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1、施工工程材料采購(gòu)、付款驗(yàn)收、入庫(kù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 材料采購(gòu)管理制度總則為了進(jìn)一步加強(qiáng)材料管理，降低工程成本，規(guī)范材料管理、采購(gòu)、周轉(zhuǎn)過程，增收節(jié)支，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，本著分清職責(zé)，保證材料正常供應(yīng)的原則，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，經(jīng)研究，特制定本制度。第一章、材料采購(gòu)管理第一條、項(xiàng)目部工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)工程所用材料、設(shè)備、租賃材料的采購(gòu)供應(yīng)工作,匯總項(xiàng)目部周轉(zhuǎn)材料及使用材料計(jì)劃，工程材料的詢價(jià)及報(bào)價(jià)、樣品樣本的收集。編制項(xiàng)目部材料成本及利潤(rùn)工作報(bào)告，收集材料信息。加強(qiáng)項(xiàng)目材料設(shè)備、材料出入庫(kù)、材料記賬及材2、料成本的核算。進(jìn)行工程材料的管理與控制，及時(shí)反映工程材料的實(shí)際支出、盈虧。2、負(fù)責(zé)并監(jiān)督在工程施工中能多次周轉(zhuǎn)使用及輔助材料的采購(gòu)、運(yùn)輸、調(diào)撥、報(bào)廢等工作。3、負(fù)責(zé)工程材料的詢價(jià)報(bào)價(jià)、樣品樣本的收集，建立材料信息庫(kù)。4、負(fù)責(zé)項(xiàng)目主要材料、設(shè)備的詢價(jià)、采購(gòu)、合同簽訂等工作，項(xiàng)目部對(duì)所進(jìn)材料質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、使用及調(diào)撥管理保管。監(jiān)督施工隊(duì)自購(gòu)零星材料及輔材類材料的采購(gòu)、驗(yàn)收、監(jiān)督抽查采購(gòu)價(jià)格。5、負(fù)責(zé)各項(xiàng)目部材料、設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料的使用管理及各項(xiàng)目部材料賬目的考核、抽查、監(jiān)督工作。6、承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)工作。第二條、材料計(jì)劃1、項(xiàng)目部材料員提前7天將工程所需材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等提出項(xiàng)目材料3、使用計(jì)劃，填制項(xiàng)目材料使用計(jì)劃表（準(zhǔn)確率允許在80%即可）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，由項(xiàng)目材料員按施工方自購(gòu)材料管理規(guī)定進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)單位不少于5家，報(bào)技術(shù)造價(jià)部或監(jiān)察審計(jì)部組織詢價(jià)、比價(jià)、定價(jià)。2、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目材料使用實(shí)際情況填制材料計(jì)劃購(gòu)買明細(xì)表交現(xiàn)場(chǎng)材料員，材料員負(fù)責(zé)購(gòu)買。3、需加工制作的特殊材料要充分考慮到材料的加工周期，項(xiàng)目部提前做好材料需求計(jì)劃并與供貨商到施工現(xiàn)場(chǎng)與項(xiàng)目技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)性交底，項(xiàng)目部選擇合適的材料供應(yīng)商重點(diǎn)推薦此材料給業(yè)主，加工類材料計(jì)劃填制異型材料加工單。4、零星材料計(jì)劃由項(xiàng)目部及時(shí)提出，填寫零星材料采購(gòu)詢價(jià)明細(xì)表由項(xiàng)目部材料員進(jìn)行采購(gòu)。5、超計(jì)劃材料由公司預(yù)算4、處、現(xiàn)場(chǎng)施工員作出超供材料采購(gòu)計(jì)劃明細(xì)表并注明原因，須項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。消耗性材料超供勞務(wù)承擔(dān)超供費(fèi)用。6、對(duì)臨時(shí)急需材料，項(xiàng)目施工員提出計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理簽字，材料員報(bào)材料處批準(zhǔn)后采購(gòu)（同時(shí)報(bào)預(yù)算處），嚴(yán)禁材料人員擅自采購(gòu)無計(jì)劃材料。7、材料計(jì)劃方面主體責(zé)任方為項(xiàng)目部，出現(xiàn)材料供應(yīng)不及時(shí)、加工類材料誤差和供應(yīng)不及時(shí)等影響整個(gè)工期的責(zé)任由項(xiàng)目部及材料處共同承擔(dān)責(zé)任。8、材料處材料計(jì)劃工作，工程簽訂合同后材料處根據(jù)施工圖紙、效果圖等拿出主要材料品類，并根據(jù)拿出的材料品類開始組織詢價(jià)及供應(yīng)商的考察咨詢（注：不需要項(xiàng)目部提供材料計(jì)劃，該工作全部由材料處負(fù)責(zé)進(jìn)行，主要目的是在第一時(shí)間5、開始材料工作，避免工期緊張?jiān)斐刹牧瞎?yīng)不及時(shí)）；材料處要在一周時(shí)間內(nèi)拿出各種材料的實(shí)施方案，報(bào)工程部審核，待項(xiàng)目部材料計(jì)劃正式提交到位時(shí)立即執(zhí)行詢價(jià)定價(jià)的程序。第四條、材料詢價(jià)、定價(jià)程序1、現(xiàn)場(chǎng)材料員在收到項(xiàng)目部提出的材料計(jì)劃單后第一時(shí)間報(bào)公司材料處、預(yù)算處；材料處負(fù)責(zé)主要材料的詢價(jià)工作，項(xiàng)目部材料員負(fù)責(zé)零星材料及租賃周轉(zhuǎn)類物資的詢價(jià)工作；材料處、材料員在兩天內(nèi)完成材料的詢價(jià)工作，填寫材料（周轉(zhuǎn)材料）采購(gòu)詢價(jià)單(附三家的明細(xì)報(bào)價(jià),聯(lián)系電話、廠家名稱、地址)，材料處詢價(jià)單需報(bào)預(yù)算處、財(cái)務(wù)處、工程部、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后進(jìn)行材料的合同簽訂及采購(gòu)工作。材料員詢價(jià)單需項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)總工簽字確認(rèn)后進(jìn)行采購(gòu)。6、材料員詢價(jià)單完成簽字后第一時(shí)間報(bào)公司預(yù)算處和材料處。2、材料處在完成材料（周轉(zhuǎn)材料）采購(gòu)詢價(jià)單后一天內(nèi)完成會(huì)簽，材料處要拿出主導(dǎo)意見并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)可（項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)拿出采購(gòu)材料的主導(dǎo)價(jià)格，材料處采購(gòu)的原則是不超出項(xiàng)目經(jīng)理的主導(dǎo)價(jià)格）。3、經(jīng)預(yù)算處審核、工程部監(jiān)督簽字后，由材料處報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購(gòu)。4、對(duì)大宗材料、設(shè)備的詢價(jià)、定價(jià)、采購(gòu)，由材料處組織采取公開招標(biāo)的方式，確定供應(yīng)商。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可采購(gòu)。5、對(duì)小型材料、設(shè)備的詢價(jià)、定價(jià)、采購(gòu)，由項(xiàng)目部材料員牽頭、詢價(jià)單報(bào)預(yù)算處、材料處審核，以及工程部監(jiān)督的前提下，由項(xiàng)目部材料員進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)必須注明采購(gòu)地點(diǎn)、采購(gòu)門市名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（確保7、信息準(zhǔn)確）出現(xiàn)材料組織困難及時(shí)通知材料處。第五條、材料采購(gòu)程序1、材料處根據(jù)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的材料（周轉(zhuǎn)材料）采購(gòu)詢價(jià)單的情況及時(shí)簽訂合同，項(xiàng)目材料員按項(xiàng)目使用材料的時(shí)間、數(shù)量組織材料進(jìn)場(chǎng)；材料員直接聯(lián)系供料商，要求供貨商按要求供貨。2、材料人員負(fù)責(zé)對(duì)材料的出入庫(kù)進(jìn)行全程管理，并根據(jù)工程的進(jìn)展情況及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，確保材料供應(yīng)順利進(jìn)行。零星材料及周轉(zhuǎn)租賃類材料由項(xiàng)目部材料員及時(shí)組織采購(gòu)。第六條、批價(jià)程序項(xiàng)目需批價(jià)的材料，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)統(tǒng)一報(bào)甲方辦理材料批價(jià)手續(xù)。第七條、合同簽訂1、三萬元以上材料、設(shè)備合同的簽訂，材料處根據(jù)材料詢價(jià)單確定的供應(yīng)商,綜合市場(chǎng)詢價(jià)情況，擬訂出材料合同樣本（技術(shù)性指標(biāo)需8、會(huì)同項(xiàng)目部技術(shù)人員確認(rèn)）隨同供應(yīng)商資質(zhì)證明，材料詢價(jià)單，甲方材料批價(jià)單交公司預(yù)算處進(jìn)行審核、會(huì)簽（兩天內(nèi)完成）。2、三萬元以下的零星材料采購(gòu)（本材料整個(gè)項(xiàng)目部用量不超過三萬元），原則上可以不簽訂合同，項(xiàng)目部填寫備案說明，相關(guān)人員簽字后交預(yù)算處備案。3、對(duì)項(xiàng)目上擬包工包料分項(xiàng)工程，簽訂合同時(shí)，需材料處、項(xiàng)目部共同參與，材料費(fèi)占較大數(shù)額時(shí)由材料處為主會(huì)同合同處簽訂合同，項(xiàng)目配合；人工費(fèi)占較大數(shù)額時(shí)以項(xiàng)目部為主會(huì)同合同處簽訂合同，材料處配合，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)分項(xiàng)工程施工過程進(jìn)行管理。第八條、材料款付款程序1、主要材料撥款，項(xiàng)目部材料員根據(jù)實(shí)際進(jìn)場(chǎng)材料情況填寫材料撥款通知單經(jīng)預(yù)算處、財(cái)務(wù)處、工程部審核9、，經(jīng)總經(jīng)理審批，作為付款依據(jù)。2、材料進(jìn)場(chǎng)后由項(xiàng)目部按合同簽訂的付款比例進(jìn)行材料款的撥付，項(xiàng)目部在付款前與材料商和財(cái)務(wù)處材料會(huì)計(jì)核對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料數(shù)量，核實(shí)無誤后由項(xiàng)目部填寫工程材料（租賃設(shè)備材料）撥款通知單，經(jīng)財(cái)務(wù)處、預(yù)算處、工程部會(huì)簽、總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理付款。3、對(duì)于公司指定的長(zhǎng)期合作的小型材料供應(yīng)商，簽訂合同備案說明后，原則上不必簽合同，每月對(duì)所供材料的價(jià)格審核無誤后，按月?lián)芨犊偖a(chǎn)值的80%貨款，余留20%作為質(zhì)量保證金，在工程順利結(jié)束后，撥付總產(chǎn)值的15%貨款，工程驗(yàn)收后，撥付余留的5%貨款。簽字程序同上。第九條、材料資金、記賬、對(duì)賬管理1、每個(gè)項(xiàng)目設(shè)一名材料員，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目材料總賬、資金的管理10、材料驗(yàn)收（調(diào)撥）明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、供應(yīng)商往來?yè)芸钯~、租賃材料、周轉(zhuǎn)材料明細(xì)賬、與供應(yīng)商對(duì)賬、材料驗(yàn)收單、收料單的統(tǒng)計(jì)和上報(bào)工作。2、需要現(xiàn)金購(gòu)買的材料，由項(xiàng)目部填寫備用金借款單，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，到公司財(cái)務(wù)處領(lǐng)取，憑發(fā)票到財(cái)務(wù)處報(bào)銷沖備用金帳。3、材料處監(jiān)督項(xiàng)目部材料資金的使用，嚴(yán)格控制資金在合同范圍內(nèi)執(zhí)行。4、材料對(duì)賬、報(bào)賬：（1）每個(gè)項(xiàng)目必須建立材料使用臺(tái)賬、材料驗(yàn)收賬、現(xiàn)金賬、供應(yīng)商撥款明細(xì)賬、周轉(zhuǎn)材料明細(xì)賬、租賃臺(tái)賬，填寫材料對(duì)賬卡片，由材料處負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處材料會(huì)計(jì)、材料員分別簽字留存。（2）對(duì)賬時(shí)間：每月25日公司材料會(huì)計(jì)、材料供應(yīng)商、材料員進(jìn)行對(duì)賬。第十條、材料、設(shè)備、驗(yàn)收、調(diào)撥、11、出入庫(kù)管理1、材料、設(shè)備入庫(kù)管理（1）材料、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)，材料員應(yīng)立即組織倉(cāng)庫(kù)勞務(wù)保管員、項(xiàng)目施工員辦理入庫(kù)，登記入帳手續(xù)，入庫(kù)前保管員應(yīng)清點(diǎn)好材料的數(shù)量、設(shè)備的外觀、形狀、檢驗(yàn)材料的質(zhì)量、所進(jìn)材料的證明、規(guī)格型號(hào)確認(rèn)、材質(zhì)核對(duì)。核對(duì)無誤后由材料員、倉(cāng)庫(kù)保管員、項(xiàng)目施工員立即填寫材料驗(yàn)收單辦理入庫(kù)。材料進(jìn)場(chǎng)和材料入出庫(kù)管理所帶的各種文件資料由材料員提供給資料員編入資料檔案。（2）所有材料入庫(kù)材料員必須填寫材料驗(yàn)收單,同時(shí)填寫材料收料單，填寫時(shí)必須與實(shí)際收料的類別、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額相符。將收料單的第二聯(lián)交與供應(yīng)商，供應(yīng)商將根據(jù)蓋章的收料單，憑此收料單辦理對(duì)帳、結(jié)算手續(xù)。根據(jù)材料合同付款情況，按12、時(shí)給與供應(yīng)商辦理?yè)芸顔螕?jù)。2、材料驗(yàn)收管理（1）材料進(jìn)場(chǎng)后材料員在第一時(shí)間組織監(jiān)理、項(xiàng)目施工人員對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收，砂子、石子每車量方，鋼筋、木方、水泥、紅磚等材料要每車點(diǎn)數(shù)（過磅）。需要復(fù)檢的材料組織供應(yīng)商采取樣本報(bào)檢。（2）項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收、調(diào)撥后材料的使用情況進(jìn)行全程管理，對(duì)退場(chǎng)材料進(jìn)行整理達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，材料員組織材料退場(chǎng)。（3）對(duì)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)廢的材料、物資，由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)進(jìn)行清理，報(bào)公司批準(zhǔn)后進(jìn)行處理，處理費(fèi)用上交公司財(cái)務(wù)。3、材料丟失、退場(chǎng)、報(bào)廢管理。（1)、項(xiàng)目部材料員在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)周轉(zhuǎn)物資及現(xiàn)場(chǎng)材料有丟失情況是，第一時(shí)間簽訂周轉(zhuǎn)物資丟失情況說明，交材料處、財(cái)務(wù)處備案。（2）、工程結(jié)束后，剩余材料推公司倉(cāng)庫(kù)的，盤點(diǎn)后填寫剩余材料退公司庫(kù)明細(xì)表，交材料處、財(cái)務(wù)處留存。退給供應(yīng)商的材料要填寫剩余材料退供應(yīng)商明細(xì)表，并填寫驗(yàn)收單（負(fù)值）。同樣交材料處、財(cái)務(wù)處留存。（3）、施工過程中，現(xiàn)場(chǎng)廢料處理要填寫施工現(xiàn)場(chǎng)廢料處理明細(xì)表，每月25日交與材料處、財(cái)務(wù)處留存。（4）、項(xiàng)目施工過程中，所有的產(chǎn)生的車輛運(yùn)費(fèi)，機(jī)械的臺(tái)班租賃費(fèi)統(tǒng)一填寫項(xiàng)目部綜合運(yùn)費(fèi)統(tǒng)計(jì)明細(xì)表