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1、房地產聯合開發總公司OA辦公自動化系統管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則 第一條 xx市房地產聯合開發總公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以通達OFFICE ANYWHERE網絡智能辦公系統為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公和信息資源共享。OA系統是聯合房產公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。第二條 為了加強對公司OA系統的管理，提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保2、障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見 、 國家機關公文處理實施細則 、 中華人民共和國保密工作規定 、 計算機系統管理規定 等有關規定，結合公司實際，制定本辦法。 第二章 組織職責 第三條 OA系統的運行中，公司各單位各負其責，協同配合。職責如下：（一） 公司綜合辦是辦公自動化OA系統的歸口管理部門。主要職責為： 1、負責制定OA系統規章制度； 2、負責OA系統核心工作流程設計、修改；3、負責OA系統各職能部室工作流程設計的審核；4、負責確定、監管OA系統核心工作流程參與人員的權限；5、負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；6、負責工作流程的歸3、檔，并為其他部門提供查詢；7、負責組織各公司人員操作培訓；8、協助各部門搜集、整理優化系統的需求； 9、負責OA系統內各大功能模塊信息內容更新的監督。10、負責OA系統的數據備份；11、負責公司領導、OA管理員和相關人員的培訓和技術指導工作； 12、負責OA服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行；13、負責系統用戶注冊、注銷等管理； 14、負責文件柜功能模塊各單位書寫權限的設置。 （二）其他子公司主要職責為： 1、負責制定本單位OA系統相應管理辦法； 2、負責指定部門（分公司）OA管理員，參與本單位工作流程的定制、文件夾的建立以及本單位OA系統終端的日常維護、人員培訓等技術支持工作；4、3、部門OA管理員負責本單位參與OA系統人員權限變更時，及時提供給公司辦公室申請調整；負責處理OA系統中公文流轉工作及文件夾屬性和內容的變更工作；4、負責根據本單位工作需要，提出優化需求。 第三章 文件管理第四條 公司各單位發出、報送的各類文件（包括發通知、公告、報告、簡報、報表、新聞等）原則上統一采用公司辦公自動化OA系統發送。本系統不啟用電子印鑒。 第五條 OA系統中的公文也稱電子公文，是通過公司統一配置的辦公自動化系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。電子公文傳輸，是指電子公文的生成、發送和接收過程。 第六條 公司辦公室負責對電子公文傳輸工作進行指導和檢查。各單位辦公室負責本單位5、的電子公文傳輸工作。第七條 電子公文要素與紙質公文基本一致，包括公文版頭、密級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送單位、版記等。電子公文與紙質公文工作流程、行文關系、歸檔管理基本相同。 第八條 電子公文與紙質公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對外提供紙質文件，各單位可向公司辦公室申請正式文件。第九條 各類電子公文處理程序按照公文處理暫行辦法的規定在公司辦公自動化OA系統中辦理。在 OA系統中，公司收文辦理程序為公司辦公室起發領導批閱流程，公司領導批閱后轉公司分管領導閱批，再轉承辦單位批辦并擇具體辦理人辦理。第十條 各單位在OA系統中辦理公司領導批6、閱的文件由單位主管征求批閱文件的公司領導后歸檔。第十一條 在OA系統中， 公司發文辦理程序為各單位擬稿人發起發文流程，本單位領導審核，如需要會簽單位協助辦理由擬稿單位主管領導協調會簽，會簽后主辦單位交公司分管領導閱批，分管領導確認后轉公司辦公室秘書科審閱公文，由辦公室主任交公司領導簽發。第十二條 公文簽發后，由公司辦公室編號、制作電子公文，使用OA系統文件分發流程發至公司二級單位黨政領導、 部門主要負責人和OA管理員各一份。并根據實際需要打印紙質文件若干份報出并歸檔。 第十三條 辦理工作業務使用本系統設定的工作流，根據文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發送7、電子郵件可用于小范圍內的信息溝通。 第四章 系統模塊 第十四條 各單位按照系統功能模塊的作用及相應管理程序發布相關信息。第十五條 本系統設定公告通知、信息發布專欄、OA相關通知、公司新聞、文件柜等五大主要功能模塊。 公告通知模塊：發布內容是經公司領導簽發的公文、制度、通知，發布范圍是OA系統所有用戶。發布的審批由公司辦公室審核并負責發布；信息發布專欄模塊：發布各單位相關信息到OA系統的所有用戶。信息內容必須經各單位主要負責人審核后，由各單位OA 管理員負責發布；審批過程可使用工作流程。OA相關通知模塊：發布與OA系統有關的信息到所有用戶。信息內容經各單位主要負責人審核后， 由各單位OA管理員負8、責發布； 審批過程可使用工作流程。新聞模塊：發布公司新聞到所有用戶，信息內容由宣傳部負責審核并發布。文件柜模塊：此模塊的權限由企劃部信息中心自上而下設置，各單位OA管理員負責本單位信息共享設置，OA系統用戶按查閱權限查閱。第十六條 各單位在OA系統中向本單位發布的信息，交本單位領導審核。各單位領導對本單位在OA系統中對內、對外發布信息的可靠性和嚴肅性負責。 第五章 用戶權限 第十七條 系統用戶如不能正常辦公，可設置工作委托，委托他人辦理。 第十八條 用戶主要權限如下：（一）普通員工在系統中根據各級領導批示，及時辦理業務回復自己的直接領導；可以使用點對點流程向直接領導匯報、請示工作；具有擬稿的權9、限；能夠監控、查詢自己參與公文的辦理情況；負責電子公文的校對；接收需要本人待閱的文件，查詢自己已閱公文的情況；對自己所需的公文申請借閱。（二）科級員工在系統中具有普通員工的所有權限；在公司發文、本部門發文中接收下屬員工擬稿的公文審核，審核完畢返擬稿人或者送部門領導審核、審批。收文處理過程中，接收部門領導批示的公文，自己辦理或批示給下屬員工辦理。綜合科長（分廠辦公室主任）具有查詢通過部門收發文管理員辦理后的收發文所有信息的權限。（三）部門（分廠）領導 在系統中具有普通員工的所有權限；在公司發文中，接收下屬員工擬稿的公文審核，審核完畢后，返擬稿人或者送相關部門會簽（需要） ，會簽后送公司分管領導審10、核、審批。部門發文中，對部門發文予以簽發。收文處理過程中，接收公司領導批示需本部門辦理的公文，批示給下屬員工辦理（四）公司辦公室秘書 在系統中具有普通員工的所有權限，并負責呈送公司領導簽批文件的督辦。接收發給本公司的公文，擬辦后傳送給辦公室領導。根據公司領導批示傳送相關部門或人員辦理；負責將辦畢公文即時歸檔。能夠查詢、監控公司收文的辦理情況；負責公司收文的跟蹤管理工作；在公司發文中，接收公司領導簽發的文件，根據領導審批結果編號送文印室制作或退相關部門或人員；能夠查詢、統計、監控公司發文的辦理情況。 （五）公司分管領導在系統中具有普通員工的所有權限；在公司發文中，接收分管部門擬稿的公文審核，審核11、完畢后，返擬稿單位或者送公司辦公室審閱。收文處理過程中，接收公司領導批示需主管部門辦理的公文，批示給下屬部門辦理。（六）公司領導在系統中具有普通員工的所有權限；公司發文中，負責對公司發文的審批簽發；收文處理過程中，對公司收文予以批示，批示給下屬辦理。（七）OA管理員 1、部門（含分廠）OA管理 在系統中具有普通員工的所有權限；部門（分廠）發文、工作請示報告中，接收需報部門領導審批或部門領導已審批的公文；按照公司公文管理辦法規定，負責分發、歸檔部門（分廠）電子公文的整套文件（包括報批文件和正式文件）制成紙質文件；收文處理過程中，負責將外來紙質文件通過掃描設備轉換成符合規定格式的電子公文；接收發給12、本部門（分廠）的公文，傳送給辦公室（分廠辦）領導審批，根據領導批示傳送相關科室或人員辦理；負責將辦畢的公文及時歸檔；能夠查詢、統計、監控本部門（分廠）所有公文的辦理情況。負責部門（分廠）收文的催辦工作。 2、公司OA管理員 負責流程的定制及維護工作。系統投入運行后，涉及修改流程及內容，必須經過公司辦公室確認方可實施。嚴禁擅自更改刪除，避免電子數據的無法保真或丟失。 （八）公司辦公室文印員 在系統中具有普通員工的所有權限；在公司發文中，負責將公司領導審批簽發已經產生編號的電子公文按照公司公文管理辦法的要求以規范化制作，經擬稿人校對無誤后，進行排版，發送至公司各單位；負責將已分發的公司發文制作成紙13、質文件，以備歸檔及外派。 第六章 登陸規范 第十九條 系統正式運行后，系統所有用戶必須在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次，以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送。第二十條 系統用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息（公司二級單位班子人員必須填寫手機號碼，可設成不對外公開），保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統，以免他人介入工作環境。第二十一條 登陸OA系統用戶口令應經常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統數據庫獲取信息，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉。 第七章14、 安全保密 第二十二條 所有用戶應認真貫徹執行中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例和公安部計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法 ，嚴格遵守公司計算機信息系統管理手冊和公司關于加強公司計算機管理的通知的有關規定。 第二十三條 按照公司計算機信息系統管理手冊和公司關于加強公司計算機管理的通知的規定，為了保證各單位的網絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網絡視頻；嚴禁對網絡軟件和硬件進行非法操作。系統用戶必須安裝企劃部信息中心指定的殺毒軟件，拒裝者取消其上網資格（包括個人筆記本電腦）。 第二十四條 OA系統的所有用戶，不得利用OA系15、統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。 第二十五條 OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。 第二十六條 涉及國家和公司秘密以及其它密級文件不在OA辦公系統上進行工作流轉。 第八章 附則第二十七條 為了保障OA系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理辦法，違反者應承擔相應責任并接受公司M5考核制度的處罰。 第二十八條 本辦法未盡事宜按法律法規和公司有關規定執行。第二十九條 本辦法由公司辦公室負責解釋。第三十條 本辦法自發布之日起施行。本制度由xxxx科技有限公司整理發布，供通達OA正式用戶參考借簽。