投資集團公司工程及材料設備類招投標管理制度.doc
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2023-11-14
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1、投資集團公司工程及材料設備類招投標管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 文件名稱xx集團(重慶)公司 招投標管理制度版號:xx年版編制人采購管理部審核人批準人發布日期xx年1月生效日期xx年1月1、 目的規范招標管理流程,體現公平公正原則,保證質量和工期,實現公司效益最大化。2、 職責采購管理部、設計部、營銷部為招標責任部門,負責組織編寫招標文件,并會同成本管理部、財務管理部參與確定評標辦法,組織選擇邀標單位、詢標、評標等相關工作。財務部、成本管理部對招標全過程進行監控,區域成本管理中心負責本管理制度的制訂、修訂2、解釋、監督和檢查。3、 適用范圍工程施工、材料設備采購、核價、設計、營銷、外聯等屬須招標的范圍。工程、設計、材料設備采購等金額10萬元的嚴格執行招標程序確定中標單位;金額10萬元的,可制定簡易表單(含相關參數描述)進行發標、回標、詢標、評標、定標,采用簡易招標程序確定中標單位。4、 基本原則4.1 工程及材料設備類招標4.1.1 零星工程(單次金額3萬元)宜采用集中定點采購方式進行招標,以項目或年度為單位簽訂協議,發揮規模效應,降低成本。4.1.2 直接委托的工程應按如下要求執行:(1)由工程、采購、成本人員共同參與價格談判;(2)采購部經辦人提交工作請示單,報招標領導小組審批。4.1.3 3、零星工程、直接委托工程外的工程招標、材料設備招標均采用邀請招標方式。4.1.4 標的金額10萬元的招標采購應嚴格執行正式招標程序,即編制 正式的標書進行發標、回標、詢標、評標、定標。4.1.5 標的金額10萬元的招標采購應可采用簡易招標程序,即制定簡易表單(含相關參數描述)進行發標、回標、評標、定標。4.1.6 邀標的單位不少于3家(若一個項目有多個標段,則每個標段的邀標單位亦不少于3家)。4.2 設計類招標4.2.1 施工圖設計:嚴格執行正式招標程序,特殊情況下可采用簡易招標程序,即制定簡易表單(含相關參數描述)進行發標、回標、評標、定標;4.2.2 方案設計及概念設計:區域產品控制中心根據4、設計管理制度確定招標方式后報戰略委員會審批。4.3 營銷推廣類招標(按營銷部另行編制并經公司審批通過的招投標制度執行)4.3.1 以下各項嚴格執行招標程序確定,即編制正式的標書進行發標、回標、評標、定標;1) 自建戶外廣告牌(T牌、三面體、鋼結構看板);2) 房交會展場設計及制作;3) 營銷顧問公司的選擇;4) 市場調查供應商的選擇;5) 廣告代理供應商的選擇;6) 模型制作供應商的選擇;7) 三維動畫供應商的選擇;8) 公關活動公司的選擇。9) 大宗物料制作(包括:銷售折頁印刷、招商手冊印刷、樓書印刷、戶型單頁印刷、戶型預算表印刷、戶型圖展示、圍墻包裝、VIP卡制作、銷售材料購買、名片印刷、5、手提袋制作、紙杯制作、導視系統、戶外廣告更換)4.3.2 報紙媒體供應商(重慶晨報、重慶晚報、重慶商報、重慶時報等)采用集團談判的方式確定;4.3.3 以下各項可采用簡易招標程序確定,即制定簡易表單(含相關參數描述)進行發標、回標、評標、定標;1) 零星物料制作(包括:銷售折頁印刷、招商手冊印刷、樓書印刷、戶型單頁印刷、戶型預算表印刷、戶型圖展示、圍墻包裝、VIP卡制作、銷售材料購買、名片印刷、手提袋制作、紙杯制作、導視系統、戶外廣告更換);2) 短信群發供應商的選擇;3) 禮品供應商的選擇。4.3.4 以下各項采用直接磋商價格的形式確定:1) 電臺廣告供應商;2) 網絡媒體供應商的選擇(大渝6、網、搜房網、焦點網、華龍網等);3) 電視媒體及移動電視;4) 分眾傳媒、樓宇電視、步行街大屏幕;5) 戶外大屏幕;6) 車身、車內廣告供應商;7) 戶外廣告供應商;8) 雜志媒體;9) 周報媒體;10) 月報媒體;4.3.5 能提案競選的采用提案競選的方式進行。4.4 外聯相關的招標4.4.1 金額10萬元,嚴格執行正式招標程序,即編制正式的標書進行發標、回標、評標、定標;4.4.2 金額10萬元,采取直接磋商價格的形式確定;成本管理部進行價格測算,由對外聯絡部依據成本部價格測算進行磋商、談判,并由分管副總進行最終磋商后由對外聯絡部以工作請示單形式報總經理審批;4.4.3 與水、電、氣等壟斷7、行業的合作,成本管理部依據設計圖進行價格測算,由對外聯絡部依據成本部價格測算進行磋商、談判,并由分管副總進行最終磋商后由對外聯絡部以請示單形式報總經理審批;4.4.4 政府相關規費事宜,由對外聯絡部報總經理審批;4.4.5 土地費用由公司牽頭,外聯部參加與政府部門進行商務談判報總經理審批。4.5 公平、公正、廉潔合作原則4.6 保密原則與招標活動相關的成員應對評標小組名單、標底、評議過程及其它評標小組要求保密的內容進行嚴格保密。4.7 分開評標、統一定標原則4.7.1 工程類招標:技術標、經濟標、商務標分別由工程管理部、成本管理部部和采購管理部進行開標、詢標、評標,提供評審意見,采購管理部組織8、定標會進行統一定標。4.7.2 材設類招標:因為技術標和經濟標不能完全分開評審,所以需要在招標文件中進行技術標的統一,投標單位在投標時必須按照招標文件的統一要求進行報價,同時可以增加其他優化方案的報價作為比較。4.7.3 設計類招標:技術標和經濟標分別由設計部、成本部進行開標、詢標、評標,提供評審意見,通過定標會進行統一定標。4.7.4 營銷推廣類招標:技術標和經濟標分別由營銷部、成本部進行開標、詢標、評標,提供評審意見,通過定標會進行統一定標。4.7.5 外聯相關的招標:技術標和經濟標分別由外聯部、成本部進行開標、詢標、評標,提供評審意見,通過定標會進行統一定標。4.8 性價比最優、合理低價9、中標原則。經過充分競爭,評議小組綜合評定,選擇性價比最優、合理低價的投標單位中標;對于明顯低于市場價的投標報價進行慎重分析,采取措施,避免惡意低價中標。4.9 資格預審及入圍資格原則4.9.1 入圍資格可根據不同項目及階段制定不同的標準。入圍資格由設計部(設計類)、營銷部(營銷類)、工程部(工程類)、采購管理部(設備、材料采購類)擬定,連同招標文件一并報成本管理部會簽,并經分管副總、總監確認后報總經理批準。4.9.2 邀標單位的選擇不得少于3家,投標單位不得少于3家,采取簡易招標模式的,議標單位亦不得少于3家。4.10 嚴格考察原則4.10.1 設計部(設計類)、營銷部(營銷類)、采購管理部(10、工程類、設備、材料采購類)應組織相關部門對新入圍單位嚴格考察。入圍單位不足3家的,應增加入圍單位進行考察,直至考察到合格單位不少于3家。4.10.2 業務主辦部門在考察同時應收集被考察單位的以下信息,提交考察報告:A、企業營業執照、資質證書、質量體系認證證書等情況;B、注冊資金、固定資產、財務狀況、辦公環境等;C、企業技術力量、質量和工期等保障措施;D、近2年內主要業績、主要客戶、正在承建項目;E、勞務管理模式;E、社會評價和商業信譽。等4.11 出現 :1、投標單位相互串通投標,串標單位的投標作為廢標,去除廢標后不足三家情況時,不應確定中標單位,須重新招標。5、 招標的組織機構5.1 為了更11、好地推動招標工作的順利開展,在招標工作開展期間,成立招標管理小組,招標小組為招標工作的決策機構,對定標起集體決策的作用。小組成員組成如下表所示:序號名稱部門職能崗位1組長總經理2副組長成本總監3成員設計部(設計類)、營銷部(營銷類)、采購管理部(工程類、設備、材料采購類)各招標類型對應經辦、主管總監、財務總監、總經辦法務4成員成本部經理、造價工程師5.2 工程類招標和材設類招標的組織部門為采購管理部、參與部門為成本管理部、工程管理部、設計部(根據需要),各個部門間招標工作界面的劃分詳見下表:部門 程序 采購管理部工程部成本部設計部財務部總經辦提出招 標需求根據工程進度提出招標需求,包括定標時間12、。參與確定確定投標 入圍條件組織討論并確定招標的投標入圍條件。提出招標的投標入圍條件。參與確定參與確定資源入圍1、對擬投標單位進行資格審查; 2、組織工程部、成本部、設計部對擬投標單位進行考察; 3、組織確定邀請投標的單位名單,報成本總監、總經理審批。1、對考察項目的項目經理、工程質量、現場管理、勞務管理等情況進行評判,2、參與確定投標的單位名單。1、對考察項目的合同商務條款、合同履行能力、社會信譽等情況進行評判。2、參與確定投標的單位名單。參與確定投標的單位名單。參與確定投標的單位名單。制定招 標計劃1、 主持、編制招標計劃;2、 完善招標計劃會簽。提交合同需求(含進場時間、工期、技術要求、13、質量驗收標準、招標標段劃分、招標工作范圍、工程管理違約處罰等),參與編制招標計劃。參與編制 招標計劃。參與編制招標計劃。參與編制招標計劃。編制招 標文件1收集、整理設計、工程、成本、營銷、物業等其他部門對于技術、功能等方面的意見;2主持并編制招標文件。提交需補充或修訂的合同條款。1、 提交需補充或修訂的商務條款;2、提交計量、計價規則。提供施工圖紙或確定樣品,在裝修類、園林類等工程招標前進行設計交底,介紹設計理念、重點和難點;對投標產品的外觀效果進行評價。參與編制招標文件的付款方式。法務參與發標、澄清、答疑派發招標邀請函、招標文件、派發招標補充文件等,負責投標須知、商務條款的答疑、澄清。負責工14、程技術條款答疑、澄清,把招標工程概況、技術要求、及招標中的非常規做法向所有投標方進行交底,避免理解差異。負責報價要求、經濟條款及招標中的非常規做法向所有投標方進行交底、答疑、澄清,避免理解差異,使投標在回標分析時更具可比性。圖紙答疑付款條款答疑現場踏勘負責協調組織投標單位進行現場考察,介紹工程現場情況。開標主持參與參與詢標、商務談判1、 主持詢標會議;2、 主持詢標、談判;3、 收集補充招標條件(如有)統一派發;4、 材設類招標:提出經濟詢疑內容并負責評審經濟標。1.技術詢疑內容;2.補充或修訂招標內容(如有)。1.工程類招標:提出經濟詢疑內容并負責評審經濟標;2.補充或修訂招標內容(如有)。15、配合封樣。定標1、采購管理部組織,根據技術標、經濟標、商務標評標情況,滿足技術及招標要求,對各投標單位進行綜合評定后,編制評標報告,在不低于成本價前提下,按低價中標原則推薦排名前2至3名中標侯選單位,報招標領導審批確定中標單位。2、發出中標通知。5.3 設計部/營銷部/外聯部的招標參與部門為設計部/或外聯部/或營銷部、成本管理部、財務部、總經辦,各個部門間招標工作界面的劃分詳見下表:部門 程序 設計部/營銷部/外聯部成本部財務部總經辦提出招 標需求根據工程進度提出招標需求,包括簽訂合同時間(詳合同需求樣表)。確定投標 入圍條件組織討論并確定招標的投標入圍條件。參與確定參與確定資源入圍1、對擬投16、標單位進行資格審查; 2、組織成本部、財務部對擬投標單位進行考察; 3、組織確定邀請投標的單位名單,報分管總監、總經理審批。參與確定參與確定制定招 標計劃3、 主持、編制招標計劃;4、 跟進招標計劃會簽。參與編制招標計劃。參與編制招標計劃。編制招 標文件主持并編制招標文書。提交需補充或修訂的商務條款;參與編制招標文件的付款方式。法務參與發標、答疑派發招標邀請函、招標文件、派發招標補充文件,負責經濟條款的答疑、議標。付款方式答疑開標主持參與參與參與詢標1、 主持詢標會議;2、 主持詢標、談判;3、 收集補充招標條件(如有)統一派發;參與定標1、設計部/營銷部/外聯部組織,根據技術標/商務標、經濟17、標評標情況,滿足招標要求,對各投標單位進行綜合評定后,編制評標報告,在不低于成本價前提下,按低價中標原則推薦排名前2至3名中標侯選單位,報總經理審批確定中標單位。2、發出中標通知。6、 招標流程6.1、正式招標工作流程正式招標必須嚴格按照下表流程執行。序號管理流程時間(天)責任人交付成果提供方式1招標啟動會0.5各招標類型對應部門經理(工程類:采購管理部經理)會議紀要包含: 1.投標入圍條件; 2.招標內容、范圍、質量標準、工期、標段劃分; 3.合同款支付方式; 4.履約保證金額度;等。與會人員會簽形成會議紀要,抄送成本總監及各招標類型分管總監。2投標單位篩選0.5各招標類型對應部門經辦人員(18、工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/采購工程師)對待選單位的基本信息進行分類、整理輸入部門資料庫中3編制招標計劃1各招標類型對應部門經辦人員(工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/采購工程師)招標計劃抄送參與人員報成本總監備案4資質審查1各招標類型對應部門經辦人員(工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/采購工程師)合格供應商名單 、新增擬進行考察的供應商名單抄送參與人員報成本總監備案5新增供應商考察35各招標類型對應部門經辦人員(工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/專業工程師/采購工程師)考察表分管副總/總監、成本總監會簽6確定邀標單位0.5各招標類型對應部19、門經理(工程類、材料設備采購類:采購管理部經理)邀標單位名單分管副總/總監、成本總監、總經理會簽7編制招標文件7各招標類型對應部門專管人員(工程類:采購管理部造價工程師/采購工程師)招標文件分管副總/總監、成本總監、法務、總經理會簽8發標1各招標類型對應部門專管人員(工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/采購工程師)投標保證金收據簽字記錄9現場踏勘13工程類:招標小組工程部專業工程師組織 ,工程類型外的招標可不需此程序10投標答疑12各招標類型對應部門專管人員(工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/采購工程師)招投標資料往來簽字記錄11回標5總經辦12開標0.5成本總監、采購部20、經理、成本經理、成本部造價工程師、總經辦開標記錄簽字記錄13詢標、議標1020經濟標:成本部造價工 程師材料設備類:采購管理部造價工程師/采購管理部采購工程師技術標:各招標類型對應經辦招標疑問派發書面招標疑問給投標單位14議標回復3各招標類型對應部門經辦人員(工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/采購工程師)評標回復收集書面議標回復15評標、定標7對各投標單位進行綜合評定后,編制評標報告,推薦排名前2至3名中標侯選單位,報招標領導審批確定中標單位評標報告(各招標類型對應部門經辦人員)分管副總/總監、成本總監、總經理會簽16中標通知7各招標類型對應部門經辦人員(工程類、材料設備采購類:采21、購管理部造價工程師/采購工程師)中標通知書、未中標通知書分管副總/總監、成本總監、總經理會簽17合同簽定5各招標類型對應部門經辦人員(工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/采購工程師)相關合同(附上招標過程文件)分管副總/總監、成本總監、法務、財務部、總經理會簽18退還投標保證金各招標類型對應部門專管人員(工程類、材料設備采購類:采購管理部造價工程師/采購工程師)成本總監、財務部、總經理會簽6.2正式招標的招標文件會簽流程為:工程類招標和材設類:采購管理部設計部及設計總監(根據招標內容若需要設計部會簽的)工程管理部及工程總監法務成本管理部及成本總監財務管理部及財務總監總經理設計部/營銷22、部/外聯部:設計部/營銷部/外聯部法務成本管理部及成本總監財務管理部及財務總監總經理6.3正式招標的評標報告會簽流程為:工程類招標和材設類:采購管理部設計部及設計總監(根據招標內容需要若需要設計部會簽的)工程管理部及工程總監成本管理部及成本總監總經理。設計部/營銷部/外聯部:設計部/營銷部/外聯部成本管理部及成本總監總經理 6.4簡易招標招標文件會簽流程為:工程類招標和材設類:采購管理部設計部及設計總監(根據招標內容若需要設計部會簽的)工程管理部及工程總監法務成本管理部及成本總監財務管理部及財務總監總經理設計部/營銷部/外聯部:設計部/營銷部/外聯部法務成本管理部及成本總監財務管理部及財務總監23、總經理6.5簡易招標評標報告會簽流程為:工程類招標和材設類:采購管理部設計部及設計總監(根據招標內容需要若需要設計部會簽的)工程管理部及工程總監成本管理部及成本總監總經理。設計部/營銷部/外聯部:設計部/營銷部/外聯部成本管理部及成本總監總經理 6.6 正式招標(除營銷類外)時間30天內,簡易招標15天內。營銷類:正式招標時間15天內,簡易招標7天內。7、 招標文件編制內容招標文件應完整、系統,全文表述準確,對于涉及雙方利益的經濟條款,應在招標文件中表述清晰,避免事后發生糾紛,7.1 招標內容綜合說明;7.2 前期準備工作情況;7.3 圖紙及必要的資料;7.4 工期要求;7.5 質量要求;7.24、6 投標報價說明;7.7 結算方式;7.8 投標要求;7.9 答疑時間安排;7.10 爭議處理程序及辦法;7.11 其他未盡事宜;等。8、 招投標資料的管理為了招標工作的順利開展,招標啟動須具備的資料和提供部門如下:序號資料名稱責任部門提供方式1施工圖(特殊情況采用初設圖)設計部紙質文檔 (加蓋圖章)、電子文檔2合同需求((含進場時間、工期、技術要求、質量驗收標準、招標標段劃分、招標工作范圍、工程管理違約處罰等)工程部相關人員會簽3招標經濟條款成本部相關人員會簽4招標文件工程采購類:采購管理部設計、營銷、外聯類 :設計部/營銷部/外聯部相關人員會簽5投標文件(含過程文件)工程采購類:由采購管理部保管;設計、營銷、外聯類 :設計部/營銷部/外聯部。定標后整理招投標文件一套交總經辦存檔。紙質文檔9、 招標流程其他規定投標單位所回標書經密封并加蓋鮮章后回至總經辦,回到業務部門的視為無效。10、 由于特殊情況需啟動特批程序的以工作請示單形式經公司以下相關領導簽字確認,同時在請示單上應將詳細的情況及理由進行說明;10.1 設計類:由設計總監、成本總監、總經理簽字確認;10.2 工程類、材料設備類:由成本總監、總經理簽字確認10.3 營銷類:由營銷總監、成本總監、總經理簽字確認;10.4 其他類:由成本總監、總經理簽字確認。