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1、建筑公司物資采購、驗收入庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資采購管理制度一、類別1、本制度所指采購物資分類三類：A類：建筑鋼材、黑色金屬等。B類：設備（塔吊、施工升降機等大型設備等）及設備的配件等。除上述物資外，其它物資的采購管理另文規定，或總經理直接指示。2、與采購物資管理相關聯的項目部及承包人分類2.1需求使用單位及承包人2.2主管部門3、物資需求（采購）計劃的分類3.1月度物資需求計劃3.2緊急物資需求計劃4、采購的方式分類4.1固定廠商、長期報價采購4.2即時詢價采購5、采購物資付款方式分為：5.2、1延期付款。5.2貨到后分期付款。5.3貨到憑發票報銷付款。6、總經理、副總經理負責6.1、采購合同、計劃的批準、簽訂。6.2采購付款的批準。二、職責1、公司供應領導小組負責1.1審議批準采購物資詢議價報告表1.2審議決定采取公開招標方式的采購事項。2、總經理負責2.1采購合同的批準、簽訂。2.2采購付款的批準。三、程序1、物資需求計劃及發放程序1.1需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫月度物資需求（采購）計劃。對于確實急需不能列入月度物資需求（采購）計劃的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫物資緊急需求計劃。1.2月度物資需求（采購）計劃和物資緊急需求計劃經本單位負責人審核，所需3、物資主官部門審查，公司分管領導批準后，提報至需求物資的采購部門。2、物資采購審批程序材設部根據按照物資需求及發放程序匯總的月度物資需求（采購）計劃或物資緊急需求計劃，結合物資基準庫存量明細和目前物資庫存情況，確定應采購物資的品名、數量和擬采取的采購方式，填寫物資采購審批表，經材設部經理審查，分管副總經理審核，總經理批準后實施物資采購實施程序。3、物資采購實施程序3.1物資采購部門采購人員接到經批準的物資采購審批表先核對采購內容，查閱物資供應商登記表臺帳和其他有關資料后，根據采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經批準的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價4、。3.2對于廠商的報價資料進行整理后，采購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批準的采購方式向廠商議價。3.3采購經辦人詢價、議價以及有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成后填寫采購物資詢價議價報告表，經材設部經理審核，分管副總經理審核，總經理批準后進行采購。必要時與供應商簽定購貨合同，按合同審批程序各級審核后再進行采購。3.4召開采購領導小組會議審議批準。4、采購物資驗收入庫工程程序4.1采購物資到現場或項目部后，現場材料員提請采購物資的主管部門對采購物資進行檢驗或驗證。4.2檢驗或驗證合格后，由采購人員和現場或項目部填寫各類物資入庫驗收單，經檢驗或驗證人員簽字后物資登記入庫5、。5、采購物資付款工作程序5.1采取預付款方式的采購物資，由采購人員憑采購合同或采購物資詢價議價報告表，填寫借款單，經付款審批流程批準后辦理預付款手續。5.2采取除預付款方式之外的方式付款的采購物資，在采購物資到廠入庫后，由采購人員憑采購合同或采購物資詢價議價報告表，物資入庫驗收單，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定，經審批流程批準后辦理報銷付款手續。四、規定與標準1、物資需求（采購）信息傳遞規定1.1物資需求使用單位必須在月度物資需求（采購）計劃或緊急物資需求計劃上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對采購物資的其它特殊要求。1.2所需物資需試用后方能結算付款的6、，物資需求單位應在月度物資需求（采購）計劃或緊急物資需求計劃上注明相關事項。1.3物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場信息情況，在月度物資需求（采購）計劃或緊急物資需求計劃上將所需物資的估計單價和金額情況列明。1.4物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知材設部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。2、物資采購規定2.1物資采購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”為目的，切實做好物資的采購供應工作。2.2物資采購部門要嚴格遵守供應商評價制度，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優7、選、信譽好的單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售后服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要采購物資必須保證各有35家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周到”的備選供貨商。2.3對于采購單位提出的供應商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資采購領導小組會議上提出，并由會議做出決定。2.4凡采購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須采取公開招標的采購方式，由招標小組（采購領導小組）確定相關事項。2.5若廠商報價的采購物資規格與物資采購審批表所列的規格略有不同或屬代用8、品者，采購經辦人員應列出資料在物資采購審批表上，經主管審核后，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意后方可采購。2.6若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購，采購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。3、采購物資驗收入庫、出庫規定3.1采購物資到現場或項目部后，必須經材料設備部門組織使用單位檢驗或驗證合格后方可入庫。3.2對于經檢驗和驗證不合格的采購物資，材料設備部門必須與供貨商進行協商，采取退貨、換貨或索賠措施。3.3材料設備部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式、方法進行規范和明確。3.4各需求單位在物資驗收合格后按需求單位使用情況由現場材料員辦理出庫手續。49、采購物資付款規定下列情況財務部應拒絕支付采購款項：4.1與采購合同或采購物資詢議價報告表規定的付款方式或付款金額不一致的款項。4.2材料設備部門和物資使用單位未在入庫驗收單上簽字的款項。4.3物資入庫驗收單中列出的采購物資的數量、品種與采購合同或采購物資詢議價報告表不符的款項。所需物資需試用后方能結算付款的，物資需求單位應在月度物資需求（采購）計劃或緊急物資需求計劃上注明相關事項。5、采購紀律規定5.1各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本著“節約、降本”的原則提報物資需求（采購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（采購）計劃的行為進行嚴肅處理。5.2物資采購經辦人10、員必須牢固樹立企業主人翁思想、盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優化、采購效率的最快化。5.3采購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序批準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。54采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。5.5采購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。5.6為掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作 的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。6、售后服務對于采購物資，材設部在簽訂購買合同時，要明確約定。6.1采購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由材料設備部門負責聯系。6.2對于在使用過程中（質保期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由材料設備部門在規定時間內協調解決。