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1、工程公司項目物資進場驗收管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0、物資進場驗收 1.1、進場物資驗收職責安排 項目部應配備至少1名專職收料員,專職收料員在ERP/廣聯達工程信息表中由項目部指定,發生調動,項目部應提交人員變更單,經公司物資管理部、財務部和人力資源部審核同意后更改。 每批物資進場后,應由該批物資的項目計劃責任人或該專業施工員與專職收料員共同驗收。專職收料員對實際驗收入庫數量、驗收方法是否符合合同/訂單約定、供應商送貨單與驗收入庫單的填寫格式內容是否相符、發放分包時是否正確履行發放手續、物資的庫內2、存放、驗收入庫登錄及各項流程執行時間是否符合規定負責,所有簽字不得由他人替代;同時驗收的“計劃提報責任人”對所驗收物資的質量、數量是否符合計劃要求、應發放分包數量、物資的現場存放負責。 “專職收料員”為物資進場驗收指定人員,通常情況下不得他人代收;特殊情況經項目經理同意,指定他人代收時,代收人必須在收料中簽字確認,專職收料員事后復核、補簽,同時不能免除專職收料員任何責任。 物資進場后,專職收料員應通知收料復核人(現場指定施工員、技術負責人、質檢員),共同進行驗收,至少3人(必須包含專職收料員及項目經理)以上在“供應商送貨單”中簽字確認。 1.2、進場物資驗收依據 集團任何部門簽訂的物資采購合同3、與采購訂單,均應在簽訂后1日內轉發專職收料員(ERP 中的“合同通知單、材料采購訂單”;廣聯達中的“材料采購合同”),專職收料員與物資驗收人應依據合同、訂單及相關規范、使用要求、封樣樣品等進行進場物資的驗收。驗收中發現與要求不符的情況,專職收料員應及時與采購人、采購代理、造價員、物資部經理等相關人員聯系。 合同、訂單中必須約定驗收方法與標準。 1.3、進場物資驗收方法 物資驗收方法應符合相關規范、合同、訂單、封樣樣品要求,基本計量方法有外觀檢測、尺寸檢驗(厚度、直徑、長度等)、稱重檢驗、計數、送樣復檢等;驗收人應至少配備卷尺、游標卡尺、稱重磅秤。有稱重要求的或采購單位(包括參考單位)為重量單位4、的必須抽檢稱重,并將稱重數據填寫在送貨單與驗收入庫單中(按實填寫,留存磅單及抽檢照片);對稱重與計數同時有要求的應同時進行兩種方式的查驗;查驗結果應在“供應商送貨單”、“驗收入庫單”中同時注明,注明格式如:“長度抽測/抽測1盤卷97米,共5盤卷”;再如“重量抽測/抽測4根平均5.6公斤,共90根”等。 合同/訂單中注明樣品信息的,必須與樣品進行比對。 商品砼用量達到5000立方的項目必須設置“物資驗收稱重系統”,砼、鋼筋的“收料單”即為“物資驗收稱重系統”中直接打印的驗收單。未設物資驗收稱重系統的項目砼簽收應增加數量抽檢,對每車重量或體積的抽檢記錄應按每批或每30車不少于一次進行,專職收料員或5、項目計劃責任人等2人進行,2人簽字,記錄單獨留存,作為砼結算必要資料。 1.4、進場物資簽收步驟 1.4.1、供應商送貨單 簽收后的“供應商送貨單”是物資進場的原始憑證,并作為驗收入庫登錄、最終付款的必要依據,簽收時應予以充分重視,嚴格校核送貨單中的材料名稱、單位、單價、數量的填寫與合同、訂單、實物是否一致。如因送貨單簽收錯誤造成損失,由驗收人同時承擔責任。 供應商送貨單必須一式多聯(不少于3聯),包括供方留存聯、工地留存聯、驗收入庫憑證聯,如僅有1份,應復制為3份后,分別簽字并注明每聯名稱。供應商送貨單中必須注明驗收簽字時間、合同號或訂單號,不得事后增補。專職收料員應按合同/訂單號建立收料臺6、賬,保管收料原始憑證(將送貨單與分包領料單(材料出庫單)一一對應,并按照日期排序裝訂成冊,項目 竣前驗收前1個月內提報至公司物資管理部)。 單份訂單中的材料如分批進場,可按進場批次分批簽收供應商送貨單、登錄驗收入庫單,但送貨單、驗收入庫單中的材料內容只能對應同一訂單的訂貨內容,不能對應不同訂單; 1.4.2、驗收入庫單 物資進場簽收后3日內,專職收料員負責將供應商送貨單內容在NC收料系統中完成登記錄入,錄入時必須正確輸入該批材料的訂單號或合同號,不同訂單號或合同號材料即使同時進場,也必須按訂單或合同號加以區分,不得使用同一訂單或合同號;(廣聯達軟件中材料入庫需在材料進場后5日內完成) 收料系統7、的登記錄入不得因復檢、質量驗證等問題延遲登錄,可在備注中注明復檢、質量的疑問,待問題解決后,再行補充或負數沖銷。 同一訂單或合同號材料全部進場后,打印該訂單或合同號的驗收入庫單,原送貨單驗收人復核簽字后,與該訂單、供應商送貨單(結算憑證聯)裝訂在一起作為該訂單或合同的完整付款資料。 1.4.3、訂單或合同反饋 ERP軟件中,采購人完成每份計劃采購或合同后1天內,必須在采購分計劃或合同會簽單界面中點擊“訂單”或“合同通知單”,發送至專職收料員處。該訂單或合同通知單中約定的材料首批進場后3日內,專職收料員必須在訂單或合同通知單中輸入“首批進場時間、首批質量評價”后點擊“訂單/合同首次反饋”。 每份8、訂單/合同全部完成(訂單中的物資全部進場驗收或不再需要)后3日內在訂單/合同通知單中輸入“全部進場時間、最終質量評價”后點擊完成訂單二次反饋流程。訂單二次反饋時還需填寫實際驗收入庫數量,點擊二次反饋后傳至采購代理處,由采購代理生成“訂單結算單”傳遞至采購會計。 廣聯達軟件中,采購人完成采購計劃后,訂單采購時應1日內完成訂單的編輯并傳遞至專職收料員處;合同采購時應1日內發起合同會簽,會簽結束并及時傳遞結束,抄送至專職收料員處。 1.5、進場物資驗收與付款資料收集、交付 1.5.1、訂單采購驗收與付款資料收集、交付 訂單采購時,專職收料員應每周匯總已完成的訂單付款資料(以訂單號為準,訂單+驗收入庫9、單+供應商送貨單裝訂為訂單付款資料)交付采購會計。專職收料員應確保已完成訂單在每周周六前交付付款資料,簽字“驗收入庫單”不得由供應商轉交,供方可只保留“供應商送貨單(供方留存聯)”。 1.5.2、材料合同采購驗收與付款資料收集、交付 材料合同采購物資,驗收與付款資料的收集與訂單相同,合同中約定的材料每批進場都必須當場簽收“供應商送貨單”、3日內登錄“驗收入庫單”。但在合同約定材料首批進場后3日內,專職收料員必須在“合同通知單”中填寫“首批進場時間、首批質量評價”后點擊合同反饋。 材料合同進度款支付時(85%以下),專職收料員或項目計劃責任人或項目造價員應在ERP 中發起“材料合同割算單”,割算10、單中應填寫“實際驗收入庫數量、本次割算金額、質量評價”等,傳遞至采購會計處后,由采購會計發起“材料合同付款申請單”。(廣聯達軟件中,由專職收料員或項目計劃責任人或項目造價員發起“材料割算單”,傳遞至采購會計處后,由采購會計通知供貨商提供發票,并進行發票維護后,通知項目專職收料員發起付款審批。)合同二次反饋后的15日內(即合同完成后15日內),專職收料員必須在打印合同通知單為首頁,將相應供應商送貨單、驗收入庫單裝訂為“材料合同付款資料”交付“采購會計”,同時專職收料員或項目計劃責任人或項目造價員在ERP中發起“材料合同結算單”(或在廣聯達中發起“材料結算單”),填寫“實際驗收入庫數量、合同完成時11、間、最終質量評價、結算款要求支付時間”后傳遞。采購會計核對“材料合同付款資料”無誤后方可在“材料合同結算單/材料結算 單”中審核通過,專職收料員或項目計劃責任人或項目造價員在“材料合同結算單/材料結算單”審核通過后根據合同要求時間節點發起付款審批。 1.5.3、半成品合同采購驗收與付款資料收集、交付 專職收料員應在收到半成品合同通知單后,首批材料進場后,填寫“首批材料進場日期、首次質量服務評價”后點擊合同反饋; 進度付款前,收料系統中登記錄入驗收入庫數量(按合同項目錄入,合同數量為一項而無法量化的,錄入時實際進場數量按總體進度比例填寫,如:該項完成進度可估算為60%時,數量為0.6,單價按合同12、填寫)。專職收料員或項目計劃責任人或項目造價員在ERP中發起“半成品合同割算單”,割算單中應填寫“實際驗收入庫數量、本次割算金額、質量評價”等,割算單傳遞至采購會計處后,由采購會計發起“材料合同付款單”(廣聯達軟件中,由專職收料員或項目計劃責任人或項目造價員發起“材料割算單”,傳遞至采購會計處后,由采購會計通知供貨商提供發票,并進行發票維護后,通知項目專職收料員發起付款審批。) 半成品合同內容完成并進度款支付后15日內或工程竣工15日,最晚不得晚于30日內,專職收料員或項目計劃責任人或項目造價員發起“半成品合同結算流轉單/材料結算單(半成品)”。 專職收料員或項目計劃責任人或項目造價員必須于每月25日前對完工項目應提報但未提報的半成品結算進行匯總,注明原因后及時提報至公司物資管理部,如未按期進行匯總提報,將按照公司制度對未提報半成品結算進行處罰。 1.6、物資進場驗收質量問題的處理 物資驗收后簽認仍存有疑問但因工程急需使用時,必須在“供應商送貨單與驗收入庫單”中將疑問列明,并注明“該批材料須在上述所列問題解決后,以工地所出具正式驗收入庫單方可作為結算依據”。 發現供應商故意假冒行為或供貨延誤時,應填寫“材料履約問題處理單”并與照片一起通過