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1、房地產(chǎn)公司檔案接收、整理及歸檔管理制度附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 公司檔案管理制度管理細則為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本細則。一、總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護公司合2、法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé) （一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為： 1、組織實施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細則。 2、 制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。 3、 在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集3、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。 4、負責(zé)對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。 5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。 （二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個方面：1、行政部：（1）公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計劃、管理決策等4、；（2）與總部及其他單位往來發(fā)文；（3）行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)，員工民主生活會方面的記錄等；2、 人資部：人事方面的勞動合同、各項協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。3、 企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預(yù)算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。 4、倉管部：倉庫管理方面的材料進5、出登記、核算、保管等內(nèi)容 5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄 6、設(shè)計部：主要包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、設(shè)計師談單記錄表等。 7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內(nèi)容 8、財務(wù)部：主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費用申請等9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。10、市場部：有關(guān)營銷促銷活動方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議6、等。 以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實物文件。 （二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下： 文件等級 文件類型保管期限 一級 秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等 永久 二級 重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等 5年以上 三級 普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記7、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等 3年（三） 檔案編號方法1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為： 行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF 設(shè)計部：SJ 市場部：SC 工程部：GC 財務(wù)部：CW 法務(wù)與檔案部：FD 企劃部：QH 倉管部：CG（四） 工程項目命名。以上七部門（主要是設(shè)8、計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以xx小區(qū)3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為： 。各部門涉及工程項目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細信息4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務(wù)部為例：（四） 歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符9、合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實內(nèi)容和歷史進程。2、涉及項目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預(yù)決算歸入針對年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂10、要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時間。各部門不涉及工程項目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、法務(wù)與檔案部、市場部及設(shè)計、工程、客服部門中日常管理的材料），應(yīng)在下月3號之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門涉及項目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項目的歸檔材料交客服部統(tǒng)一移交檔案部，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。3、 檔案移交。各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交檔案室11、；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交檔案部。檔案經(jīng)檔案部主管人員驗收合格后，填寫檔案移交清單，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。 根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財務(wù)檔案由財務(wù)部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計（一）公司設(shè)置專用檔案庫房，庫房應(yīng)堅固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）檔案庫房溫度應(yīng)保持在14-24，相對濕度應(yīng)保持在45%-60%。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃12、易爆或易霉變物質(zhì)，庫房管理人員調(diào)動工作時，對保存的檔案資料要詳細清點，履行交接手續(xù)。（三）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。及時、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。六、檔案借閱利用（一）檔案部根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及檔案主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱13、時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及行政與人資總監(jiān)簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、行政與人資總監(jiān)及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在檔案部門調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理14、人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實際情況，檔案部統(tǒng)計檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在行政與人力總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由檔案部門和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。八、檔案保密（一）檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成15、丟失、損壞和泄密。（二）不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進入檔案庫房。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。 九、公司員工獎懲及法律責(zé)任有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將給予處分或50-1000元不等的處罰，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任：（一） 未按照本實施細則規(guī)定進行文件編16、號、裝訂、填寫卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄等所需材料的；（二） 未按規(guī)定時間移交檔案或者不積極配合各部門兼職檔案員的工作的；（三） 未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；（四） 借閱檔案未登記或超出借閱時間未歸還又沒有履行延期借閱手續(xù)的；（五） 損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件材料和檔案；（六） 對檔案進行涂改、偽造的；（七） 對公司檔案占為己有、在職位變更或離職時不及時移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟損失的；（八） 擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；（九） 對各部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位，嚴(yán)重影響工作秩序的；（十） 對各部門反饋的問題或建議未及時解決或處理，嚴(yán)重影響工作秩序的。 對于各部門積極配合檔案部工作的，由檔案部門按月度或季度評選出最佳部門及人員，經(jīng)層報執(zhí)行總經(jīng)理給予物質(zhì)獎勵，具體獎勵辦法參考公司相關(guān)規(guī)定。 十、附則4、 本實施細則經(jīng)征求各部門意見，由公司總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)后立即執(zhí)行。5、 本實施細則解釋權(quán)歸公司董事會所有。卷內(nèi)目錄序號編號責(zé)任人文件名稱日期頁數(shù)備注xx檔案封面檔案號保密等級檔案名稱整理人所屬部門歸檔時間保管期限備注卷內(nèi)備考表本案卷情況說明： 整理人： 檢查人： 整理日期：檔案調(diào)閱單 日期：姓名部門職務(wù)調(diào)閱申請 部門主管意見行政與人力總監(jiān)意見總經(jīng)理意見 備注檔案調(diào)閱登記日期姓名部門職務(wù)調(diào)閱原因調(diào)閱內(nèi)容是否復(fù)制簽字歸還日期