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1、房地產集團企業辦公文件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件管理程序1 目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準、發放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。2 職責：2.1 總經理室負責公司文件管理的總協調及總監督，并受理各部門有關文件延誤的投訴；2.2 各部室資料員負責文件管理的具體工作，即收發、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。3 工作流程：3.1 文件分類： 通用文件：指公司在生產經營活動中普遍使用的文件，分為內部文件、2、外來文件和外送文件。 A. 內部文件：即公司制作的只在公司內部使用的文件。如請示單、報告、工作聯系函、通知、會議文件、周記、制度文件等B. 外來文件：即公司收到的由外單位制發的文件。如法律法規、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業單位來文等C. 外送文件：即公司制作的對外發出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業單位發出的文件等 3.1.2 專用文件：指只在公司一定工作部門或業務范圍內使用的專門文件。分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。A 技術文件：即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內業資料、圖紙等。B 財務文件：即在公司會計工作中形成和使用3、的會計核算專業材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。C 人事資料：即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。D 合同文件：即在公司生產經營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。E 簽價單：即審計核算部在簽價認價時專用的文件。 F 決算資料：即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產生的文件。 3.1.3 記錄：即公司各項質量活動留下的記錄，是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等3.2 總要求：3.2.1 文件處理必須做到及時、準確、安全。3.2.2 內外行文要求做到格式統一、4、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式，內部行文按公司慣例采用英文格式。（格式及具體規定詳見第三層次文件*集團文件處理辦法之第二章“文件格式”）3.2.3 各部室資料員為公司文件流轉的進出口，文件不允許由擬寫人直接送領導者個人，因特殊情況必須越過傳遞的，應于事后按程序補辦登記。 各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初，根據以往本部門文件的運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。 各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面；隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內，并按文件收進順序填寫文件清單。 3.2.6 文件的管理一5、般要經過如下幾個環節：A 編制：文件由相關部門或個人擬寫，所在部室資料員進行編號登記；若以公司名義對外行文則由總經理秘書編號。B 批準：文件內容和發放范圍由相應的批準人審核簽發；需要多個部門批準的，須進行會簽，簽發時須注明簽發時間；應用軟件的使用權限需報送總經理批準。C 登記：收發文（除便條、介紹信、回執等）應登記在相應的收文發文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發號。D 用印：公司印章由總經理秘書保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時，應以相關部門主管簽發的文字或經部門經理簽字的蓋章聯系單為依據。E 發放：各部室資料員根據批準的發放范圍進行分發。制度文件換版時，由6、總經理室或相關部門根據發放清單發出新版文件。F 傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼；傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。G 更改：技術文件需要更改時，應由發布該文件的個人或部門提出，并填寫文件更改申請單，通過資料員報原審批人批準，并由原文件發布部門按原發放范圍下發，同時作好登記。H 版本公布：制度文件換版時，由總經理室主任編制最新版本號；總經理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規清單及制度文件版本情況并給予公布。I 回收：文件持有人因離職或工作調動不再符合7、持有資格時，所在部門資料員負責及時收回。J 歸卷：各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內；定期歸卷即一個較長時間段后，對手頭的所有文件進行清理，對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務計統部保存。K 借閱：文件需要借閱或復印時，借閱人應填寫文件借閱登記表或圖紙借閱登記表。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經部門經理批準。L 保護：文件不管處于使用或是保存狀態，都要注意保持字跡清晰、份數完整。歸卷時，復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復8、印。M 歸檔：各部室按規定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交，無歸檔或存查價值的文件，經鑒別和主管部門領導確認后銷毀。3.2.7 在文件處理時限方面，一般文件2個工作日，加急文件1個工作日（加急文件可加蓋加急章）。若超過時限，必須先通知文件發出部門，并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統部等控制性部門的處理時間可根據實際需要合理延長，但必須將延長的時限告知文件發出部門。部門之間也應加強橫向聯系，發文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。3.2.8 在文件處理權限方面，部門經理和副經理之間因應進行合理分工。在正職經理出差或病假或因其他原因9、未能及時履行處理、簽發文件職責時，由副經理替代，必要時可通過電話向正職經理請示，有若干個副經理的部門應明確指定常務副經理。3.2.9 總經理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認，以省略各部室二次重復會簽的環節。（具體做法參見合同管理制度）。3.2.10 總經理室負責對文件的傳遞、執行情況進行督查，受理各部室有關文件延誤的投訴，并定期向總經理匯報；3.2.11 各部室可根據實際需要制定各類表單，但必須根據本程序提供的相應表單樣式及要素進行調整；若需要增設程序以外的表單，在部門內部使用的需經部門經理審批同意，涉及其他部門的需經涉及部門主管同意并報總經室。3.2.12 電子郵件及傳真收10、發時應進行登記和存盤，如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。3.3 分類管理： 3.3.1 通用文件： A 內部文件： a 請示單：即各部室請求總經理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件，以固定的表單形式出現。經辦人有時限要求的需在文中注明，各級審批人無法實現的需及時向經辦人反饋。各部室資料員分發給經辦人各部室資料員交部門經理審閱總經理秘書分發給各部室資料員總經理簽發總經理秘書登記相關部室會簽或所在部室經理簽發所在部室資料員編號登記經辦人擬寫 報告：即各部室向總經理匯報工作情況時使用的陳述性文件，在我司，可視為請示單的補充形式。 a) 知曉性報告：相關部門或個人擬寫總經理審閱簽發總經理秘書登11、記該部室資料員登記該部室經理審核簽發 b） 執行性報告：部門經理安排執行相關部門或個人擬寫總經理秘書蓋章（必要情況下）部門資料員簽收、存檔總經理審閱簽發總經理秘書登記該部室資料員登記該部室經理審核簽發通知：即總經理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件，一般公司層面的、指示性質的通知由總經理室發出，周知性通知由人力資源部發出。總經理秘書登記編號總經理委托相關個人擬寫總經理或辦公室主任簽發總經理秘書公布并存檔 a）總經理室發文：人力資源部經理擬寫或委托相關個人擬寫b）人力資源部發文：人力資源部資料員登記編號人力資源部經理簽發人力資源部資料員公布并存檔 d工作聯系函：即公司部12、門之間進行的一般日常工作聯系時使用的告知性函件。有反饋需求的，須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門，對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。部門資料員發給對方部門資料員，并存檔一份部門經理簽發部門資料員登記相關個人擬寫對方部門資料員交部門經理審閱相關人員根據經理意見反饋或執行e會議性文件：即記載公司經理例會、專題例會、工程監理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見會議制度。f 周記：即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。部門資料員自存一份，送交總經理室四份部門資料員登記部門經理簽發部門經理擬寫或委托相關人員擬寫總經理室編制當前版本號并根據批準的范圍13、發放給各部門。總經理或管理者代表審核簽發總經理室組織相關人員評審，并擬定發放范圍總經理室組織人員編寫或修改g 制度文件：即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種規范，其編制、批準、發放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質量手冊由總經理批準，管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內部使用的制度文件（第三層次文件）由各部室主管批準。在制度運行階段，總經理室負責收集和匯總反饋信息結合內外審、管理評審及制度平時運行情況，由總經理室組織人員進行評審并確定是否進行修改B.外來文件：相關個人收到外來文件或通過入會、與信息站掛鉤等形式收到外來文件a 法律法規：資料員交所在14、部門經理審閱，并根據經理確定的發放范圍向相關部門傳遞交所在部室資料員登記各部室于每年6月份向總經理室上交法律法規清單。b 外部來文：如政府來文、供方來文、顧客來文等資料員根據經理指示分發并存檔一份經理確定傳遞范圍或指定專人經辦資料員進行登記并交部門經理審閱個人收到外部來文后交本部室資料員以部門名義對外發文的交本部門資料員登記編號和蓋章、存檔，以公司名義對外發文的，填寫蓋章聯系函后交總經理秘書登記編號和蓋章，并存檔一份相關部門經理審閱認可相關個人擬寫C外送文件：如對政府、供方、顧客等發出的文件 專用文件： A技術文件： a. 圖紙：具體管理詳見設計過程管理程序 b. 施工專用文件：具體管理詳見施15、工管理程序 B財務文件：具體管理詳見財務管理制度 C人事資料：具體管理詳見人力資源管理體系之人事檔案控制程序 D. 合同文件：具體管理詳見合同管理制度 E簽價單：具體管理詳見工程造價管理程序 F決算資料：具體管理詳見工程造價管理程序 記錄：記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執行，歸檔后則按檔案管理程序管理。4. 相關文件： 4.1 *集團文件處理辦法（見第三層次文件*集團檔案工作手冊之文件處理辦法） 4.2 設計過程管理程序 4.3 施工管理程序 4.4 財務管理制度 4.5 合同管理制度 4.6 工程造價管理程序5. 相關表單： 5.1 發文登記表 5.2 收文登記表 5.3 文件清單/移交清單516、.4 請示單登記表5.5 文件借閱登記表5.6 工作請示單5.7 工作聯系函5.8 工作周記5.9 蓋章聯系單5.10 圖紙收發登記表(見設計過程管理程序)5.11 圖紙作廢通知單(見設計過程管理程序)5.12 圖紙借閱登記表 (見設計過程管理程序)5.13 文件更改申請表*/房地產有限公司發文登記表類目名稱： 頁號：頁號文件編號責任者日期文件名稱簽收*/房地產有限公司收文登記表類目名稱： 頁號：頁號文件編號責任者收到日期來件部門文件名稱備注*/房地產有限公司文件清單/移交清單部門名稱：類目名稱： 頁號：頁號文件編號責任者文件名稱日期備注移交人： 移交時間： 接收人： 接收時間：*/房地產有限17、公司請示單登記表 頁號：頁號來件編號日期請示內容簽收部門經辦人簽收備注 */房地產有限公司文件借閱登記表 頁號：借閱日期借閱部門借閱人名稱文件名稱份數用途歸還日期簽收人備注工 作 請 示 單請 示部 門請示部門經理簽字呈 送部 門請示內容 附 件部室會 簽 意 見 批復意見 *房地產有限公司工 作 聯 系 函致： 由： 日期： 事關： */房地產有限公司工 作 周 記 部門： 年 月 日至 月 日本 周工 作主 要情 況存在問題 及改進意見下 周主 要工 作計 劃 注：星期一上午報總經理室一式四份，各部（室）自己留存一份 。 簽名： */房地產有限公司蓋章聯系單 日 期文件編號蓋章內容發出部門發往單位份 數經 辦部門經理備 注*/房地產有限公司蓋章聯系單 日 期文件編號蓋章內容發出部門發往單位份 數經 辦部門經理備 注