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1、建筑公司工程項目投標及承包合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 目的為建立、完善適應市場經濟發展的現代化企業合同管理機制，規范生產經營活動，加強合同管理，提高合同管理質量，防范經營風險，維護公司的正常經營秩序和合法權益，結合我公司實際，特制定本制度。2. 適用范圍本制度所稱合同是指公司與法人、其他組織或自然人在生產經營活動中以平等主體資格設立、變更、終止民事權利業務關系的協議。3. 職責3.1市場部a負責制定本制度并組織實施；b宣傳、貫徹國家、建設廳、上級公司有關合同的法律、法規、規章及合同管理制度；c2、建立健全企業合同管理制度和檔案基礎資料。負責合同的日常管理，建立健全合同檔案、管理臺帳，定期上報合同統計報表，并向公司領導匯報合同管理工作的情況；d參與公司重大合同的論證、洽談、起草和簽訂工作；e定期對合同的管理及履行情況進行檢查、考核；定期召集工程管理、財務等部門分析已簽訂合同的履行情況及合同履行中存在的問題，制止并糾正違反合同管理制度的行為，根據檢查結果或合同管理情況，提出獎懲意見和建議；f接受公司法定代表人的委托，辦理授權委托手續，并參與有關因合同糾紛而產生的訴訟和非訴訟活動；g建立合同專用章管理制度，制定合同專用章領用、管理、使用辦法；h協助企業開展工商行政管理機關和上級公司組織的“重3、合同，守信用”活動。3.2 工程部部負責編制投標文件、封標、開標，填寫投標評審表,收集保存評審記錄，對評審過程中提出的問題及時與顧客溝通。3.3工程部負責評審工期的合理性、可行性；技術要點的合理性、可行性，施工技術措施實施的可行性；3.4工程部負責評審顧客對質量要求的標準和質量保證能力；3.5工程部負責評審材料、施工機具供應方式和保證能力；3.6財務部負責評審工程項目需用資金的保證能力；3.7工程部負責評審工程設計變更條款和竣工結算方式。4. 工作制度4.1工程項目的投標按照編制的任務承接及合同評審控制程序執行。4.2合同管理工作是企業管理的重要內容，也是企業依法經營，維護自身合法權益的重要工4、作，須遵循下列原則：依法簽訂合同，保證合同的合法性；嚴格審批程序，確保合同條款完備；切實履行合同，提高合同的履約率；及時處理合同糾紛，維護企業的合法權益。4.3合同的簽訂和審查簽訂合同應當遵守國家法律、法規、規章和政策的規定，堅持平等、自愿、公平、誠實信用的原則。對外簽訂合同必須以獨立法人資格企業的名義進行，嚴禁以分支機構名義對外簽訂合同，嚴禁簽訂各種對外擔保和借款合同。對違反規定的追究承辦部門負責人的責任。公司對外簽訂合同應由法定代表人或由其授權委托的代理人簽署，并加蓋合同專用章。委托代理人簽訂合同的必須持有由法定代表人簽發的法人授權委托書，在委托權限范圍內進行，堅持一事一委托。委托書必須填5、明委托代理的權限和時限，禁止超越權限、時限簽訂合同。凡超越權限、時限對外簽訂的合同均為無效合同，其后果由承辦人自負。對法定代表人授權委托書和空白合同文本，制定制度，嚴格管理，防止意外事件發生。授權委托書由合同專管員保管。加強合同專用章管理，合同專用章由合同專管員保管，建立合同專用章登記臺帳，按照合同簽訂、履行審查程序、總經理和法定代表人簽署同意意見后，根據使用合同專用章登記臺帳內容填寫記錄，方可使用合同專用章。簽訂合同，除即時清結者外，應采用書面形式。合同要做到主體合格、內容合法、條款齊全、權利義務平等、文字表達準確、違約責任清楚。合同內容與對方當事人協商確定，一般包括以下條款：(一)當事人的6、名稱或者姓名和住所；(二)標的（指貨物、勞務、工程項目等）；(三)質量；(四)數量；(五)價款或者報酬；(六)履行期限、地點和方式；(七)違約責任；(八)解決爭議的方法。簽訂合同必須使用國家、建設廳和省級工商行政管理部門頒發的示范文本。無示范文本的，依據國家示范文本格式及內容要求自行制定。簽訂合同，應認真審查對方企業名稱、資金、信用、經營狀況、經營場地和履約能力，并驗證、復印對方法人營業執照、稅務登記證、機構代碼證、授權委托書、經營許可證、資質等級、技術資質認證、開戶銀行出具的證明等(復印件要加蓋公章，法定代表人身份證書、授權委托書、投標書、開戶銀行出具的證明等要收取原件)，不得盲目簽約，必要7、時要求對方提供經濟擔保。對方指定受托人的，要審查收取授權委托書和復印受托人身份證件。對簽約對方主體資格、經營范圍、履約能力等情況不了解的，應及時到工商行政管理機關申請資信調查和辦理合同鑒證，并及時了解對方在銀行的資金情況。根據國家有關規定必須經過公證的合同以及上級公司企業管理和法律事務處認為需要進行公證的合同，應到有關機關辦理公證手續。重點審查內容：1、資格審查：主要審查對方是否具有簽訂合同主體資格能力，包括對方法定代表人身份證書、授權委托書、法人營業執照、稅務登記證、機構代碼證、委托人身份證件等。2、資信審查：審查對方的資金和信譽能力。3、履約能力審查：審查對方經濟狀況、經營規模、生產技術、8、工藝、供貨能力及產品質量等。解決爭議的方法條款中盡量選擇由我方所在地具有管轄權的鐵路法院管轄。如合同實際簽訂地或履行地在本單位所在地的，合同條款中必須約定簽訂或履行地。公司對外簽訂合同必須嚴格按照下列規定執行：1、對外簽訂的合同，必須經法定代表人、總經理、各主管副總經理、合同專管員、財務科負責人、項目主管部門負責人等聯簽通過。2、簽訂10萬元以上的投資合同、設備設施租賃合同、聯營合同、擔保、借款合同、以及設備大修更新改造等，單筆500萬元以上的其他合同，在按公司合同聯簽程序辦理聯簽后，必須由合同承辦人送上級公司審查把關。對外簽訂合同，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以9、傳真、信函的形式交對方簽字蓋章。嚴禁在空白文本上蓋章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。簽訂合同應以法人名義進行。除雙方法定代表人或法定代表人委托的代理人簽字外，應當加蓋雙方單位合同專用章，并明確合同的生效條件。合同蓋章生效后，應交由合同專管員按程序對合同進行編號并登記。合同的內容要合法可行，并做到格式規范，主要條款完備，權利義務明確，文字表達準確，填寫清楚，印鑒齊全。簽訂合同必須嚴格遵守下列規定：(一)、不準簽訂合同法第五十二條所列情形的合同；(二)、不準與無營業執照或不具備獨立承擔責任的經濟組織或個人簽訂合同；(三)、不準與無履約能力、資信能力和信譽度差的企業或個人簽訂合同；(四)、不10、準以行賄、受賄等不正當手段簽訂合同；(五)、不準超越代理權限簽訂合同；(六)、不準簽訂未經集體研究通過的大額經營合同。4.4合同的履行、變更與解除簽訂合同后應全面履行合同。建設工程合同由項目承辦部門或單位指定專人在每月25日前填寫合同履行信息表，報合同專管員整理存檔。如發現與合同規定不符的，不能付款，應立即以書面形式向對方提出。對方在規定或約定期限內提出異議的，應立即報公司項目主管部門負責人、財務科負責人、合同專管員、項目主管領導、合同主管領導、總經理、法定代表人研究答復意見，及時以書面形式答復對方。合同訂立后，合同管理機構和合同專管員應按照簽訂、履行、完成三個環節，及時登入“合同履行情況統計11、臺帳”，隨時與財務、合同承辦人員檢查合同履行情況，發現問題，及時提出處理意見。財務部門依據合同內容履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：1、應當訂立書面合同而未訂立書面合同；2、收款單位與合同對方當事人名稱不一致的；3、開戶銀行、帳號與對方合同章上的開戶銀行、帳號不一致的；4、未經法定代表人授權或超越權限、時限而簽訂的合同。合同不能履行，應當采取補救措施，減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時，應當及時以書面形式通知對方，并注意保存有關資料。發現對方不履行或不完全履行合同的，合同經辦部門除催促對方繼續履行外，應將有關情況及時報主管領導和本公司合同管理機構，并在48小時內告知上級公12、司企業管理和法律事務和經營管理處。合同履行中發生的所有糾紛必須向法定代表人報告。合同管理機構或人員應隨時檢查合同履行情況，發現問題，及時提出處理意見。合同承辦人員發現合同不能履行或者不能完全履行時，應及時報告本公司負責人和合同管理人員，負責人和有關人員及時研究補救措施，以盡可能減少由此而造成的損失。合同履行完畢，履行實施單位、部門、合同承辦人員要在十五日內寫出此份合同的履行完結報告，交合同專管員存檔。合同生效后，任何一方當事人不得以法定代表人或代理人人事變動為由，單方變更或者解除合同。合同訂立后,經雙方協商同意可以變更或解除合同。變更或解除合同應采用書面形式。對方因企業變更或改制,必須由對方單13、位提供書面的工商局認定的改制通知書和債權債務繼承書。在新的書面協議簽訂以前，原合同依然有效。當事人協商一致變更或解除合同的文書、電報、傳真等書面文件應當與合同一并裝訂入卷，不得分散存放。因對方變更或解除合同而造成本企業經濟損失的，除法定免除責任外,應當向對方提出書面索賠請求。依法向人民法院或者仲裁機構請求變更或解除合同的，應當在法定期限內提出。合同簽訂時按照法律、法規規定或約定辦理了批準、登記、公證等手續的，在變更、解除或轉讓時，仍需辦理相應的批準、登記、公證等手續。4.5合同糾紛的處理發生合同糾紛后，經辦人要及時報告法定代表人、總經理及合同管理領導組，合同管理領導組處理糾紛時，有關部門要積極14、配合協助，同時在四十八小時內向上級公司企業管理和法律事務報告，在企業管理和法律事務的指導下處理糾紛。系統內部糾紛，先由上級主管部門或主管領導進行調解。調解不成的，按法律規定的程序辦理。與系統外單位發生合同糾紛時，需要通過仲裁或訴訟解決的，應在法定時效期內，以書面形式向法院或仲裁機構提出，并由合同管理領導組成員攜帶有關資料到上級公司企業管理和法律事務處辦理登記，審定代理人手續。為保證所聘請律師的服務質量，對外發生合同糾紛，需要聘請律師參與解決時，應到上級公司企業管理和法律事務處咨詢后方可辦理。凡未經批準造成不良后果的，聘請律師費用由直接責任人自負，公司財務不予報銷。追索違約金、賠償金必須在法定或15、約定的時效期限內書面提出，并注意收集有關證據。合同糾紛解決后，經辦人員要迅速將糾紛處理結果連同仲裁機關的協調裁決書或是人民法院的調解書、判決書送交給合同專管員，合同專管員及時將處理結果上報上級公司企業管理和法律事務處。4.6合同專用章及臺帳管理凡以公司名義簽訂合同，一律加蓋公司合同專用章，不得以其它印章代替。合同專用章由公司綜合部指定專人保管。公司所屬分公司的合同專用章由公司合同專管員保管，報公司合同管理組備案。合同專用章管理員按照合同簽訂、履行審查程序、總經理簽署同意意見后，根據使用合同專用章登記臺帳內容填寫記錄，方可使用合同專用章。合同專用章不得用于非合同事項。嚴禁為空白合同加蓋合同專用章16、。公司要建立健全合同檔案制度，合同檔案由本單位專（兼）職合同管理員負責管理。合同存檔的范圍： 以公司名義簽訂的各類合同、協議和所有對外合同及總經理認為應該存檔的其他合同，由公司合同管理部門存檔。1、合同文本和合同草稿。2、合同原始資料、數據、函件、電文、電付、談判協商記錄、圖表等一切有關的書面材料。3、對方的工商營業執照、稅務登記證、企業代碼證、法定代表人身份證、法定代表人的授權委托書（個體客戶的身份證）復印件。4、設計、建設工程、承攬等專業性較強的合同應包括對方的資質證書、等級證書、許可證書等。5、根據履行合同的需要，重要的合同應包括對方資信及履約能力調查報告。6、簽訂合同涉及的其他資料。要17、求：要裝訂成冊，整理歸檔，送交合同專管員。公司合同管理人員應按年度將公司簽訂的合同分類登記，按時間順序編號裝訂立卷。建立合同管理臺帳，及時將公司的合同簽訂、履行情況登入臺帳。每份合同履行完畢，合同承辦人員要寫出此份合同的履行報告，交合同專管員存檔。4.7合同管理監督檢查考核評比公司對合同監督檢查的考核評比實行統一領導、分級負責、預防為主、責任追究、獎懲分明的原則。合同監督檢查是合同管理的重要內容。公司組成合同監督檢查小組對所屬的合同管理情況進行監督檢查。合同監督檢查采取不定期抽查、定期檢查的方式進行。對于公司所屬的合同管理工作每半年至少要進行一次全面檢查、總結。公司合同監督檢查小組在履行監督檢18、查職責時，被檢查單位應如實提供與檢查事項有關的文件、資料，并對檢查涉及的有關問題做出解釋和說明。合同監督檢查的內容：(一)合同法及相關法律、法規貫徹執行情況；(二) 合同管理機構建立、合同管理人員配備情況；(三) 合同管理制度的制定和落實情況；(四) 合同檔案建立的情況； (五) 合同有無違反規定自行簽訂的情況、合同履行和跟蹤管理的情況；(六) 辦理了授權委托的合同事宜，有無超越權限和限期范圍的；(七) 對于在簽訂、履行和管理合同工作中，因違反合同管理制度，造成重大經濟損失的人員責任追究情況。4.8合同管理責任追究公司及所屬負責合同訂立、履行、管理的直接責任人、合同主管領導以及黨政主要領導，根19、據其職責及在本公司合同訂立、履行、管理中所負的責任，分別承擔直接責任、主要領導責任和重要領導責任。對下列違反合同訂立、審查制度的行為給予責任單位、直接責任人和主要負責人通報批評，并予以不同程度的經濟處罰和責任追究，造成嚴重后果的將追究其法律責任。（一）訂立合同未詳細了解對方的資信情況、經營范圍、履約能力、商業信譽等情況，盲目簽約的；（二）未經法定代表人委托授權或超越授權權限和期限范圍，擅自對外訂立合同的；（三）擅自對外以公司或所屬分公司名義簽訂合同的；（四）所訂合同主要條款不完備，表述含糊，不準確的；（五）應送呈公司合同管理人員審查的合同而未經送審的；（六）未按照公司合同管理辦法規定的程序送審20、，擅自在合同書上用印或者用行政公章代替合同專用章的；（七）合同報表弄虛作假、隱瞞不報的；（八）未按規定程序辦理法人授權委托書的；（九）不履行或不按規定程序履行合同的；（十）變更或解除合同不按規定程序辦理的；（十一）不能履行或不能完全履行合同未及時采取補救措施的；（十二）其他違反合同訂立、履行、管理制度的行為。5 相關文件5.1中華人民共和國合同法5.2建設廳合同管理辦法6 記錄6.1 授權委托書6.2 合同履行信息表6.3 合同履行完結報告工程開發投標工作流程圖開發領導組信息溝通信息反饋決策操作信息網絡信息網絡信息收集信息管理信息跟蹤信息收集、論證階段項目前期評審報名、購買資審文件編制申請文件21、資審通過資格預審階段投標階段識別現場調查答疑會編標評審購買招標文件修改報價方案報價決策標書成稿開 標信息反饋識別確認標后總結優選項目經理投標信息中標資料收集風險評估合同評審簽訂合同簽訂合同階段附件授 權 委 托 書 HT/GD-7.2-3本授權書聲明：我 （姓名）系 （投標單位名稱）的法定代表人，現授權委托 （投標單位名稱）的 （姓名）為我公司代理人，以本公司的名義參加 （招標單位）的 工程的投標活動。代理人在開標、評標、合同談判過程中所簽署的一切文件和處理與之有關的一切事務，我均予以承認。代理人無轉委權。特此委托。代理人： 性別： 年齡：單位： 部門： 職務：投標單位：（蓋章）法定代表人：（簽字、蓋章）日期： 年 月 日 附件 合同履行信息表 DQJS/GD-7.2-4 年 月 日合同編號項目承辦人合同名稱合同執行部門或單位經辦人及電話合同約定生效和終止時間合同實際履行完畢時間合同價款累計結算價款合同履行情況合同履行中有無糾紛、爭議焦點項目管理部門負責人簽字： 年 月 日項目主管領導簽字： 年 月 日備注注：本表作為合同檔案，與其他合同資料一并保存。附件 合同履行完結報告 HT/GD-7.2-5項目管理部門：合同名稱合同編號履行期限合同價款結算價款結算時間項目承辦人簽字： 年 月 日項目管理部門負責人簽字： 年 月 日項目主管領導簽字： 年 月 日