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1、房地產公司費用報銷管理制度（費用、付款）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 編制目的規范費用報銷日常操作，有效控制費用支出，提高費用報銷的效率。2. 適用范圍地產費用報銷日常費用報銷及領借款，未盡事宜參照集團費用管理實施細則（最新版本）執行。3. 費用定義本辦法主要指管理費用，費用科目明細及定義詳見以下附件本辦法管理費用付款包括日常費用報銷、無合同付款、合同付款、領借款四種付款方式。無論何種方式付款根據集團合同管理辦法：金額在1萬元人民幣以上的經濟事務（不包括行政稅費）均應簽署合同/協議或其它書面文本。3.1費用2、管理框架費用管理以年度預算總額和年度預算費效比為考核依據，在管控過程中實施累計額度和累計費效比雙重管控。3.2費用審批環節各職能審核要點業務部門1）提報人是對業務發生真實性、合規性；提供附件明細完整及真實；票據真實合法性的第一責任人；2）業務部門審批人負責審核業務發生及員工行為真實且合理，同時對員工提交的附件明細完整及真實性負有審核責任；3）財務部門如發現有不合規的情況，有權駁回或協商，并不定期曬數據、評估各職能部門對本部門支出或報銷的審核質量；財務部門1）財務部門審核審批附件是否形式完整、合規；2）報銷標準是否符合公司制度；實際流程增加“票據審核人”崗位重點關注：1）票據與實際業務對應關系是3、否符合本辦法的相關規定；2）票據是否存在明顯的假票錯票、非正常連號地區公司總經理整體把控大額支付是否合理真實3.3重點費項的事前審批制度培訓費、部分差旅費、部分團建費、會務費、營銷調研推廣廣告費&銷售代理費等事項需進行事前審批，否則財務有權拒絕付款。對于重點事項事前管控及審批4. 業務付款流程4.1一般付款流程日常費用報銷，提交路徑：OA 系統費用報銷日常報銷申請新增。無/合同付款申請，提交路徑：OA 系統合同付款（無）合同付款申請新增付款申請/新增無合同付款申請。付款申請審核通過后，由經辦人打印該單據并粘貼好相關發票到財務部出納處，4.2領借款流程領借款提交路徑：OA 系統費用報銷領借款申請4、新增原則上公司只支持業務類領借款，其他非業務類領借款需提請工作聯系單，說明事由，經相關職能負責人、財務負責人、總經理審批后方可提請領借款。領借款實行舊賬不清，新賬不借（指同類型的借款），借款人未對舊賬進行歸還，不能申請領借款，領借款發起前需與財務部溝通方可進行領借款，對公領借款收款人只能對公，不允許轉入個人賬戶。日常領借款范圍及限額詳見以下附件集團關于報銷類領借款指導意見4.3業務付款的時間財務部收單日為每月25日之前（25日之后單據下月進行處理）。無問題單據在收單后一周內支付（集中支付時間為每周四，開箱處理單據時間為每周二下班前，之后收取單據下周處理），問題單據改正后按新單據處理。特殊款項需5、酌情靈活處理另外一事一議。4.4業務付款注意事項4.4.1日常費用報銷及領借款類型選擇日常費用報銷及領借款按照以下類型，根據不同業務進行選擇。通用，行政費用（辦公費、交通費、差旅費等）等預算規定一般費用科目。人工成本（工資、獎金），指員工薪資、社保類支出。人工成本（其它、福利），外派補貼、安家費、成長基金等人工成本類支出招待費類，用于招待性質的費用，(凡用于接待外部人員餐費、禮品費及煙酒等交際應酬的報銷必須選擇此類別)。各職能負責/項目負責人費用，指地區公司各職能負責人和項目負責人的日常通用報銷（包括招待費等全部費用），（凡各職能負責人/項目負責人的報銷必須選擇此類別）。地區公司總經理報銷，指6、各地區公司總經理的日常通用類型的報銷。特殊類，指由公司或項目承擔的違約金、滯納金、捐贈款、贊助款、罰款等例外支出的報銷。合同及無合同付款按照合同模塊要求進行填列。4.4.2費用發生的報銷時限費用報銷應在事項發生35天內提交審批。(35天報銷時長指：每次報銷時首筆業務發生時間起到提交報銷審批止的時長)如少數特殊情況未按時提交審批，應在審批時提交經授權人簽字的超時報銷審批單，OA審批流程方可繼續流轉，對于小金額的發生頻繁的業務如市內交通費、停車費、路橋費等可適當按次報銷4.4.3領借款沖賬時限領借款兩個月內必須及時沖賬，否則系統將默認經辦人無法提交任何付款申請。 4.4.4費用報銷的提交人除集團另7、有規定外，六級以下員工應遵循“誰發生，誰提交報銷審批手續”的原則，不允許委托其他人代走報銷流程。領借款及費用報銷收款人應與提起申請保持一致。4.4.5填寫報銷及領借款申請時注意事項主題，盡量簡化寫為“日常報銷”，不要寫具體事項內容，詳細事由在付款說明中描述。主題中不要出現人名、招待費、補貼、福利、禮品、禮金、安家費等字樣付款說明，需對本次報銷事項、原因進行簡要說明（如差旅費報銷應說明出差期間、地點、事由、人數及住宿標準）；需要審批人知曉，但不便顯示在主題中的內容，請只體現在付款說明中。 (如外派補貼、成長基金等補貼性質報銷)付款說明中不要出現招待事項具體人員和內容。費項分攤責任人：通常責任人為8、申請人，如代其他人提交報銷，責任人應為此筆費用的承擔人預算分攤部門：費用具體分攤部門費項：按照實際發生的費項進行選擇，不要按發票內容選擇費項分攤金額：按照誰發生誰承擔的原則，將金額分攤至各部門。5票據5.1費用報銷發票注意事項發票抬頭為個人所在項目公司全稱：（例）佛山市順德區盛暉置業有限公司發票內容完整、字跡清晰可辨。發票大小寫金額要一致 ，發票內容與報銷內容相符。發票內容不能涂改，涂改處對方蓋財務章/公章均無效。開票日期為當前年度，發票要加蓋發票專用章，且章上公司名與票面上打印的出票單位一致。A4粘貼單上寫清所粘票據的張數和總金額，不要另加任何說明的文字，尤其是人名，粘貼發票要用膠水或固體膠9、，不能使用訂書器。5.2費用報銷發票范圍通用類發票包括：機票、大巴票、打車票、過路過橋票、機場大巴票、高速費、船票、長途客運票、住宿費、辦公用品、耗材、圖書、會議、培訓、咨詢。不可使用的發票包括：禮品、禮金、含煙酒等具體物品名稱的發票、物業費、醫療費、學費、個人房租發票、購手機發票（所有金額超過1500的固定資產類發票）各費項可用發票詳5.2抵票業務要求無發票或不合規發票替換為合規發票行為均為抵票業務。除車補、招待費、誤餐費等，原則上禁止用其他票據進行“抵票”。如票據確實丟失或對方無法開具發票，應在審批時提交經授權人簽字后的票據抵用審批單并附上驗收單、蓋章收據等佐證材料，審批級次詳見附件關于可10、抵票的費項，請按照附件 “抵票”可使用票據的指導建議的要求執行，對大額的抵票或特殊非常規活動取得發票，需事先與財務部進行協商，一事一議。6費用付款附件規范費用付款附件分為合同及非合同（報銷）兩類，發起業務付款，需提供相關業務的附件以便能更清晰地對付款申請進行審核。提供附件分為線上提供和線下提供兩部分，線上附件指需在發起OA系統審批時同時提供，線下附件則在交單到財務部準備付款時提供，線下附件提供時必須按照財務部相關票據粘貼要求整齊粘貼方可提供。具體要求詳見附件： 對于合同類付款還需注意對于階段性付款應提供合同工作量清單，對于結算付款應提供合同結算單詳見附件：對于領借款附件除根據業務類型性質參考合11、同及無合同附件，如是合同附件還需在OA系統上附上合同審批及其他相關審批鏈接，以明確相關流程已完成審批。7票據及附件粘貼要求粘貼單：A4單面紙，不需裁剪，用作粘貼發票的底單。費用類型：與成本系統中費項一致，如差旅費、招待費、辦公費等發票類型：將發票按內容分類，如市內打車票、出租車燃油稅票、加油票、住宿票、餐票、辦公用品發票。具體要求詳見8主要費用管理細則8.1差旅費指員工因公務需要（含公司安排的培訓）外出離開公司所在城市進行公務活動發生出差費用。1、4級及以下員工出差前必須提交出差申請，申請通過后攜程方可出票（含火車票）；對于PMO團隊成員（5級以上）出差無需進行OA出差申請，但需在出差前在地區12、PMO團隊微信群向地區總經理報備報銷時除不須提交出差審批人員外一律附出差審批鏈接及出差模板，出差申請模板詳見附件：2、以職能部門、管理層、集團縱向業務條線等名義集體赴境外或境內未開展業務的其他城市考察，需發起工作聯系單，提交部門負責人、財務負責人、地區總經理及集團CEO審批（如赴境外，須經集團董事長審批），同時抄送財務費用管理專員，工作聯系單應說明考察內容及行程、擬達成的效果、費用預算、人員名單等。此類團隊名義赴境（內）外的出差報銷務必提供事前管控審批單，否則不予付款。3、員工出差報銷標準參照集團頒布出差管理辦法執行；對于出差住宿超標，需事前審批，填列“差旅特殊情況說明單”并上傳OA，連同發票13、一同提交財務部。4、六級以下人員差旅費由本人自行提報，出差人員同住的也需自行提報出差報銷申請；5、出差報銷時需提供附件參照本辦法第6條規定執行，報銷人提供水單信息與發票信息一需一致，報銷人應按照集團統一模板填寫差旅費報銷明細，并按照貼票模板分類貼票。報銷人除集團規定可抵票費項外，相關費項需提供原始報銷票據，如遺失發票則進行抵票審批流程。6、對于需OA審批的出差申請，審批通過后方可出票，但對于特殊情況需提前訂票或更改行程，機票特殊授權人需看到相關審批人短信授權方能出票。8.2招待費參照招待費管理辦法，8.3交通費交通費指因公或加班發生交通費（差旅期間發生交通費計入差旅費），享有車補的同事不能報銷14、市內交通費。1. 交通費報銷原則上禁止抵票。報銷時填制報銷模板列明事由地點時間上傳OA，票據必須與報銷單明細一一對應，報銷單不允許只填寫總額。報銷模板詳見附件：2.員工工作日加班到晚上9點后，可報銷回家打的費用。8.4團建費團建費指培訓及會務中發生的公司內部組織安排的餐飲、娛樂費用。公司內部招待屬于團建費用不屬于招待費范疇。1、 不允許境外團建，針對各地區公司（集團本部）俱樂部費用（每人100元）使用前須由人力資源部提起工作聯系單，審批至財務部費用管理專員、財務負責人、地區總經理，同時抄送財務費用管理專員。2、 對部門大型出外聯誼活動如外出游玩、住宿等需通過工作聯系單作事前審批。3、團隊建設費15、原則不允許抵票。針對需事前審批的團建報銷，報銷時須附相關審批鏈接。團建費工作聯系單屬部門層面由部門發起，公司層面（包括俱樂部費用）行政部發起，審批至財務部費用管理專員、財務負責人、地區總經理。 8.5會務費1、包含會議期間的場地、耗材、設備租賃等。會議期間的會務用餐、娛樂聯歡等應計入團隊建設費用；會議期間茶歇和會場工作盒飯可計入會務費。半年會/年會的特殊處理：除火車/船/機票（差旅費）、培訓（培訓費）以外的所有費用都包括在會務費中（其中包括: 住宿、會場、第三方服務、禮品、餐飲、娛樂費）。2、會務費報銷需公司層面(不含部門內及部門間日常溝通會議)會議方可報銷,重大會議如年會需發起工作聯系單，提16、交部門負責人、行政部負責人、費用管理專員、財務負責人及地區總經理進行事前審批并報銷時一并提供。報銷金額與審批金額差異過大，則業務部門須在報銷審批時在系統中注明差異原因。3、年會類報銷如禮品發放等須注明發放清單，耗材類須提供詳細清單等證明文件，年會酒店住宿提供水單和住宿名單，餐飲提供酒水清單。8.5培訓費1、培訓費范圍：僅包含培訓期間發生的外部講師費用（含講師食宿費）、場地費用以及培訓資料費用。內部員工培訓期間的食宿費用等均不得計入培訓費用（計入差旅費）；仕官生集中培訓時的住宿和團隊聚餐特例可計入培訓費。2、培訓費按照重點費項事前管控的原則，應按實際需求編制培訓方案，列明培訓課程的名稱、內容、培17、訓名單和費用預算等。并發起工作聯系單，提交部門負責人及人力資源部培訓專員及人力負責人審批，同時抄送財務費用管理專員。3、培訓費報銷分為日常報銷類和合同類兩種，日常報銷類：1、報銷人務必提供培訓明細，列明講師費用（含食宿）、場地費用、資料費用。2、如含仕官生培訓須列明住宿名單和水單明細、團隊就餐的酒水清單等附件。合同類：1、預付款須提供發票，財務復核比例和金額以及付款日期是否與合同相符。2、階段性付款及結算尾款須提供工作量確認單和結算單。同時附上培訓詳細日常安排和相應項目。8.6招聘費1、招聘費范圍：包含因招聘發生的獵頭費、展會費、支付給高校的招聘費用以及部分候選人、獵頭面試往返機票等。內部人員18、因招聘事項發生的食宿費等均不得計入招聘費（計入差旅費）；2、預付款：審核有無發票、付款時間和比例是否與合同吻合，獵頭類合同嚴禁預付。3、階段性付款：提供招聘人員人數、部門（如較為敏感，可提前與財務溝通）、工作量確認單（主要是指非獵頭形式的招聘費支出，比如招聘廣告、相關宣傳片制作等）。4、 結算尾款：合同結算單。8.7資本性支出資本性支出主要包括：房屋裝修、車輛運輸設備、辦公設備（電腦）、家具用品、軟件等，物品申購報銷參照集團資產配置標準，其中單件物品價值超過1500元物品需錄入資產管理平臺，報銷時應將錄入資產管理平臺的資產在付款說明列示。8.8辦公費用包括行政部門及其他業務部門辦公用品的費用，日常辦公用品、郵寄快遞、工作服、飲用水、紙杯、名片、手提袋、信封、復印紙、文件封面、復印機及打印機耗材等發生的費用；報刊、圖書、技術資料、圖片資料（如曬圖）、VCD制作、照片沖擴及外出資料復印費等；辦公設備、辦公家具，工具器具等的日常修理和日常耗材更換的費用。物品申購報銷參照集團行政物品采購清單，原則上屬于公司層面的常用辦公用品由行政部統一采購，統一報銷，屬于部門特殊用途辦公用品由業務部門自行購買，自行報銷。9營銷費用對于營銷費用另行出具細則進行規范