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1、房地產集團企業月度、項目及年度會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 修訂記錄修訂日期修訂后版號修改內容修改人審核人批準人第一章 總 則第一條 適用范圍本規范適用于公司及公司內各部門組織召開的所有會議。第二條 目 的為有效推進公司計劃管理，建立會議管理體系，同時為了明確會議對接關系，會議召開前、中、后期各階段的工作指引規范，提升會議效率，保證會議決議有效執行，特制定本制度。第二章 會議的分類 第三條 根據會議輸出成果不同將會議分為以下幾類：一、 例會指公司定期召開的會議，可以是溝通討論，也可以就某些問題進行決策2、。包括月度辦公會、項目月會、半年/年度工作總結會、績效評估會、年度員工大會、員工述職會。會議的輸出成果可以是明確的決議，包括確定事項、目標、效果、責任人、完成時間；也可以是對討論成果的描述。（一）月度辦公會每月召開一次，由公司總經理主持召開，各中心及項目負責人就各自負責版塊/項目的工作情況進行匯報。了解工作計劃完成情況，了解需要協作或溝通解決的問題，明確下階段工作目標。對宏觀市場變化、運營管理等，進行溝通探討，確定工作方向，必要時調整公司資源分配。與會人員為7級及以上人員，由總辦負責承辦。（二）項目月會，由項目總經理主持召開，項目各端口負責人就各自負責的版塊進行匯報。了解工作計劃完成情況，了解3、需要協調解決的重大問題，明確下階段的工作目標。由項目公司承辦。（三）半年經營工作總結會每年6月下旬召開的工作會議，對公司半年經營管理狀況進行總結與探討。內容包括：公司年度工作目標的落實情況；外部環境變化分析及內部策略調整。與會人員為4級以上員工，由總辦承辦。（四）績效評估會對公司員工績效完成情況、工作能力、工作態度等方面的情況進行逐一評估，使公司管理層清晰掌握公司的員工工作情況。具體召開時間、會議內容及重點參照績效考核制度執行。（五）年度員工大會每年春節前召開，對公司年度運營情況進行總結，對次年的公司年度戰略目標進行宣講，對公司評選出的各類優秀專項獎項進行頒發。由總辦負責承辦。（六）員工述職會4、每年12月底以前召開，由各總監組織本中心員工對全年員工工作完成情況進行述職，并作為績效考核的參考。由各中心分別承辦。二、業務決策會議（一）業務決策會中心/項目就相關業務向公司提出議案，需由管理層進行決策的會議。由發起中心/項目公司承辦，總辦協辦。（二）業務匯報會中心/項目就某一專題進展向公司進行匯報的會議。由發起中心/項目公司承辦，總辦協辦。第三章 會議流程第四條 會議階段劃分會議分為會前組織、會中控制、會后跟進三個階段，會議在決定召開的同時，會議承辦部門須在第一時間明確會議人員的角色分工，會議人員需根據角色分工在不同階段開展各自職責范圍的工作。會議人員的角色分工為：會務助理、主持人、決策人、5、其他與會人。一、 會務助理是指會務工作的具體經辦人員，是為會議的組織、會議的正常進行提供服務的人，主要負責會議的前期準備、協調事宜，負責安排會中的記錄工作及會后對決議的跟進反饋工作。二、 主持人是保證會議正常、有效召開的人，主要職責是確定會議議程、主持會議、負責把控會議按議程安排進行、并對會議結果負責。三、 決策人是對會議的正常召開、有效決策起決定性影響的人，主要負責對提交決策事項進行指示。四、 其他與會人是對會議的正常召開、有效決策影響較小的人或只參加部分會議的人，出席會議主要目的為開拓視野、學習提升，必要時準備發言資料并進行會議發言。第五條 會前組織階段會議人員角色分工及職責：一、 會務助6、理，職責： (一) 明確會議類別、級別、類型、名稱、地點、時間、與會人員及其角色分工、議題、議程安排、其他要求；如需用公司會議室則需提前向總經辦預訂場地；(二) 協助會議主持人對與會人員進行甄選，原則上對不用全程參加會議的人員可僅通知其參加某階段議程，以提高辦公效率；(三) 會議召開前一天電話或短信提醒與會人員準時參加會議，并收集與會人員能否準時出席會議的信息，及時反饋給會議主持人；(四) 會議召開前一天收集會議資料，進行匯總整理，對提交資料是否符合會議要求形式進行把關；并提前將匯總的會議資料交會議主持人、其他相關與會人員；(五) 會議召開前一天辦理會議所需設備的借用手續，并準備會議用品；(六7、) 會議召開前一天準備會議簽到表，大型會議需要準備會議手冊/資料；(七) 與會人員同時被其他會議邀請時，視會議級別、類型情況予以對接、協調。協調原則為：1、 公司級會議優先于部門級會議；2、 同級別下，不同會議邀請相同與會人員時，視被邀人員在不同會議中擔當的角色分工不同區別對待：被邀人員在會議中擔當決策人、主持人的則以參加該會議為優先。(八) 會議召開當日提前15分鐘完成會議材料的準備及電腦、投影設備調試，提前5分鐘完成會議后勤準備事宜并通知與會人員進場。二、 主持人職責：(一) 與會務助理一同明確會議類別、級別、類型、名稱、地點、時間、與會人員及其角色分工、議題、議程安排、其他要求，并合理安8、排工作，確保準時參加會議；(二) 對與會人員進行甄選；(三) 于會議召開前一天對會議資料內容予以熟悉；(四) 對會議資料把關、精簡，對不符合會議議題要求、議程安排的提議事項可于會議召開前予以刪減；(五) 遇專項決策會，或例會中需就某些問題進行決策，決策人臨時無法參加會議的；或與會人員提交的供決策事項不明確、方案不完善、材料不完整，判斷難以在會議中做出決策、形成有效決議的，有權決定暫緩或取消會議。三、 決策人職責：(一) 接到會議通知后，合理安排工作，確保準時參加會議；(二) 于會議召開前一天對會議資料內容予以熟悉。四、 其他與會人職責：(一) 接到會議通知后，合理安排工作，確保準時參加會議；(9、二) 熟悉會議議程安排及會議資料內容；(三) 按會議要求準備會議資料，并以電子文檔形式按會議通知要求提前發于會議相關人員。第六條 會中控制階段一、 會議紀律1、 與會人員必須提前5分鐘到場做好會議簽到，會議簽到在會議正式開始時應停止；會議簽到表報總經辦留存備案。2、 不允許遲到、早退、吸煙、中途隨意離場、電話響鈴/接電話干擾會議、私下交談或做與會議無關的事。3、 因特殊情況無法準時參加會議的，需提前十二小時向會議主持人請假，并知會會務助理，如有必要還需安排其他人員代為參加會議。4、 會議紀律適用于所有參加會議人員。二、 會議人員角色分工及職責：(一) 會務助理職責：(六) 組織與會人員簽到；(10、七) 安排專人如實記錄會議內容；(八) 根據實際需要進行攝像、錄音及拍照等；(九) 根據會議實際情況，及時通知需要臨時參加某段會議的人員，并做好相關協調工作；5、對違反會議紀律的情況進行記錄，并在紀要中進行公布。(二) 主持人職責：5、 會議議題正式開始前檢查并公布人員出席情況，對遲到或未出席人員進行原因說明；三、 強調會議紀律；四、 公布會議議題及議程安排；五、 控制會議節奏，嚴格按議程安排把控與會人員發言時間；六、 確保會議按既定議題進行；七、 確保會議達成目標結果，具體為：（1）就某些問題進行決策的，需在會議中明確事項、目標、效果、責任人、完成時間；并要求責任人確認可以完成，或在某種前提11、下可以完成；（2）就某些問題溝通討論的，需在會議中形成初步討論結果。(三) 決策人職責：(一) 根據與會人員提交的事項進行決策；(二) 按會議議程安排控制決策時間；(三) 對不符合決策要求的提議事項可不予決策；(四) 不提及與決策事宜無關的話題。(四) 其他與會人職責：五、 遵守會議議程安排，如需發言將發言時間控制在規定時間范圍內；六、 原則上不對與會議議題無關或議程未安排事項進行發言。第七條 會后跟進階段一、 會議人員角色分工及職責：(一) 會務助理，職責：1、 及時歸還借用的會議設備，并辦理歸還手續；2、 及時通知保潔人員清理會場；(九) 整理會議發言資料、錄音錄像/照片資料、會議決議，并12、進行存檔；(十) 于會議結束后2個工作日內完成會議紀要（具體格式見公司公文管理制度）的編寫工作，并報會議主持人審核、決策人審批后，將紀要以郵件形式主送與會人員、抄送會議決策事項相關執行人員；并根據公司信息規范要求在公司內網指定欄目予以發布；(十一) 根據會議類別，進行決議執行情況跟進，具體為：（1）例會中就某些問題進行決策的，在本次例會與下次例會的間隔期內，取中間時間段的某個工作日對決議執行情況進行跟蹤督辦，并在下次例會時通報決議執行情況報告；（2）在決策事項應完成的時間點前進行提醒，并在決策事項應完成的時間將執行情況跟進報告反饋給與會人員。(十二) 決議執行情況跟進報告需包括如下內容：（1）13、決議執行情況（2）未按要求執行的原因說明（3）延后完成的，需列明完成日期(二) 決策事項執行人職責：1、根據會議要求，制定相關工作安排，并落實到相應的工作計劃中；2、如決策事項無法按要求完成，該事項的執行責任人應于明確該決策事項無法按要求完成之日起當日內知會決議跟進人員，并進行情況說明；如未在規定時間內按要求進行知會的，將影響該責任人的季度考核成績。第二章 會議紀要第八條 會議記錄及編號公司級會議的會議紀要由總經辦撰寫并統一編號；部門與部門之間、部門內會議的會議紀要由撰寫人負責編號，編號規則以便于今后查找即可。第九條 會議紀要主要包括“決議事項”和“備忘事項”兩部分：一、 決議事項指：有具體行14、動要求、完成時間、責任人的事項；二、 備忘事項指：重要觀點、工作思路或原則、會上提醒注意的事項、某項工作要點等非具體行動的事項。第五章 會議室及電視電話會議安排第十條 會議發起部門要提前一天向總辦提出會議室使用申請，由總辦根據會議室安排情況進行統一安排；第十一條 電視電話會議也需要提前申請，根據近期申請情況，由總辦協調安排。第六章 附 則第十二條 本制度自下發之日起執行。第十三條 總經辦負責本制度的解釋及修訂。附件1：會議簽到表會議名稱時間地點會議召集部門會議關聯部門參會人員簽到序號姓名所在部門時間序號姓名所在部門時間11821 932042152262372482592610271128122913301431153216331734附件2 機密程度：絕密 機密 秘密 會 議 紀 要會議議題:地 點:會議時間：會議主持人：參會人員:記 錄 人: 編 號： 會議主要內容： 決議事項：備忘事項： 抄送：擬稿人： 審核人： 簽發人：共 份 成文日期： 年 月 13 附件3：決議執行情況跟進報表會議名稱：會議紀要編號：序號決議事項責任部門協作部門計劃完成時間工作進展實際完成時間結果 確認人 月 日 月 日 月 日