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1、工程公司項目部材料物資采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 項目部物質(zhì)采購管理制度為了進一步加強項目部物質(zhì)管理，降低工程成本，規(guī)范項目部物質(zhì)采購管理、提高企業(yè)經(jīng)濟效益，保證項目部的正常運行的原則，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。項目部所需的零星材料、本地材料、辦公生活用品、零星工程及臨時建筑均適合本制度。第一條、 物質(zhì)采購流程1、5000元以下臨時用零星材料、辦公用品采購流程采購計劃詢價使用計劃工程部備案報銷入庫采購項目經(jīng)理批準2、5000元以上物質(zhì)采購流程工程部批準項目經(jīng)理審核采購計劃詢價使用計劃工程部備案報2、銷入庫采購第二條、材料計劃1、項目部提前5天將工程所需物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等提出項目材料使用計劃，填制項目材料使用計劃表項目經(jīng)理簽字確認后，由材料員進行詢價、比價、定價。2、一些特殊材料（商混、鋼材等）要充分考慮到材料的使用環(huán)境與供應(yīng)要求，項目現(xiàn)場負責(zé)人應(yīng)提前做好材料需求計劃并與供貨商到施工現(xiàn)場與施工技術(shù)人員進行技術(shù)性交底，以免造成供貨條件或環(huán)境不能及時供貨。3、零星材料計劃由項目技術(shù)員及時提出，填寫零星材料采購明細表經(jīng)項目經(jīng)理簽字、核實交由材料員進行詢價采購。4、對臨時急需材料，采購員提出計劃，項目經(jīng)理簽字批準后采購，嚴禁材料人員擅自采購無計劃材料。5、材料員在做材料計劃工作，應(yīng)在工3、程簽訂合同后根據(jù)施工圖紙、效果圖等拿出主要材料品類，并根據(jù)拿出的材料品類開始組織詢價及供應(yīng)商的考察咨詢（主要目的是在第一時間開始材料工作，避免工期緊張造成材料供應(yīng)不及時）。第三條、材料詢價、定價程序1、材料員在收到項目部提出的材料計劃單后視工程部位需要緩、急一周內(nèi)完成材料的詢價工作，填寫材料采購比價單(附2至3家材料供應(yīng)商的明細報價,聯(lián)系人、聯(lián)系電話、供應(yīng)商名稱、地址等報價單須蓋供應(yīng)單位公章)，材料采購比價單經(jīng)由項目預(yù)算人員進行預(yù)算對比各相關(guān)人員進行意見交流，得以統(tǒng)一建議同意采購后，由項目經(jīng)理審核批準，再進行材料的合同簽訂及采購工作。2、對大宗材料的詢價、定價、采購，由項目部組織采取公開招標或4、議標的方式，確定供應(yīng)商洽商合同，經(jīng)項目經(jīng)理審核后方可采購。3、對小型材料、設(shè)備的詢價、定價、采購，由采購部自行詢價報項目部審核，由材料員進行采購。采購時必須注明采購地點、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（確保信息準確）出現(xiàn)材料組織困難應(yīng)及時向項目經(jīng)理匯報。第四條、材料采購程序1、材料員根據(jù)項目經(jīng)理審批的材料采購比價單的情況及時簽訂采購合同，采購員按項目使用材料的時間、數(shù)量組織材料進場；材料員直接聯(lián)系供料商，要求供貨商按要求供貨。2、材料員負責(zé)對材料的出入庫進行全程管理，并根據(jù)工程的進展情況及時與供應(yīng)商聯(lián)系，確保材料供應(yīng)順利進行。第五條、合同簽訂1、零星材料、辦公用品采購，原則上可以不簽訂合同，項目5、部填寫備案說明，項目經(jīng)理簽字后交采購員采購。3、金額較大的物質(zhì)采購應(yīng)簽合同（如租房、零星工程）。 第六條、材料款付款程序1、主要材料撥款，材料員根據(jù)實際進場材料情況填寫材料撥款申請單（此單據(jù)由財務(wù)部編制），經(jīng)項目經(jīng)理與財務(wù)部進行審批，作為付款依據(jù)。2、材料進場后由財務(wù)部按合同簽訂的付款比例及付款方式進行材料款的撥付，財務(wù)部在付款前需與材料供應(yīng)商和財務(wù)會計核對進場材料數(shù)量，核實無誤后由采購部填寫內(nèi)部付款通知單（此單據(jù)由財務(wù)部編制），經(jīng)財務(wù)部、項目經(jīng)理批準后辦理付款。3、對于公司指定的長期合作的小型材料（指成批量的零星材料）供應(yīng)商，原則上不必簽合同，但供應(yīng)商必須提供該批材料的生產(chǎn)廠家、品牌及單價并6、附供應(yīng)商的資質(zhì)證明材料，如：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記等）4、項目所需材料必須有相應(yīng)的發(fā)票，而且應(yīng)嚴格按照當(dāng)?shù)囟悇?wù)局、項目業(yè)主、自己公司的要求開出相應(yīng)所供材料的合法發(fā)票。4月盤點的統(tǒng)計和上報工作。2、需要現(xiàn)金購買的材料，由材料員經(jīng)辦人填寫備用金借款單，項目經(jīng)理批準后，到項目財務(wù)部領(lǐng)取，憑票據(jù)到項目財務(wù)處報銷沖備用金帳。3項目經(jīng)理和財務(wù)負責(zé)人必須負責(zé)監(jiān)督材料員材料資金的使用，嚴格控制資金在合同范圍內(nèi)執(zhí)行。4、材料對賬、報賬與盤點：（1）每個工程項目必須建立材料采購臺賬、材料出入庫臺賬、周轉(zhuǎn)材料明細賬、租賃臺賬，由現(xiàn)場負責(zé)人、財務(wù)會計、材料員分別簽字留存。（2）對賬時間：每月25日項目經(jīng)理參與項目會計與材7、料員進行對賬。（3）盤點時間：每月25日到31日項目經(jīng)理參與項目會計與材料員進行庫存盤點第八條、材料、設(shè)備、驗收、調(diào)撥、出入庫管理1、材料、設(shè)備入庫管理（1）材料、設(shè)備進場，材料員應(yīng)立即組織相處倉庫管員、項目施工員辦理入庫，登記入賬手續(xù)，入庫前倉庫管員應(yīng)清點好材料的數(shù)量，核對對材料、設(shè)備的外觀、形狀，檢驗材料的質(zhì)量，對所進材料的證明、規(guī)格型號確認、材質(zhì)核對。核對無誤后由材料員、倉庫管員、項目施工員立即填寫材料驗收單辦理入庫。材料進場和材料入出庫管理附帶的各種文件資料由材料員提供給資料員編入資料檔案。（2）所有材料入庫材料員必須填寫材料驗收單,同時填寫材料收料單，填寫時必須與實際收料的類別、型號8、數(shù)量、單價、金額相符。2、材料驗收管理（1）材料進場后材料員在第一時間組織監(jiān)理、項目施工人員對材料進行驗收，砂子、石子按車量方進行抽檢，鋼筋、木方、水泥、紅磚等材料按車點數(shù)（過磅）進行抽檢。需要復(fù)檢的材料應(yīng)會同資料員、供應(yīng)商采取樣本報檢。（2）相應(yīng)負責(zé)對進場驗收、調(diào)撥后材料的使用情況進行全程管理，對退場材料進行整理達到驗收標準，不達標進行組織材料退場。（3）對現(xiàn)場報廢的材料、物資，由項目部負責(zé)進行清理，報公司批準后進行處理，處理費用上交公司財務(wù)。3、材料丟失、退場、報廢管理。（1)、項目部材料員在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)周轉(zhuǎn)物資及現(xiàn)場材料有丟失情況是，第一時間將丟失情況向項目部匯報并查清原因，交財務(wù)部、材料員備案。（2）、工程結(jié)束后，剩余材料堆公司倉庫的，盤點后填寫剩余材料退庫明細表，交財務(wù)部留存。退給供應(yīng)商的材料要填寫退料單，（負值，紅字體現(xiàn)）。同樣財務(wù)部、材料員留存。（3）、施工過程中，現(xiàn)場廢料處理要填寫施工現(xiàn)場廢料處理明細表，每月25日后30日前交與財務(wù)部、材料員留存。（4）、項目施工過程中，所有現(xiàn)場的生產(chǎn)車輛、機械在項目經(jīng)理的統(tǒng)一調(diào)配下進行專人管理和駕駛。嚴禁無證駕駛，嚴禁管理人員在項目經(jīng)理不知情情況下予以外借。而所有的產(chǎn)生的車輛、機械的臺班租賃費在由項目現(xiàn)場負責(zé)人與材料員確定后匯報于項目經(jīng)理處理。