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1、工程機械股份有限公司技術文件資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程機械股份有限公司管理文件技術文件資料管理制度第4版 第1次修改共7 頁 第 1 頁1 目的 對技術文件資料保持完整性、正確性和統一性實施有效控制，確保各有關場所使用的技術文件資料是有效版本。2 范圍 適用于質量體系有關技術文件資料的控制。3 職責31研究所負責技術文件資料的編寫、更改、管理、復制、發放、回收處理。32 其他相關部門及各生產廠，負責各自技術文件資料的管理。4 管理內容41 技術文件資料管理通則411技術文件資料可以是多種媒體形2、式包括圖紙、工藝文件、技術標準、電子文檔等，是公司的法定文件之一，屬公司機密，全公司員工都有義務妥善保管。未經許可，個人不得私自對保密的技術資料進行拷貝、復印、描圖、曬圖，不得私自帶離公司。如果采取非法手段獲取不屬于其工作范圍之內的公司保密技術資料，并將其泄露，給公司造成重大損失的，公司將依據我國有關法律條款追究其法律責任。412技術文件資料是指導生產、檢驗生產的唯一依據，技術文件資料的修改權屬公司研究所，并由授權人實施，其他任何個人只有建議權。413技術文件資料管理的范圍包括：產品圖樣及設計文件、技術協議、技術合同、企業標準和外來圖樣、標準等。414 各部門使用的有效版本技術文件資料，應有相3、關記錄，并按本管理制度實施管理。所有生產和管理使用的技術文件資料符合規定的有效的，任何部門和個人不得以任何理由違規擅自復印圖紙工藝，更不可以正式用于生產和管理。415 各類技術文件資料在發布前按程序規定的授權應審批其適用性。416 各類技術文件資料按歸口部門確定的發放范圍和定額進行發放。42 研究所負責組織技術文件資料編制、更改及實施控制管理421各類技術文件資料的更改必須符合規定程序,在技術文件資料或相應附件上應標明更改內容，并做好記錄。符合Q/CG 107-2002產品圖樣及設計文件更改辦法和Q/CG542-2002工藝文件更改辦法的要求。422為確保各個場所使用的文件均為有效版本，其標識4、按以下規定：a)、發放的技術文件資料應蓋有研究所確認有效版本印章，各使用部門應在其使用的技術文件上蓋有部門印章； b)、技術文件資料均以新版本替代老版本，同時回收老版本，在新版本未頒布之前，老版本仍然為有效版本。 c)、根據CG.Q文件控制程序質量體系程序文件的規定，原則上在每年的一季度內安排一次對圖紙、工藝技術文件的定期評審確認，確認時由研究所統一發放確認通知及年度確認章，由各技術文件使用單位執行。對符合4.2.2 a）和b）條款規定、蓋有研究所確認有效版本印章和蓋有使用部門印章標識的有效版本的圖紙、工藝技術文件資料， 由生產廠（處室）技術資料管理人員蓋上由研究所發放的本年度確認章，作為當年5、度對圖紙、工藝技術文件的定期評審確認。423文件的更改應注意技術的接口。例如：設計圖樣更改，涉及其他零部件及工藝文件、采購文件、檢驗文件等時，相應文件同時更改，以保證文件的統一性。43技術文件資料的生產管理431 原始技術文件資料都必須符合國家和公司有關標準的規定，要求清晰、正確、各種簽字完整。432 研究所資料室接受原始技術資料時須進行清點、登記。凡不符合標準要求，底圖墨色太淺，字跡不清楚，以及不能準確、清晰反映原始技術文件資料狀況的，資料室有權拒絕接受。433 研究所資料室按計劃對原始技術資料進行曬、分類裝訂。對特殊情況需要描圖時，應忠實于原始技術資料，做到不錯、不漏項。曬出的圖紙資料應清6、晰，全圖完整。分類裝訂按資料的編碼順序進行，做到不錯頁、不掉頁。434 技術文件資料的更改，由研究所發出技術更改通知，研究所資料室憑有效通知對技術文件資料予以更改，相關部門及人員對更改的正確性負責。44 技術文件資料的發放和回收441 技術文件資料按技術通知、生產計劃通知及相關規定發放。442技術文件資料發放前由研究所資料室加蓋年度章，技術文件資料上的年度章是確認其有效版本的主要依據，按發放單位及相應份數進行登記，發放時應具備簽字手續。443 凡涉及技術資料的單位，應配備有專（兼）職資料員。資料員負責技術文件資料的領取和保管，建立相應的借用、發放制度；負責正確更換相關技術文件資料，保持版本的有7、效性。對技術文件資料的完整、有序、正確、潔凈負責。444因工作需要或使用中造成技術文件資料污損而要求復制技術資料的，應填寫申請單由申請部門領導簽字，經研究所領導審查后方可復制。資料室登記，并由申請人（部門）簽字后方可發放。更換污損技術資料的使用期限原則上生產部門使用一年以上，管理部門使用兩年以上。445 更改更換的技術文件資料應按照所屬通知內容分類發放到所有使用文件的部門，不得漏換錯換。各使用部門按照通知即時更換，并按通知要求實施后在一月內按通知分類將作廢圖紙交回研究所資料室。446 發放給供方的試制圖樣和文件，由歸口管理部門辦理轉發手續。有更改的亦由該部門負責通知和轉發技術更改通知單及隨通知8、單的其他技術文件資料。作廢圖樣及技術文件資料也由歸口部門回收，交研究所處理，以保證圖樣和文件的統一、準確。447發放給供方的正式生產圖樣和文件由研究所資料室依據歸口部門的計劃，進行技術資料的發放，如有更改，應先按公司內會簽制度完善手續，再由資料室轉發更改技術文件資料及技術更改通知，以保證圖樣文件的統一、準確。供方的正式技術文件資料每年度須按公司統一要求進行年度確認，生產部負責通知供方將正式技術文件資料交研究所資料室進行年度確認。取消供方的計劃后歸口部門須及時通知研究所資料室，以停止資料的發放、更換并回收。448新版本正式技術文件資料進入執行期時，老版本即為作廢。試制產品生產組織完成之后所剩余的9、試制圖紙資料按作廢圖紙處理。作廢的技術文件資料由使用部門的資料員負責收回本部門作廢文件資料并加蓋“作廢”章，填寫作廢技術文件資料清單（附錄A），作廢文件及清單一并交資料室處理。 規定的除外。當作廢文件資料是數量較大的一個部件或一個產品時，在使用部門保證有專人監督和專人清理并且采取有效隔離封存措施的情況下，允許按部件或產品的作廢文件資料的合計數量填寫作廢技術文件資料清單，可以不按每張圖紙資料進行登記。采取有效隔離封存措施的作廢文件資料在使用部門保證有明確的作廢標識的情況下，并同時提交寫有作廢文件資料合計數量并經使用部門負責人簽字的作廢處理報告后，可以不對每張圖紙資料蓋“作廢”章。 449作廢技術10、文件由研究所匯總后隔離封存，列出作廢文件處理清單，經總工程師批準，原則上每半年或一年集中銷毀一次。4410因工作需要和有關制度規定而需保留的已作廢的文件，在蓋有“作廢”章的頁次上再加蓋“作廢保留”章。而保留的文件應由保留部門申請，填寫作廢保留技術文件資料清單（附錄B），總工程師批準，研究所備案，可以不回收。當作廢文件資料是一個完整的部件時，允許按部件圖紙資料的合計數量填寫作廢保留技術文件資料清單，而不必按每張圖紙資料進行登記。4411臨時技術文件資料只針對其通知、計劃、申請等一次性有效，生產使用后即作廢，由歸口部門按作廢資料回收交研究所統一處理。45技術標準的管理451公司技術標準由研究所主管11、技術標準人員負責組織編寫和歸口管理。452技術標準的起草、審查、批準與發布按Q/CG001 2002技術標準化工作管理辦法執行。453技術標準的發放及回收與4.4相同。46其他資料461本公司外來的標準，包括國家標準、行業標準和地方標準及外來圖樣、技術圖書、樣本等由研究所統一管理。462引進產品技術資料由研究所管理。463設備技術資料由公司總務部歸口管理。47技術文件資料的歸檔管理471營銷部負責顧客提出的技術要求和提供的圖樣的傳遞和保管。472研究所負責歸檔技術文件資料的管理。48技術文件資料的檢查考核481研究所負責組織相關人員每月對使用部門的技術資料進行抽查，每年對每個部門的檢查不得少于12、兩次，對違反本管理制度的直接責任人，每發生一次，罰款50元，所在部門罰款100元。482管理責任人對所管理技術資料的正確性和完整性負責，遺失圖紙資料直接責任人按4號圖紙50元一張進行折算，所在部門遺失一張罰款200元的處罰。 附錄A作廢技術文件資料清單部門作廢圖號及名稱數量（張）回收時間送圖人交圖時間收圖人處理資料時間處理資料單位備注 附錄B作廢保留技術文件資料清單 時間: 年 月 日序號作廢保留文件名稱(圖號或編號)數量（張）申請保留原因申請保留文件部門經辦人資料室經辦人1、 本表一式兩份，所有簽字齊備后，研究所資料室和申請部門各持一份；2、 申請保留部門憑手續齊備的本記錄表，將保留資料送研究所資料室加蓋“作廢保留”印章。申請保留文件部門領導簽字： 研究所審核： 總工程師批準：