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1、房地產公司費用開支管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx公司費用管理制度第一條 目的為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經濟效益，特制定本制度。第二條 適用范圍 本制度適用于xx公司本部及下轄各事業部。第三條 管理思路區域公司成立費用管控小組，實行三級管控體系，預算管理、額度管理和行政管理三種方法。除公司特別規定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除該費用金額。n 預算管理xx年嚴格實行預算管理制度，區域公司由管理層領導帶頭成立費用預算小組，各項預算報集團審批2、后嚴格執行。n 額度管理：費用實行總額控制是在預算控制周期內按月使用，不僅年度總額不超標，月度費用也不允許超標，上月結余可以順延至下月使用。n 行政管理：行政管理指的是人力行政部采用行政手段嚴控各項費用支出，對于超出標準的費用由該費用產生部門自行承擔，或者從各部門年度獎金中扣除。第四條 管理辦法 本措施涉及費用范圍主要包括：人力成本費、辦公支出費、個人報銷費及內部服務費；銷售行政費及銷售推廣費由營銷管理部負責管控。4.1各部門負責人需嚴控部門各項費用支出，并指定專人負責費用使用及報銷，該負責人需及時向部門負責人提交費用使用情況；4.2各部門在發起費用報銷時，必需將費用使用明細表作為附件掃描上傳3、（費用明細表見附件）； 4.3人力行政部將建立費用共享文件盤，各部門需及時將費用使用明細表共享至人力行政部相關人員，人力行政部可以隨時查看各部門費用使用明細。4.4人力行政部建立費用使用預警機制，當月費用使用超過50%時，人力行政部將向部門負責人發起提醒，使用費用超過當月定額80%時人力行政部將向部門負責人發起預警，通過此類措施提醒各部門控制費用支出，確保費用使用不超標。第五條 具體管控措施5.1. 責任主體為人力行政部5.1.1 人力成本類：該費用由人力行政部負責統籌，并每月向公司領導匯報費用使用情況。具體管控舉措包括： 嚴格控制各部門人員編制，保證人員不超編； 嚴格控制各部門加班，請各部門4、提交加班計劃，杜絕一切不必要的加班，以控制加班費及由此產生辦公費； 合理安排培訓計劃，綜合培訓資源，做好培訓需求調研，開展有針對性培訓，避免各部門“為培訓而培訓”； 優化招聘渠道，針對招聘崗位選擇合適招聘渠道，節約招聘費，同時降低流失率，從反方面節約招聘費。5.1.2 企業文化經費：該費用由人力行政部統籌使用，企業文化組制定年度活動方案及費用計劃，并嚴格按計劃執行。具體管控措施如下： 合理設置活動獎項，控制活動獎金獎品支出； 創新活動形式，引進一些費用較小且容易組織的小型拓展活動，既豐富活動形式，也節約活動費用； 創新宣傳形式，盡量選擇網絡、微信、OA、內部郵箱等宣傳，減少宣傳物料制作數量，控5、制企業文化經費。5.1.3 辦公水電費：主要管控措施如下： 綜合考慮辦公室資源，對部分辦公室進行合并（比如采購部合并至成本部辦公），節約辦公水電支出； 將各辦公區照明燈粘貼“白天”“夜晚”標識，要求各部門按要求打開照明燈；天氣較好時，倡導各部門拉開窗簾，盡量采用自然光，控制電費支出，同時建議將照明燈更換為節能燈； 聯合物工辦，對辦公室大且辦公人員少的部門，對沒有人員辦公的區域做用電保護，即切斷電源，避免各部門誤開，浪費用電； 聯合物工辦，對辦公區空調溫度統一設置為26最佳溫度，節約用電； 聯合物業工程部/水廠，將茶水間、洗手臺水流減小，節約用水； 人力行政部建立夜間巡查制度，監督各部門水電使用6、情況（燈、空調等），對違規情況及時通報； 各部門設立督導值班人員，定期排班，責任到人，監控部門水電等使用情況； 人力行政部每月及時將物業提供數據和財務入賬數據進行核對，對數據進行分析，及時發現異常，及時預警； 除行政級人員，禁止使用大功率電器，與辦公室巡察結合，一經發現違規使用，當場沒收。5.1.4 其他辦公類支出（勞動保護費、衛生用品、服裝費、儀式費用、搬運雜費）：此項費用為固定標準，按制度執行即可。 5.1.5 通訊費-網絡費：此項費用為相對固定費用，各部門使用產生，由人力行政部統籌。具體管控措施包括： 由資訊核查光纖使用情況，對使用不充分的光纖進行合并和報停，減少費用； 和供應商進一步洽7、談，嘗試盡量降低網絡費標準，降低網絡費支出。 5.1.6 租賃費：此項費用主要涉及文昌事業部（生活區及辦公區租賃費用）和騰沖事業部，具體管理措施有： 由事業部評估租賃需求，對用不到的單位及時退租。5.1.7 保險費：包括航空意外險、財產險及車輛保險。 航空意外險：采取團購措施，多家對比，爭取最大優惠； 財產一切險：由集團統一簽訂協議，按要求執行； 車輛保險：按定額標準執行。5.1.8 會議費：專項費用，僅指區域領導年中/年終去集團開會相關費用（含交通、住宿、餐飲等），由人力行政部實行專項管理。5.1.9 訴訟費：此項預算為預估值，全年按業務量估算，如果有重大案件發生，產生較大訴訟費，可以單獨請8、示。具體到實際工作中，控制費用的方式主要有： 及時發布新的法律法規，并提醒相關部門和單位，及時采取措施避免法律風險，從而減少/避免訴訟發生，控制訴訟費； 建立案例分析庫，對典型案件進行歸納總結，并對相關單位進行培訓，在以后工作中努力避免此類訴訟案件發生，減少訴訟費； 對有些案件盡量協商，進行庭外和解，減少訴訟費。5.1.10 資訊系統維護費：指用于核算各資訊業務系統維護費用，包括資訊系統軟硬件維護服務。主要措施包括： 合理使用資訊資產，對新資訊類資產申購申請，優先考慮內部調配，嚴控新資訊類資產申購； 建立資訊類資產維護保養制度，延長各類軟硬件使用年限，盡量減少軟硬件維護/申購費用。5.1.119、 車輛費用：此項費用為專項費用，由人力行政部專項管理專項使用，主要管控措施有： 根據新的預算標準，引進一些服務質量好、價格優惠的汽車租賃商做為我司長期合作伙伴，給部門用車提供多種渠道； 嚴格按照預算定額控制用車成本； 制訂公務車自駕管理制度，加強公務車自駕管理，有效避免安全隱患。5.1.12 內部服務費：此項費用按與物業公司合作協議執行，人力行政部為提高費用使用準確性，將全力做到以下幾方面：做到內部服務編制準確合理； 嚴控內部服務崗位人員編制； 嚴格控制內部服務中材料維修/維護/更換費用。5.2. 責任主體為財務部5.2.1 審計費：此項費由財務部根據年度業務計劃安排進行預算，由財務部專項申報10、，屬于半變動費用。5.2.2 壞賬損失：此項由財務部根據制度確認應收的款項而未能收回的損失。此項不作預算，屬計劃外特殊事項特殊審批。5.2.3 待攤費用攤銷：指長期待攤費用的本期攤銷部分，此項費用不作預算。5.2.4 稅費：此項費由財務部根據年度業務計劃安排進行預算，由財務部專項申報，專項使用，每月將稅費使用情況上報總經理復核。5.3.責任主體為各部門5.3.1 辦公費：包括名片、飲用水、郵寄費、文印費、報刊雜志費等。此項費用為總額考核，分項控制，主要管控措施包括： 名片費：除銷售部外，各部門人均名片印刷2盒/年，銷售人員人均12盒/年，銷售相關人員4盒/年，行政部將據此核查各部門名片印刷數量11、；超標印刷的名片由各部門自行承擔費用； 飲用水：根據2016年預算標準，停止支裝水供應，僅提供桶裝水；根據需求人力行政部將在大會議室和樓層茶水間提供飲水機，會議時建議個人攜帶水杯； 郵寄費：制定區域公司公件郵寄管理制度，要求各部門嚴格按照制定執行，各部門指定專人負責公件郵寄，每月定期提交臺賬由部門負責人審核簽字，月度結算時提交人力行政部，杜絕個人寄件占用公司資源； 文印費：人力行政部每月反饋各部門紙張及復印費用，各部門可根據實際情況進行費用控制； 文具用品：各部門在全年預算范圍內制定年度采購計劃提交部門負責人審核簽字；發起報銷時將簽字版采購計劃作為附件上傳（如有特殊情況需進行情況說明），相關領12、導點單時應當依據采購計劃審批，如超出計劃，建議不予審批； 報刊雜志：制度性固定費用，設計/營銷/工程/成本200元/人/年，其它部門100元/人/年，由人力行政部統一報銷。5.3.2 低值易耗品：變動費用，與業務量存在關聯關系，人均費用500元/年，部門自行報銷。 加強低值易耗日常管理，減少非正常報廢； 部門在申購低值易耗品前，需經部門負責人審批后提交申購計劃至人力行政部，人力行政部根據公司閑置資產臺賬核實是否可調撥，如無可調撥資產方可申購； 人力行政部協同采購部可提供采購渠道給部門選擇；5.3.3 辦公類-通訊費：變動費用，與業務量相關，管控措施主要包括有： 此費用由人力行政部統一報銷，人力13、行政部將按照各部門月度定額進行管控，并及時反饋部門使用情況；各部門需結合月度使用情況，考慮是否需對部門電話費用進行進一步整合； 每月人力行政部核查使用異常線路，并反饋部門核查； 與供應商協商，要求供應商根據我們實際情況單獨制定幾項套餐，人力行政部統計各電話線路使用情況，選擇適當套餐； 建立各路電話動態管理，對未來一段時間（比如1個月，或2個月）確定不用的電話線路進行報停或注銷，待再次使用時再次開通； 根據各崗位確定長途電話使用權限，盡量避免個人用公司電話撥打長途。5.3.4 業務接待費：此項費用由部門根據標準預算，人力行政部作為費用監管部門，將主要從以下幾方面進行控制： 取消內部接待，杜絕將內14、部接待以外部接待名義報銷； 各部門根據工作安排，按月上報接待計劃，避免年底時“突擊接待”；計劃外產生接待需要報分管領導審批，在時間不允許的情況下，可口頭爭取分管領導意見，在接待結束3個工作日內補交請示依據； 建立接待費核查機制，由區域總或項目總對每月接待事項進行抽查； 嚴格根據 預算情況執行，各部門指定專人負責該項費用報銷，并在報銷流程中上傳部門負責人簽字版費用使用情況表作為附件（費用使用情況表見附件）。5.3.5 差旅費：此項費用由部門根據標準預算，人力行政部作為費用監管部門，將主要從以下幾方面進行控制（其中機票費由人力行政部統一報銷）： 建議財務在審批差旅費報銷時嚴查出差費用，盡量杜絕未發15、生費用的報銷； 審查出差流程：任何一次出差都必須有嚴格的出差審批流程，根據出差范圍不同，由相應領導審批后方可報銷；報銷標準需符合公司差旅制度的相關規范； 出差時間較長的（15天以上），可參考公司出差管理制度選擇租房，而非入住酒店；出差目的地有接待房的，優先考慮入住接待房； 出差交通工具：參考出差管理制度執行，如果預定機票起飛前退票，發單時注明退票原因，個人原因個人承擔，起飛后退票額外支付的部分由乘機人個人承擔； 各部門提前做好出差計劃，盡量避免不必要原因所產生的退票費； 已建立攜程之外的機票、酒店預訂合作關系（海航訂票平臺），爭取較攜程更多折扣優惠和服務，訂票時可詢價后再行預訂。5.3.6 咨16、詢評估費：主要包括法律顧問費用及聘請外部咨詢公司費用。屬于變動費用，與業務量存在關系，根據業務量進行估算。 嚴格根據各部門提交的預算情況執行，各部門指定專人負責該項費用報銷，并在報銷流程中上傳該項費用使用情況表（費用使用情況表見附件）。第六條 綜述6.1. 費用管控屬于多部門協調事項，涉及費用使用部門、財務部及人力行政部，對于費用超標使用建議做以下處理。6.2. 對于超標使用費用分兩種情況，一是月度超標，另一種是年度總費用超標，分別處理如下：6.2.1 月度超標：發生月度超標時，將在接下來一個月或幾個月扣減，在能夠保證年度費用不超標時，將不追究責任；6.2.2 年度超標：對于年度費用超標，建議從超出部門獎金中扣除相應金額。 6.3 此項制度為征求意見稿，歡迎各部門對本制度提出意見和建議，待修改確認后再發布實施。