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1、建筑公司設(shè)計(jì)部工程檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 工程設(shè)計(jì)檔案管理制度一、 總則第一條、為加強(qiáng)規(guī)劃設(shè)計(jì)部資料檔案管理工作，制定本制度。第二條、歸檔的圖紙、文件材料必須按年立卷，本部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料以及根據(jù)工作需要購買或收集的書籍、資料等，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交資料員歸檔。第四條、工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸還手續(xù)，經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第2、五條、作廢、無效的文件必須及時(shí)清理上交、不得個(gè)人保留隨意亂丟。第六條、文件發(fā)生丟失時(shí)，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)向公司有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)交書面報(bào)告，說明丟失原因等情況，申請(qǐng)及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)。技術(shù)資料按單位工程收集完整后分類歸檔。第七條、技術(shù)資料填寫要保證其真實(shí)性，存檔的資料嚴(yán)禁隨意涂改。第八條、檔案管理體系與職責(zé)，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案的全面工作，借閱重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。二、檔案的立卷、收集、整理 1、在工程開始設(shè)計(jì)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。2、歸檔后，檔案管理人員應(yīng)按照工程設(shè)計(jì)年度、工程編號(hào)及工程名稱，加裝封皮、標(biāo)注案卷號(hào)后入柜保存。3、檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁3、等。資料員必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時(shí)寫出丟失報(bào)告，在沒有做出處理前停止借閱。交檔案文件時(shí)，資料員必須在移交清單上進(jìn)行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號(hào)，編制單位、名稱、歸檔日期等信息。5、編號(hào)規(guī)定： 合同編號(hào) “煙臺(tái)設(shè)計(jì)年份序號(hào)”圖紙編號(hào) “設(shè)計(jì)圖紙年份序號(hào)”資料編號(hào) “設(shè)計(jì)資料年份序號(hào)”（涉及其他文件編號(hào)的依次類推）三、檔案的保管 1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全，圖紙、合同應(yīng)專柜存放，加鎖。所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。2、設(shè)計(jì)藍(lán)圖保管 ，檔案管理人員應(yīng)將4、曬印存檔的藍(lán)圖疊成A3標(biāo)準(zhǔn)，按專業(yè)及圖紙排序裝訂成冊(cè)，立案保存，以便調(diào)審、查閱。3、圖檔管理人員應(yīng)對(duì)與設(shè)計(jì)有關(guān)的文字資料進(jìn)行組卷，編制目錄和備考表，標(biāo)明文字資料立案日期、頁數(shù)、與檔案號(hào)等。圖紙收發(fā)流程：階段步 驟質(zhì)量要求責(zé)任人收發(fā)圖紙第1步在每份圖紙（包括傳真件和復(fù)印件）上加蓋收訖章和歸檔章,編寫收文檔號(hào)在圖標(biāo)處資料員第2步復(fù)印圖紙給各專業(yè)負(fù)責(zé)人（簽收）內(nèi)容清晰完整第3步將電子文件存檔,發(fā)送給各部門負(fù)責(zé)人（不用簽收）內(nèi)容清晰完整第4步在圖紙收發(fā)登記簿中登記數(shù)據(jù)登記齊全第5步請(qǐng)工程師填寫圖紙分配表并與歸檔圖紙并存歸類明確第6步按圖紙分配表復(fù)印若干份,重新填寫圖紙分發(fā)表，需圖單位須簽字收?qǐng)D簡(jiǎn)潔第75、步整理有效圖紙清單和作廢圖紙清單專業(yè)工程師配合資料員第8步將該圖紙按出圖單位歸類存檔內(nèi)容清晰完整第9步在圖紙上作出修改和作廢標(biāo)志，改簽字及時(shí)正確工程師4、凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。5、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。6、為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單。 歸檔文件分類：序歸6、檔文件歸檔文件具體分類歸檔形式1項(xiàng)目批準(zhǔn)文件2設(shè)計(jì)合同3設(shè)計(jì)任務(wù)委托書4規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地范圍和紅線圖5方案設(shè)計(jì)審批意見6初步設(shè)計(jì)批復(fù)文件7消防、環(huán)保、交通、供電、供水、燃?xì)獾炔块T審核單8設(shè)計(jì)圖紙1) 建筑方案設(shè)計(jì)圖紙2) 施工設(shè)計(jì)圖紙3) 交通方案4) 機(jī)電方案5) 景觀園林設(shè)計(jì)圖紙6) 幕墻設(shè)計(jì)方案圖紙7) 室內(nèi)設(shè)計(jì)圖紙8) 照明設(shè)計(jì)圖紙9設(shè)計(jì)修改通知單10工程往來文件四、檔案的查借閱凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：1、因工作需要查閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間），歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。2、因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，7、經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、資料員對(duì)文件的查借閱情況要進(jìn)行登記。4、借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管及時(shí)處理。6、公司對(duì)調(diào)閱制度實(shí)行分級(jí)制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級(jí)評(píng)定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱“”局部復(fù)印件借閱“。7、借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。8、絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。9、外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。10、凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回。附：文件交接確認(rèn)單（對(duì)內(nèi)）文件交接確認(rèn)單（對(duì)外）規(guī)劃設(shè)計(jì)部文件清單內(nèi)部工作聯(lián)系單文件查閱申請(qǐng)單