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1、工程技術企業檔案管理制度（職責、收集等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXX工程技術有限公司 檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強公司檔案工作業務建設，確保各類檔案完整、準確、規范、安全，結合公司實際，制定本制度。第二條 公司檔案，是指公司在生產經營活動中形成的，具有利用保存價值的各種文件、圖紙資料等不同載體、不同形式的檔案，包括文書檔案、工程檔案和會計檔案。第三條 資產公司綜合部是公司檔案管理歸口部門，集中管理公司檔案。第二章 檔案管理職責第四條 公司商務部是公司文書檔案的立卷歸檔部門，負責公司文書檔案材料2、的收集、整理、立卷、歸檔等各項工作，對文書檔案的齊全、完整負責。第五條 公司工程部是公司工程檔案歸檔的立卷歸檔部門，負責公司工程檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔等各項工作，對工程檔案的齊全、完整負責。第六條 資產公司財務部是公司會計檔案的立卷歸檔部門，負責公司會計檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、管理等各項工作，對會計檔案的齊全、完整負責。第七條 事業部性質的職能部門，文書檔案統一歸屬商務部整理歸檔，工程檔案按公司檔案管理要求承擔收集、整理、立卷、歸檔等各項工作，對工程檔案的齊全、完整負責。第三章 檔案材料收集第八條 文書檔案歸檔材料收集及范圍序號檔案材料收集整理部門立卷歸檔部門1公司設立和變3、更的申請、審批、工商行政登記、各類證書、產權、產權界定以及企業終止、解散、合并、合資合作經營等方面形成的文件材料和實物（獎狀、獎旗、獎章、獎杯、獎牌等）資產公司綜合部資產公司綜合部2公司股東會、董事會、監事會形成的文件資料資產公司綜合部資產公司綜合部3公司金融、稅務、財務、審計和人力資源管理方面形成的文件資料資產公司綜合部資產公司綜合部4國家頒布與公司有關的需要執行的標準、規程、規定等文件資料業務部門商務部5公司自行發布的各項規章制度商務部商務部6公司總經理辦公會議及重要專業會議形成的記錄、文件材料商務部商務部7公司生產經營過程中形成的合作協議、合同、招投標、商務談判、經濟糾紛、訴訟仲裁等方面4、形成的文件資料業務部門商務部8聲像材料（照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）、光盤、軟盤、錄音帶、錄像帶）業務部門商務部9其他具有利用和保存價值的資料。業務部門商務部第九條 工程檔案歸檔材料收集及范圍序號檔案材料收集整理部門立卷歸檔部門1產品研發資料（產品開發過程形成的全部技術資料）。業務部門商務部2工程施工及安裝、調試資料（現場勘查資料、技術方案、施工方案、開工報告、安裝及調試記錄、整改通知書、工程概預算、決算資料、竣工資料、驗收報告、賠付等）業務部門商務部3自購工程機械、設備、儀器使用說明書、試驗報告、圖紙、維修、檢修等文件資料（二級檔案）。使用部門商務部4基本建設（裝修）材料資產公司5、綜合部資產公司綜合部5其他具有利用和保存價值的資料業務部門商務部第十條 會計檔案歸檔材料收集及范圍由資產公司綜合部代行公司財務部職能，按會計檔案相關規定執行。第4章 檔案材料整理第11條 文字類材料整理要求：1、歸檔材料必須是原件，要求內容齊全、完整，不缺頁、無破損。2、需要審批的文件材料，審批人簽字必須完整，簽字欄不得空白。3、需要加蓋印章的文字材料，用印必須清晰完整，不得缺印。4、按事件獨立裝訂，事件涉及的各項材料按材料發生時間排列，須齊全、完整。第十二條 錄音、錄像等聲像材料要經過編輯整理，按事件刻制成光盤或保持原錄音、錄像帶，并附文字說明（時間、地點、事項）。第十三條 照片等影像材料要6、編輯整理入像冊，按事件編寫文字說明（時間、地點、事項）。第五章 檔案材料立卷第十四條 按照年度、保管期限分類立卷，不能混裝。文書檔案和工程檔案分類及保管期限表序號檔案材料保管期限歸類秘密1公司設立和變更的申請、審批、工商行政登記、證書、產權、產權界定以及企業終止、解散、合并、合資合作經營、上市等方面形成的文件材料。永久文書2公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料.永久文書3實物和聲像材料永久文書4金融、稅務、財務和審計管理方面形成的文件材料永久文書5經濟糾紛、訴訟仲裁等方面形成的文件材料永久文書6總經理辦公會議及重要專業會議形成的記錄、文件材料長期文書7公司生產經營過程中形成的合作協議、合同7、招投標、商務談判等方面形成的文件資料長期文書8規章、規范、制度等文件材料短期文書9基本建設（裝修）材料永久工程10產品研發資料（產品開發過程形成的全部技術資料）。長期工程11工程施工及安裝、調試資料（現場勘查資料、技術方案、施工方案、開工報告、安裝及調試記錄、整改通知書、工程概預算、決算資料、竣工資料、驗收報告、賠付等）長期工程12自購工程機械、設備、儀器使用說明書、試驗報告、圖紙、維修、檢修等文件資料（二級檔案）。長期工程備注長期（15-20年）、短期（5年）第15條 盒裝檔案立卷要求：1、文書檔案單件裝訂，科技檔案按產品或項目組件裝訂，卷內文件目錄及卷內備考表必須齊全；2、卷內文件目錄須8、與卷內文件順序、名稱及數量保持一致；3、擺放順序：卷內文件目錄-卷內文件-卷內備考表4、卷宗封面及脊背撰寫應簡明扼要，準確反映卷內文件。第十六條 全宗號：XX公司檔案代碼。DZ-永（長、短）-W（文書檔案）；DZ-永（長、短）-G（工程檔案）。第十七條 目錄號：同年、同類、同期限卷宗的順序號，以001開始按順序編寫。第十八條 案卷號：同一文件內容的卷數號，一卷填“1”，2卷及以上填（1-11-2.)。第十八條 實物和音像檔案不立卷，由商務部編制檔案移交清單移交資產公司綜合部歸檔和保管。第六章 檔案材料歸檔第十九條 需要移交的歸檔材料由各業務部門負責提交收集整理，提交商務部統一立卷后，按規定時間9、向資產公司綜合部移交歸檔，并編制檔案移交清單一式兩份，交接時雙方在移交清單上簽字，各存一份。任何人不得將應歸檔的材料據為己有。第二十條 歸檔、移交時間1、文書檔案。由商務部將應歸檔的材料收集齊全、整理立卷，經部門負責人審定，于次年的一季度移交資產公司綜合部統一歸檔和保管。未履行完畢的合同，業務部門自行留存復印件，原件歸檔。2、工程檔案。由商務部將應歸檔的材料收集齊全、整理立卷，經部門負責人審定，于次年的一季度移交資產公司綜合部統一歸檔和保管。當年未完結的項目，檔案資料暫不移交，業務部門自行保管。3、設備、儀器資料等二級檔案由使用部門將應歸檔的材料于設備開箱驗收后一月內，提交商務部整理立卷，由商10、務部明確專人負責保管，不得丟失。使用部門可以借閱或留存復印件。4、會計檔案由資產公司綜合部整理、立卷、歸檔，按照資產公司相關要求執行。5、實物和聲像材料，由業務部門在取得或拍攝、錄制、整理工作完畢后，及時提交商務部，由商務部按相關規定移交資產公司綜合部統一歸檔和保管。第二十一條 歸檔份數1、各類文件、資料(包括聲像、電子版本)一般歸檔一份，重要且利用率高的可適當增量保存。2、基本建設工程歸檔份數，按照國家建委的有關規定辦理。第七章 檔案的管理第二十二條 檔案的保管公司已歸檔檔案材料由資產公司綜合部負責集中保管，未歸檔的檔案材料由各業務部門負責保管，不得丟失。第二十三條 檔案的借閱1、公司員工因11、工作需要借閱公司非密級檔案，需填寫檔案借閱申請單，經本部門負責人、資產公司綜合部負責人審批同意，方可借閱。2、公司員工因工作需要借閱公司密級檔案，需填寫檔案借閱申請單，經本部門負責人、公司總經理、資產公司綜合部負責人審批同意，方可借閱。3、公司員工因工作需要借出公司檔案的，需填寫檔案借閱申請單，經本部門負責人、公司總經理、資產公司綜合部負責人審批同意，方可借出。4、公司檔案借閱由資產公司綜合部負責管理，并履行登記、簽收手續。第二十四條 檔案的銷毀對保管到期的檔案，由資產公司綜合部列出銷毀清冊，商務部牽頭組織各業務部門核準，經公司總經理審批同意后，資產公司綜合部負責銷毀。第八章 附則第二十五條 12、本制度自印發之日起執行。第二十六條 本制度由資產公司綜合部負責解釋。第九章 管理運行表單序號名稱歸屬部門1卷內文件目錄資產公司綜合部2卷內備考表資產公司綜合部3檔案移交清單資產公司綜合部4檔案借閱申請單資產公司綜合部5卷宗封面資產公司綜合部6卷宗脊背資產公司綜合部卷內文件目錄序號文件名稱頁數卷內備考表本卷共有卷內材料 頁。其中，文字材料 頁，照片 張，附圖 張。說明：立卷人：立卷時間： 年 月 日檢查人：檢查時間： 年 月 日檔案移交清單序號文件名稱份數交檔人接檔人交檔時間檔案借閱申請單借閱目的借閱內容借閱時間至借閱人領取時間歸檔簽收歸檔時間部門負責人公司總經理資產公司批準卷宗封面XXXX工程技術有限公司文書檔案文件內容本卷卷內文件為：XXX、XXX、XXX、XXX等共 件 頁。保管期限全宗號目錄號案卷號年度卷宗脊背全宗號2015年行政管理、規章制度、市場營銷、工程資料目錄號