規、國家標準與行業標準等； 6、公司大事記、年度工作總結等。（四）、公司財務管理方面的資料；（注：公司財務檔案管理辦法另行規定）（五）、公司人事管理方面的資料；（注：公司人事檔案管理辦法另行規定）（六）、其他具有利用和保存價值的資料。檔案的建檔管理七、 文件檔案管理（一）、各部門要指定專人管理檔案，經辦人員辦理完畢的檔案應及時移交4、行政辦公室歸檔，歸檔文件資料必須是原始文件資料。字跡要清晰，要用黑、藍色墨水書寫或打印，圖面整潔不褪色，各種會簽手續齊全。（二）、圖紙歸檔要求折疊為統一的幅面，統一幅面為：圖紙A4幅面，琴式折疊，標題露在外面。卷內文件按照文件形成的時間順序排列。按照批復在前，請示在后，正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后，轉發件在前，原件在后的原則立卷。同一事件的文件和簽報應立在一卷。部門經理或負責人為責任人。（三）、移交檔案要填寫檔案移交單（見附件一），移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。（四）、行政辦公室對已收集的檔案資料進行分類、登記、編號，納入日常管理。（五）、檔案的使用部門或人員，負有保管檔案的5、責任，防止檔案丟失與損毀，未經允許，不得復制、復印檔案文件，不得將檔案借出公司。八、 電子檔案管理（一）、嚴格執行電子檔案的訪問權限，如需調閱檔案需由相關部門領導簽字同意，由管理員提供打印出的紙件。（二）、對管保電子檔案的電腦要每周進行一次殺毒，定期備份檔案資料，及時對歸檔電子件進行更新、整理、填加索引、目錄。（三）、歸檔的電子文件每季度刻制一次光盤，并妥善標示保存。九、 歸檔的時間與份數（一）、檔案文件應在辦理完畢后及時歸檔。有關建設工程方面圖紙及技術資料，應在工程項目竣工后一個月內將全部圖紙、技術資料移交行政辦公室歸檔。（二）、檔案資料一般歸檔一份，根據使用頻繁程度可適當增加份數。檔案的保6、管期限及保密級別十、 檔案保管期限分為：永久、長期、短期三種，長期為20年，短期為10年、5年、1年。十一、 確定公司檔案保管期限的原則：（一）、凡是記述和反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司基本建設、經營管理和歷史研究有長遠利用價值的重要文件材料，列入永久保管范圍。（二）、凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有考察利用價值的文件材料，列入長期保管范圍。（三）、只在短期內對公司工作有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。介于兩種保管期限之間的文件材料，則從長保存。（四）、確定檔案保管期限，一定要全面分析鑒別檔案的現實作用和歷史作用，準確判定保管期限。十二、 公司檔案密級分為7、絕密、機密、秘密三級。（一）、絕密檔案指最重要的公司秘密，泄露會使公司利益受到特別嚴重的損害，是公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件、技術資料為絕密級。一般表現為僅公司高管以上層級領導知曉的文件、信息。（二）、機密檔案指重要的公司秘密，泄露會使公司利益受到嚴重的損害。公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況、職員工資性收人（職工工資性收入一般為秘密，但結合我公司實際，在我公司應屬機密）為機密。一般表現為僅限于公司中層以上領導知曉、公司內部個別人員或團體知曉的公司文件、信息。（三）、秘密檔案指一般的公司秘密，泄露會使公司利益受到一般的危害或損失。公司人事檔案、合8、同、協議、尚未進人市場或尚未公開的各類信息為秘密級。一般表現為不對外公開的一般性公司內部文件。檔案編號管理十三、 檔案編號管理（一）、檔案編號要做到科學合理，簡單明了，保證檔案利用的系統性和有效性，檔案編號以一案一號為原則自左而右編列，具體編號方法可參考公司文件編號管理規定。（二）、右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件封面的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。（三）、檔案案卷要有封面，封面需要有文件名稱、時間及卷號內容，每一檔夾封面內頁應設“目錄表”，案件歸檔時依序編號登記，并以每一案一個“目錄”為原則。檔案的借閱七、 絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案的借閱必須9、經過審批，可到行政部領取檔案借閱審批單（見附件二），由總經理及部門經理批準后，可以短期借閱，最多為10天，總經理因公外出時可委托副總經理及部門經理審批。借閱時需要填寫檔案借閱登記表（見附件三）。八、 檔案的借閱者應負責檔案的完整，不得私自影印、復制,不得私自拆散、調換、抽取、污損、增加標注，不得轉借，如有違紀，酌情處理。九、 對珍貴易損的檔案，應制成復制品提供使用，復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復印件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。十、 企業員工調離本公司時，應及時將借閱的檔案歸還，經審查無誤后，方可調離。檔案的銷毀十一、 對超過保存期限的檔案，管理人員應登10、記造冊，填寫檔案資料銷毀審批表（見附件四）,經行政部長和形成檔案部門共同鑒定，報總經理批準后，按規定銷毀。十二、 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。十三、 銷毀檔案必須在指定的地點進行，并派專人監銷，嚴禁對銷毀的檔案作為它用，或作廢紙出售，文件銷毀后，監銷人員應在檔案資料銷毀審批表上簽字。附 則十四、 公司項目結束或者公司終止、解散時，檔案應移交控股股東或當地國家檔案館。十五、 上級主管部門對公司檔案管理另有規定和要求的，從其規定和要求。十六、 本制度未盡事宜，由公司行政部負責解釋。十七、 本制度經總經理批準后執行。附件:1檔案移交單 2檔案借閱審批單 11、3檔案借閱登記表 4檔案資料銷毀審批表 附件一檔案移交單移交部門：文件名稱文件編號文件總頁數歸檔編號保管期限歸檔時間送交人接收人說明:附件二檔案借閱審批單 年 月 日借閱部門申請借閱人提供人檔案資料名稱及編號借閱事由借閱期限方式查閱 借出 復制 掃描 其它部門負責人意見總經理/副總經理審批檔案借閱審批單 年 月 日借閱部門申請借閱人提供人檔案資料名稱及編號借閱事由借閱期限方式查閱 借出 復制 掃描 其它部門負責人意見總經理/副總經理審批附件三檔案借閱登記表借閱日期借閱部門批準人借閱檔案名稱檔案編號頁數借閱人歸還日期歸還情況收檔人備注附件四檔案資料銷毀審批表序 號文件名稱檔案編號文件頁（件）數檔案保管起/止時間保存期限銷毀原因備注12345678910申請人:申請時間:形成檔案部門意見:總經理意見:銷毀方式:銷毀時間:銷毀人:監督人: