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1、施工工程材料采購、付款驗收、入庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料采購管理制度總則為了進一步加強材料管理，降低工程成本，規范材料管理、采購、周轉過程，增收節支，提高企業經濟效益，本著分清職責，保證材料正常供應的原則，現結合實際情況，經研究，特制定本制度。第一章、材料采購管理第一條、項目部工作職責1、負責工程所用材料、設備、租賃材料的采購供應工作,匯總項目部周轉材料及使用材料計劃，工程材料的詢價及報價、樣品樣本的收集。編制項目部材料成本及利潤工作報告，收集材料信息。加強項目材料設備、材料出入庫、材料記賬及材2、料成本的核算。進行工程材料的管理與控制，及時反映工程材料的實際支出、盈虧。2、負責并監督在工程施工中能多次周轉使用及輔助材料的采購、運輸、調撥、報廢等工作。3、負責工程材料的詢價報價、樣品樣本的收集，建立材料信息庫。4、負責項目主要材料、設備的詢價、采購、合同簽訂等工作，項目部對所進材料質量進行監督、使用及調撥管理保管。監督施工隊自購零星材料及輔材類材料的采購、驗收、監督抽查采購價格。5、負責各項目部材料、設備、周轉材料的使用管理及各項目部材料賬目的考核、抽查、監督工作。6、承辦領導交辦的其他臨時工作。第二條、材料計劃1、項目部材料員提前7天將工程所需材料的名稱、規格、型號、數量等提出項目材料3、使用計劃，填制項目材料使用計劃表（準確率允許在80%即可）項目負責人簽字確認后，由項目材料員按施工方自購材料管理規定進行詢價，詢價單位不少于5家，報技術造價部或監察審計部組織詢價、比價、定價。2、項目負責人根據項目材料使用實際情況填制材料計劃購買明細表交現場材料員，材料員負責購買。3、需加工制作的特殊材料要充分考慮到材料的加工周期，項目部提前做好材料需求計劃并與供貨商到施工現場與項目技術人員進行技術性交底，項目部選擇合適的材料供應商重點推薦此材料給業主，加工類材料計劃填制異型材料加工單。4、零星材料計劃由項目部及時提出，填寫零星材料采購詢價明細表由項目部材料員進行采購。5、超計劃材料由公司預算4、處、現場施工員作出超供材料采購計劃明細表并注明原因，須項目經理簽字確認，特殊情況經總經理批準。消耗性材料超供勞務承擔超供費用。6、對臨時急需材料，項目施工員提出計劃，項目經理簽字，材料員報材料處批準后采購（同時報預算處），嚴禁材料人員擅自采購無計劃材料。7、材料計劃方面主體責任方為項目部，出現材料供應不及時、加工類材料誤差和供應不及時等影響整個工期的責任由項目部及材料處共同承擔責任。8、材料處材料計劃工作，工程簽訂合同后材料處根據施工圖紙、效果圖等拿出主要材料品類，并根據拿出的材料品類開始組織詢價及供應商的考察咨詢（注：不需要項目部提供材料計劃，該工作全部由材料處負責進行，主要目的是在第一時間5、開始材料工作，避免工期緊張造成材料供應不及時）；材料處要在一周時間內拿出各種材料的實施方案，報工程部審核，待項目部材料計劃正式提交到位時立即執行詢價定價的程序。第四條、材料詢價、定價程序1、現場材料員在收到項目部提出的材料計劃單后第一時間報公司材料處、預算處；材料處負責主要材料的詢價工作，項目部材料員負責零星材料及租賃周轉類物資的詢價工作；材料處、材料員在兩天內完成材料的詢價工作，填寫材料（周轉材料）采購詢價單(附三家的明細報價,聯系電話、廠家名稱、地址)，材料處詢價單需報預算處、財務處、工程部、總經理審核批準后進行材料的合同簽訂及采購工作。材料員詢價單需項目經理、技術總工簽字確認后進行采購。6、材料員詢價單完成簽字后第一時間報公司預算處和材料處。2、材料處在完成材料（周轉材料）采購詢價單后一天內完成會簽，材料處要拿出主導意見并經項目經理認可（項目經理應拿出采購材料的主導價格，材料處采購的原則是不超出項目經理的主導價格）。3、經預算處審核、工程部監督簽字后，由材料處報總經理批準后采購。4、對大宗材料、設備的詢價、定價、采購，由材料處組織采取公開招標的方式，確定供應商。經總經理批準后，方可采購。5、對小型材料、設備的詢價、定價、采購，由項目部材料員牽頭、詢價單報預算處、材料處審核，以及工程部監督的前提下，由項目部材料員進行采購。采購時必須注明采購地點、采購門市名稱、聯系人、聯系電話（確保7、信息準確）出現材料組織困難及時通知材料處。第五條、材料采購程序1、材料處根據公司總經理批準的材料（周轉材料）采購詢價單的情況及時簽訂合同，項目材料員按項目使用材料的時間、數量組織材料進場；材料員直接聯系供料商，要求供貨商按要求供貨。2、材料人員負責對材料的出入庫進行全程管理，并根據工程的進展情況及時與供應商聯系，確保材料供應順利進行。零星材料及周轉租賃類材料由項目部材料員及時組織采購。第六條、批價程序項目需批價的材料，由項目經理負責統一報甲方辦理材料批價手續。第七條、合同簽訂1、三萬元以上材料、設備合同的簽訂，材料處根據材料詢價單確定的供應商,綜合市場詢價情況，擬訂出材料合同樣本（技術性指標需8、會同項目部技術人員確認）隨同供應商資質證明，材料詢價單，甲方材料批價單交公司預算處進行審核、會簽（兩天內完成）。2、三萬元以下的零星材料采購（本材料整個項目部用量不超過三萬元），原則上可以不簽訂合同，項目部填寫備案說明，相關人員簽字后交預算處備案。3、對項目上擬包工包料分項工程，簽訂合同時，需材料處、項目部共同參與，材料費占較大數額時由材料處為主會同合同處簽訂合同，項目配合；人工費占較大數額時以項目部為主會同合同處簽訂合同，材料處配合，項目部負責對整個分項工程施工過程進行管理。第八條、材料款付款程序1、主要材料撥款，項目部材料員根據實際進場材料情況填寫材料撥款通知單經預算處、財務處、工程部審核9、，經總經理審批，作為付款依據。2、材料進場后由項目部按合同簽訂的付款比例進行材料款的撥付，項目部在付款前與材料商和財務處材料會計核對進場材料數量，核實無誤后由項目部填寫工程材料（租賃設備材料）撥款通知單，經財務處、預算處、工程部會簽、總經理批準后辦理付款。3、對于公司指定的長期合作的小型材料供應商，簽訂合同備案說明后，原則上不必簽合同，每月對所供材料的價格審核無誤后，按月撥付總產值的80%貨款，余留20%作為質量保證金，在工程順利結束后，撥付總產值的15%貨款，工程驗收后，撥付余留的5%貨款。簽字程序同上。第九條、材料資金、記賬、對賬管理1、每個項目設一名材料員，負責該項目材料總賬、資金的管理10、材料驗收（調撥）明細賬、現金日記賬、供應商往來撥款賬、租賃材料、周轉材料明細賬、與供應商對賬、材料驗收單、收料單的統計和上報工作。2、需要現金購買的材料，由項目部填寫備用金借款單，總經理批準后，到公司財務處領取，憑發票到財務處報銷沖備用金帳。3、材料處監督項目部材料資金的使用，嚴格控制資金在合同范圍內執行。4、材料對賬、報賬：（1）每個項目必須建立材料使用臺賬、材料驗收賬、現金賬、供應商撥款明細賬、周轉材料明細賬、租賃臺賬，填寫材料對賬卡片，由材料處負責人、財務處材料會計、材料員分別簽字留存。（2）對賬時間：每月25日公司材料會計、材料供應商、材料員進行對賬。第十條、材料、設備、驗收、調撥、11、出入庫管理1、材料、設備入庫管理（1）材料、設備進場，材料員應立即組織倉庫勞務保管員、項目施工員辦理入庫，登記入帳手續，入庫前保管員應清點好材料的數量、設備的外觀、形狀、檢驗材料的質量、所進材料的證明、規格型號確認、材質核對。核對無誤后由材料員、倉庫保管員、項目施工員立即填寫材料驗收單辦理入庫。材料進場和材料入出庫管理所帶的各種文件資料由材料員提供給資料員編入資料檔案。（2）所有材料入庫材料員必須填寫材料驗收單,同時填寫材料收料單，填寫時必須與實際收料的類別、型號、數量、單價、金額相符。將收料單的第二聯交與供應商，供應商將根據蓋章的收料單，憑此收料單辦理對帳、結算手續。根據材料合同付款情況，按12、時給與供應商辦理撥款單據。2、材料驗收管理（1）材料進場后材料員在第一時間組織監理、項目施工人員對材料進行驗收，砂子、石子每車量方，鋼筋、木方、水泥、紅磚等材料要每車點數（過磅）。需要復檢的材料組織供應商采取樣本報檢。（2）項目部負責對進場驗收、調撥后材料的使用情況進行全程管理，對退場材料進行整理達到驗收標準，材料員組織材料退場。（3）對現場報廢的材料、物資，由項目部負責進行清理，報公司批準后進行處理，處理費用上交公司財務。3、材料丟失、退場、報廢管理。（1)、項目部材料員在日常工作中，如發現周轉物資及現場材料有丟失情況是，第一時間簽訂周轉物資丟失情況說明，交材料處、財務處備案。（2）、工程結束后，剩余材料推公司倉庫的，盤點后填寫剩余材料退公司庫明細表，交材料處、財務處留存。退給供應商的材料要填寫剩余材料退供應商明細表，并填寫驗收單（負值）。同樣交材料處、財務處留存。（3）、施工過程中，現場廢料處理要填寫施工現場廢料處理明細表，每月25日交與材料處、財務處留存。（4）、項目施工過程中，所有的產生的車輛運費，機械的臺班租賃費統一填寫項目部綜合運費統計明細表