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1、投資公司工程技術資料及檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 范圍本制度規定了投資有限公司建設的風力發電項目工程技術資料管理標準、管理內容、要求與方法、檢查與考核。本制度適用于投資有限公司建設的風力發電項目工程從工程開工前準備階段到項目竣工投產驗收期間所有工程項目技術資料的收集、整理、移交等管理。2 規范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的2、最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。建設項目(工程)檔案驗收辦法（國檔發19928號）DA/T22-2000歸檔文件整理規則GB/T113222000 科學技術檔案案卷構成的一般要求DAT282002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范3 公司技術檔案管理層次3.1 公司工程技術檔案管理層次示意圖見圖1。主管副總工程部工程部助理項目部資料員項目部資料員項目部資料員項目部資料員職責3.2 工程部3.2.1 建立規范的工程技術資料管理制度。3.2.2 督促參建各單位（包括監理單位、施工單位、調試單位、設備廠家）嚴格遵守公司工程技術檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進行3、管理。3.2.3 協調參建各單位工程技術資料管理的重大問題。3.2.4 指導資料員審定經過監理單位審查的各類技術資料，并督促及時歸檔。3.3 項目部資料員3.3.1 負責圖紙、設備資料、技術協議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及保管。3.3.2 負責各種工地會議紀要、施工措施、監理月報、質檢報驗單等的接收整理、登記、發放和借閱。3.3.3 負責工作聯系單、變更單的接收、發放和登記。3.3.4 參加設備開箱驗收，收取設備開箱資料;及時向工程技術檔案歸檔責任劃分表中單位所要文檔資料。3.3.5 保管上述各類需永久或長期保存的資料檔案。3.3.6 做好達標投產要求的資料整理并移交給客戶的工作。4、4 管理內容與方法4.1 工程技術資料歸檔范圍4.1.1 凡持有上條所述標準規定之范圍中所列資料的，無論是由項目部或者個人保管，均應按本制度要求進行整理，由資料員驗收后歸檔。4.1.2 對與工程建設有關的主要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理后歸檔。有電子文檔資料的，應同時收集齊全。4.1.3 所有歸檔的工程文件應為原件。4.2 工程技術資料管理4.2.1 接收：資料員在接收資料時應仔細核對資料名稱、份數、資料狀況（正、副本、原件、復印件、完好、齊全、破損）。4.2.2 登記：分類登記，確保檔案編號與分類表一致。4.2.3 填寫卷盒封面、脊背。45、.2.4 排架。資料按類別分類排架：依照從上到下，從左到右的原則，卷盒（袋）正面向左。4.2.5 資料的分發及借閱：4.2.5.1 資料分發要填寫“文件和資料發放登記表”，借閱要填寫“資料借閱登記表”，簽字備查。4.2.5.2 項目工程技術檔案資料原則上僅供公司內部人員使用，外單位調閱檔案要經工程部主管及以上領導批準，見有效證件才可接待。4.2.5.3 資料外借一般不超過1個月，最長不超過2月。超過規定時間應辦理續借手續。資料員保存的資料數量任何時候不應少于二套，只剩二套時，原則上不再外借，特殊情況下急需借閱，必須經過項目經理簽字批準。4.2.5.4 借閱資料要及時歸還。4.2.5.5 對借出6、歸還的資料要認真核對清點。4.2.5.6 收到歸還的資料要及時放回原處，并在借閱登記表上注銷。4.2.5.7 資料員對借出資料每月匯總一次，對到期未還的資料發出催還通知。4.3 工程技術檔案管理4.3.1 收集4.3.1.1 從工程施工準備階段到項目竣工投產驗收期間，辦理完畢并能反應與生產、建設、科研、技術等有關重要職能活動，對今后各項工作和延續本企業、本單位歷史發展具有查考和憑證價值的科技文件材料（紙質及其它載體）均需進行收集。而事務性、臨時性、重復性且無查考利用價值則不需進行收集。4.3.1.2 資料員原則上應堅持“五參加”（參加科研成果和科研項目鑒定；參加設備招、評標，參加設備開箱；參加7、工程項目驗收；參加重要的生產事故分析會），了解工程進度及有關資料情況，以保證各類檔案資料及時、齊全、準確的歸檔。特殊情況需及時了解跟進相關原料情況。4.3.2 分類、組卷4.3.2.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規律和成套性的特點，保持卷內文件的有機聯系，做到分類科學。組卷合理，層次分明，檢索便利。4.3.2.2 工程技術檔案分類按分類號由四位阿拉伯數構成四級類目，各級類目均用0-9標識。4.3.2.3 在做好分類的基礎上，按各大類下的屬類進行組卷、裝盒。4.3.3 編號4.3.3.1 對已組成的案卷編寫檔案號。4.3.3.2 檔案號由目錄號（代號）、分類號、案卷順序號構成，表示方法如8、下：XXXX xx XX XXX資料性質代碼資料一分類編碼項目代碼資料二分類編碼細分性質代碼資料三分類編碼案卷順序號(從001開始)1） 資料一分類編碼規則如下：項目簡稱生母的第一個字母組合+期次。例：商都一期 編碼為SD01.僅為一期的項目期次編為01.2） 資料二分類編碼規則如下：風機資料01；塔架資料02；風機塔架吊裝資料03；風機基礎04；箱變資料05；主變資料06；集電線路資料07；升壓站土建資料08；升壓站電氣資料09；送出線路資料10；對端間隔11；監理資料12；甲方發文資料13.3） 資料三分類編碼規則如下：（風機資料：質量證明文件01；調試報告02；）、（塔架資料：質量證明文9、件01；調試報告02；）、（風機塔架吊裝資料：施工資料01；）、（風機基礎：施工資料01）：（箱變資料：質量證明文件01;安裝資料02)、（主變資料：質量證明文件01；安裝資料02）、（集電線路：質量證明文件01；施工資料02）、（升壓站土建：質量證明文件01；施工資料02）、（升壓站電氣：質量證明文件01；安裝資料02；調試報告）、（送出線路：質量證明文件01；施工資料02；）、對端間隔：土建資料01；電氣安裝02；調試03；質量證明文件04）、（監理資料：監理工作聯系單01；監理通知02；監理會議記錄03；停工令04；開工令05）、甲方發文資料：聯系單01；通知02；會議記錄03）。4） 10、舉例：“達茂一期的風機質量驗評記錄”檔案號為：“DM01-01-01-001”。4.3.4 案卷的整理4.3.4.1 卷內文件排列1） 管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。2） 設備資料要求文字材料在前，圖樣在后。3） 施工記錄要求單位工程在前，分部在后。4.3.4.2 裝訂1） 文字材料以件為單位裝訂，裝訂前要取下金屬裝訂物，采取三孔線裝形式裝訂，裝訂線在左邊。不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統一尺寸。不得大于A4幅面（外文已裝訂資料除外）。且要求裝訂邊及底邊對齊。2） 圖紙一律不裝訂，但案卷內大于A4幅面的圖紙要全部折疊成A4幅面，折疊方式采用反折式手風琴折疊法（反面在外），圖標欄在11、圖紙縱向右下角。4.3.5 案卷的編目，用微機、檔案管理軟件進行編目。4.3.5.1 編寫案卷頁號。1） 案卷內科技文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。2） 頁號用自動號碼機編寫，單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號。雙面書寫的文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。3） 案卷封面、卷內目錄（原有圖樣目錄除外），卷內備考表不編頁號。4.3.5.2 案卷封面的編制1） 案卷采用內封面，內封面與檔案一并裝入卷盒內，放在卷首。2） 擬寫案卷題名，要求簡明、準確揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目名稱、階段的代號和名稱等。3） 編制單位：填寫案卷內文件材料的形成單位或主要責任者12、。4） 編制日期：填寫案卷內文件材料形成的起止日期。5） 保管期限，填寫其劃定的保管期限，按照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范執行。6） 密級依據保密規定填寫。7） 填寫檔案號。4.3.5.3 案卷脊背的編制。4） 案卷脊背用150白色書寫紙或g120g牛皮紙（與卷盒同色），書寫（或打印脊背）。5） 案卷脊背內容包括檔案號和案卷題名。4.3.5.4 卷內目錄的編制1） 順序號：用阿拉伯數字從1起依次標注，裝訂文件以件為單位編順序號，散裝文件（圖紙）以頁為單位編序號。2） 文件材料名稱即文件標題全稱。3） 文件編號：填寫文件的文號或圖樣的圖號。4） 責任者，填寫科技文件直接編制部門或主13、要責任者。5） 日期、填寫編制科技文件材料的年、月、日。6） 頁次：填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。卷內最后一份文件要標注起止頁號。7） 卷內目錄排在案卷內封面之后，科技文件材料首頁之前。4.3.5.5 卷內備考表的編制。1） 卷內備考表要標明卷內科技文件材料的件數、頁數以及立卷人、立卷日期。2） 卷內備考表排列在科技文件尾頁之后。4.3.6 檔案的排架與保管4.3.6.1 檔案柜（架）依次從上到下，從左到右的原則進行編號，檔案排架也依據從上到下，從左到右的方法。4.3.6.2 本室檔案采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號及案卷順序號依次排列。4.3.6.3 檔案保14、管應做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案互相混亂；不使檔案丟失與泄密；不使檔案遭到損壞。5 報告與記錄5.1 報告5.1.1 公司以外的其它人員借閱檔案時，應經項目經理及以上領導同意后方可借閱。5.1.2 發現借閱人員損壞檔案的現象時，應及時向項目經理匯報，并進行相應的處理。5.2 記錄5.2.1 接收檔案材料必須有交接記錄。5.2.2 調、借、閱檔案材料必須有登記記錄。5.2.3 安全檢查要有記錄。5.2.4 跨年度檔案管理總結應存檔備查。6 檢查與考核6.1 工程部不定期組織有關人員對參建單位工程技術資料管理情況進行抽查。6.2 對本辦法中規定的檔案材料不自覺上交者，每件次扣罰責任單位215、00元。6.3 不按規定收集整理檔案材料的，或經催收仍不上交完整資料的，考核責任單位100200元/次。6.4 重要設備開箱驗收不通知檔案人員收取資料的，考核責任單位100元。6.5 借閱檔案資料超過規定時間，收到催還通知仍不歸還或辦理續借手續的，考核責任部門100元。6.6 檔案資料遺失，每件次考核責任部門200元。6.7 機密檔案材料不按規定收集、整理、利用，違背程序而泄密者，考核責任部門200元，重者依法追究責任人行政和刑事責任。附件：工程技術檔案歸檔責任劃分表附件：工程技術檔案歸檔責任劃分表序號文件材料名稱責任部門一、工程建設依據性、管理性文件1、工程環保、五通一平、消防、工業安全等方16、面的合同、協議、執照、許可證等來往文件工程部/項目現場2、工程招標文件和中標通知書工程部3、工程項目開工報告和批復文件工程部/現場項目部4、工程所有租賃文件工程部/現場項目部5、工程的設備合同及其執行文件、紀要、備忘錄等工程部/現場項目部6、工程的設計合同及其執行文件、紀要、備忘錄等工程部/現場項目部7、工程的施工合同及其執行文件、紀要、備忘錄等工程部/現場項目部8、工程的監理合同及其執行文件、紀要、備忘錄等工程部/現場項目部9、工程的調試合同及其執行文件、紀要、備忘錄等工程部/現場項目部10、工程主管及其上級單位發送的有關工程前期的依據性文件、紀要、備忘錄等現場項目部11、工程部門發出的有關17、工程前期依據性文件、報告、紀要、備忘錄等現場項目部12、工程前期評估的材料、談判議定書、紀要、備忘錄等工程部/現場項目部13、工程前期依據性的有關會議材料、紀要、備忘錄等工程部/現場項目部二、工程勘測報告設計院三、工程設計文件設計院四、土建、水工施工文件1.開工報告、工程技術要求（圖紙會審紀錄）施工單位2.施工組織設計（包括方案、計劃、措施）施工單位3.原材料證明書施工單位4.建（構）筑物地基審查、交底紀要、記錄等施工、監理5.建（構）筑物地基處理文件、記錄、備忘錄等施工、監理6.廠區平面控制網、高程控制網、主廠房網等建（構）筑物的施工測量記錄施工單位7.建（構）筑和大型設備主要軸線定位放線測18、量記錄及高程測量記錄，沉降觀測記錄，變形、高程控制記錄及水準點一覽表施工單位8.單位工程鋼筋跟蹤資料施工單位9.單位工程水泥跟蹤資料施工單位10.混凝土是試塊試驗報告跟蹤資料施工單位11.主體結構、重要部位試件和材料檢驗、試驗記錄及用材跟蹤記錄施工單位12.主要原材料、構件及管子成品驗收的證件與出廠試驗報告施工單位13.土建、電氣施工技術記錄、質量評定記錄施工單位14.土建、電氣隱蔽工程與中間檢查驗收簽證施工單位15.管道水壓試驗記錄施工單位16.施工過程中的缺陷，質量問題處理、分析與結論文件施工單位17.設計變更和鋼筋、電氣代用證件施工單位18.舊貌、施工過程、隱蔽工程、施工工藝、完工的建筑19、物及構造物的照片施工單位19.工程事故處理文件現場項目部、施工單位、監理五、安裝工程文件8）開工報告、技術要求、圖紙會審紀要。施工單位9）施工組織設計、方案、計劃、措施。施工單位10）材料出廠證件、重要的施工材料（如焊接、保溫、蓄電池材質、機油、變壓器油等）性能證件、抽樣化驗記錄和報告。施工單位11）設計變更通知單、工程聯系單與材料代用記錄。施工單位12）施工記錄、質量驗評記錄。施工單位13）隱蔽工程中間驗收記錄與簽證。施工單位14）分部試運前的各級質量檢查、驗收記錄與簽證。施工單位15）分部試運的方案、措施、記錄與報告。施工單位16）設備安裝技術記錄和簽證施工單位17）焊接施工記錄施工單位120、11焊接工程一覽表施工單位112焊條、焊劑出廠證件和保管情況記錄施工單位113焊工資格復印證件或證件一覽表施工單位114受監焊口焊接熱處理的檢驗記錄和圖表、質量檢驗報告、實物抽樣試驗報告施工單位115焊接施工組織設計及重大項目的施工技術措施監理、施工單位116焊接工程質量評定施工單位117焊接工藝評定施工單位118焊接工程技術總結施工單位20.隱蔽工程中間驗收記錄與簽證21.重要的施工材料性能證件，抽樣化驗記錄和報告施工單位22.分部試運的方案、措施、記錄與報告施工單位23.施工質量事故、設備缺陷處理和修補記錄與簽證施工單位24.設計變更通知、工程聯系單與材料代用記錄施工單位25.分部試運前的21、各級質量檢查、驗收記錄與簽證施工單位26.施工前舊貌、安裝過程、隱蔽工程、施工工藝等的照片施工單位27.工程事故處理文件施工單位、監理單位、工程部六、設備文件1、設備出廠說明書、總裝、試驗記錄、合格正、手冊、圖紙等文件（包括隨設備帶來的軟件、光盤等電子檔案材料）現場項目部2、設備商檢記錄、索賠文件現場項目部3、設備及主要輔機設備臺帳現場項目部4、從開箱至移交生產各階段所有設備的消缺、修補與更換記錄、設備消缺的統計現場項目部5、備品、備件、專用工具的交接清單現場項目部6、工業衛生、環保、消防的設備文件、臺帳現場項目部七、整套啟動及試運階段文件1、整套啟動調試大綱調試單位2、整套啟動試驗方案、措施22、調試單位3、整套啟動試運指揮部的文件、命令、紀要、記錄等調試單位4、整套啟動試運交接班記錄和運行記錄調試單位5、整套啟動調試報告調試單位6、試運階段的缺陷、故障分析記錄與事故處理意見調試單位八、工程質量監督與監理文件1、質量監督機構的質量監督申報書、評價報告等需質監機構出示的質監活動的文件質監站2、工程監理的監理計劃、監理通知、備忘錄、報告、會議紀要、監理規程、合同管理文件、三控制文件、協調文件、施工質量分析、開（停、復、返）工令、許可證、中間驗收證明書、監理日志、監理月報、單位工程檢查及開工（開倉）證、工程分部分項工程質量認證、評定等全部監理活動的文件。監理3、工程參建單位對質量不合格項的完善、整改記錄、報告和相應的驗收簽證等質量不合格項的關閉文件質監站、監理九、竣工圖設計院十、驗收交接文件1、移交試生產的交接書現場項目部2、整套啟動試運工作總結現場項目部3、移交生產的交接書現場項目部4、考核期工作總結現場項目部十一、工程未完項目文件1、未完項目清單現場項目部2、未完項目完成后的驗收交接文件現場項目部十二、考核期的運行資料1、建立本企業技術標準運維部2、系統圖等必備圖紙運維部3、運行日志等運行臺帳運維部4、培訓教材運維部5、考核期的生產記錄運維部6、考核期的事故分析、處理記錄及結論運維部