水系建設工程公司檔案、會議及車輛使用管理制度(22頁).doc
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2023-11-14
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1、水系建設工程公司檔案、會議及車輛使用管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目 錄第一章 總則. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3一、公司管理大綱. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3二、員工守則. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4第一部分 公司管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5第一章 文件管理制度. . . .2、 . . . . . . . . . . . . . .5第二章 檔案管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . . . .7第三章 保密制度. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8第四章 印章使用管理制度. . . . . . . . . . . . . . . .9第五章 證照管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . . .14第六章 證明函管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . .14第七章 會議管理制度. . . . . . . . . . . . . . 3、. . . .15第八章 辦公用品管理制度. . . . . . . . . . . . . . . .15第九章 車輛使用管理制度. . . . . . . . . . . . . . . .16第十章 考勤管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . . .18第十一章 衛生管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . .18第十二章 廉政建設制度. . . . . . . . . . . . . . . . .19第二部分 各部門管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . . .20第一章 行政辦公室職責. 4、. . . . . . . . . . . . . . .20第二章 財務部職責. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21第三部分 結語. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22第一章 總 則為加強公司的規范化管理,完善各項工作制度,促進公司發展壯大,提高經濟效益,根據國家有關法律、法規及公司章程的規定,特制訂本公司管理制度大綱。一 、 公 司 管 理 制 度 大 綱 1、公司全體員工必須遵守公司章程,遵守公司的各項規章制度和決定。 2、公司倡導樹立集體榮譽觀,禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲5、譽或破壞公司發展的事情。 3、公司通過發揮全體員工的積極性、創造性和提高全體員工的技術、管理、經營水平,不斷完善公司的經營、管理體系,實行多種形式的責任制,不斷壯大公司實力和提高經濟效益。 4、公司提倡全體員工刻苦學習科學技術和文化知識,為員工提供學習、深造的條件和機會,努力提高員工的整體素質和水平,造就一支思想新、作風硬、業務強、技術精的員工隊伍。 5、公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理,鼓勵員工發揮才智,提出合理化建議。 6、公司實行“崗薪制”的分配制度,為員工提供收入和福利保證,并隨著經濟效益的提高逐步提高員工各方面待遇;公司為員工提供平等的競爭環境和晉升機會;公司推行崗位責任制,實行6、考勤、考核制度,評先樹優,對做出貢獻者予以表彰、獎勵。 7、公司提倡求真務實的工作作風,提高工作效率;提倡節約,反對鋪張浪費;倡導員工團結互助,同舟共濟,發揚集體合作和集體創造精神,增強團體的凝聚力和向心力。 二、 員工守則 1、 遵紀守法,忠于職守,愛崗敬業。2、 維護企業公司聲譽,保護企業公司利益。 3、 服從領導,關心下屬,團結互助。 4、 愛護公物,勤儉節約,杜絕浪費。 5、 不斷學習,提高水平,精通業務。 6、 積極進取,勇于開拓,求實創新。 第一部分 企業公司管理制度第一章 文件管理制度為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。一、文7、件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則,公司各類文件由辦公室歸納管理。 二、公文的簽收管理 1.凡來公司公啟文件(公司領導親啟的除外)均由辦公室登記簽收。 2.對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。 3.公文的編號保管 (1)辦公室對上級來文拆封后應及時附上“收文處理箋”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的領導親啟文件,公司領導啟封后,也可交辦公室辦理正常手續。 (2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室8、進行登記編號保管,不得個人保存。 4.公文的閱批與分轉 (1)凡正式文件均需分別由辦公室根據文件內容和性質閱簽后,分送承辦部門閱辦;重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要立即辦。 (2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理。 (3)為加速文件運轉,辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。 5.文件的傳閱與催辦 (1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定,不得將有密級9、的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。 (2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交還辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。(3)文件閱完后,應送交辦公室,切忌橫傳。(4)辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照公司有關規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔。第二章 檔 案 管 理 制 度一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度,確保檔10、案和案卷機密安全。 二、各部室應在每季度底向公司辦公室移交上季度文書檔案并履行清交手續。 三、各部室應明確規定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負責。 四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。 五、歸檔資料必須符合下列要求: 1、文件材料齊全完整; 2、根據檔案內容合并整理、立卷; 3、根據檔案內容的歷史關系,區別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。 六、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續,重要11、資料借閱需先請示分管領導。 七、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規定的酌情處置。 八、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。第三章 保 密 制 度為保守公司秘密,維護公司利益,制訂本制度。 一、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作中,須特別注意不泄露公司秘密,更不準出賣公司秘密。 二、公司秘密是關系公司發展和利益,在一定時間內只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項: 1、公司經營發展決策中的秘密事項; 2、人事決策中的秘密事項; 3、招標項目的標底、合作12、條件、貿易條件; 4、重要的合同、客戶和合作渠道; 5、企業公司非向公眾公開的財務情況、銀行帳戶帳號; 6、股東會或總經理確定應當保守的企業公司其他秘密事項。 三、屬于公司秘密的文件、資料,應標明“秘密”字樣,由專人負責印制、收發、傳遞、保管,非經批準,不準復印、摘抄秘密文件、資料。 四、公司秘密應根據需要,限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工,未經批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工,不準打聽公司秘密。 五、記載有公司秘密事項的工作筆記,持有人必須妥善保管。如有遺失,必須立即報告并采取補救措施。 六、對保守公司秘密或泄密有功的,予以表揚、獎勵。 違反本規定故意或過失泄露企業公司秘密13、的,視情節及危害后果予以行政處分或經濟處罰,直至予以除名。 第四章、印章使用管理制度印章是企業公司經營管理活動中行使職權,明確企業公司各種權利義務關系的重要憑證和工具,印章的管理應做到分散管理、相互制約,為明確使用人與管理人員的責權,特做如下公司印章使用與管理條例: 各類印章的具體管理條例:一、印章的刻制刻制按公司業務需要由部門提出申請,公司領導批準后,由辦公室統一辦理。印章刻好后由辦公室辦理印章登記手續,填寫印章管理登記表備案并留好印章樣圖。1.新企業公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、財務章)的刻制,應由指定的印章管理人員負責刻制,后交由總經理辦公室備案,并從刻制之日起執行相關使用14、條例。2.因業務發展需要申請各職能部門專用章時,由需求部門填寫印章制發申請表,經總經理核準后方能刻制。二、印章的保管和使用1.印章的保管通過總經理授權賦予一些部門或個人印章的保管使用權,被授權部門或個人簽字領取印章,指定專人保管。 2.印章的使用任何部門或個人在啟用印章前,均需辦理領取手續,接受相應的責權告知,簽定印章簽收手續并備案。(1)、公章:公章由公司領導或領導指定專人保管。各部門有需蓋公章的文件、通知等,須先經由公司經理核準后,到辦公室在印章使用登記表簽字留案。辦公室需將印章使用登記表同期留檔。(2)、合同章:合同章由財務部保管。主要用于公司簽訂各類合同使用專用章,蓋章前須先經由公司行15、政經理審批,財務經理審核。蓋章后還需到辦公室在印章使用登記表簽字。辦公室需將印章使用登記表同期留檔。(3)、法人私章:法人私章由公司法人代表出納保管,主要用于銀行匯票、現金支票等業務,使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。(4)、財務章:由財務部經理(或負責人)保管,主要用于銀行匯票、現金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業務或發票上使用,發票專用章主要用于發票蓋章。(5)其他職能部門章: 其他職能部門章,主要適用于各部門內部使用,已經刻制的職能部門章,需由部門負責人進行保管并嚴格該章的使用辦法。3.印章的廢止、更換:(1)、廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫廢止申請單,并呈公司經理核準后交由公16、司辦公室負責人統一廢止或繳銷。(2)、遺失印章時應由印章保管人員填寫廢止申請單,并呈公司經理核準,簽批遺失處理及處罰辦法后,按批示處理。如是遺失企業公司基本印章時必需登報申明。(3)、更換印章時應由印章保管人員依公司文件填寫廢止申請單,并呈公司經理核準后,按批示處理。如有需要須填寫印章制發申請表申請新的印章。4. 印章保管人的責權范疇:對于企業公司主要印章管理,采用的是分散管理相互監督的辦法。印章保管人的主要職責是對印章的使用進行合理性管理,具有使用、監督、保管等多重責任與權力,具體劃分如下:(1)職能部門印章保管人對印章具有獨立使用權力,同時負全部使用責任。(2)公章的保管人無獨立使用權力,17、但具有監督及允許使用權力,因此公章的保管人對公章的使用結果負主要責任,經手人則負部分責任,而對未經由負責人或保管人(企業公司經理)簽批的公章使用經手人負主要責任,保管人負部分責任。(3)、財務章的保管人無獨立使用權力,但具有監督及允許使用權力,因此財務章的保管人對財務章的使用結果負主要責任,經手人則負部分責任,而對未經由保管人(財務負責人)簽批的公章使用經手負主要責任,保管人負部分責任。(4)、法人私章的保管者是出納,即是保管者又是使用者,但其無獨立使用權力,需依據財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用,否則負全部責任。(5)、公司嚴禁公章、合同章、法人私章獨立帶離公司使用,因此保管人18、如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時,需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要辦理工商等年檢等事務,需將表格帶回公司蓋章。(6)公司高、中層領導,因異地執行重大項目或完成重要業務,需要攜帶企業公司印章出差的,須經企業公司董事長或總經理審批并及時歸還。(7)、 如遇個人需開具個人相關證明,需由部門負責人以上擔保簽批后方能使用,但如涉及到個人經濟擔保與證明時,原則上一律不予證明,其不良結果由簽批人與保管人以情節共同負責。(8)、 所有印章的使用,必須嚴格執行公司的公章使用章程,做好申請和使用登記。公司印章只適用于與公司相關業務,不得從事有損公司利益之行為。(9)、印章使用申請人及管理負責人要嚴格19、按照上述規定申請使用印章,如出現問題,后果自負。給企業公司造成重大損失的,企業公司將依法追究其法律責任。第五章、證照管理制度一、企業公司證照由總經辦指定專人統一管理。二、證照是指由上級主管部門頒發的各類證書、批文等。如:營業執照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、經營許可證等等。三、證照的使用包括借用、復印等。四、證照使用必須填寫證照使用申請單。五、證照借用程序: 借用人申請部門負責人復核主管副總經理審核總經理核準辦理借用手續歸還借用完畢后,應在時限內歸還證照保理人。六、證照復印程序: 借用人申請部門負責人復核主管副總經理核準辦理借用手續歸還(如證照復印件未使用,應立即退還證照保管人)。20、七、如需使用原件,則須總經理核準。八、證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。證照保管人必須做出登記,認真填寫證照使用登記表第六章 證明函管理制度一、證明函的范圍包括:介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。二、企業公司證明函由總經辦指定專人統一管理。三、使用證明函必須填寫證明函使用申請單,經部門經理核準后方可。四、法定代表人證明書、授權委托書須經主管副總經理核準。五、使用證明函必須做好登記,填寫證明函使用登記表。六、嚴禁開出空白證明函或外借證明函。七、證明函開出后,使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜,應立即向主管領導匯報,并迅速采取相應措施,避免造成損失;如證明函未使用,應立即退還總經辦。總經辦21、應妥善保管證明函存根。第七章 會議管理制度一、總經理辦公會議制度1、參加人員:企業公司領導、行政辦公室經理或總經理指定相關部門負責人參加,記錄人員做好會議記錄。 2、開會時間:原則上每月召開一次,遇特殊情況,總經理可提議隨時召開。 3、會議要求:(1)、凡提交總經理辦公會議研究解決的問題和事項,各部門須以書面形式上報行政辦公室,經行政辦公室呈分管領導審閱認可,由總經理審定是否為會議議題。(2)、凡提交會議研究有關經營決策、設備更新、項目投資等重大問題必須在調查研究的基礎上反復醞釀,并提出方案供領導決策時參考。4、會議主要內容:會議著重討論研究公司各階段行政工作,如安全生產、經營管理、項目投資、22、成本控制、資金運作、更新改造、后勤保障等方面的重要問題。第八章 辦公用品管理規定為規范日常辦公用品的采購、使用和保管,節約不必要的費用開支,降低成本消耗?,F本著勤儉節約的原則,就辦公用品有關事宜規定如下:一、采購、印刷品印制:1、公司日常所用辦公用品,應由辦公室負責統一采購,經批準購買專屬辦公用品或工索具應由辦公室派員陪同。2、各部門所需辦公用品,應按“購物申請清單”中各項內容要求認真填寫,簽字后送行政辦公室待辦。3、辦公室應將“購物申請單”匯總分類,依據財務審批權限規定報批。除生產急需用品外,應集中辦理采購,不得一事一辦。4、采購人員應認真負責,精挑細酌,力爭做到價廉物美,經久耐用。5、各部23、門所用的專用表格及印刷品,由各部門自行制定格式,按規定報總經理審批后,由辦公室統一印制。 二、領用:1、各部門領用辦公用品必須填寫“領用單”,由部門負責人核簽后,到行政辦公室管理經行政經理簽字后,方可領取。2、除筆墨紙張外,凡屬不易消耗物品和工索具等重復領用時,一律交舊換新。第三條、保管:1、辦公用品應由行政辦公室專人進行登記造冊,分類放置統一保管。2、保管員應認真維護和保管好所存物品,以防發生潮、銹、蛀、霉等。3、保管員應在每季度末向行政經理匯報匯報物品消耗情況和臺帳記錄。第九章 企業公司車輛管理制度一、公司車輛由辦公室統一管理。各部門公務用車,須向辦公室填寫“用車登記表”,說明用車事由、地24、點、時間,辦公室根據實際工作需要統籌安排用車。 二、車輛使用按先急后一般的原則;先滿足緊急公務和接待任務,后安排其他事務的原則。 三、外單位借車,需經總經理批準后方可安排。 四、車輛實行統一安排,上班時間車輛統一交由辦公室調配使用,如有臨時安排,經辦公室同意后方可自駕。五、駕駛員出車前,要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常,發現不正常時,要立即加補或調整。對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查,出車時確保證件齊全。 六、車輛在閑置期間必須停放在無礙位置,并采取必要的防盜措施。 七、車輛實行定點維修,需維修的項目列出清單后,由辦公室報總經理批準后執行。 八、行政辦公室建立車輛的維修及25、用油臺帳記錄,每月核算一次。 九、車輛使用者應做到合理用車,做好行車記錄。 十、車輛使用者出車遇特殊情況不能按時返回的,應及時通知行政辦公室,并說明原因。 十一、辦公室應對公司所有車輛建立車輛檔案,填寫車輛登記表,按時辦好車輛保險、養路費等各項手續,車輛有關證件及資料妥善保管。 十二、違規與事故處理1、車輛使用人員應嚴格遵守交通法規和車輛安全操作規程及公司各項管理規章制度,如出現下列情況,所造成的罰款或經濟損失由駕駛人員承擔: (1)無照駕駛; (2)未經許可將車借予他人使用; (3)違反交通規則引起的交通肇事; (4)違反交通規則。 2、意外事故、不可抗拒原因造成的車輛事故由企業公司酌情研究26、處理。 第十章 考勤管理制度一、企業公司員工必須自覺遵守勞動紀律,按時上下班,不遲到,不早退,工作時間不得擅自離開工作崗位,外出辦理業務前,須經本部門負責人同意,特殊情況經總經理同意。二、作息時間:每周工作五天,加班可于事后調休。上午:8:30-12:00下午:15:00-18:30如有調整,以新公布的工作時間為準,下屬各部門工作時間自行安排,須報公司分管領導批準后方可執行。三、考勤無故不請假,而擅自不上班者,按曠工處理。四、事假企業公司員工因事需請假,經部門經理同意報綜合管理部。五、病假企業公司員工因病治療或休息,須持區級以上醫院醫療機構休息證明,經批準后方可休病假。六、婚假企業公司員工結婚27、可憑書面報告請婚假三天,其配偶在外地居住者另加往返路程假,符合晚婚年齡的初婚者增加婚假二十天。七、工傷假1、公司員工在生產工作中因工負傷,在取得規定的因工證明材料后,憑醫院的醫療休息證明方可批準休假。2、員工因工致殘喪失或部分喪失勞動能力必須長期休息者,由相關勞動保障部門和醫療鑒定部門根據勞保條例研究處理。第十一章 衛生管理規定為創造一個舒適、優美、整潔的工作環境,樹立公司的良好形象,制定本制度。 一、公司環境衛生管理的范圍為公司下屬各部門的工作和公共區域的衛生。二、全公司范圍內的室內、外環境衛生保持干凈整潔,如:辦公桌椅、照明燈、電風扇、空調、門窗、四壁、書櫥、檔案櫥及其附屬等物品,要求物品28、擺放整齊,室內外環境衛生清潔干凈、無蛛網、無灰塵,各類座套干凈整潔;電腦、打印機等設備保養良好,廁所墻面、地面、便池清潔干凈無雜物、無異味。 第十二章 廉 政 建 設 管 理 制 度一、為加強廉政建設,杜絕違法亂紀行為,保持公司員工隊伍的清正廉潔,根據有關黨政紀規定制訂本制度; 二、全體員工要認真學習貫徹執行中紀委關于領導干部廉潔自律的規定,嚴格按國家和省、市有關法律、法規、規定以及公司有關規章制度辦事,嚴禁不按規定程序操作或越權審批; 三、堅持公開辦事制度,公開辦事程序、辦事結果,自覺接受監督; 四、工程建設項目一律實行公開招標或議標,擇優選擇施工單位和供貨方; 五、發揚艱苦奮斗、勤儉節約精29、神,反對講排場、擺闊氣,搞鋪張浪費。六、勤政廉政,嚴禁利用職權“索、拿、卡、要”,不得擅自接受當事人的宴請或高檔娛樂消費等活動。七、公務活動中,不得以任何名義接受禮金、信用卡、有價證券以及各種貴重物品。第二部分 各部門職責第一章 行政辦公室職責一、 負責內部文件和外部文件的收取、編號、傳遞、催辦歸檔。二、 負責公司文件打印、復印、傳真函件的發送、各種會議的通知、安排、記錄及紀要的制發跟蹤檢查實施情況及時向總經理作出匯報。三、 負責公司的對外公關接待工作。四、 為總經理起草有關文字材料及各種報告。五、 保管公司行政印鑒,開具公司對外證明及介紹信。六、 協助總經理做好各部門之間的業務溝通及工作協調30、。七、 負責安排落實領導值班和節假日的值班。八、 負責處理本公司對外經濟糾紛的訴訟及相關法律事務。九、 負責企業公司公務車輛管理。十、 負責企業公司辦公用品采購及管理。十一、 負責填報政府有關部門下發的各種報表及企業公司章程,營業執照變更等工作。十二、公司人員招聘及員工培訓員工考勤管理。十三、完成總經理交辦的各項工作。第二章 財務部職責一、 公司財務預算、決算、預測。二、 編制財務計劃及會計報表,擬寫財務狀況分析報告。三、 負責合同的管理,對公司對外的經濟合同進行審核并備案。四、負責建立公司內部成本核算體系,并進行核算及控制工作。五、 對各種單據進行審核。六、負責各種財務資料的收集、保管、保密工作。七、 處理應收、應付貨款等有關業務工作。八、 負責公司稅務處理工作。九、 與財政、稅務、銀行等機關政府機構的協調與溝通,政府文件的執行。十、 監督公司不合理費用開支。十一、 公司全盤賬務業務處理。十二、核算、發放公司員工的工資。第三部分 結語其他未盡事宜,如日后需要,將持續健全完善本制度。