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1、污水處理公司行政公文及安全管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.文書管理辦法1.1目的 為使文書管理制度化，以增進文書處理品質及效率，特制訂本辦法。1.2范圍 本辦法所講文書管理，指本公司各部門與外界來往文書及各部門之間來往之文書，自收（發）文至歸檔全部過程之辦理與控制。1.3公文類別及行文要求1.3.1公司內公文格式主要為公司正式文件、簽呈、備忘單、傳真。(1)正式文件由公司根據其重要性確定是否系正式文件，正式文件要填 寫文件簽發箋，由總經理簽發，并加蓋公章。正式文件采用“污水處理有限公司文件”專用文頭 紙2、打印按年度進行編號，標明主送及抄送的單位或部門。 (2)簽呈 公司內部下級對上級有所請示時用； 簽呈不得越級上報； 須總經理閱示之簽呈，部門主管應有明確的意見。 (3)備忘單 公司內部發布行政命令、通知、通報以及部門之間的業務 商洽、協調、聯絡時用。由公司下發的備忘單由總經理核準，各部門所發備忘單由 部門主管核準。 (4)傳真處理業務時使用； 傳真由各業務部門自行管理，指定專人負責收發、登記、 跟催和歸檔。以公司名義發出的傳真，須經總經理核準。1.3.2公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容。公文用語應簡單、 扼要、明了。1.3.3公文應表明呈送或下發的人員或部門。公文如有附件應注明附件 名3、稱，并表明發文者及發文日期。 1.4公文處理1.4.1收文處理(1) 公司所收上級部門或其他單位公文，由總經理辦公室進行收 文登記后，送總經理閱示處理。(2) 公司各部門上報公文一律交總經辦進行登記后，轉呈總經理 或副總經理閱示，部門呈報需批復之公文，批復后由總經理 辦公室在當天下發至呈報部門辦理，并追蹤辦理結果。(3) 部門所收公文交部門主管處理，對需辦理的應抓緊時間辦理， 不得延誤和推諉。1.4.2發文處理(1) 公司所發正式文件由總經理辦公室統一編號，并按正式文件 行文要求辦理發文，并進行發文登記。(2) 公司以備忘單形式下發公文經總經理簽字后，由總經理辦公 室負責下發。(3) 部門上報4、部門間往來及部門內下發公文，經部門經理簽字 后，由各部門負責上報或發送。1.5公文處理重點及期限 1.5.1公文處理重點(1) 足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥善保存，若須使 用，以副本或復印件處理。(2) 為利于公文處理，經辦人接公文后，應就內容重點擬就意見 或撰稿，隨來文呈部門主管核閱，各部主管人員應認真審核， 并簽注意見，避免只簽名而無意見。(3) 公文處理意見及經辦、核稿等人員之簽名應清晰，不得潦草 難辨。 1.5.2公文處理期限公文應隨到隨送，不得積壓。(1) 公文處理期限可依據經辦人員的工作量及文件內容的時效性 而定，一般以文到三日內處理完畢為原則。(2) 監印人員原則上應5、與當日完成用印。1.6公文歸檔1.6.1管理部門(1) 公司的公文及工程基建檔案由總經理辦公室統一管理。(2) 會計檔案由財會部負責整理保管。 1.6.2文件檔案移送歸檔時點收原則(1) 檢查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，應追查歸入.(2) 文件處理手續是否完備，如有遺漏，應立即退回經辦人員 補辦。 (3)與本案無關的文件，應立即退回經辦人員。 1.6.3歸檔分類及編號(1) 歸檔文件應視其內容、部門、業務等因素分類。(2) 每一宗卷都應有名稱，名稱應以能充分表示宗卷內容為原則， 且有一定范疇，不能籠統含糊。(3) 每一宗卷都應編號，以阿拉伯數字表示。 1.6.4保存期限(1)公司文件應6、依其性質與內容確定保存期限的長短。(2)公司永久保存的文件有： 公司章程； 董事會會議記錄； 政府機關核準文件； 不動產所有權及其他物權、債權憑證； 工程設計圖紙、重要設備技術資料； 其他經核實須永久保存的文件。 1.6.5檔案清理(1) 檔案管理人員應每年對文件進行一次清理，該歸檔的文件應 裝訂成冊，及時歸檔。(2)所有檔案須入柜保存，永久保存的文件應放入保險柜內保存。(3)檔案柜應保持整潔，并有防蟲蛀措施。 (4)檔案保存期滿，須銷毀的，應造冊呈總經理核準后實施，并 應在該卷目次表附注欄內注名銷毀日期。2.保密規定2.1總則 2.1.1為保護公司利益，保證生產經營順利進行，特制訂本規定。 7、2.1.2公司秘密是指關系公司利益，一定時間內只限一定范圍人員知悉 的事項。 2.1.3保守公司秘密是員工的基本義務，是公司重要紀律。 2.1.4公司保密工作由總經理辦公室負責，各部主管對本部門保密工作 負直接責任。2.2保密范圍 2.2.1下列文件、報表及資料列為公司秘密資料(1) 品管部的飼料配方、配方成本表、月原料用量報表、原料用 量比較表及技術總部來往的公務函電。新產品、新原料開發 決策，實驗資料、產品質量分析及處理措施；(2) 財會部的公司利潤表、資產負債表、分品種飼料利潤表、財 務預測分析報表及不宜公開的其他財務報表；(3) 行銷部的客戶檔案、飼料銷售合同、行銷策略、企劃方案， 銷8、售活動中的重大問題及處理記錄；(4) 采購部的供應商檔案、采購合同、行情預測表、原料采購計 劃、采購決策；(5) 生產部的原料庫存、成品庫存、生產用料報表；(6) 公司員工薪資結構表、工資表及獎金發放表；(7) 總部及地區副總裁辦公室下發的文件、制度、會議紀要；(8) 公司的計劃、預算，經營檢討會紀要；(9) 其他傳播后可能給公司帶來不良（利）影響的材料，未竣工 的工程預算。 2.2.2下列場所列為限制場所(1) 生產部生產中心控制室；(2) 品管、行銷、采購、財會部經理室；(3) 董事長、總經理辦公室、秘書室；(4) 文印室、檔案室、電腦室、財會部憑證庫。 2.2.3下列人員為重點保密人員(9、1) 各級主管；(2) 生產、采購、行銷部文書及外勤人員；(3) 中控室操作員；(4) 文印打字員、電腦操作人員；(5) 財會部成本、銷售、費用會計。2.3保密管理 2.3.1資料保密(1) 屬2.2.1條范圍的保密資料由發文部門在材料右上角加蓋“秘 密”字樣印章，由各部文書或專人負責遞送、上報、保管；(2) 打字、復印保密資料，須經部門主管簽名（復印份數用大寫）， 不得擅自多印多留；打印過程中廢印件由打字員妥善收存,及 時銷毀；(3) 傳閱秘密資料，不得散丟在辦公桌上,未經有關主管同意， 不 得擴大閱讀范圍或帶出辦公室閱讀；因工作需要，攜帶秘密 資料外出時，須向上一級主管報告，并妥善保管；(10、4) 秘密資料由各部文書定期清查，分發和借閱的秘密資料要按 期清退；辦理完畢的秘密資料，應按規定立卷歸檔，無保存 價值的清理造冊或經部門主管批準后銷毀。 2.3.2薪資及獎金保密(1) 薪資發放由公司財會部派專人負責，獎金由部門主管直接發 放；(2)員工應對本人薪資及獎金保密，嚴禁互相詢問和談論。 2.3.3飼料配方保密(1) 飼料配方保密由品管部主管直接負責，并對生產部配方保密 工作每季度最少檢查一次；(2)飼料配方由品管部主管管理，因工作發往總部及集團有關部 門的配方傳真須用密碼填寫，專人取送；(3)飼料配方由品管部專人送往生產部，并由生產部經理和生產 主任在“飼料配方傳遞表”上簽收；(211、) 配方由生產主任輸入中控室計算機，配料時可從計算機調出 使用，但不得打印和記錄；(5)生產使用后的舊配方，由品管部主管清查收回，對需保存的 要按規定整理入卷，妥善保管，無需保存的，清理登記后由 品管部主管負責銷毀；(6)飼料配方嚴禁傳抄、復印。 2.3.4會議保密(1) 公司召開有關營運會議，由總經理或委托人核定參加會議人 員名單，會上如討論未定稿的材料會前要編號、登記，會后 由分發人收回或銷毀；(2) 參加會議人員對會議討論不宜公開事項負有保密義務，不得 對外泄露。 2.3.5計算機保密(1) 各部計算機應確定專人管理，在安全地方放置，并建立 計算機保密制度；(2) 存有秘密資料的計算機軟12、盤須注明并定專人管理，輸入硬盤 的應加密碼，不用時應及時清除。 2.3.6宣傳報道保密 公司員工撰寫的各種有關公司的新聞報道稿件、廣告宣傳材料， 發稿前須經部門主管和總經理或其授權人審核，未經審閱，一 律不許寄發；公司宣傳欄涉及公司營運內容的稿件、公司要聞 等須經總經理審核方能在宣傳欄刊登；凡涉及集團情況的內容 應經過集團領導同意方可宣傳報道。 2.3.7限制場所的管理(1) 公司限制場所未經該場所工作人員許可及該場所無人時不得 進入；生產部中控室、品管部經理室未經部門主管許可 不得進入；(2) 外來人員檢查工作及參觀須有公司領導或總經理辦公室人員 陪同；如在工作場所拍照、攝影，須經公司領導同13、意；(3) 限制場所內一般情況不應會客，無人時應上鎖；(4) 來公司培訓人員、客戶不經允許不得進入主廠房；供應商不 得進入原料庫；(5) 公司辭職、辭退人員一律不得進入限制場所。(3) 2.3.8重點人員管理 對本規定2.2.3條所列重點保密人員應重點試用考查，有流動意 向或不適應本職工作時，必須及時調換。 2.3.9總經理或其授權人應每季度對各部門保密工作進行檢查，不 斷完善公司的保密工作。3 安全管理辦法3.1目的及范圍 3.1.1為確保公司營運及財產的安全和每位員工的生命安全，預防各類 事故的發生，特制訂本辦法。 3.1.2 本辦法適用于公司各部門 3.1.3本辦法由各部門主管負責實施，14、人事行政部負責檢查、督導。3.2安全委員會組成及職責： 3.2.1為加強對安全保衛工作的領導，公司成立安全委員會,組成人員 如下： 主 任：總經理 副主任：副總經理 委 員：運營部部長 人事行政部部長 財務部部長 設備部部長 保衛部門負責人 3.2.2安全委員會職責 (1)負責制訂安全及保衛制度、政策、并督促實施。 (2)研究決定安全防火防盜方面的重大問題。 (3)每月召開一次安全工作會議，總結、檢討、上月安全及防火 防盜工作，針對存在的問題提出整改措施。 3.3防火安全管理 3.3.1人事行政部應確定公司防火的重點部位，畫出平面圖，標明消防 設施的位置。 3.3.2公司應組建義務消防隊，并每15、年至少組織一次消防知識及消防器 材使用演練,以提高員工的防火意識和處理突發事件的應變能力. 3.3.3凡使用電器設備的部門，必須每月檢查電器線路，電器設備運轉 狀況，發現問題及時維修，嚴禁帶“病”工作。電器線路的保險 裝置必須按規定裝配保險絲。下班后不使用的電器設備應切斷電 源。 3.3.4易燃易爆物品應嚴格按規定要求存放，保持良好通風。嚴禁在露 天和發電機房內存放油料。 3.3.5在生產區及油料存放點等地方，必須掛有“嚴禁煙火”，“嚴禁吸煙”等 標志。(5) 3.3.6消防器材及防火設施的管理： (1)公司消防器材應按規定放置在正確的位置上，配足數量，每 季度檢查一次有效期，每天由巡邏保安進16、行常規檢查。 (2)各種消防器材的購置、保養行政部人員應登記備查。 (3)未發生火警時， 任何人不得隨意挪用滅火器、消防栓等消防 設施；未經行政部批準， 任何單位和個人不準挪用、借用各 種消防設施；不準在消防栓取水降溫、做衛生及生活用水。對 擅自動用滅火器及消防設施且不聽勸阻者，視情節輕重給予警 告、罰款等處理。(4)若維修作業要動明火，應填報“動火申請單”經批準后方可動用明火，而動用滅火器，必須事先向行政部及當班保安反映，動火及動用滅火器材時必須有保安在場。動火結束后，需將未使用或更新的滅火器材放回原處。 (5)公司所有的消防器材由各保管部門（人）負責初級保養及監護。 若發現損壞應立即報告主17、管，查明原因及責任并及時進行維 修。若因監護不嚴造成滅火器材損壞給公司帶來損失的，視情 節輕重給予處罰。(6)未經行政部主管批準，任何單位或個人都無權涂改、移動、損 壞禁煙、禁火標志。3.4生產安全管理 3.4.1生產部應根據安全生產的要求,制訂各類機器、鍋爐、配電房及高 空作業等操作規定,并嚴格執行,切實防止各類事故的發生。 3.4.2凡使用電氣焊人員必須持有上崗證才能操作。在嚴禁煙火地區使用 電氣焊前，必須書面報告經理批準，備好滅火器后才能施工。 3.4.3生產車間必須每天清掃粉塵，打開窗戶以利通風，并嚴禁煙火。 3.4.4生產部主管應每天巡視廠區，發現不安全因素應及時予以糾正。 如有重大18、安全隱患，應立即報告安全委員會采取措施解決。3.5辦公樓安全管理 3.5.1嚴格禁止無關人員進入財務部、地磅室、開票收款室等工作室。 3.5.2公司各部門下班后，必須鎖好抽屜、關好門窗，關燈及切斷空調 的電源，并嚴禁無關人員進入辦公室大樓。 3.5.3凡需加班人員必須填寫部門主管簽字的加班申請單，加班之后離 開辦公室須和保安人員聯系，以便鎖好大門。 3.5.4財務部的備用現金不能超過規定的數額，下班后現金必須鎖進 保險柜內。 3.5.5財務部收款處嚴禁閑雜人員入內。每天收取的貨款必須及時 存入銀行。3.6化學試劑的安全管理 3.6.1凡使用有較強腐蝕性，毒性化學試劑的部門，應有專人保管， 嚴 19、加管理。 3.6.2凡用化學試劑，必須填寫化學試劑領用單，經主管部門批準后 才能領用。3.7安全保衛工作的管理 3.7.1公司人事行政部門應根據公司經營發展情況，配合有關部門， 不斷完善公司安全保衛制度及防火設施。 3.7.2公司保衛部門對防火、防盜重點部位應經常檢查，并作好安全 記錄。對檢查中發現的問題，要提出整改意見，并上報公司安 全委員會議處。 3.7.3公司保安人員應嚴格按公司出入門管理制度辦事，嚴格出入門 管理，嚴禁無關人員及車輛進出廠區，保證公司正常的工作和 產秩序。 3.7.4夜間值班人員應加強對辦公樓、廠區、倉庫等重點部位的巡邏， 發現問題及時處理。如不能解決的，應及時報告有關20、領導作出 應急處理。4.出入門管理辦法4.1目的及范圍 4.1.1為了保證公司工作和生產的正常秩序，保證公司財產安全，特 制訂本辦法。 4.1.2凡人員、車輛、物品進出公司大門均依本辦法辦理。4.2人員出入的管理 4.2.1凡公司員工每天上下班，均應按規定打卡。工作時間外出，須 主動向保安員交驗公出單或請假單。 4.2.2凡來公司聯系業務或辦事的外來賓客，須出示證件并在門衛室 辦理登記手續，經受訪者同意后方可進入廠區。 4.2.3非工作時間，禁止外來人員進入廠區。4.3車輛出入的管理 4.3.1公司車輛外出須持有出車單，隨車人員有公出單，否則保安 員有權阻止其出門。 4.3.2外來車輛進入廠區21、，須將車輛停在門口，待辦理登記手續后， 依保安員的指引，將車停放在指定的地點。 4.3.3凡來公司拉料的車輛，進廠前，保安員應檢查其貨箱是否有雜 物、泥沙。如有應請其在門外清掃干凈，方可允許進入 廠區。拉料車輛出門須蓋好蓬布后方可出門。 4.3.4凡運送原物料的車輛來公司，由保安員通知采購部和品管部， 待接到品管部30%抽樣合格通知后，指引車輛到地磅過磅。 4.3.5車輛出門須接受檢查，拉料車輛須交驗“提貨單”，送料車輛 交驗“收貨報告”或“地磅單”的“出門聯”。 4.3.6廠區內禁止車輛鳴號、超車和高速行使，車輛進出廠門須緩行。4.4攜帶物品出入廠門的管理 4.4.1銷售出廠的產品，客戶應持22、有財會部簽章的發票（出門聯）， 地磅員的過磅證明手續，經保安員檢驗無誤后方可出廠。 4.4.2公司物品攜出公司，申請部門必須到行政部門填寫“物品出門 證”，說明物品名稱、數量、出門原因、時間及攜出者部門單位 和姓名等，由申請部門主管同意并簽字，經行政部門主管審核 同意(必要時報公司領導批準）。 4.4.3保安員負責對攜出公司物品的清點、檢查和登記及收存出門證， 不符合出門手續的一律不得放行，保安員有權詢問或扣留。 4.4.4屬借用、修理、委托加工等類型的物品需攜出公司，應在出門證 上說明返還時間，并應按期返還。具體視情況由行政部 門負責追蹤。 4.5保安員崗位職責 4.5.1認真執行公司的“出23、入門管理辦法”，秉公辦事，不徇私情。 4.5.2上、下班時間要維護打卡秩序。對于代打卡者要及時勸阻并作好 記錄上報行政部。 4.5.3在沒有公司領導同意的情況下，不允許外來人員參觀公司或進 行拍攝。 4.5.4對進出工廠的車輛，要做好指揮、疏導工作，避免阻塞現象的發 生。 4.5.5夜間值班要定時巡邏廠區，發現偷盜者應及時制止，扣留人員及 被盜物品，并及時上報。 4.5.6認真作好交接班，認真填寫“門衛值班記錄表”，及時將有關情 況報告行政部。 4.5.7要注重自身的儀表、儀容，工作時間必須著制式服裝。 4.5.8待人要熱情有禮貌。 4.5.9上班不能遲到或早退，工作時間不準擅自離開工作崗位。 4.5.10工作時間不準看書、報，不準喝酒，不準做與保安工作無關的 事，違者紀律處分。