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1、施工項目工程物資采購計劃、驗收、保管制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程物資采購管理制度 一、總則 為規范公司施工項目物資采購管理工作，確保采購物資符合規定的質量要求，降低公司開發成本，結合公司實際，擬制定本制度。本制度結合公司項目開發的實際情況，依照“集中統一，合理采購，降低成本”的原則，適用于公司所有開發項目所需建筑材料、整機設備及其他材料的采購。 二、職責：招標采購部作為組織材料設備采購的主體，負責物資供應計劃、采購實施和相關控制管理工作，負責采購招標的組織和協助采購合同的審查、審定，負責供貨服務商信息管2、理系統的管理。 1、招標采購部經理的職責： 1) 負責招標采購部的日常行政工作。 2) 負責組織員工的日常培訓工作。 3) 負責審批年度及月度工作計劃，并按計劃執行。 4) 負責對供貨服務商的審核、評審、考察，參加對供貨商的定期評價。 5) 負責審核工程材料采購計劃。 6) 負責審核相關采購項目的報價表。 7) 負責與相應供貨商進行競價性談判。 8) 負責審核相關采購合同。 9) 審核材料付款申請書，并報上級主管審核、審定。 10) 負責材料入、出庫的審批。 11) 負責定期組織對全庫進行盤點，依照公司相關規定處理不合格品。 2、材料設備采購專干的職責： 1) 協助部門主管做好日常行政工作。 3、2) 負責編制年度及月度工作計劃，并按計劃實施。 3) 負責編制工程材料采購計劃。 4) 負責對供應商進行初步調查，制定供貨服務商信息表。 5) 控制報表及采購實施，并對采購的材料服務質量進行驗證，形成書面材料供 主管領導審核。 6)負責組織并參加對供貨商進行定期評價和考察。 7) 協助參與與相應供貨服務商的競價性談判。 8) 負責監督供貨服務商合同執行程度，協同處理合同執行事宜，形成書面材料 上報。 9) 確認材料付款申請書并上報審核、審批。 10) 負責信息庫管理工組并定期更新材料追溯性記錄。 11) 負責對新材料、新設備進行市場調查。 12) 協助進行材料出、入庫工作的開展。 13) 協4、助進行全庫盤點，依照公司有關規定處理不合格品。 3、材料設備采購實行公司直接采購（甲供）與我司定價、定規格而承建商自行采購（甲定乙供）相結合的方式。具體管理辦法如下： 1) 依照與承建方簽訂的建工合同，合同條款中明確規定由承建方自行采購， 我司定價、定規格的物資，招標采購部負責承建方自動材料的供方指定、價格認可和資金控制。 2) 依照與承建方簽訂的建工合同，除合同條款中明確規定由承建方自行采購的物資，原則上由招標采購部統一進行采購。其中含大型設備（給排水設備材料等）和其他材料（鋼筋、電線電纜、鋪裝材料等）。 4、甲供物資明細： 在與承建商簽訂的建工合同中明確規定甲供和甲定乙供物資范圍。沒有明確5、規定甲供的材料，招標采購部依據實際情況提出意見報主管領導審批，決定是否甲供，并提前通知項目部、監理方和承建商。 三、采購計劃： 1、招標采購部應根據項目總體規劃和工程建設進度計劃，會同相關部門編制采購供應計劃。 1) 工程開工前5天，由招標預算組人員提出工程材料清單，送交招標采購部。 2) 施工單位在圖紙會審后一周內，提出本單位承建工程所需材料的整體計劃，經監理方和項目部主管人員審核后，報招標采購部。 3) 招標采購部對施工單位提交的整體計劃，依照預算人員提供的材料清單進行 審核后，并匯總編制材料采購計劃，提交主管領導審批。 2、施工單位根據工程進度提報季、月物資需求計劃，計劃包括：采購物資名6、稱、品種規格（型號）、需用數量、用途和要求進場的時間等內容，特殊材料要附上圖紙或樣品及質量要求文件。所提交計劃須經項目部及監理方主管審定簽字。 3、招標采購部根據各施工單位提交的季、月度物資采購計劃，結合公司的開發、經營計劃，匯總編制公司季、月度的工程物資采購計劃及資金需求計劃，報公司相關部門審定，列入預算。 4、由于公司開發項目計劃的調整或設計變更的原因，需調整物資采購計劃時，由規劃設計組提出意見，公司領導審批同意，交招標采購部會同相關部門一并進行調整。 四、物資采購 1、依照招標采購部編制的供貨服務商登記表、供貨服務商詢價明細表，查詢供貨服務商信息庫遴選合格供貨服務商進行前期市場調。 2、7、招標采購部依照供貨服務商信息庫選擇規模大、信譽好的合格供貨服務商提供的質量、品種齊全的樣品物資建立樣品庫，以備選用。 3、在參考采購物資計劃和供貨服務信息庫基礎上，依照“適時、適價、適質、適地、適量”的原則，結合相關市場調查，遴選出合同供貨服務商并形成能夠書面材料上報主管領導審核。 4、采購物資時，符合招標條件的，按公司相關招標管理制度進行。 5、不符合招標條件的物資可采取詢價采購和直接市場采購： 1) 詢價采購： a) 招標采購部經理指定詢價人、詢價采購的物資規格、數量。 b) 詢價人向從供貨服務商信息庫內遴選出的三家以上合格供貨服務商 詢價，并要求供貨服務商以書面形式并蓋公章確認最終報價。8、 c) 確定符合采購要求且報價合理的供貨服務商，形成書面材料報主管領導 審批，形成記錄，進入采購實施階段。 2) 直接市場采購 零星物資經批準后，可遵循“適時、適價、適質、適地、適量”的原則，直接市場采購或要求供貨服務商送貨。 6、依照公司招投標程序確定入圍供貨服務商后，由招標采購部組織對入圍供貨商進行考察、評審。其中評審分為如后相關方面：公司基本資質；公司生產能力；運輸能力；儲貨能力；產品服務質量；維保服務能力；投標文件中明確優惠比例的可實現能力；本土市場占有率：業績實地考核；市場美譽度。 7、物資采購合同或訂單的編制按公司相關合同管理制度執行，并應包括以下適宜的采購信息： 1) 產品質量要9、求、嚴守要求，可引用標準或提供規范圖樣等； 2) 價格、數量、交付方式等； 3) 可對供方產品、程序、過程、設備和人員資格提出批準和資格鑒定的要求； 4) 可對供方質量管理體系提出要求。 8、由承建方采購的甲定乙供物資在物資采購合同或訂單簽訂前，須經監理方、招標采購部、項目部進行供方和價格、質量認可后方可簽約。否則，不得投入使用和辦理結算。 9、屬非系統性的采購物資應確定三家以上的供貨服務商；系統性較強的工程所需物資、設備可固定一、兩家長期供貨服務商。五、材料設備進場驗收、校驗和合同執行 1、招標采購部根據采購合同或訂單的規定及施工單位提供的月度材料計劃和進場時間要求，與供方協商進度及時間，組10、織物資進場。 2、所有進場物資必須提供以下資料 1) 產品合格證； 2) 質量檢驗報告； 3) 與產品相關的技術資料。 3、物資進場后，凡涉及工程外觀、功能的物資，由招標采購部組織項目部、監理方配合并通知施工方共同進行質量、數量驗收；其他物資，由工程項目部組織施工方、監理方進行質量、數量的驗收工作。驗收合格后，施工單位開具收料單（注明品種、規格、數量等）并加蓋單位公章，交供方。對整機設備等重要物資，由招標采購部根據需要組織設計方、項目部、監理方、施工方有關人員共同進行進場驗收，如需在供方驗證，則需在合同中規定時間和方式。 4、所有物資由監理方質量主管在項目部監督下進行抽樣檢驗或封樣送具備資質的11、權威檢驗機構檢驗，并出具相應的檢驗報告；未經檢驗或檢驗不合格的物資嚴禁使用。 5、所有進場物資，有關人員同時在驗收單上簽字，并作為材料設備結算的依據之一，相關部門負責人辦理相應手續。 6、供方供貨過程中，招標采購部依照合同條款中的明確規定對供貨服務商的合同執行力度進行監督，編制供貨服務商合同信息單元注明合同執行、結算情況作為供貨服務商評定依據。 7、合同執行過程中，如出現供貨服務商違約或未嚴格按合同執行，招標采購部根據合同約定參照實際情況，及時形成書面材料說明上報主管領導并對違約供方進行評定。 8、合同履行完畢后，招標采購部依照供貨服務商合同信息單元結合供貨服務商合同實際執行情況形成書面材料上12、報主管領導審核，存檔備案作為供貨服務商信息庫的有效補充。六、 物資保管、分發與結算 1、進場物資嚴格按照施工現場相關管理規范進行分類存放。 2、甲供物資驗收合格后根據承建商申請的品種、規格、數量直接分發承建商或先行分發再分別驗收。建筑材料應分類或建庫存放，碼放齊整并有相應標識。設備使用前按照使用說明進行保養和維護。 3、根據月度計劃及供貨服務合同執行情況，招標采購部按月將甲供材料、采購、分發、結算等有效證明文件提交相關部門審核后，與財務管理部門辦理有關結算、付款手續。 4、招標采購部對物資供應服務情況隨時進行協調、控制，并按期向主管領導提交書面報告。 5、招標采購部健全供貨服務商供應服務情況、質量情況、使用效果、價格變動情況，以及新材料、新設備的信息資料，完善供貨服務商信息庫，作為選擇、評價及補充新供貨服務商的依據。